Transkribering: IPMA-certifiering, Svenskt Projektforum och mycket annat med Christina Rydgren och Per-Olof Sandberg (avsnitt 19)

Detta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2021-07-04. Fel kan förekomma.

Lyssna på avsnittet: 19: IPMA-certifiering, Svenskt Projektforum och mycket annat med Christina Rydgren och Per-Olof Sandberg Läs sammanfattningen: IPMA-certifiering och programledning: Kristina Rydgren och Per-Olof Sandbergs expertråd (19)

Transkribering

som brukar vara min största lärdom, det är just det här att som projektledare så jobbar man med människor. Och människor är alltid svårt och då är det då man kommer in i det här att leda människor och styra människor. Den du hör prata är Kristina Rydgren. Hon och Per-Olof Sandberg kommer idag prata om Ippmas Artivering, Svensk Projektforum och de kommer ha många tips om hur man leder program och projekt. Jag som har podden heter Mattias Ejbe och nu kör vi. Du lyssnar på Projektledarpodden.

En podd för dig som gillar att leda projekt och vill lära dig mer av andra om projektledning. De är två av Sveriges bästa och mest meriterade programledare. De är starkt engagerade i Svensk Projektforum. De är certifierade på högsta nivån inom Ippma och de är här idag. Varmt välkomna Kristina Rydgren och Parol of Sandberg. Tack så mycket.

Tack. Och då är frågan, vad är projekt för er? Ja, för mig så är projekt någonting som rätt uppställt alltid levererar ett värde eller en skillnad. Och värde och skillnad har ju visat sig i de flesta undersökningar om vad som motiverar människor att ligga allra högst. Det ligger före monetära värden och pengar och lön och fintjänstebil och allt möjligt. Det som driver oss är att göra skillnad och att skapa ett värde som någon använder.

En annan väldigt spännande egenskap av projekt i Sverige är att 40% av vårt BNP investeras i projektform. För mig blir projekt en källa och en arbetsform som skapar rätt skött naturligtvis. Skapar arbetsglädje, motivation, får oss att tycka att det är roligt att arbeta och arbetsglädje helt enkelt. Håller med om det du säger, Per-Olof. Just det faktum att projekt är en fantastisk leveransform och en fantastisk organisation att leverera någonting nytt, någonting som levererar sin förändring omgivning. Det gör ju att projektet just så som sin format är väldigt bra sätt att just skapa en organisation, skapa en struktur, skapa en samhörighet för att leverera det okända men ändå skapa det till en tydlighet och ett tydligt mål för en grupp.

Leveransformen projekt tycker jag är en helt fantastisk organisation. Hur definierar ni en projekt? Det finns den klassiska definitionen precis som du säger att det ska vara ett start och ett slut. Man blir klar med ett projekt. Man skapar en tydlighet att du ska leverera någonting som har en början och ett slut. Det är den klassiska definitionen.

Det är just att du har en tydligt mål. Vad är det för någonting du ska leverera? Och när är du klar med din leverans? Funkar det alltid att driva via ett projekt eller är det tillfället att ni tycker att det här är nog inte bra att driva som ett projekt? Det beror lite på, alltså Kristinas definition är ju helt klockren. Sen vet vi ju att den agila rörelsen som har funnits sedan 15-20 år tillbaka Då luckrar vi upp lite här, men det är fortfarande så att det agila arbetssättet är också projekt.

Det vill säga när release i ett agilt arbete är ett projekt, det är tiden som är viktigt och man levererar något på en bestämd tid. Sen om det är sprintform eller traditionellt projekt, det spelar inte så stor roll. Men jag tror att det är samma motiverande faktorer, att det är viktigt att man kan jobba bra tillsammans. Sen kan man vända på det där. Ett riktigt misskött projekt där ingen tycker det är kul att vara. Då blir det jättetråkigt, då levereras det ingen värde och man gör ingen skillnad och då blir man inte motiverad.

Sen kan man fundera på om vi då lyckas förbättra projekt Sverige med några procent, då blir det väldigt mycket pengar. 40% av BNP är väl ungefär i runda slängar 1500 miljarder svenska kronor. Det kanske ni redan har gjort genom IPMA-certifieringarna som vi kommer in på lite senare, men vill stanna kvar lite grannar kring det här med Agilt och Värselsvattenfall. Hur ser ni på det och den diskussion som har blivit bland på LinkedIn? För mig är det så att jag tycker att man ska anpassa sin projektform och sin anpassning. arbetsform i projekten baserat på den organisation och den omgivning man lever i.

Själv så gör jag gärna en kombination och en matris i min organisation. Det finns vissa överordnade leveransformer i den traditionella projektformen som man ofta kallar vattenfallsformen som ofta kanske är lättare att anpassa i vissa typer av organisationer, lättare för en organisation att förstå sig på. Men däremot förhindrar inte det att du kombinerar det med att använda agila metodiker, att jobba i sprintar, jobba i att använda de olika mer snabbrörliga modellerna och metoderna. Så jag tycker inte att det finns någon konflikt i vattenfall och agilitet, utan jag tycker att det går att kombinera väldigt bra.

Jag håller helt med, Kristina. Det här är precis som du säger, Mattias, en väldigt omdebatterad fråga i vidbemärkelse för att några vill ju skilja på en projektmodell som kan vara etappindelad eller vattenfallsliknande och sen så har du en utvecklingsprocess som fortfarande är agil, till exempel skrum eller någon annan variant. Och det är inte jätteviktigt. Däremot så tycker jag att det är jätteviktigt med att skilja på att jobba agilt enligt en metod och att vara agil. Att vara agil handlar väldigt mycket om att se till att andra människor kan jobba på ett bra sätt.

