ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2021-03-04. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 15: Offentlig verksamhets projektledning är den speciell? Jenny Ogebrant berättar om sina erfarenheter Läs sammanfattningen: Projektledning i offentlig sektor: Jenny Ogebrands guide till framgång med skattemedel (15)
Transkribering
i närheten av projektet eller som har sakkunskapen. Och möjligt naturligtvis även mottagarsidan och lyssna in de tankar som finns. Den som pratar är Jenny Ogebrand. Hon är projektledare och jobbar mest inom offentlig förvaltning. Du får lära dig mer om hur det är och andra tips och tricks från en van projektledare. Nu kör vi.
Du lyssnar på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt och vill lära dig mer av andra om projektledare. Idag har vi med oss Jenny Ogebrandt, som är en projektledare med över tio års erfarenhet från att arbeta med digitalisering och innovation i offentlig sektor. Jenny är både Ippma och Saif certifierad. –Välkommen, Jenny. –Tack så mycket. Jag tänkte börja med offentlig sektor. Vad är speciellt att arbeta i offentlig sektor som projektledare?
I grund och botten är det inte stora skillnader alls, tänker jag. Utifrån vårt jobb som projektledare så har vi likheter oavsett vilken sektor, privat eller offentlig, eller vilken bransch det än må vara. Så fler likheter än skillnader, skulle jag säga. Men en tydlig del är väl, och som ligger nära till hans, är ju att vi använder oss av skattemedel. Den finansieringssidan är så tydligt skattemedel och där ligger ett väldigt stort ansvar, känner jag personligen, att hantera det på allra bästa sätt. Förutom skattemedelsdelen så skulle jag också säga att offentlig sektor och min erfarenhet är att jag får i stort sett alltid deltidsresurser i mitt arbete.
För de projektmedlemmar jag har har alltid ett linjeuppdrag parallellt med det projektet. När du säger skattemedel, påverkar det hur projektet läggs upp? Hur prioriteras? Jag skulle nog säga att det är mer en grundläggande del. Jag tror inte ytterst att planeringen ser annorlunda ut, utan jag tänker att det är ett förhållningssätt att vara varsam och göra vägval under projektets gång som är kostnadseffektiva men parallellt självklart kopplas till leverans till förväntad kvalitet. Och vad är ett projekt för dig?
Ett projekt för mig, det är någonting nytt som ska göras. Någonting nytt som händer som man inte har gjort förut Och att det Kopplas då en tillfällig organisation Med de resurser som har lämpliga kompetenser för att lyckas med det här arbetet Och till det här också så Avsätts det en specifik budget Den budgeten kan ju vara antingen i kronor eller Timmar Kan det också vara ganska vanligt i offentlig sektor att jag får räkna mina resurser och kostnader i timmar. Det är naturligtvis också ett tydligt start och slut. Det är ju AO för ett projekt. Så det är inte tenderat att rulla på i alldeles för lång tid och någon form av förvaltning som kanske går över till förvaltning i smyg där.
Det ska vara ett stopp. Upplever du att andra i den offentliga sektorn ser projekt på samma sätt som du? –Där jag har varit? Ja, men det måste jag säga. Jag kan känna lite så här att det kan, jag tycker, med att höra lite myter i allmänhet, nu generaliserar jag stort, att finansiering och skattemedel hanteras ovarsamt eller att tidsaspekten inte är så noga. Vi kan förlänga projektet, det spelar ingen större roll. större roll. Men de uppfattningarna delar jag verkligen inte och inte bland dem som jag har jobbat tillsammans med heller inom offentlig förvaltning.
Utan det är största allvar och vi har tajta tidsramar i många projekt och vi ska hålla oss till budget. Medlen ska räcka till många förbättringsarbeten. Min erfarenhet skiljer sig inte så mycket med offentlig sektor och väldigt stora företag. DEL att en del saker som kallas projekt kanske inte skulle vara projekt, utan det är förvaltning. Jag förstår vad du menar, och det är väldigt problem, om man får säga problem, generellt i samhället att projektordet hanteras ofta, och allmänt hos Larvitt kanske. När vi säger projekt menar vi ofta kanske olika saker.
