ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2020-06-30. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 1: Projektledare lär sig av misstag, gärna andras Läs sammanfattningen: 8 vanliga projektmisstag som kan kosta miljoner – och hur du undviker dem (1)
Transkribering
Det finns forskning som visar att mellan 10 och 15 % av ett projekts kostnader är helt bortkastade. Till exempel på grund av dålig planering eller rena misstag. I det här avsnittet ska du få lära dig att undvika några av de misstag jag har gjort. Du kommer få ett antal vanliga projektmisstag genomgångna och förslag på hur de skulle kunnat undvikas så att du förhoppningsvis slipper göra dem. Tack för att du har laddat ner den här podcasten. Nu kör vi!
Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt och vill lära dig mer av andra om projektledning. Jag som pratar heter Mattias Ejbe och jag har jobbat i projekt i 25 år. Jag är IPMA-certifierad. Jag jobbar som inhyrd projektledare på heltid. Förutom att jag några dagar då och då håller i projektledningsutbildningar.
Så nu är det dags för det första misstaget. Det första misstaget jag tänkte prata om, det brukar jag kalla Ingen tid att planera. Vi måste köra igång nu. När ett projekt är beslutat och projektledare blivit tillsatt så är man oftast redan sen jämfört med den tidplan man hade tänkt från början. Den felaktiga slutsatsen blir då oftast att man ska hoppa över och köra igång. Strunta i planeringen.
Kör igång istället. Ni måste börja jobba med aktiviteterna. Till exempel stora verksamhetsförändringsprojekt där det har tagit år att komma fram till vad som behöver göras. Men själva projektet för genomförandet, det får bara bara några månader. För då säger de som är beställare Nu har det ju gått så lång tid utan att det har hänt något Vi måste visa ledningen att det verkligen har hänt någonting här. Det här ser jag som ett jättestort problem.
För felaktig riktning korrigeras inte av ökad fart. Så vad ska du göra? Gör din planering. I vilket fall som helst. Hoppa inte över den. Du kan göra en planering för först de närmaste veckorna.
Och sen parallellt en för hela projektet. Du kan kompromissa lite genom att sätta igång aktiviteter som du identifierat att de är på kritiska linjen. Så att det märks att det händer någonting, men samtidigt så gör du din plan för den behöver göras. Kompromissa aldrig bort att göra en plan. Misstag 2. Det brukar jag kalla önskelistan.
När ett projekt sätts igång så finns det något av en önskelista av allting som projektet ska lösa. Det kan vara vid verksamhetsförbättringsprojekt så har man de senaste åren sagt Vi ska tillsätta projekt X och de kommer nog ta det här. Allt det här har märkts, löses i projekt X. Det har varit ett sätt för att slippa lösa en massa problem. Men det kommer inte lösas av ett och samma projekt. Exempel på det här är troligen storbankerna, SEB och Nordeas, jättestora nedlagda projekt som de hade för ett antal år sedan.
Där man försökte lösa för mycket på en gång. I de här projekten var det hundratals miljoner som sen syntes som nedskrivningar i årsredovisningarna. Så vad ska man då göra åt det här? Oklara förväntningar och den här önskelistan det hanteras genom att du är tydlig som projektledare. Du behöver tala om vad som ska göras och vad som inte kommer att göras. Och det är minst lika viktigt.
För att du kan inte ta på dig allting som finns på en önskelista. Du kan bara ta på dig det som ni klarar av. Är det stort och komplext, då får ni försöka dela upp det i mindre komplexa bitar och ta det stegvis. Det kanske blir ett projekt 1, projekt 2 och sen gör ni ett program av det, men så att man tar det stegvis. Nästa projektmisstag som jag tänkte prata om, som jag sett ett antal gånger det är det här med otydliga projekt och effektmål. Exempel på det är att när jag har varit inne i projekt som har kraschat och man fått komma in och titta på dem, så är det inget av de projekten faktiskt har haft tydliga projekt och effektmål.
Vad är då ett projektmål? Ja, projektmålet är det som ger förutsättningarna för att, det vill säga hur ska vi få det här att ske. Och effektmål, det är ju det som ska kunna uppnås. Det är ju det man ska komma fram till. Så om vi tänker oss att projektmålet är att vi ska bygga en fabrik och effektmålet är att vi ska kunna sälja ett visst antal dammsugare som har tillverkats i den fabriken. Här brukar man också prata om att göra målen smarta.
Det vill säga specifikt, mätbart, avgränsat, realistiskt och tidsbestämt. Det tycker jag är kanonbra att göra på det sättet. Min rekommendation är att alltid jobba med projektmålen. Hjälp gärna sponsorn, beställaren att identifiera de här effektmålen. För det kommer vara bra hjälp för dig som projektledare att ha dem. Nästa misstag som jag vill nämna har sett och delvis själv gjort också, det är det jag kallar projektledning via MS-Project.
