ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2021-06-04. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 18: Så startar man ett projekt! Med Anders Grillhammar Läs sammanfattningen: Framgångsrik projektstart: Anders Grillhammars metod för att bygga högpresterande team (18)
Transkribering
Retron är ju till för att skapa förbättringar, vilket är viktigt i tid. Den du hör prata är Anders Grillhammar. Han pratar idag om hur man startar upp projekt och framförallt om mjuka sidorna av att starta upp ett projekt. Stort tack till er alla som tipsade andra om Projektledarpodden. Vi fick ett litet hopp i hur många som lyssnar på Projektledarpodden senaste avsnittet. Stort tack för det.
Nu kör vi! Du vill lyssna på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt och vill lära dig mer av andra om projektledning. Han brinner för människor och ledarskap. Han har provat på ledarskap i olika roller som elitidrottare i linjen på privata företag. Han har varit programledare, han var projektledare och hans kolleger och projektdeltagare beskriver honom som lugn, erfaren, bra lyssnare, drivande, bra på att bygga starka team och han är härligt positiv.
Idag har vi Anders Grillhammar med oss för att prata om att starta projekt. Välkommen! Tack, Mattias. Hur får man då till den bästa möjliga starten av ett projekt? Jag har väldigt goda erfarenheter att ta sig tid och investera i teamet i början av projektet. Det kommer att betalas tillbaka sig och ändå många gånger.
Då kan man undra vad som symboliserar ett team som trivs tillsammans och är högpresterande. Självklart så är det rätt och hög kompetens, men det räcker ju inte. Rätt och hög kompetens är tycker jag hygienfaktorer. Jag brukar prata om fyra punkter som symboliserar högpresterande team. Det är att teamet ska ha en gemensam målbild med projektet. Jag tycker det är viktigt att ha en stark projektkultur.
Jag tycker det är viktigt att individerna i teamet känner varandra. Och jag tycker också att det är viktigt att individerna i teamet blir sedda, hörda och coachade. Så det är mycket mjuka faktorer du är inne på här. Men hur får man då till en bra gemensam målbild? Ja, det gäller att ställa sig frågan vad är det vi ska uppnå? Är det samhällsnyttan?
Är det en nöjd kund, beställare, nöjda användare? Ska vi bli årets projekt? Finns det datum vi ska lansera? eller är det någonting annat eller är det alla av de här kriterierna? Mitt tips är att du som projektledare tar fram ett förslag på målbild. Här tycker jag att man ska använda projektspesen, projektbeskrivningen som underlag. Presentera ditt förslag för teamet.
Våg öppen och nyhörd för att ändra och komplettera målformuleringen. Det här är ett sätt att skapa engagemang i teamet, att formera igen målbilder tillsammans. Och så viktigt att framgent återbesöka målbilden längs med projektets progress. Jag kan också rekommendera att sätta och följa upp delmål som stödjer den målbild ni tillsammans har tagit fram. fram. Det kan vara till exempel i sprint X så ska vi ha bockat av 80% av de icke-funktionella kraven. Det skulle kunna vara senast i sprint X ska alla funktionella krav vara eskimerade.
Eller att prioriterade aktiviteter i retron ska planeras in i kommande sprint. Du har också sagt att en stark projektkultur är viktig. Hur får man till det? Här vill jag återkomma till att dra paralleller till idrotten. Då kan man ta ett ishockeylag, jag har ett duelt med hockey-VM, eller ett fotbollslag, det är snart fotboll-EM. Eller vilken dagidrott som helst är mer framgångsrika när de arbetar som ett lag.
Det är samma sak som jag vill uppnå här. Kulturen blir ett fundament för teamet. Vad gör vi och vad gör vi inte? Vilken projektkultur stärker teamet och skapar bästa förutsättningar för progress? Här, tycker jag, bjuder vi in hela teamet till en workshop där ni tillsammans identifierar vilken kultur ni vill ha i projektet. Hur förhåller vi oss till varandra och till kunden, beställaren?