Men jag tror att det är viktigt för tydligheten skulle att det inte går över i en slags smygförvaltning. Om jag får kalla det för det. Vi på Projektledarpodden är jätteglada att meddela att detta avsnitt är sponsrat av Astrakhan strategisk utbildning AB. Astrakhan har några av marknadens bästa projektledarutbildningar. Till exempel så är den certifieringsförberedande utbildningen som de har den enda i Sverige som uppfyller samtliga kompetenselement från IPMA. Nu kan du som lyssnar på försökerledarpoden få 10% rabatt på kursavgiften.
Ange bara rabattkoden PP21, PP med stora bokstäver, vid bokningen på astrakhan.se. Boka nu då antalet rabatterade platser är begränsade. Erbjudandet gäller enbart nybokningar och kan inte kombineras med andra rabatter och avtal. För fullständiga villkor, se astrakhan.se. Om vi är inne på förvaltning och definitioner så agilt arbetssätt. Du är bland annat safe certifierad.
Hur definierar du det? Agilt arbetssätt för mig, det är ett förhållningssätt. Det är ett mindset. Agilt betyder lättrörlig. Det här lättrörliga kan stå för många sätt. Men utifrån…
Du har alltid projektmål. Men med det här agila arbetssättet och förhållningssättet sätter du människan främst. Kanske framför processer och verktyg. Du vill ha leveranser, värde i det du skapar. Löfande. Du måste kanske inte ha ett långt genomförande och en bäggeväng och allt kommer på slutet.
Utan, titta, finns det något värde vi kan skapa redan från början? Och Agilt har besett det för mig också att ha många vägval. ha många vägar öppna och försöka om möjligt ta så sena beslut som möjligt för att så bra som möjligt landa rätt. Om vi kallar någonting traditionell projektledning och agilt går ihop. Absolut. Hur bra som helst. Jag har använt mig av en klassisk vattenfall och även varit inne i agila delar och Kombinationen av de båda tycker jag är en perfect match verkligen.
Det är ingenting som motsäger det andra. Och om vi mer generaliserar, vad tycker du är viktigt i projektledning? Människan är alltid viktigast skulle jag säga. I projektledningen så har du ju de människorna som blir berörda av projektets leveranser. Du har medarbetare som behöver lära om att ta till sig nya arbetssätt. Är du projektdeltagare så behöver du vara med.
Du är människan som jobbar fram leveranserna. Och även beställer rollen har du människan framförallt som är ytterst ansvarig för alltihopa. Så människan först och främst och sen är det samsyn om mål. Vilket håll ska vi åt? Har vi inte samma bilder inom hela projektorganisationen framför allt? Och gärna för den delen att man når ut till alla intressenter också om vilket mål och vilken riktning vi har.
Det är verkligen grund och botten. Den här klassiska delen med att alla ska ro åt samma håll, det gäller verkligen. Och sen kommunikation. När du säger det viktigaste i projektledning, jag skulle vilja säga kommunikation ordet tio gånger per år, men med lite tjatigt. För det är intern kommunikation i projektet och det är lyckas med de externa kommunikationen. Då har du i regel också ett lyckat projekt även om du behöver omplanera under resans gång.
Kan du ge dig exempel på när kommunikationen inte har fungerat och vad du skulle ha gjort i stället då? Jag har ett exempel från ett regionsarbete där det är en gigantisk organisation och där projektets mål och syfte är solklart för beställaren och från ledningen. och där man har från beställaren och ledningens håll kommunicerat ut. Det här kommer nu att hända. Men när jag då som projektledare kommer ut med mitt projekt och börjar prata med berörda enheter så har informationen inte helt och fullt nåt ända ut. på den nivån som skulle behöva vara.
Då har det blivit så att jag som projektledare har varit budbärare för den här enheten att det här kommer att hända och det blir sällan bra. Vad gör man åt det då? Det är väl någonting som jag har med mig hela tiden och får ständigt förbättra. Men jag tänker att det är i så fall att gå uppifrån och ner i hierarkin och det här är på gång och förankra vidare till varje led. Det kan även vara att ta fram, om man har kommit längre i projektet, informationsmaterial naturligtvis så att man skapar goda förutsättningar till de här linjecheferna att informera sin personal om sin sina medarbetare om vad som är på gång.