Att besluten fattas på rätt ställe, där det finns kompetens att fatta beslutet och inte för att någon har en bubbla i ett organisationsschema. Så jag håller fullständigt med att kombinera agilt med vattenfall. Det funkar alldeles utmärkt och varje release i ett agilt projekt är ju faktiskt någon typ av delprojekt eller en väl avgränsad leverans som ska skapa ett värde. Sen kan det här agila fortsätta in i förvaltning om man sådrar ut den här överlämnandet som traditionellt finns i ett projekt. Vad är då en projektledare för det? En projektledare är en person som har ett väldigt bredbandigt ledarskap.

Jag skulle vilja sätta högst på listan för projektledning så är det en person som kan inspirera, motivera och få andra människor att jobba tillsammans. Håller helt med, precis som namnet säger så säger ju projektledare just ledarskapet. Det svåraste man gör är ju egentligen att leda människor. Det är det som gör skillnaden. Om du ska lyckas med ditt projekt, ditt initiativ så handlar det om att få de människor som jobbar i ditt projekt att jobba mot det här målet. Att kunna hantera förändringar, att kunna hantera hantera saker och ting som sker, klara av att möta leveransen, klara av att samarbeta.

Det handlar ju om ledarskap att leda människor. För mig handlar det om att just det här ledarskapet blir ännu mer viktigt med tanke på hur samhällets utdrag blir mer och mer snabbrörliga omvärlden. Vi pratar om digitalisering, vi pratar om en snabbrörlighet och då kräver ju ledarskapet än mer vikt att du har ett ledarskap som kan hantera människor i en oförutsägbar förändring. Därför säger jag precis som Per-Olaf att ledarskapet är det viktigaste som finns. Hur förhåller sig det här projektledarskapet till det agila? Jag vill stanna kvar där lite grann.

Man har ju produktägare, Scrum Master och så finns det den här projektledaren. Jag ser väl att ofta i organisationer så säger man, okej, projektledare, då har du varit, då kan du vara produktägare nu. Just den frågan har ju varit spännande och dynamisk i minst tio år. För ett tag sedan befann jag mig på ett företag där en agil rådgivare rådde det här företaget att släppa fritt eller släppa eller av, inte avskeda men omskola projektledarna till föremån för just produktägarna. I mitt bästa Agila-projekt eller program som jag har lärt då hittade jag en fantastisk produktägare som hade tre arbetsuppgifter.

Det var att sköta intressenthanteringen, se till att det fanns en product backlog som heter i Scrum och sen se till att stämma av den med de här intressenterna och prioritera den. och kanske det allra viktigaste, hade en djup och bred kunskap om den affären som det här systemet skulle… och befrämja. Andra saker som en projektledare gör gjorde den här personen överhuvudtaget inte. Det fanns en teamledare vid sidan om som skötte allt det där. De här projektledarna som fick omskola sig till någonting annat, till exempel en produktägare eller en helt annan roll, kanske till och med utanför företaget, återrekryterades efter ett halvår därför att företaget upptäckte att det fanns någonting som projektledarna gjorde som inte blev gjort med enbart en produktägare.

Det var till och med så att man var tvungen att återrekrytera fler än vad som blev friställda. Det här säger ju nånting om att, eller säger minst mig, att en projektledare eller teamledare i vid bemärkelse gör en massa bra saker, både metodmässigt, ledamässigt och strategiskt, som inte ryms i den ganska sköna och smala definitionen av vad en produktägare gör. För mig så behövs det en projektledare oavsett om man jobbar agilt eller traditionellt. Åtminstone behövs det en person som gör de sakerna som en projektledare gör normalt i ett projekt. Jag håller helt med.

Ni har nämnt ordet programledare och ni har ju båda varit programledare för stora projekt. När behöver man programledare och vad gör en programledare? Det är helt underbara frågor, ställer Mattias för att diskussionen Agile och Traditionell och program och projekt, den har säkert okkuperat hur många manor som helst i världen. Det finns en definition inom Ippma som Kristina och jag jobbar väldigt mycket med. Jag tror att vi allihopa har vår lilla synd på det där men om jag ska våga med på en konkret definition av program så är det för mig att vi bestämmer att vi ska åstadkomma en större värde eller en större förändring.

När vi startade här så säger vi att vi investerar ungefär så här många miljoner eller miljarder beroende på hur stort det är. Men för mig så är den stora skillnaden att programledaren måste ha lite kompetenser då som kanske en megaprojektledare inte lika mycket behöver. att vara en fantastisk intressenthanterare och vara van att befinna sig på företagets absoluta topp, alltså i ledningen av företaget. För ofta är de här programmen som man startar i princip avgörande för företagets affärsutveckling eller till och med framtid. Den stora skillnaden är att när man startar program behöver man inte veta exakt vilka projekt man ska starta. i ett stort projekt, då kan det till och med vara en fördel att man har en hyfsad, minst en releaseplan, om det skulle vara ett agilt stort projekt, för att vara ungefär hur lång tid det tar och vilka projekt man behöver starta.

Så det är för mig den stora skillnaden. Ett exempel på detta var ju Apollo-programmet under 60-talet, där det finns en underbar scen i ett av… Jag gjorde sedan tio avsnitts- tv-serier om det där. Och så finns det en underbar scen där den blivande programledaren som absolut inte hade en aning om vad ett program var, får frågan. Du, Kennedy, har bestämt att vi ska sätta en person på månen och föra den personen tillbaka till oss här igen innan sista december 1969. Kom vi att klara det?

Då säger den här personen, låt mig tänka. Och sen efter en halv minut säger han, absolut, vi kommer att klara det. Och så säger han också att vi behöver uppfinna material som inte finns. Vi behöver starta nära nånstans bland 1000- och 3000-projekt. Vi behöver en oändlig budget, men jag tror att vi kommer att klara det. Och för mig är det en bra definition av programformen, Det vill säga, här hade vi ett väldigt enkelt programmål.