Är vi överens om att feedback är viktigt att ge och få? Hur hjälper vi varandra på bästa sätt? Vilka förväntningar har vi på varandra? Vad är det som är okej? Vad är det som inte är okej? Ralligerar vi om kollegor, chefer, beställare, användare?
Jag kan lova att det gör vi inte i mina projekt. En viktig kulturfråga tycker jag också är om det är okej att göra fel. Här tycker jag att vi projektledare har ett stort ansvar att visa vägen. Har du gjort fel? Ta chansen att berätta det för teamet. Jag lovar att det kommer att smitta av sig och att teamet kommer att fokusera på hur det uppkomna problemet ska lösas snarare än vem som har gjort fel.
Vi på Projektledarpodden är jätteglada att meddela att detta avsnitt är sponsrat av Astrakhan strategisk utbildning AB. Astrakhan har några av marknadens bästa projektledarutbildningar. Till exempel så är det en certifieringsförberedande utbildning som de har den enda i Sverige som uppfyller samtliga kompetenselement från IPMA. Nu kan du som lyssnar på Projektledarpodden få 10% rabatt på kursavgiften. Ange bara rabattkoden PP21, PP med stora bokstäver, vid bokningen på astrakhan.se. Boka nu då antalet rabatterade platser är begränsade.
Erbjudandet gäller enbart nybokningar och kan inte kombineras med andra rabatter och avtal. För fullständiga villkor, se astrakhan.se. Du pratar om att sätta projektkulturen. Men vad är dina faktiska hjälpmedel förutom den här workshopen? Vad är det du gör? En viktig del av projektkulturen är att lära känna varandra.
Här brukar jag köra en övning som jag kan varmt rekommendera. Jag kallar den för lära känna övningen. Den är i sin enkelhet oerhört kraftfull. Jag har lärt känna övningen i allt från individuella sittningar med kundbeställare till projektin på runt 20 personer. Vad är då att lära känna övningen? Jo, det är att varje person som är med på övningen får ungefär 15 minuter på att förbereda en presentation av sig själv. som ska vara fem till sju minuter.
Första gången jag gjorde den här övningen så tänkte jag, åh herregud, hur ska jag kunna prata om mig själv i sju minuter? Han som körde övningen sa att, Anders, du har två minuter kvar, jag var inte ens halvvägs i min presentation. Det är personen som väljer presentationsätt helt dåligt själv. Det kan vara att man gör en powerpoint, man kan rita eller skriva på ett bläddebock. Det är helt fritt fram. Du som projektledare är den som bjuder och som har bjudit in till mötet ska börja med att presentera dig själv först för teamet.
Här har du som projektledare ett ypperligt tillfälle att vara ganska öppen och transparent bjuda in de andra i teamet till att göra likadant. Självklart är det upp till varje individ och känna var man känner sig bekväm att berätta för resten av teamet. Hur privat och hur personlig är du? Jag brukar vara väldigt privat. Jag brukar berätta om både saker som jag har varit väldigt, väldigt ledsen för och till och med fått söka hjälp för till saker som jag är väldigt, väldigt glad för. Och det gör du så här tidigt?
Det gör jag så här tidigt. Det gör jag så tidigt. Det är en viktig del också när man presenterar övningen att alla känner sig bekväma, att man är så öppen och personlig som man själv känner sig bekväm med. Jag tror man kan vinna väldigt mycket på det. Jag vet att du börjar med individuella samtal också med dina projektmedlemmar. Kan du berätta lite mer om det?
Ja, jag tycker det är en fantastiskt rolig och väldigt värdefull start på ett projekt. Det är att sätta sig ner med de som kommer ingå i teamet och även beställaren. Jag får jättemycket energi av att lära känna medlemmarna i teamet bättre. Man känner också att det är väldigt uppskattat. Här tycker jag att det är viktigt med förberedelser. Jag brukar innan mötet både muntligt prata med teamet och individerna. förberedelser som ska göras då.