Så att vi, jag som projektledare, underlättar informationsflödet och så vidare. Du säger att det här är viktigt, jag tror att vi alla vet att det är viktigt, och ändå blir inte gjort. Nej, det tänker jag att kommunikationen ändå inte når fram riktigt eller är optimal. Exakt. Ja. Min erfarenhet är väl också när man är i fullfört då med projektet att kan finnas en stor risk att det hamnar tyvärr lite på sidan då.
För de här leveranserna, det här dagliga och den här möteshysterin som vi jag tror alla kan uppleva och känna igen sig idag hur det har accelererat kan tendera att få företräde. Så att kommunikationen och informationen kanske dröjer eller ja, jag som projektledare prioriterar inte upp de här informationsmötterna kanske i den omfattning och takt som jag skulle behöva göra för att skapa bättre förutsättningar längre fram. Men att göra det, ett konkret tips är ju att Som jag har med mig är att jag har gjort projekt i stora organisationer och här finns det kommunikationsavdelningar. Det finns personer som är fross på det här.
Det är en bra erfarenhet som jag har tidigt knackat på deras dörr och höra vilken kommunikatör som kan vara med i BLPL i det här projektet. projektet och så gör vi det här tillsammans, lägger upp en kommunikationsplan och om möjligt få någon mer att bevaka aktiviteterna, kommunikationsaktiviteterna och gärna få utförare också för att få lite draghjälp i det här. De blir oftast väldigt glada också att någon kontaktar dem innan projektet eller tidigt istället för att komma när det är kaos. Det är också min erfarenhet verkligen. Det där är också en spännande utmaning.
De vill bli kontaktade tidigt, men är försiktiga med sin tid, som vi alla ska vara naturligtvis. Man är noga med att man sitter på rätt möte. Den där avvägningen tycker jag är en utmaning. När behöver kommunikatör vara med och inte? För att få tillräcklig information till sig så att de kan göra sitt jobb, men ändå inte sitta på fel möte så att timmarna går i onödan. Är det någon som har en lösning på det så får ni gärna höra av er till mig.
Du har sagt att vi projektledare ska vara magiker. Vi kanske är inne på någonting av det här. Vad menar du med det? Det här med magiker, det handlar naturligtvis inte om hokus-pokus på något sätt. Att leda projekt i allra högsta grad, ett seriöst och genuint arbete eller hantverk skulle jag vilja säga för det behövs en hel del finger toppkänsla många gånger. Men att skapa…
Nu skapar vi magi tillsammans. Det var ett uttryck som jag muntade i vårt senaste projekt. För att bara sätta tonen. Att nu tar vi det här och gör någonting fantastiskt av det. Och därav blev jag magik ändå. Det handlar ytterst om att skapa rätt förutsättningar. så goda förutsättningar som möjligt för både mig själv som projektledare att kunna göra mitt jobb, men även för hela projektorganisationen, för styrgrupp, för projektgrupper, delprojekt, om du har sådana.
Vara den här som skakar fram förutsättningarna för att leveranserna ska kunna bli enligt plan. Så magin ligger väl, det är väl inget mer konstigt egentligen än så. Om vi börjar från början, hur initieras ett projekt i offentlig förvaltning oftast? Ja, det finns många olika sätt. Ett sätt kan vara att det är staten i sina regleringsbrev som beskriver saker som behöver göras. Det kan vara lagändringar som ska börja gälla vid ett visst datum och då behöver ju IT-systemen vara anpassade, verksamheten, medarbetarna ska ha klart för sig, de nya processerna och arbetssätten.
Sen kan det ju vara inom den egna organisationen att vi ser att behov av just de här specifika förbättringarna för att vår verksamhet ska flöda. Så det kan startas på många olika sätt. Har du några exempel utan att gå in på detaljer om vilka delar det är? Ett exempel kan ju vara där man internt på en region beslutade att de här centrala kassorna stängs nu. Du som patient behöver inte gå till ett enda ställe och anmäla dig till ditt besök och så vidare utan de stängs. och därmed behövdes en slags besöksregistrering underlättas. Då tog man fram självinkeckningsfunktionen.