Någon skulle kliva ner på månen och sen kliva tillbaka i kapseln och ta sig tillbaka till jorden. Men vilka projekt och vilka leverabler som de projekten skulle leverera var okänt. Men ändå så satsar man ju väldigt mycket pengar och enormt många människor i detta program som sedan lyckades. Det var inte jättelångt mellan juli och december 1969 för det var ju juli som Nils Armstrong klev ner på månaden. Så det är för mig en väldigt bra definition av program. Vad är det som gör att de lyckades med det programmet?

Man läser i tidningen och framförallt för några år sedan om stora program som inte kanske lyckas. Jag tror att den stora framgångsfaktorn i Apollo-programmet var att deras högsta chef hade sagt att nu ska vi göra det här och dessutom så hände det en tragisk sak med honom. Han var inte kvar när programmet skulle leverera. Det var en framgångsfaktor, det var tillsagt som man brukar säga. Det andra var en tävlingsmoment mellan två stora länder. Det tredje var faktiskt oändlig resurser, det fanns inga gränser för hur mycket pengar man ville stoppa in i det här.

Jag trodde till och med att det var hemligt. Den här klassiska projekttriangeln var väldigt skev med att det var en oändlig sommarpengar som kunde investeras. Sen är det självklart så att det fanns säkert väldigt bra ledarskap. Det finns många exempel ur app-holderprogrammen som man kan koppla till de delar som vi brukar titta på när vi certifierar projektledare. Det ska vi komma tillbaka till, men det tror jag. Sen om du frågar hur ska man lyckas med program idag?

För några år sen var det ett stort företag i Sverige som sa till mig att nu har vi startat ett program som har 80 miljarder i budget. Hur ska vi göra för att lyckas med det, sa han till mig. Och då sa jag, lägg ner det direkt. Det kommer aldrig att lyckas. Om ni inte lägger ner det så bryt ner det i minsta möjliga beståndsdelar och sätt egna initiativ på dessa delprojekt eller projekt. Sen försöker ni hålla ihop det på något sätt.

Men starta inte ett program på 80 miljarder, det kommer att bli tufft. Det är precis som du säger. Att starta ett program eller ett projekt, det hjälper ju inte att du startar programmet och projektet och tillsätter en program eller projektledare. De enbart i sig själv kan ju inte skapa resultatet. Det krävs ju att du har en hel organisation kring dig som dedikerat finns där, som hjälper till och säkerställer, hjälper med besluten, precis som Per-Olof sa, ser till att du har de resurser du behöver för att ta det fram, och har ett närvarande. Det är ju ofta så att när man startar ett program eller ett projekt så är alla överens om det här ska vi göra, dit ska vi.

Men sen så över tiden så förlorar man närvaren och intresset egentligen från den här organisationen där du ska bedriva det här programmet eller projektet. Och då står du som ensam projektledare, programledare och ska försöka nå ett mål när förutsättningarna successivt inte finns runt omkring dig. Och det tror jag är en av de stora anledningarna till varför man inte lyckas. Det är att du behöver den här plattformen att verka ifrån. Annars kommer man inte lyckas. En sak som jag har sett är ju definitionen av ansvar för respektive projektdel och beroende mellan projektdelarna.

Hur fixar du det, Christina? Nej men precis som du säger, det är ju att ha den här tydligheten och beroendet och ha den här, jag menar en av den viktigaste delen då har du ju att sätta de här vem gör vad, vad ska jag göra, vad ska jag inte göra, men också ha den här kommunikationen emellan. Den är extremt central. Att du får en inte separerad… Även om du bedriver olika projekt och de här delarna har beroende av varandra- –så måste du ha den dialogen och följa upp de förändringarna kontinuerligt. Det är lätt att du sätter ett antal projekt och isolerar sig och fokuserar på projektet.

Men glöm bort att jag inte bara har en skyldighet att följa upp det som sker runt omkring. Jag har en skyldighet att säkerställa att de som är beroende av mig vet vad som förändras och sker hos mig. Så hela den här närvaron är för mig extremt central och ju snabbare förändringar som sker desto viktigare är ju den här närvaron och kommunikationen för att kunna få de här förändringarna att faktiskt takta med varandra. Det behöver, som jag brukar prata om att man har en organisations DNA Det här DNAt behöver vara väldigt känt och du behöver veta hur du ska agera och navigera i DNAt.

Du behöver hjälp att agera och navigera via dina styrgrupper, dina sponsorer, dina intressenter. Men som projektledare och programledare så äger du ju den här spelplanen att hela tiden hålla blicken och se de här olika komponenterna som rör sig i de olika projekten du jobbar med. Så kommunikationen är extremt central. Har ni några tips och tricks om hur man hittar de här gränssnitten och hur man definierar dem? Det handlar ju väldigt mycket, det beror på hur det ser ut. Ofta kan det vara svårt att veta exakt vad går gränsen.

De här gränserna är ibland föränderliga. Det är det vi kommer in i en rörlighet. Även om du sätter upp din organisation från början så måste du också vara beredd att förändra din organisation. Därför gäller det att få dem att hitta de olika intressenter som du jobbar med att vara närvarande. För att kunna hela tiden förstå var går den här gränsen. För den är ju inte hundraprocentig mellan två olika ansvarsområden. utan det kommer alltid vart det är överlappning och där behöver du ha den dialogen.

Oftast gör man ju, det jag brukar göra när jag jobbar, det är att försöka dela upp de här leveranserna i mindre etapper om man kallar det för sprintar. Försöka sätta min vad är målet med den här sprinten, vad ska jag göra. Det gör det ju lättare om jag har kortare tidsintervaller att definiera ansvarsområden, definiera förväntningar istället för om jag har en väldigt lång tidshorisont jag ska leverera på. Så uppdelningen i mindre komponenter gör det lättare och tydligare för var och igen. Vad förväntar sig leverera? När ska leverera?

Och vad levererar och vilka broenden har jag till mina andra projekt eller andra leveranser? Som drivs av andra intressenter och andra projektledare. Vi har varit inne lite grann på Ippma och Projekt Forum. Vad är Projekt Forum? Projekt Forum är en ideell förening. Det är alltså inte ett vinstdrivande aktiebolag utan en ideell förening.

