ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2021-09-04. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 21: Samverkansprojekt i byggbranschen med Therese Helander Läs sammanfattningen: Samverkansprojekt i byggbranschen: Therese Helanders praktiska guide (21)
Transkribering
påverkas av projektet eller blir påverkade och då är det inte bara vi i närmsta kretsen i projektgruppen utan vi har ju även, i det här fallet hade vi politiker, vi hade media, vi hade skola, vi hade föräldrar, vi hade närboende. Den som pratar är Therese Lander som arbetar som projektledare inom byggbranschen. Hon arbetar för företaget Valros och främst med samverkansprojekt. Om det och mycket annat kommer vi prata om idag. Detta är en fortsattning på förra avsnittet där Therese pratade om PMI. Det var avsnitt 20.
Jag som har podden heter Mattias Ejbe. Nu kör vi. Du vill lyssna på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt. Vi lär dig mer av andra om projektledning. Om vi pratar agilt i byggbranschen, pratar man agilt där?
Eller är det ett vattenfall som gäller? Traditionellt sett är byggbranschen väldigt konservativ och har en ovilj att förändra. Vissa tror att de är agila, men man kapar bara hörn och tar genväger. Det är skillnad på att göra som man vill och att man anpassar metoden efter projektingsbehov. Men det är inte så branschen blir mer agil, utan det är någon samverkan. Då får man med alla intressenter från start om man kan itera sig fram till en bra lösning istället för att bygga luftslott.
Kan du berätta för de lyssnarna som inte har koll på byggbranschen om hur det går till i en konservativt sätt med projektering och så vidare respektive hur det går till med samverkan? Jag tror att man behöver en liten snabb förklaring på en minut gällande hur det här går till. Jag tänkte börja med samverkan då. Det är ett strukturerat arbetssätt där man tidigt tar in samtliga aktörer, beställa organisationen, konsulter, entreprenörer, undantreprenörer och slutkund. Tillsammans sätter man projektets mål samt vad projektet ska innehålla och hur man ska genomföra projektet för att nå det gemensamma målet.
Entrepreneurformen kan vara både utförande entreprenad och totala entreprenad. Ett klassiskt byggprojekt är indreat i fyra skeden. Först studerar man projektets förutsättningar, det kallas oftast förstudie. När man vet vad som ska göras så projekterar man projekteringsskedet. Sen under produktionsskedet bygger man och sen lämnar man över projektet och då tar du fjärde steget vid förvaltningen. Under projekteringen finns det två vägar.
Om beställaren vill äga hela projekteringen och kan det upp på AB, dvs utförande entreprenad, eller om beställaren vill att entreprenören ska ansvara för projekteringen. Då handlar det om en total entreprenaden ABT. I första fallet utför en entreprenaden då äger beställarskäl risken kring handlingarna och i en totala entreprenad så skjuter beställaren över risken till entreprenören. Oftast är ju dessa processer kanter av tolkningar av beställars underlag och vad som ska ingå, vilket kan leda till ett omfattande ätarkrig. Det vill säga att entreprenören vill ha extra betalt med sina tolkningar av handlingarna.
Jättebra beskrivet. Det är ändå bra beskrivet. Det man kan säga är att det är ett antal handskakningar. Man har ett antal faser. Det är inte samma personer som jobbar i de här faserna. Det är nästan ingen som följer hela projektet från början till slut.
Det gör att vi har både informationsglapp och vi har även glapp i ursprunglig idé och mål. Det kan variera mellan de här olika stegen. Och samverkan, det är lösningen på alla problem? Jag skulle säga nej, men ja, det handlar ju faktiskt, man kan inte bara säga att vi jobbar samverkan och sen så går man därifrån. Det handlar om att samverkan är, man måste ju engagera sig. Som jag sagt tidigare, samverkan är ingen entreprenadform utan ett arbetssätt.