Det här är några år sedan. Det är det vi är vana med nu att knappa på en skärm när vi kommer. Även om vi nu när det är corona inte knappar på skärmar alls för att undvika smittspridning. Men det var ett exempel på där man tar ett beslut om en förändring och projektet behöver hitta en alternativ lösning för att ersätta samma funktionalitet och gärna förbättra den också för att kanske spara ännu mer tid till hälso- och sjukvårdspersonal. Vad är det som gör att det här blir ett projekt och att det inte drivs i en linjefunktion, i en förvaltning? För primärt skulle jag säga att det behövs så otroligt många olika kompetenser.
För att ordna det i en linjeverksamhet så för att få det optimalt så ska det ju räcka då med de linjeresursernas kompetens. Men ska du göra till exempel det här att införa självinkeckning på 60-tal mottagningar i ett län? Du behöver ju alltifrån it-specialister till fastighetsförvaltningen med platser lokalt ute i byggnaderna som är rätt utifrån brandsäkerhet och allt vad det kan vara. Du behöver jurister som tittar på lösningen så att du hamnar rätt utifrån dataskyddsförordningen och allt det här. Du behöver så otrolig bredd på kompetenserna och då finns det ett stort värde att lägga det som ett specifikt projekt.
Plus att du gör det här en gång. Du gör ju förflyttningen från de här… Om vi fortsätter med det exemplet. från de här centrala kassorna till registrering på varje mottagning. Du gör det en gång, sen har du byggt upp strukturen. Kan du se några skillnader i och med att det är offentlig upphandling och liknande att initiera ett projekt? Jag har oftast som projektledare kommit in när…
Beställaren har en tanke och idé att kunna komma in där och ta det vidare. Ofta är min erfarenhet att det börjar där. Sen kan det ju, är det ett väldigt tidigt skede så kanske det startar först med en förstudie och analys för att se. Under den analysen kan det framkomma att vi skulle kunna bli behjälta av ett slags IT-stöd. Där kan en upphandlingsaktivitet bli aktuell. Det kan vara nästa steg eller ett resultat av den analysen.
Men du jobbar som extern, så du måste ju bli upphandlad. Hur brukar det gå till? Ja, du tänker så. Jag som projektledare, konsult, så. Ja. Nej, men offentlig förvaltning har, precis som du säger, upphandlings…
Lagen om offentlig upphandling gäller. Det finns ramavtal, utan att gå in på detaljer, men… Och det finns leverantörer som har svarat på de här upphandlingarna. För mig personligen handlar det om att samarbeta och finnas som en resurs och en kompetens i samarbete med företagen som finns med på ramavtalen. Som kan avropas helt enkelt. Om vi går vidare från initieringen till planeringen.
Hur planeras ett projekt i offentlig sektor? Finns det någon generell projektmetod? Det finns många olika absolut. Jag tror även här att det inte är någon skillnad egentligen mot omvärlden i stort och oavsett om det är offentlig sektor eller inte. Jag har i min erfarenhet både träffat och jobbat med allt från PPS, Pail, Projektil är vanlig inom hälso- och sjukvård. Det finns många olika som olika förvaltningar använder sig av.
Hur brukar du starta upp när du ska planera ett projekt? Ja, här skulle jag vilja säga att det finns en anledning till att vi har två öron och en mun. Det handlar om att lyssna. Lyssna med stora öron. Träffa beställaren. Skapa en god relation där.
Lyssna på vad som sägs och kanske även försöka höra det som inte sägs. För att skapa sig en så god bild som möjligt. En förståelse för…de mål som ska uppnås. Rent praktiskt, hur går du tillväga? Du nämner målen här, du ska lyssna. Samtidigt har du en beställare som säger att det måste hända nåt.
Ja, det där har jag noterat som en stor utmaning. Det tror jag att alla vi projektledare känner igen. Det är väl vad jag skulle vilja lyfta fram också som ett misstag känns så negativt, men ett stort lärande som jag primärt känner igen mig från mina första år som projektledare. För det är så lätt att dras in i görandet och kanske inte armbåga sig fram och skapa sig i den här tiden innan att ta det här helikopterperspektivet, ta in några kompetenser, bryt ner det här, titta på det här tillsammans för att fånga in scope och omfattningen så bra det bara går från början.