Som projektledare så kan det bli lätt att man blir uppslukad av något verktyg, till exempel MS-Project. Och på något sätt så får man tron att bara man uppdaterar där så kommer det hända i verkligheten. Men så är det ju inte. En projektledare måste vara där det händer. Givetvis så ska du ha en plan och den ska vara bra och den ska vara uppdaterad. Men Du kan inte lägga all din tid på den planen.
Då har du gjort den för komplex eller har för lite tid för att jobba med det här. Så en projektledare behöver vara där det händer. Delegera hellre administrationen kring projektplanen än att du prioriterar ner att vara ute i verkligheten. Nästa misstag jag tänkte prata om är det här med att ha för många projekt pågående samtidigt i organisation. Det har jag sällan sett att det fungerar. Det är oerhört utmanande att ha kanske 20, 30, 40 projekt.
Jag har sett ända upp till 100 projekt som pågår samtidigt hos en kommun. Att kunna ha ordning på alla de projekten, veta att projektledarna får det stöd och den hjälp de behöver, är helt omöjligt. Mycket av tiden kommer gå till avstämningar istället för att faktiskt jobba med själva projekten. Min rekommendation här är att se till till att ha få projekt men genomföra dem koncentrerat istället för att ha många små projekt som pågår samtidigt. Nästa misstag jag tänkte prata om är att man måste förstå beroenden mellan olika aktiviteter i projektet.
Det här inträffar ofta i ett projekt att någonting inträffar som får något annat att inte fungera och man har inte sett det innan. Det kan vara en router som inte blev installerad som den skulle, vilket gjorde det att Det var några tester som inte kunde genomföras och det var det ingen som hade tänkt på. Det går inte att undvika det här helt, men jag brukar använda mig av en metod som heter nätplan. Och sen ritar man in en kritisk linje i den och det är där man har sitt fokus. Det här går jättebra att göra med gula notisar på en whiteboard och så drar man linjer emellan.
Och så håller man koll på det här. Det kommer aldrig bli hundraprocentigt, men det är i alla fall bättre än att inte ha koll alls. Att göra det här i MS Project går ju också. också bra, eller något annat projektverktyg. Dock tycker jag att det kan vara lite svårt att få överblick i en sån plan. Det kan bli lite bättre om man skriver ut men för mig funkar det absolut bäst med en whiteboard och gula notisar och linjer emellan. Nästa misstag är att inte ha en projektmodell.
Det tror man ju att alla företag har idag. Att man har en projektmodell. Och det kanske man har på pappret. Det är ofta man kommer ut till ett företag och de säger att vi kör enligt Prince 2 eller vi kör Props. Men när man sen börjar driva projektet då är det aldrig någon som har varit med om att ta ett Tolgay 2 eller något annat beslut och veta vad som ingår. För mig är det inte viktigt att man följer en projektmodell till punkt och pricka men det är oerhört bra att ha en projektmodell.
Utan den så vet man ju inte vad man beslutar och när. Vad ska vara framme och när ska det vara framme. Skälet till att ha en projektmodell det är ju att man får all gammal kunskap från andra tidigare projekt. Och så kan man föra in det i ditt projekt. Jag rekommenderar verkligen att alltid använda en projektmodell. Och har ni ingen så kan ni använda den fri, så som PrintSwaw till exempel.
Det sista misstaget som jag tänkte prata om är det här med att agilt arbetssätt inte kräver någon plan. Även när man jobbar agilt så behöver man ha en plan. Man behöver veta vad man ska göra och när man ska göra. används ofta som skäl till att inte fundera innan och ha möjlighet att ändra sig när man vill. Man säger att vi jobbar agilt, då kan vi ändra oss när vi vill. Men om man inte visste från början vad det var man ville göra, då blir det svårt att veta när man ändrar sig. Det blir helt omöjligt för de som ska utveckla eller ta fram produkter, om allting rör sig hela tiden.
Så även vid ett agilt arbetssätt så behöver man veta vad man ska göra och när man ska göra det. Det var allt för det här avsnittet. Nästa avsnitt kommer om två veckor. Då blir det en intressant intervju gällande OBM och projektledning. Du kan hjälpa igång den här podden genom att betygsätta den på iTunes och tipsa gärna andra. Hej då!
Tack för att du har lyssnat på Projektledarpodden. Hör gärna av dig till oss med idéer, tips och förbättringsförslag. Det gör du enklast via mejl på lyssnare - Projektledarpodden.se eller vid det sociala nätverk du föredrar.