Men det brukar väl bestå av ungefär en kort presentation, lite grann vad personen har för inriktning, arbetsuppgifter, lite förväntningar som personen har på mig. Jag kan även bolla förväntningar på vad jag har för förväntningar på personer. Prata liksom önskade utveckling. Man kanske kommer in med en sak som man ska göra i projektet men ser framför sig att man vill växa och göra andra saker och det är jätteviktigt att fånga upp här från början. Jag tycker de här individuella. sittningarna är en väldigt fin start på den samverkan som man nu ska ha.
I flera projekt har jag kört kontinuerliga sittningar även under projektets gång, till exempel kvartalsvis. Det kan jag också rekommendera att prova på. Det här är en jättefin möjlighet att både ge och få feedback och höra hur hur medarbetarna trivs i projektet. Här har du som projektledare en jättefin möjlighet att hjälpa kollegor att utvecklas. Och sen, nånting jag tycker att det pratas för lite om, är att vi som är projektledare har en ytterlig möjlighet att påverka medarbetaromsättningen på ett positivt sätt. För att kollegor som trivs och utvecklas i det dagliga operativa arbetet tenderar till att stanna kvar längre.
Men vad skulle du säga till projektledare som säger att det låter jättebra men jag har inte tid med det, vi måste jobba med projektet. Det är precis det vi gör. Jag förstår frågan men jag tycker det är precis det vi gör. Och lite grann som är inledd i början att en investering i teamet och individerna kommer att betala tillbaks sig flera gånger om. Jag tror att det är betydligt enklare att ha de här individuella, och roligare att ha de här individuella siktningarna, säkerställa att medarbetarna i projektet trivs och stannar kvar än att ha en omsättning i projektet.
För att det också tycker jag är så otroligt viktigt för en projektledare att säkerställa att det blir en bra kontinuitet i projektet och det här är en av verktygen till att få det samtidigt som det är roligt och energivande. Du har varit elitidrottare. Har du något med dig från det som du kan använda framförallt de mjuka delarna i projektledningen? Så är det absolut. Jag hade förmånen att vara lagkapten mitt sista år på universitetet för simlaget. Det skulle vara länken mellan en väldigt akut men duktig tränare och ett team.
Här fick man lära sig att vara diplomatisk. Man fick också lära sig att vara lite filter mellan tränaren och teammedlemmarna. Man fick paketera saker på ett bra sätt. Även att bespara, även om transparens är väldigt viktigt. En del information kunde man filtera bort utan att det betydde ingenting. Det vet jag inte om jag svarade på frågan där Mattias.
Det låter som att du var en typ av projektledare redan då och jag tänker mig att du har inte lärde dig saker som du har kunnat använda senare. Jo, så är det. Absolut. Absolut är det så. Allt ifrån att som lagkapten så gäller det att hålla ihop laget och få alla att trivas och känna att de peppar. Det var ju mycket frågan om att peppa och sprida självförtroende och trygghet i omgivningen.
Man får lära sig den hårda vägen både framför allt om motgångar. Det är någonting som man verkligen får träna på inom idrotens värde. Oavsett om du är framgångsrik så har alla idrottsmän motgångar. Men också att hantera framgångar och ändå behålla en ödmjukhet i det. Har du några tips på hur man hanterar motgångar och medgångar och hur man kan peppa sina projektmedlemmar? Jag brukar säga så här att det är någonting som jag också vill sprida och sprider i de projekt och det vill jag verkligen skicka till ett medskick till alla er projektledare som lyssnar nu. nu att när någonting går snett så är det väldigt enkelt att vi vill lägga väldigt mycket energi på det.
När någonting går riktigt bra då är det väldigt enkelt att vi säger ja ja det där var bra, vad kul, nu går vi vidare. Så det där skulle jag vilja vända på lite grann att när någonting går dåligt stanna upp, reflektera och titta på hur vi kan göra annorlunda framåt. Och sen när någonting går bra, rusa inte på. Stanna upp och njuta framgången tillsammans med teamet. Och få energi utifrån framgången till att fortsätta ha en bra progress. Har du något tips på hur man skapar den här energin när man stannar upp?