Skapa sig mer tid till planeringen innan själva görandet, då vinner vi ändå tid. Om det inte utifrån det agila mindsetet förstås finns några givna delar som snabbt kan rullas igång, förstås parallellt. Men det här är en utmaning som jag tror många känner igen sig och jag ska inte bara säga det, det här är en utmaning än idag, absolut, för tiden är ofta styrande och det kan vara exempelvis lagkrav eller politiska beslut och det ska genomföras på en viss tid. Då behöver vi projektledare också förhålla oss till det. Vi har det bästa av det. Jag skulle vilja höra hur ser din första vecka ut på en nytt ställe?
Du har fått ett nytt projekt. Vilka aktiviteter gör du? Ja, träffar människor. I dagens läge så blir det ju via videomöten förstås. Absolut prata med berörda personer i närheten av projektet eller som har sakkunskapen och möjligt naturligtvis även mottagarsidan och lyssna in de tankar som finns. Det jag gör är nog att prioritera att lyssna in dem som bidrar till planeringen för att verkligen skapa en bild av och kunna dokumentera ner det här direktivet.
För oftast är det, även om beställaren har en bild, så dokumenten är ju inte framme enligt min erfarenhet, utan jag som projektledare går ju in och skriver mycket, men alltid naturligtvis i samråd och ett slutligt godkännande från beställaren. När jag säger beställare, där kan det ju vara projektägare eller sponsor, eller ja, du förstår, men jag använder ordet beställaren, så förstår ni vad jag menar. Så du gör direktivet till beställaren och det är de frågorna du egentligen ställer också när du träffar de olika personerna? Jag tar ett tag i pennan och utifrån de ord och de beskrivningar jag lyssnar in från beställaren så kan jag vara behjälplig att författa det här.
I de flesta modeller så brukar det vara sagt så att beställaren har det här direktivet kanske framme men jag ser det som en pragmatisk sätt att komma framåt i och med att jag går in och hjälper till och skriver och gör tillsammans och att beställaren godkänner. och lyssna in de personerna som kan, enligt de här rubrikerna och de uppgifter vi behöver få in då. Gärna om vi pratar praktiskt, gärna bjuda in till några uppstårsmöten och få brainstorma, titta på det här tillsammans för att bygga vidare på varandras idéer och till slut komma fram i en omfattning som vi kan gå vidare med och fortsätta planeringen. När du då fortsätter planeringen, hur vet du när det är dags att få ett beslut om att gå in i genomförandet? Nu, först och främst så ska direktivet och de delarna godkännas och ha en samsyn där.
Och där är det olika i olika organisationer. Vad du har för förfarande vid de olika beslutspunkterna och hur implementerade de här projektmodellerna och projektprocessen är. En myndighet som jag har gjort projekt på hade mycket i-digna checklistor inför varje beslutspunkt och de hade även ett mötestillfälle där valda delar från organisationen samlas och ska tycka till och ge sitt godkännande om direktivet är tillräckligt specificerat och rätt kvalitet. Annars behöver du gå hem och fortsätta och komplettera och så tar vi ett nytt möte. För att det är viktigt att ha rätt delar framme innan nästa beslut.
Så då får du direktivet godkänt och sen är det dags att få planeringen godkänd. Hur vet du när det är dags att få planeringen godkänd? Det är starkt kopplat till hur projektmogen eller hur starkt projektprocessen är implementerad. I det här exemplet som jag tog om när man sammankallar olika kompetenser runt om i organisationen för att titta på olika perspektiv, där är det ju supertydligt. där kommer vi inte vidare utan det här BP3-an om du kallar det för det är beroende på projektmodell eller en gate eller vad du nu säger. Då är det bara så men risken är att rullar på och genomförandet har startat parallellt med planeringen pågår.
Någonstans så kanske har du då det agila mindsetet så kanske inte det är i den organisationen. Det är helt okej att genomförandet har påbörjats. Det viktiga är samsynen. Oavsett vilken projektprocess du än har så är det samsynen. och sedan de här samarbetet med beställaren och styrgruppen och en transparens och en delaktighet och en aktiv styrgrupp. Där skulle jag säga att det tycker jag är det allra viktigaste, att den biten. Förutom aktiv styrgrupp har du några andra tips och tricks under genomförandet av projektet?