Den har funnits sen 1968. Sedan 2002 så har Svensk Projekt Forum haft rätten att använda IMPASS certifieringsprocess och kompetensbas för att certifiera projektledare. Svensk projektforum är egentligen indelat i två delar. Det ena är själva medlemsverksamheten och det kallas på engelska för member association och är lite kravställt för att få använda Ippmas kompetensmodell så ska man ha en medlemsförening. Sen finns det också en så kallad certification body, alltså certifieringsdelen av Svensk Projektforum som i princip enbart ser till att certifiera företag och individer.

Och IPMA, säger du här, vad är då IPMA? Akronymet står för International Project Management Association Det är en världsomspännande organisation. Över 80 länder är medlemmar av Ippma. Sverige har varit medlem sen 2002. Den här organisationen ser till att projektvärlden går bättre och bättre. Det är i alla fall målet.

Där finns det en bred flora av certifieringar och andra aktiviteter för att stärka ländernas projektarbete. Vi på Projektledarpodden är jätteglada att meddela att detta avsnitt är sponsrat av Astrakan strategisk utbildning AB. Astrakan har några av marknadens bästa projektledarutbildningar. Till exempel så är den certifieringsförberedande utbildningen som de har den enda i Sverige som uppfyller samtliga kompetenselement från IPMA. Nu kan du som lyssnar på Projektledarpodden få 10% rabatt på kursavgiften. Ange bara rabattkoden PP21, PP med stora bokstäver, vid bokningen på astrakhan.se.

Boka nu då antalet rabatterade platser är begränsade. Erbjudandet gäller enbart nybokningar och kan inte kombineras med andra rabatter och avtal. För fullständiga villkor, se astrakhan.se. Ittman nämner att de har certifieringar. Varför ska man certifiera sig och vad är en certifiering? Certifiering, själva ordet, kommer från latin och betyder bestyrka eller försäkra sig om eller verifiera.

För oss är certifiering en kvalitetssäkring av en kompetens. Inom Ittman skiljer vi på kunskap och kompetens. Kunskap får man genom att gå i skolan och läsa en bok eller titta på en video eller något sådant. Och kompetens bygger man genom att tillämpa sin kunskap. Så att certifiering för Ippma och Svensk Projektförande betyder att bekräfta och styrka en kompetens inom projektledning. Vilka certifieringar finns det då på Ippma?

De certifieringar som finns på Svensk Projektforum är ganska många, men det är relativt enkelt att navigera mellan de här. Det finns fyra nivåer av individuell projektledningscertifiering. Det är A, B, C och D. A står för en programprojekt eller portföljchef som visar på en väldigt hög kompetens och som kan exekvera eller tillämpa den kompetensen i en mycket komplex miljö. Det är det som skiljer. Sen har vi B-nivån som är en seniorprojektprogram eller portföljledare.

Sen har vi C-nivån som är certifierad projektledare. Sen har vi D-nivån som är certifierad projektkunskap utan krav på erfarenhet. Sen så från och med i år så har Svensk Projektforum den stora äran och förmånen att erbjuda något som heter Ipma Delta. Det är en certifiering av projektmiljön hos ett företag. Det är också en certifiering och det är också accessorer som det heter på Ippmanspråk som bedömer ett företags förmåga eller samlade förmåga att bedriva bra projekt. Då tittar man både på själva miljön, organisationen som miljöför hemvist av projekt.

Man tittar på projekten om de levererar enligt intressenterna, önskemål eller vilja eller förväntningar. Sen tittar man också på individerna, men i ett helt annat perspektiv. Så i vår vanliga projektledarsverkering bedömer man ju projektledaren som sådan. Men här tittar man på om det finns förutsättningar för projektledaren att lyckas– –oavsett hur kompetent projektledaren är. Först ut är SKB som pysslar med kärnbränsleförvaring i Sverige. De är ju helägda av vattenfall.

De har fattat beslutet att göra en sån här HIPMA Delta hos oss på Svensk Projektforum. Spännande. Varför ska man certifiera sig? Jag kan bara säga min personliga syn där. Dels som sagt var så tror jag väldigt viktigt, precis som Per-Ole får inne på, det är också ett sätt att kunna kommunicera till omvärlden, till företag, till om jag jobbar som konsult, till kunder, vad jag kan och inte kan. Det som är centralt tycker jag är att det baseras också på erfarenhet och kompetens.

Vad har jag verkligen gjort inte bara de teoretiska kunskaperna. Men sedan tycker jag också att personen, att hela certifieringsprocessen är viktig för mig så som individ. För det hjälper ju mig så som individ att förstå och också omsätta egentligen all min erfarenhet och liksom få ett av ett eget kvitto, men också hela processen. Kunna gå in och förstå, tänka igenom vad jag har gjort, vad har jag lärt mig, vad kan jag. Det skapar en väldigt trygghet för dig själv, så som projektledare, att faktiskt ha gått igenom själva certifieringsprocessen.

För personligen så tycker jag att själva processen att certifiera sig var det som var mest givande för mig. att kunna få den tillfället att faktiskt sätta sig in och jag tar det engagemanget och få den insikten om vad jag kan och inte, och vad jag har gjort och vad det faktiskt betyder. Du nämner att du lärde dig väldigt mycket av själva certifieringsprocessen. En del går utbildning innan man certifierar sig. Behöver man det? Nej, man behöver absolut inte gå en utbildning innan. –utan jag tycker att man får väldigt mycket god guidning av processen i sig.

Däremot kan det vara så att det är en trygghet att gå en utbildning– –rent generellt för att man får en insikt. Många företag erbjuder i sina anställda utbildningar– –för att man ska kunna förbereda sig för en certifiering. Det är absolut inte ett måste, men det är väldigt individuellt vad man tycker. Vad man känner själv att man behöver och vad man vill för att gå in i en certifiering. Men det är absolut inte ett måste. Hur vet man då vilken nivå man ska certifiera sig på?