Ja, det går väldigt fort. Det händer väldigt mycket. Jag brukar göra en reflektion. vad har hänt om man nu tar till exempel om man gjort en jättefin sprint. Då brukar jag då titta tillbaka. och lyfta fram alla de här sakerna som vi har gjort i sprinterna, prata och exemplifiera och så vidare. Då märker jag att projektdeltagarna känner att det där hade jag just hos. Jag gjorde det där också.
Där fick vi jättebra feedback från kunden. Jag tror att vi projektledare, eller tror jag tycker, och det är min bestämde åsikter, att vi som projektledare har en väldigt stort ansvar att behålla en hög energinivå i teamet. Det går alltid att hitta någonting positivt även om man har haft en motgång. Jag har till och med fått frågan, men Anders, är du inte lite för positiv? Då har jag svarat, ja, kanske man kan tycka, men det tycker jag inte själv. Du är faktiskt den första som säger det, men en intressant reflektion.
Nu har vi pratat om det mjuka, vi kommer tillbaka till det. Jag tänkte börja med det lite mer hårda. Det här är en färdig projektbeställning. Enligt alla modeller ska projektägaren eller sponsorn komma till projektledaren och räcka över en projektbeställning. Där är det så beskrivet. Vilka mål, budget och tidplan finns för det här?
Vad är din erfarenhet av detta? Min erfarenhet av detta är att vi projektledare har ett ansvar att säkerställa att det tas fram en projektbeställning. Min erfarenhet är också att det är flera projektägare som behöver hjälp med att ta fram den. Jag ser bara fördelar med ett samarbete tillsammans med projektägaren att ta fram den här. Sen är det viktigt att det är projektägaren som äger projektbeställningen och sen delger den till stämmeraden i styrgrupp och delger den till projektledaren. Vad har du för tips för att projektägarna verkligen ska ta ägarskap för den projektbeställning som du har varit med och hjälpt fram?
Jag tycker det är viktigt att på styrgruppsmötet till exempel när den ska förankras då är det inte projektledaren som ska dra den utan då tycker jag att det är då är det projektägarna som ska dra den och säkert har förankrat den innan också med styrgruppen. Och det blir liksom där då tar projektägandet avstånd och lämnar över själva projektbeställningen till projektledaren. Men det är lite på samma tema som vi pratat tidigare, jag har inte tid med det här, jag måste komma igång med projektet. Det är fel väg att gå, det blir oerhört otydligt, vad är det för ansvar du har som projektledare?
Vad är det du ska göra och projektet och vad är det man inte ska göra och de avgränsningar? Det behövs också, tycker jag, fundamentet för att sätta de här målen för projektet ska växa fram utifrån projektbeställningen. Och ökad fart korrigerar inte felaktig riktning brukar jag säga. Hur arbetar du med projektmålen i beställningen? För där finns ju både effektmål och projektmål, eller bör finnas i alla fall. Jag har jobbat mycket mer, som jag nämnde tidigare, med att sätta ett mål tillsammans med projektägarna och med teamet.
Utifrån det har jag tagit fram ett antal delmål som stödjer det övergripande målet. Hur vet du när du är klar med projektbeställningen och planeringen kan börja? Jag ser den tendens att ibland lägger man för mycket kraft på beställningen och man kommer aldrig igång med själva planeringen. Det är en jättebra fråga, Mattias. Jag tycker att man ska ta fram en första version som omgivningen känner sig bekväm med. Sen går det ju faktiskt att även komplettera, inte revolutionerande med på marginalen.
Så jag tycker det är viktigt att få good enough och sedan börja planera utifrån det. Du har pratat om projektmålen och nu gäller det att förankra den här projektomfattningen med dina delprojektledare eller dina projektdeltagare. Hur får du dem att veta vad som ska göras? Ja, jag skulle engagera projektägaren att komma och presentera projektomfattningen och där man då även har definierat målen. Sen skulle jag engagera då antingen delprojektledarna eller teamen att tillsammans att vi sätter upp delmål. Hur brukar ett sånt möte gå till?