Tips och tricks under genomförandet. Som projektledare och beroende på omfattningen på projektet och organisationen har jag en projektgrupp som jag leder. Har jag flera delprojekt under mig. Organisationen kan ju se olika ut förstås. Men här vill jag lyfta fram de här mjuka värdena som jag själv tycker är så viktiga. Med värderingar och med inkludering och engagemang.
Att se alla människor, att de personer du har med dig i projektet känner att du som projektledare ser dem och hör dem och följer upp och lyssnar in att det ska vara lätt. Har du ordnat bra förutsättningar för dig så kan projektmedlemmarna känna att de kan komma till dig och berätta om vad som skaver eller vad som inte går som det ska. Att det inte får ligga någon slags prestige eller någon tystnad i det här. I den bästa av världar. Utan att ha den relationen så att du blir uppdaterad. Och att du får signaler oavsett om det är bra saker eller mindre bra saker som händer dina projektdeltagare.
Och hur skapar du den relationen? Ja, men mycket individuella, eller mycket. Det här är ett förbättringsområde, men det här är en tanke jag hör framåt. För det är det som är så spännande med våra jobb som projektledare. Vi blir aldrig färdig lärda. Vi lär oss nytt hela tiden, dagligen.
Och det jag gjorde i det senaste projektet var att innan projektstart prata. Jag ringde, vi hade projekt med gruppmedlemmar runtom i Sverige. i Sverige. Jag ringde upp dem och fick det individuella samtalet innan ens uppstarts mötet till första projektgrupps mötet hade genomförts och bara få morsa på varandra och få lyssna in den här personens super krafter och engagemang och vad den här personen brinner för för olika delar för vi i den här projektgruppen var det inte Vem som tar vilket område. Så att jag får prata med personen. Jag känner mig lite gammeldags måste jag säga.
Jag tycker faktiskt om att prata i telefon. Det blir mindre och mindre av den varan. Det blir mer och mer chat och andra verktyg. Om det inte är möjligt att ses fysiskt förstås. Men annars kommer telefon på andra plats. För det är så lätt att bara slänga vägen och fråga hur har du det?
Jag vill bara slå en signal. Hur går det? Hur har du det? Det behöver inte vara så kravfullt varje gång projektledaren hör av sig. Så då har vi pratat om initiering, planering, genomförande och hur avslutar du då ett projekt och hur följs det upp? Jag tycker att avslut är viktiga.
Men det hör också till en av utmaningarna tycker jag. Det finns en hel del utmaningar. Det är ju att i regel, speciellt om du är anställd i en organisation eller projektledare, då vill du gärna din chef komma med nästa projekt. Nu är det ju avslutningsfasen här, då trappas det ner, då kanske man bygger på med nya projekt och så får du en uppstart och avslut samtidigt. Det är personligen en utmaning. Här är vi ju alla olika också om vi tycker att avsluten eller uppstarten är… kanske lite roligare eller genomförandet.
Och det är klart, är du en person som verkligen går igång på en uppstart och planerar upp det nya så kan det finnas en risk att avslutet inte får den uppmärksamhet det förtjänar. Men min erfarenhet är att samla projektmedlemmarna i utvärdering om man gör det i en storsittning eller flera sittningar beroende på projektets storlek. Fånga, vad har varit bra, vad kan bli bättre och vad har varit intressant att notera här för att ett lärande till vidare organisation framåt. Men naturligtvis en form av slutredovisning eller slutrapport. Men sen är det ju alltid utmaningen då för kommande projekt som ska är likvärdiga att ändå få ta del av de erfarenheter man har gjort.
Vad händer med de där lärdomarna sen? Det är utmanande för många organisationer i min erfarenhet att verkligen ta vara på dem på riktigt. En annan utmaning, jag vet att du har jobbat med digitalisering av offentlig sektor. Vilka utmaningar ser du gällande det? För det första så digitaliseringsordet och begreppet är ju enormt. Det är ju…
Det lägger så mycket i det. Men om vi håller oss på en väldigt, väldigt övergripande del så… Så… Många utmaningar finns det förstås, men ofta tänker jag när personer hör digitalisering så tänker man teknik. Och det är klart att tekniken finns där. Men en digitalisering av verksamhet, det är ju först och främst människor som kommer att få nya arbetssätt.