Det finns en bra beskrivning på Svensk Projektforums hemsida som är egentligen väldigt mycket inriktad på att titta på den erfarenheten som man har som projektledare eller programledare eller portföljchef. På A-nivå krävs det fem års erfarenhet av komplex projektledning som i 3 år ska vara på strategisk nivå, som det så vackert heter. Och till och med så att det ska vara mycket komplex… en mycket komplex miljö. Hur vet man att man har varit i en komplex miljö eller en mycket komplex miljö? Det finns ett verktyg som man kan ladda ner, en liten Excel-fil, där man tittar på tio faktorer i sina erfarenheter i de olika projekten som man har lett.

Där kan man räkna fram ungefär var man ligger. Det bygger naturligtvis på vad man själv upplever de här faktorerna. Det är ett bra verktyg för att ta reda på vilken erfarenhet man har. Och den första etappen i certifieringen tittar just på är den som söker det här certifikatet har den personen den erfarenheten som vi kräver. Det är egentligen insteget. Och har man då tittat på sin erfarenhet och kommit fram till att jag har den erfarenheten jag har då är det en mycket god start för att välja en nivå.

Sen anmäler man sig på den nivån och går vidare i certifieringsprocessen. Jag lägger en länk i anteckning till det här avsnittet till den sidan på projektforum. Lär man sig något av en certifiering? Du var inne på det lite grann Kristina, att du lärde dig mycket. Men hur lär man sig något av det här? Det som sagt är det ju en process.

Det är ju en process där man går tillbaka till de olika projekt som man har lett. får titta igenom vad har jag gjort bra, vad har jag gjort dåligt och man reflekterar väldigt mycket över vad har jag lärt mig på mina projekt. Så just den här är det väldigt mycket lärande från individen skulle jag säga där man får gå och ge sig själv tid att gå tillbaka och fundera på vad har jag lärt mig som var bra, vad har jag lärt mig som var dåligt, vad borde jag förändra. Och sen så har man ju också, när man jobbar med de här processen så har man ju också en en sparing partner, en person, en diskussionspartner, där man också bollar de här frågorna som hela den här processen handlar om under den här tiden, vilket också är väldigt givande för att det är ju ofta så att man för personen har varit så att man ofta kanske sänker i sig själv, att man håller sig själv lägre och man får en sparingpartner som kan diskutera och säga att det där gjorde det bra och det här kunde du tänka på, tänk och lyft de här starka sidorna os dig själv och sådana och de här svaga sidorna behöver man ta hand om.

Så just den här processen och dialogen som man har under själva certifieringsprocessen tycker jag är en väldigt lärande process. Och det var just för min del anledning till varför jag valde just att certifiera mig på Ipma. Det var ju för att jag ville ha den här processen där jag får använda certifiering, inte bara för att få ett kritto, utan också få en process där jag får tid att reflektera, tid att fundera och också då faktiskt bli bättre. Och hur går det då till när man gör en certifiering, om vi kan ta exempel på C- eller B-nivån? Det första som man gör, förutom att anmäla sig då och hitta en nivå som man tycker verkar matcha ens kompetens, det är att man är med på en obligatorisk introduktion och då är det någon från Svensks projektorn som berättar hur certifieringsprocessen kommer att löpa på.

Och sen startar det intressanta arbetet att fylla i en ansökan, som det heter. Det låter kanske tuffare än vad det är. Men det är ett dokument som består av både CV och man listar sina erfarenheter och starka svaga sidor, som Kristina var inne på. och andra delar som beskriver för de två assessorer som ska bedöma eller egentligen inte bara bedöma utan försöka locka fram bevis på kompetens hos dig som söker certifierings- eller certifikatet. Efter att den ansökan är inlämnad så får man skriva ett prov och det provet finns på B och C och D-nivå. När det är klart så skriver man en rapport på B-nivå och är man på A-nivå så får man skriva en större rapport, egentligen uppdelat på två rapporter.

Sedan är det själva uppkörningen och där har vi sedan mars-april 2020 kört den uppkörningen helt digitalt. Då har vi en lång intervju där man får chans att träffa sina assessorer som sökande till certifikatet. De ställer ett antal frågor för att med alla medel hitta bevis på kompetens som krävs för att man ska få certifikatet. I slutav den intervjun får man ofta ett preliminärt besked om assessorerna kommer att rekommendera godkänt eller underkänt. Sen finns det ett par ögon till på hela den certifieringsprocessen. som går in och tittar att assessorerna har följt de regler som finns och att det har gått rätt till.

Sedan är man godkänt så får man ett certifikat på den nivån man har sökt på. Vad är en assessor? Sparringpartner har Kristina nämnt här, men vad är det egentligen? Vi definierade ordet lite grann. Assessor är en hos Svenskt Projektforum anställd person, antingen en egenföretagare eller man kan vara anställd också, som är dels certifierad på den nivån som assessorn ska bedöma och dels är utbildad att just bedöma kompetens inom projektprogram och portföljledning. Och ordet assessor är ju internationellt assessor på engelska och finns i alla länder som utövar den här certifieringen.

Och då är det inte bara en assessor utan det är två och det finns ju assessor inom juristerväsendet i Sverige också men det är nog helt annat. Men assessorn är en utomordentligt kompetent projektledare eller programledare eller portföljchef som dessutom är tränad i att locka fram och hitta och bedöma kompetens hos projektledning. Det finns ungefär 15 sådana på Svensk Projekt Forum och de har då rätt att vara accessorer på de olika nivåerna som vi certifierar på. Accessorerna följer kandidaten genom hela certifieringsprocessen och det händer ibland att också accessorn håller i själva introduktionen som inleder processen.