Sitter ni tillsammans eller sitter var och en på sitt håll eller hur gör ni? Jag tycker det är viktigt att sätta saker i ett sammanhang och skapa ett engagemang. och vara tydlig med så att hela teamet är med och kommer in i mötet engagerad och förbereda varför vi ska göra den här övningen. Att då bryta ner målen till delmål. Så att här kommer då projektdeltagarna, delprojektledarna in motiverade, vet vad vi ska göra göra och tillsammans då i någon typ av workshop, antingen då digitalt eller som det kommer att bli här om inte allt för lång tid bort tillsammans fysiskt.
Då kan man göra alltifrån att sätta upp gula lappar på whiteboards till att använda en som har faktiskt växt fram en hel del här under pandemin. de här digitala verktygen som man även kan använda även fast man använder det fysiskt. Jättebra. Hur jobbar du med tidplaner, milstolpar? Hur gör du med dem? Jag tycker om jag tittar på mina senaste projekt så har jag jobbat i någon typ av blandning mellan agilt och vattenfall. Vi jobbar väldigt agilt i sprintarna.
Sen bildar sprintande någon typ av övergripande tidplan för ett viss lanseringsdatum, ofta i form av någon MVP som ska lanseras. produktägar definierar vad är det minsta möjliga vi kan relisa och vad ska det innehålla för att skapa så mycket kund och affärsnyttan som möjligt. Så det är en avskalad, väldigt avskalad relis som fokuserar till att skapa mesta möjliga affärsnyttan. När du har jobbat med tidplanerna, hur jobbar du med budgetering när du har sprintar och MVP och allt sånt här? I de senaste projekten jag har jobbat så har vi ett fast pris, vi har en låst budget och där ska vi då leverera så mycket som det bara går under den perioden.
Och då har ni kommit överens om att det här är vår MVP, det här är garanterat, det här kommer vi leverera, det här är om det går bra och det här är om det går riktigt riktigt bra, är det så ni jobbar? Nej, inte riktigt. Som leverantör får vi det här ska ni leverera till det här priset. Det är det som blir vårt uppdrag att lyckas med att göra. Just det, så ni har ändå förutsättningar för vad ni måste leverera inom den här budgeten. Så, det stämmer, ja.
Hur organiserar du ditt projekt? Brukar du ha referensgrupper? Brukar det vara brist på resurser? Jag har i de sista fem, sex projekten rapporterat till en styrgrupp. Jag har erfarenhet av att även jobba med referensgrupper som jag tycker är ett bra sätt att jobba som en del av förändringsledningen. Brist på resurser, det tror jag alla projektledare har blivit utsatt och fått prova på.
Men här gäller det att ha en bra samverkan med kunden och företaget som man representerar och anställd på för att hitta lösningar. Hur mycket projektledare brukar du vara i projekten? Hur mycket brukar du vara utförare? Jag kan säga att jag har varit betydligt mycket mer utförare tidigare och i flera fall har det inte varit positivt för projektledarrollen. Utan det har tagit fokus från själva projektledandet och de projekt som jag leder och styr nu så är jag väldigt mycket projektledare. Och sen finns det jättemånga duktiga kollegor som är utförare.
Det där tror jag är en vanlig fälla att gå i. Att man blir för mycket utförare och inte hittar balansen däremellan. En annan fråga att tänka på är mottagare av projektet. Vi pratar om att starta upp ett projekt här. Tänker du på det redan nu? Det tycker jag är jätteviktigt.