Erfarenheten där är att förändringsledningen får för lite utrymme många gånger. Inte alla gånger, men det kan finnas en risk att det blir stort fokus på systemen och tekniken. Och självklart ska allt sådant funka. Men utbildningar och förankring och information om– –hur kommer det att se ut när det här nya är på plats– –där är min erfarenhet att vi kan lägga ännu mer tid och kraft. Hur undviker man faran att digitalisera gamla arbetssätt– –istället för att förbättra processerna i samband med digitaliseringen? Lite en enkel fråga så där.
Ja, det här är ju… Jag tror att det här ligger så djupt i oss människor förstås att vi känner oss trygga med det som vi känner till. Och det som har varit. Då kanske det är lätt att applicera lite teknik då, om jag får ralliera lite på det som vi känner till. Istället för att kanske zooma ut ordentligt och titta på det vi vill uppnå med helt nya ögon, helt andra perspektiv. Att ge tid till projektet att omvärlds- spana, inte bara nationellt utan internationellt.
Att få skapa projekt, ge förutsättningar till helt nya tankar. Och framförallt ha mycket inspiration från andra som har gjort det här och som har lyckats. Jag brukar säga steel with pride, för själv med stolthet. Vi behöver inte uppfinna samma hjul så många gånger ute i många projekt. Och om möjligt titta hur de som har lyckats har gjort för att göra sin variant av det. Det tar inspiration.
Och sen är det ju, om vi tänker i offentlig sektor och digitalisering så har vi ju, var och en är ju sin myndighet och är självbestämmande. Och någonstans behöver vi öppna upp för samverkan och samarbete. För det ligger en styrning per myndighet. Och styrningen är ju på de ekonomiska ramarna ofta. Men jag tror med min erfarenhet att ibland kanske det måste få kosta lite att åstadkomma värde för offentlig sektor i stort fast det kanske inte primärt gagnar just min egna verksamhet initialt. Men i långa loppet kommer det att göra det.
Du pratar om inspiration och det vill vi ju Projektledarpodden ha. Så har du gjort några misstag eller saker du har gjort bra från din karriär som du kan berätta om här? Det finns det ju säkert en hel del men det är ju en gerigen minnesbank att gå igenom. Men det jag skulle lyfta fram som ett klassiskt misstag som jag har gjort gjort. Det är ju att jag som projektledare har tagit på mig utföra uppdrag. Och i början på projektet så kanske inte full fart.
Det finns utrymme för det. Jag kan göra den där rapporten eller jag kan göra den där ansvaren för den där aktiviteten. Men det får man ofta äta upp då länge fram utan det Det lärandet är att delegera, skapa, ta in resurser som håller i utförandet. Bara att leda. Att leda arbetet tar sin tid och det kräver sitt engagemang. Du har mycket på din projektledarlista att ansvara för och genomföra.
Det är ett misstag att jag har gått in i utförare roll ibland som jag skulle ha låtit bli med och istället bygga upp organisationen mer komplett. Och sen ett annat misstag är väl att riskhanteringsarbetet som är så viktigt Det tycker alla naturligtvis. Men det är ju att Säg inte bara att vi hanterar det löpande utan gör det verkligen också. Till varje styrgrupp Ge en bild av vad man ser. Lyssna in styrgruppens bilder. Vad ser ni?
Och hitta åtgärder på de högst värderade riskerna, löpande på riktigt. Har du några saker som du tycker att du gör bra som kan tipsa andra om? En återkoppling som jag har fått är att projektmedlemmar som jag jobbar tillsammans med känner sig sedda. Jag ser dem och de känner sig motiverade och engagerade i projektet. och det är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är det som är Jag har ett namn där och mitt namn är ju inte likt någon annan.
Så att ni hittar mig enkelt där och skriver ett litet meddelande så finns jag inte längre bort än så. Jättebra. Stort tack för att du tog dig tid idag och berättar lite mer om hur det är att leda projekt i offentlig sektor. Och vilka misstag och framför allt vilka bra saker som du tar med dig och kan tipsa om. Stort tack, Jenny. Tack så mycket.
Tack för att jag fick komma.