Hur många klarar sig som anmäler sig för att certifiera sig? Det skiljer lite grann beroende på vilken nivå man går upp. Men i ett snitt så är det en bra bit över 60 procent som klarar sig. Då är det 40 procent som inte klarar sig. Om man då säker på B-nivån kan det vara så att man klarar sig på C-nivån då? Ja, oddsen är något bättre på C-nivå än B-nivå.

Och A-nivå är det lite tuffare och D-nivå är det högre. så lägger man ihop det där så blir det någonstans mellan 60-80 procent. Det varierar lite över åren, men där ligger vi någonstans. Hur många är det ungefär som är certifierade på varje nivå i Sverige? Över hälften av de som är certifierade av de 5 000 vi har är på den nivå. Så vi har väldigt många, både som kommer direkt från universiteten eller som vill certifiera sig, alltså certifiera sig i en projektkunskap framför allt och utan krav på erfarenhet. Och sen så är det kanske en fjärdedel på C och nästan lika många på B.

Och sen är det åtta personer på A som har klarat A-certificatet i Sverige. Och hur mycket tid tar det här att certifiera sig? Ja, det beror ju på hur mycket man vill lägga på sin certifiering. Jag minns när jag certifierade mig 2006 så valde jag att fokusera på min… Framför allt när jag skulle lämna in mitt material. Då fokuserade jag i princip tre dygn på det.

Totalarbetsmängden i snitt ligger på ungefär en vecka. Och då är det, tror jag, A-B-nivå därför att där ska man skriva en rapport också. Det brukar ta en liten stund. Så att någonstans… Kanske tre dagar på C-nivå och hur mycket som helst, det beror på hur man är lagd. Men en dryg vecka kanske på A- och B-nivå.

En arbetsvecka, inte kalenderevecka. –Precis. –Det får jag tänka efter. Jag vet att jag la 125 timmar på B-nivån. Ni arbetar som assessorer. Vad är de vanligaste misstagen– –när man ska certifiera sig? –Jag skulle nog säga det vi inne på. Att man kanske inte ger sig själv chansen att göra en bra certifiering. Att nummer ett att man inte lämnar in ett material som är genomarbetat till att börja med.

Att man går igenom verkligen, tar den effektiva tiden som behövs och försöker göra sig själv rättvisa. Utan att man lite kanske slarvar igenom det skulle jag säga. Ett vanligt misstag tror jag är att man försöker ge en mer positiv bild av sig själv i hopp om att det ska göra att man klarar sig bättre. Egentligen är det prisstört om. Ju mer ärlig och reflekterande och även öppen med att det där kanske inte gjorde jättebra, men jag har lärt mig nånting av det. Det är snarare ett styrkebesked för oss assessorer.

Det är inte så att man söker ett jobb eller skriver en CV. där man enbart tar upp de positiva sakerna. Utan den certifieringen vi har där vi bedömer kompetensen, där finns det en kompetens i att lära sig av saker som inte har gått så bra. Och att det finns utmaningar i alla projekt, det vet vi ju. Och ju fler utmaningar det finns, desto mer svåra och komplexa är projekten. Och om då komplexitet är en förutsättning för att nå de högre nivåerna i certifieringen, då måste det också finnas med i materialet man lämnar in. Ofta ser både…

Vi assessorer ser ofta att de som lämnar in sin ansökan försöker på något sätt beskriva sig själva i en bättre dag än vad som är i verkligheten. Då är det betydligt bättre att bara bestämma sig för att vara helt ärlig och transparent och lämna in en bedömning och beskrivningar och utmaningar som stämmer så mycket som möjligt med den verklighet som man har upplevt. Det är ett styrkebesked i certifieringen. Vilken nytta har ni haft av era certifieringar? Självklart har man nytta av en certifiering. Väldigt mycket nytta har man faktiskt i kunskapen om sig själv. och också att man får ett högre självförtroende genom att man faktiskt har gått igenom en process, man har faktiskt fått ett kvitto på vad man kan, vilket gör att man blir modigare också när man går in och tar ett nytt uppdrag och har en större tro på sig själv skulle jag säga.

Det är min absolut största nytta av certifieringarna. Sen är det självklart så att jag jobbar som konsult. Då är det självklart så att om jag har en certifiering så värderas det också ute bland mina kunder och de bolag jag jobbar med. Men min absolut största nytta är faktiskt den jag har fått själv. Jag håller med, Kristina, helt. Att gå igenom de närmare 30 kompetencielementen som finns i vår IPMA-certifiering gör att jag reflekterar över vad jag är bra på och möjligtvis vad jag behöver bli bättre på.

Den resan sker under certifieringen och den sker också under recertifieringen. Vi har krav på att man ska recertifiera sig för att behålla sig certifikat för femte år. Då får man en liten snabb tid igen på dels den utveckling man har gjort men också vad jag har för kompetenser och vad behöver jag stärka och vara stolt över. Så det har gett väldigt mycket. Sen tror jag att både för mig och Kristina så har det betytt en inkörsport till ett nätverk och ett ideellt arbete som har gett mig jättemycket. Jag har varit associerad till Svensk Projekt Forum sedan 2008 då jag började jobba som assessor.

Och sen så tycker jag ju också precis som den här resan som vi pratar om, den fortsätter ju. I och med att man har gått igenom en certifiering så får man ju också faktiskt med sig redskap att reflektera över vad man gör och hur man jobbar och vad man kan och inte kan och vad man bör förbättra även i fortsättningen. så att den här processen är ett redskap i sig som man tar med sig vidare sen även fast man inte gör det i en certifiering men i sitt vanliga arbete. Så jag tycker bara att det är det tankesättet som man lär sig genom att certifiera sig har jag nytta av. Och hur ser ni på andra certifieringar såsom PMI och PRINCE 2?