Jag tycker det är redan från första sprinten att engagera, få med sig en referensgrupp, få med sig det vi brukar kalla för superljuser, få med oss användare. som är en stor och viktig intressent i det som vi utvecklar. De får vara med och se systemet växa fram. Och där då Superljuset blir en viktig ambassadör för hela lanseringen som ska komma. Att jobba med, och nu pratar jag mest om de mottagade i form av användare, men sen finns det många andra intressenter också. Här tycker jag det är jätteviktigt att göra en ordentlig fartläggning av intressenterna och sätta upp en kommunikationsplan.
Hur vi ska kommunicera med dessa olika intressenter. Hur gör du den? Är det ett Excel-blad eller hur går det till? Excel kan vara en variant. Det här tycker jag är också ett viktigt samarbete som man gör med beställarna. Och jag tycker väl inte det är viktigt var man gör det egentligen, utan det viktigaste är att man gör det och att man har en kontinuerlig kommunikation till de olika intressenterna.
I samband med att man tänker på intressenter så brukar man även tänka på risker väldigt ofta. Hur jobbar du med riskhantering? Ja, det här vill jag ha som en stående punkt på alla styrgruppsmöten. Där man dels presenterar de risker som finns och man kan också få hjälp utav styrgruppen att mitigera riskerna. Jag tycker också att det är viktigt att man rapporterar på styrgruppen vad man har gjort sedan förra styrgruppsmötet. Hur har vi minskat de risker som vi har satt upp?
Det här är nånting som jag känner att jag kan bli bättre på. Jag kan dagligen jobba med riskhantering. Det är mitt nästa förbättringsområde som projektledare. Men ändringshantering, om vi är inne på styrgrupper. Hur jobbar du med den? Om vi börjar med Change Requestern…så tycker jag nummer ett… att det är väldigt viktigt att det finns en tydlig och formaliserad process för hur det här ska gå till.
Jag tycker också att pragmatism är väldigt viktigt i den dialog mellan kund och beställare. Ibland är det väldigt svårt att verkligen bottna om det är en change request eller inte. Här tycker jag att en geotagkultur är väldigt positiv för progressen och för samarbetet. Har du något tips om hur man kan sätta upp en sådan process? Hur den kan se ut? Det är egentligen att ha ett flöde på var identifieras denna potentiella sida. och sedan har ett flöde som den löper igenom och sedan landar i någon typ av dialog mellan kund och beställare.
Jag har sett i projekt där man får för mycket tjänstrequests, att det är även små saker som tas upp och det blir ingen bra relation då mellan kund och beställare. Hur hanterar du det? Här tycker jag att den här G-O-T-Kulturen och pragmatismen för att det får inte bli så att vi administrerar någonting åtta timmar för att göra någonting som tar 15 minuter. Det är inte ett sätt att säkerställa bra progress och ett bra samarbete. Jag har själv hamnat i dialoger som blir lite tunga och tråkiga dialoger. Hur jobbar du med projektreangen?
Tänker du efter innan vad är viktigaste i det här projektet? eller omfattning eller får det bli som det blir? Det är olika från projekt till projekt där. Och det jag tycker jag ska vara är en del av projektbeställningen, när man fokuserar på det. Och det är ju då inte jag som sätter och bestämmer, utan det är ju då projektägaren och i viss mån även styrgruppen som styr det där. En del av projektkulturen är ju hur man hanterar möten. Hur får du till att ni har en bra projektkultur som kan hantera möten på ett bra sätt?
Jag gör allt jag kan för att vara ett bra exempel. Jag har också, inte kablonmässigt, lägger jag inte ut möten som är en timme. Du hinner med väldigt mycket på en kvart, 30 minuter. och jag tycker det är oerhört viktigt att det finns en agenda. Om jag blir inbryd till ett möte där det inte finns en agenda så frågar jag alltid efter agendan. Jag tycker också att det är viktigt när man leder möten att sammanfatta mötet. Nio gånger av tio när man sammanfattar ett möte så dyker det upp någon ny reflektion eller ny idé som är väldigt värdefull att ta med sig.