För mig så är det här lite olika certifieringar eller olika produkter och det behöver inte betyda att någon är bättre eller sämre. Ippmas certifiering fokuserar ju, som vi tror att vi har pratat om ganska mycket, på människor och kompetens att hantera människor som projektledare. Och det är också så att i IPMA-certifiering där är det två assessorer som bedömer om den som söker certifikatet verkar ha den kompetensen som efterfrågas. Det är en ambitiös certifiering, den tar en del tid. Om man jämför med till exempel en PRINCE II-certifiering, det är en certifiering som är inom projektskrået också.

Men det handlar väldigt mycket om att certifiera sig på en projektmodell som heter PRINCE II. Det är jättebra på alla sätt och vis, men det är lite olika produkter. PMI har PMBook som också är en variant. –till en projektmodell eller en samling beskrivningar hur man kan bedriva projekt. Sen finns det andra beskrivningar hur man driver projekt. En styrka, men det kan också uppfattas som en svaghet– –men för mig är den styrka att Ippmas certifiering är egentligen metodagnostisk– –eller bryts egentligen inte om om det är den ena eller den andra sättet– –eller projektmodellen som ligger till bas för ens kunnande.

Utan där tittar man på kompetenser i allmänhet som inte är knutna till någon dialekta av projektledning. Så man kan alltså arbeta enligt vilken projektmodell som helst och sen ändå certifiera sig via Ippma? Ja, och jag glömde säga inledningsvis att Ippma har också en A, B, C och D-certifiering för agil projektledning. Det är samma kompetenselement som i den traditionella men den erfarenheten som krävs ska vara i en agil kontext. Man använder sig av agila termer för att beskriva den kompetensen. Det säger också lite om att vi är metodaagnostiska utan vi tittar på en kompetens som verkligen ska göra skillnad i projektledningsarbetet.

Det är metodoberoende för den stora styrkan med Ippma. Det gör också att Ippmas certifiering, det kommer ju in nya modeller och nya metoder och nya varianter av metoder, utvecklas kontinuerligt. På så vis hanterar ju även förändringar i framtiden, i och med att man faktiskt inte styrs på en specifik terminologi, en specifik metodik. Ni nämnde ju början att Projekt Forum inte bara håller på med certifiering, utan även har medlemsverksamhet. Vad består den? Svensk Projekt Forum ger ut en tidning varje år, och i år så har vi några pappersnummer och några digitala nummer.

Där kan man läsa om projektledare och agila projekt och allting som har med projekt att göra. Det är nånting som man får som medlem. Vi har också två årliga event. Nu har de legat lite lågt sedan mars-april förra året på grund av den situationen med corona som vi har haft. Men normalt sett har vi två stycken event. Det på hösten heter Projektforum. och då samlas massor med projektintressenter vi brukar hålla till i Spegelsalan på Grand Hotel och prata projekt under en hel dag i alla dess former och från olika vinklar.

På våren har vi nåt som heter Projektverktygsdagen där vi fokuserar lite grann mer på verktyg, metoder och tekniker för att bedriva projekt, men fortfarande ungefär samma öppna forum. Det behöver inte enbart vara runt projekt. Det kan handla om ledarskap i allmänhet, det kan handla om mindfulness eller reflektion eller meditation. En skön blandning av olika ämnen. Sedan har vi webbinar, vi har frukostseminarium. Det finns nätverksverksamhet som vi bedriver.

Vi har rätt för PMO-år till exempel. Det finns väldigt mycket verksamhet förutom själva certifieringen. En projektledare som har hållit på ett tag, har ni några tips om hur de kan utvecklas? Jag skulle säga att deltaga i nätverk. Hitta nätverk, ta dialog med andra, få möjlighet att lyssna på vad andra har gjort. Jag skulle säga genom områden som det Per-Ole var inne på alldeles nyss, de här projektforumsdagarnas, att gå på den typen av enemang ger otroligt mycket energi.

Man kan få väldigt mycket tips, väldigt mycket energi, väldigt mycket information, men man satsar på att hitta andra projektledare att nätverka med och lära varandra. Tack. Jag gillar ju att man lär sig ha misstag. Har ni gjort några misstag och vad lärde ni er då? Jag har ett exempel som jag brukar gå tillbaka till. Egentligen handlar det lite om när du ställde en fråga för ett tag sedan om framgångsfaktorer i ett program.

Jag fick ju uppdrag att hjälpa två stycken personer från en huvudstads kommun, kommunstyrelsen i en huvudstads kommun. som bedrev en projektverksamhet. De berättade för mig att de körde ungefär 100 projekt varje år och de var inte riktigt säkra på vad de här projekten egentligen levererade. De brukade titta till dem någon gång per år. Det där fick ju mig att nästan ställa mig upp och ropa med helströst. Det där måste ju få ordning på. Jag startade en liten workshop med de två personerna.

Vi försökte komma fram till något sätt att lyckas med projekten och identifiera vad de skulle leverera och få dem synkade på något sätt och hitta en gemensam grund för att bedriva projekt i den här kommunen. Efteråt pratade jag med några personer som kände den här kommunen väldigt väl och jag sa att nu kämpar jag med de här personerna under en stund här och det var väldigt svårt att komma fram till egentligen. Det verkar som att de inte riktigt hade den här gejsten att lyckas med sina projekt. Jag förstår inte riktigt varför. Och då var det någon som sa, av dem jag pratade med, att ja men, Paroloff, har du tänkt på vad som egentligen driver de här personerna du träffade?

Tror du att de är drivna av att lyckas med sina projekt? Ja, då blev jag lite osäker och sen så sa den ena då, ja men det som driver de här det är två saker. Det ena är att det blir omvalda i nästa kommunval. Det andra är att inte hamna i kvällstidningarna. Så de egentligen bryr sig inte om de här projekten. Då kan man göra några reflektioner.

Varför har man projekt om man inte bryr sig om att de ska leverera? Men den kanske allra viktigaste är ju varför. Vad är det som tar reda på de bakomliggande drivkrafterna för att göra en projektportfölj eller ett program. När du för en stund sedan frågade vad är viktiga framgångsfaktorer för att lyckas med ett stort program, då finns det ju en jätte jätteviktig faktor och det är ju att starta med att identifiera de övergripande skälen till att vi startar programmet, alltså övergripande mål. Och hur viktiga är de och går de och mätar på något sätt?