Sen har det väl hänt också att jag efter möten har ringt till teammedlemmar och kanske gett feedback på saker som inte jag tyckt har varit bra. Eller någonting som har varit bra så kan jag ta upp det på mötet och ge krävdigt påsiktande möter så att säga. När vi pratar om möten så är det även ett möte sen att få beslut på den här projektplanen. Hur kommer du till det beslutet och hur vet du när det är dags? Det där är ett arbete att göra utifrån att du har en estimerad backlog. Du sprider ut på ungefär hur det ska se ut i respektive sprint.
Sprintarna tillsammans bildar någon typ av övergripande tidplan för när man kan gå till acceptanstest. Ett projekt här som jag arbetade i tidigare så är det styrgruppen formellt beslutar om den övergripande tidplanen. Här tycker jag det är viktigt att man har en avströmning med styrgruppens ordförande och inte bara just gällande den tidplanen. Generellt så tycker jag det är viktigt att vara en ordentlig sittning och vara helt överens med styrgruppens ordförande inför att man går in i en styrgrupp. Du är inne på det här med agilt och vattenfallsmetoden och att du blandar det.
Vill du berätta lite mer om hur det ser ut i ditt vardagsliv som projektledare? Det här är två världar som möts, endast att man har MVP lanserad. När MVP är lanserad kan du göra release kontinuerligt, i månaden. Då är vi helt i den agila världen. Men min erfarenhet är sen tidigare att det blir en blandning mellan agilt och vattenfall. Och det behöver inte vara något fel med det, absolut inte.
Utan på något sätt måste vi ha, eller så ska vi ha en plan för hur vi ska göra. Så jag vet inte vad egentligen alternativet skulle vara. Och när du är på de här företagen, har du en projektmodell som fångar upp det här att man jobbar både agilt och enligt vattenfallsmetoden? Eller är det att man som projektledare får anpassa sig? Det där är så olika från företag till företag eller organisation till organisation. Jag skulle säga att jag har levt i båda världarna, men absolut så tycker jag som projektledare så ska vi vara flexibla och anpassningsbara.
Men ändå så ska vi börja för kvalitet och att vi håller våra tidplaner. Så om vi summerar upp lite grann när du får ett nytt projekt kan du berätta lite grann hur startar du upp det här projektet för att det ska kunna bli ett lyckat projekt? Ja, jag har gått livets hårda skola där, där jag då tidigare rusade på alldeles för fort och var alldeles för uppgiftsorienterad. Det har varit en nyttig och lärrik resa att stanna upp och investera både i teamet och i individerna. Det första jag gör som projektledare när teamet är klart är att jag kontaktar dem.
Ofta är det så att jag inte har träffat personen tidigare. att presentera mig lite kort och att jag ser fram emot att jobba i projektet. Jag ställer en hel del frågor till medarbetaren. Det blir någon typ av en första start på våran kommande relation. Det är det första jag gör. Jag brukar göra även så med beställarna. Några nyckelpersoner hos beställarna.
Jag märker när jag gör det att både om det är kolleger i teamet eller om det är hos beställaren så blir de ju väldigt glada, de är inte bortskämda med att man ringer och redan första dagen tar den här kontakten. Så det är någonting som jag varmt kan rekommendera till er, alla er projektledare ute, att prova och ta kontakt. Då vill jag sätta ihop teamet så snart som möjligt. Jag vill köra den här lärarkännaövningen, som i all sin enkelhet är väldigt kraftfull. Och där kan jag tipsa om att det inte behöver vara så att det är ett helt nytt team. Jag har kommit in i projekt som har hållit på både sex och nio månader där jag då som ny projektledare, har efter 13 år, en annan projektledare, sätter mig och gör lärarkännaövningen.
Och trots att då folk har jobbat tillsammans sex eller nio månader så är det massor med saker som vi inte vet om varandra. Så det har blivit en riktig kickstart på när då den nya projektledaren kommer in. Det är så härligt att höra surret efter de här lära känna övningarna. Folk hittar massa kodborrar gemensamma med intressen. De kanske har barn på samma skola. Det finns hur många saker som helst.