Har vi de målen, syftet med projektportföljen eller projektet, det kommer vi att ta användning av och nytta genom hela projektet. Många företag, och jag tror på det Christina och jag har sett sådana, startar stora projekt eller program och säger att nu ska vi byta IT-system. Våra IT-system är för gamla, vi vill ha nya IT-system. Och så kör man igång det där och halvvägs in i projektet så kom man fram till att det där var alldeles för dyrt och varför gör vi det här egentligen? Och så stänger man projekt eller programmet. Har man tagit reda på att de här IT-systemen sitter i vår absolut viktigaste affärsprocess, det är när hela det här företagets liv och vi måste förbättra de här processerna.

Vi sätter upp de här övergripande målen med bättre affärer eller snabbare genomlöpningstid. Eller time to market eller vad det kan vara. Så bestämmer man att de här målen ska vi nå. Då har vi det här programmet som ska nå de här målen. Så ett viktigt misstag som man kan lära sig av är att man startar ett projekt men egentligen inte vet varför. Det tror jag att jag har varit delaktig i några gånger under min karriär.

Precis. Ja, det är så många igenkänningsfaktorer där. Nej, precis som du säger, det är just den här… En av de stora delarna som du är inne på, som jag bara vill haka på lite, är varför man gör det. Jag brukar prata om ett DNA. Det är väldigt många gånger som man kommer in och får ett uppdrag och säger- -“Vilkt är det här projektet som vi ska starta?” Och sen får man uppdrag att vara projektledare.

Om jag som projektledare bara anammar det och kanske naturligt bara tar det uppdraget och börjar jobba med det- så finns det ju alltid en stor risk som jag har sett, alldeles när man jobbar med större program och projekt, att det faktiskt inte levererar, så man kommer inte att nå målet och det är precis det Olof säger, det finns ingen förankring till varför man gör det här, utan man har ganska snabbt gått mot på en lösning istället för att fundera på vad är det för någonting vi vill lösa. Så att gå tillbaka till det här DNAt och säga varför gör vi det här Det är väl någonting som jag gör numera när jag får ett större uppdrag att faktiskt säkerställa att vi alla är eniga om varför gör vi det här. Och jag skulle säga att mer än, långt mer än 50 procent, jag skulle säga med merparten av tillfällena så kom vi fram till att det grundprojekt som jag har fått som beställning på kanske inte blir detsamma när vi har gjort den här processen och går tillbaka och funderar på varför gör vi det, har vi en samsyn, vad det vill uppnå. ofta handlar om att vi ska vara relevanta. i framtiden och de delarna och då kanske det här byta IT-system inte är det som gör oss relevanta utan det är bara en komponent som kanske vi kommer fram till att vi också behöver göra.

Men det är inte det som kommer skapa värde som den här beställaren tror att den ska få bara för att byta IT-system. Så jag ska gå tillbaka till det här DNAt och förstå varför det har gör mig mycket mer lyckosam idag än vad det gjorde mig tidigare. då jag bara tog beställningen och försökte leverera den. Plötsligt var det en diskrepans mellan vad förväntningarna var och vad projektet levererade och kunde leverera i form av resultat. Ett annat område som brukar vara min största lärdom är att som projektledare jobbar man med människor. Och människor är alltid svårt.

Då är det då man kommer in i det här att leda människor och styra människor är det svåraste du gör som projektledare. Ibland får man ta ganska tuffa beslut när det gäller människor. Man inser att gör man organisationsförändringar kan det påverka människor. Det finns inget svårt för en person att ta till sig en förändring- när man faktiskt inte själv äger förmågan att styra även en förändring som sker. Då har jag upplevt att det jag kan ha gjort och lärt mig av- Det är att många gånger i de fallen så kanske man skjuter på besluten därför att man vet att den här besluten kommer faktiskt påverka människor, den här organisationen.

Och någonstans så måste jag ta det här beslutet. Men att skjuta på det för längre skapar en sämre situation för personen och för leveransen och för organisationen än att faktiskt gå in i det beslutet och ta beslutet och kanske jobba mer med vad kan vi göra för att den här personen eller de här individerna inte ska drabbas negativt än att man tycker att det finns jobbet att ta ett beslut som faktiskt påverkar andra negativt. Så det skulle jag säga att det är de tuffaste projekt jag har jobbat med det är när man känner att man faktiskt det finns människor som faktiskt inte kommer tycka att det här resultatet är bra. Tack, jag känner igen mig i det här.

Om någon vill kontakta er, hur kan de göra det? Då kan man kontakta mig på mitt… Jag har drivit ett eget bolag som heter Via Ryd AB. Där når man mig. Jag kan lägga en länk i anteckningarna och parolag. Vi kan lägga en e-postadress i din log för mötet.

Jag ska bara säga att både jag och Kristina går att nå via projektforums hemsida. Det är samma gäller för mig. Jättebra. Har ni några tankar om vilka andra som borde vara med i Projektledarpodden? Jag säger så här. Det som jag kan tycka är intressant är hur digitalisering påverkar projektledaren och projektledarens kompetenser.

Det tycker jag är ett spännande område. Och där vet jag ju att du är en av, du har blivit kallad digitaliseringsguru. Så att jag tar jättegärna upp den stafettpinnen och pratar med dig vid ett annat tillfälle om den biten. För idag har vi fått höra jättemycket med matnyttet om program, projekt, Ippmas artivering, projektforum. Och jag har massa frågor kvar, men de får vi ta vid ett annat tillfälle. Stort tack för att ni kunde ta ut tiden att vara med, Kristine Rydgren och Per-Olof Sandberg.

Tack så jättemycket. Tack, Mattias.