Det är människor som levererar resultat. Det är människor som gör affärer. Därför tycker jag att det är så otroligt viktigt. När du har haft den övningen, vad sker då? Nästa steg skulle jag säga att… Nu börjar vi lära känna varandra.
Då är det dags att prata om att tillsammans ta fram målbilden, ta fram delmålen och också sätta den projektkultur som vi vill ha i projektet. Efter det ser du fram vid att projektplanen är klar eller har du några steg där emellan? Sen skulle jag säga att den är klar och att det är någonstans här vi började med då. Nu har vi gjort hemläxan. Nu har vi lagt fundamentet för och investerat i teamet. Det är nu vi har de här fina förutsättningarna att faktiskt ta oss an det som ska levereras.
Hur hanterar du i det här läget när planen inte stämmer överens med beställningen? när ni konstaterar att det här blir mycket dyrare eller vi kan inte leverera det här som vi hade tänkt? Du ställde den frågan tidigare, jag tror inte jag svarar på den riktigt. Här är det superviktigt att ha en dialog med hemma, men också en transparent dialog med beställaren. Så snart du ser att vi börjar åka av spåret Så det jag gör det första är att ta fram aktiviteter, hur kommer vi upp på spåret igen? Och så lägger jag en plan för det. Sen får vi se, räkna det för att vi skulle komma tillbaka upp på spåret igen?
Eller behöver vi göra fler saker? Eller händer det ytterligare saker som gör att det håller inte, det går inte? Även här är det viktigt med den här transparanta och tidiga dialogen att inte ducka för att ta dialogen utan tro att det löser sig. Det är garanterat fel väg att gå. Och ska jag vara riktigt ärlig, och det är jag alltid så, jag har provat det och det går inte bra. Vad är det som inte är bra?
Att ducka och tro att det löser sig. Har du några fler tips eller tricks som vi inte har pratat om här idag? Ja, jag kan ta till exempel en del projekt som kanske består av 10-15 sprintar. Och jag har sett en som jag varmt kan rekommendera att skicka runt retropinnen till projektdeltagarna är oerhört uppskattat. Båda av dem som får pinnen, nu ska jag arrangera nästa retro. Men du får också en härlig variation på retro-tillfällena.
Som projektledare har jag lärt fastna i en typ av metodik att göra retros. Men det har varit oerhört inspirerande att se andra personer. Alltifrån lego-klossar till glada, arga gubbar. Det finns en massa olika sätt att göra det här på. Jag provade det här för några veckor sedan i det projekt jag sitter i nu och fick väldigt mycket positiv feedback på. Det var kul att du skickade runt den här retro-pinnan.
Både från den som fick hålla den och från det övriga teamet. För de som inte har varit med om det, kan du beskriva vad ett retro är och vad en retropinne är? En retro är någonting som man avslutar sprinten med. där man tittade på Vad är det som har gått bra i sprinten? Vad är det som inte har gått bra? Det blir ofta mycket fokus på vad som inte har gått bra. Det är där man tar fram aktiviteter som ska göra att det blir bättre.
Man kan säga att retron är till för att skapa förbättringar. Vilket är viktigt i teamet och för att bibehålla en hög och bra progress så jobbar vi med ständiga förbättringar i teamet. Retropinnan är att man skickar det vid en stafettpinne. Jag kanske kör första retron. Sen kanske jag ger retron nummer två till en utvecklare. Retron nummer tre kanske är förändringsledaren eller den som jobbar med uväx som får den.
Då går det runt i teamet. Om någon vill komma i kontakt med dig och ställer en följdfråga på det du har pratat om idag, hur kan de göra då? Då finns jag på LinkedIn. Då får de kontakta dig på LinkedIn. Jättebra! Jag vill tacka dig Anders för att du har varit med här idag.
Det har varit jätteintressant att höra dina tankar om hur man ska starta ett projekt. Stort tack för att du tog dig tiden. Stort tack till dig, Mattias!