Det handlar om att organisera sig tidigt. Idag finns en ISO-standard för samverkan, 44001, och den standarden hanteras bland annat i organisatoriska frågorna. Beställnadsorganisation behöver förstå vad det betyder att medverka ett samverkansprojekt. Det är inget enskilt som projektledaren gör, utan projektet ska engagera och beröra hela beställarorganisationen. Utan stöd och medverkan från ledningen har jag som projektledare svårt att driva ett samverkansprojekt. Det här är då grunden för ett samverkansprojekt.
Hur driver man då ett samverkansprojekt? Jo, det är oftast uppdatert i två faser. Fas 1 och fas 2. Men det kan även innehålla en fas 0. Och jag kommer att använda totala entreprenad som ett exempel här då. I första fasen handlar det om att organisera och bemanna projektet med rätt personer, funktioner och kompetens.
När upphandlingen är klar är det smart att man samlar alla projektteltagare och där går också beställens organisation. Där kan jag tjota hur mycket som helst om. Tillsammans tar man fram målsättning. och räddar ut frågeställningar samt klargör processer som man ska gå in i. Det görs med fördel i en workshop eller en kick-off. I samband med det här skriver man ofta en form av samverkansdeklaration som alla parter signerar. Efter det här då startar man sin projektering.
En förutsättning är att man sitter tillsammans i ett projektkontor eller ett interaktivt rum bara man interagerar med varandra. Fysiskt eller hybridlösning beror på projektets intressenter och vilka förutsättningar man har. Det kan vara olika kulturella skillnader och olika världsdelar man jobbar så då behöver man ha en hybridlösning också. I den här fasen så ritar man inte bara utan man estimerar även projektets totala kostnad. Detta görs tillsammans. Beställare, konsultgrupp, entreprenör, underentreprenör och inte alldeles andra parter. alla ska bidra.
Förhoppningsvis stämmer det estimerade priset med den tänkta investeringen och kvaliteten på leveransen och då övergår projektets deltagare till fas 2 om man signerar ett kontrakt. Men har man haft en kämpig fas 1 så finns det även här en möjlighet att avbryta samarbetet från båda parter. Fas 2 är till stora delar en produktionsfas. Där startar man detaljprojektering av bygghandlingen parallellt som man startar produktionen. och under hela produktionen arbetar man kontinuerligt tillsammans med samtliga aktörer med kostnad och kvalitetsuppföljning samt att man arbetar aktivt med de att nå de uppsatta målen.
Jobbar man även med möjlighetsanalys? Det är en självklarhet. Jag kallar det risk och möjligheter. Men om man tänker så, vad finns det för svagheter i samverkan? Jo, nackdelar och svagheter med samverkan. Beställare som har beställt ett samverkansprojekt men inte förstår innebär den.
Som jag nämnde tidigare så krävs ju en organisation, ett engagemang och en medverkan. Ett projekt är aldrig en one man show. Och en annan svaghet är också när beställaren sätter sig på läktaren. När beställaren inte medverkar utan låter entreprenören driva och genomföra projektet själv. Då kan man lika gärna handla upp den på en traditionell total entreprenad. En annan svaghet när man inte kör samverkan fullt ut, när man inte handlar upp under entreprenören på samma vilka som entreprenören.
Transparens i alla led är viktig och det gäller framför allt att ha transparens på ekonomin. Det är viktigt att alla verkar få projektets bästa oavsett var man kommer ifrån. På mitt företag, vi på Valoros, vi förespråkar att man arbetar med transparent ekonomisk redovisning i projektet, vilket betyder öppna böcker. Vi kör gemensam ekonomi-möten där alla har insyn. Vi tycker att det är viktigt att alla blir medvetna om kostnadskonsekvenserna av risker och möjligheter och de beslut som man fattar i projektet. Och det sättet som man kan göra då att de här blir inte konkurrensutsatta, men att man ändå kan hålla rätt priser?
Det handlar om rätt produkt och kvalitet till rätt pris. Det handlar inte om att det ska bli billigare, utan det handlar om att göra lagom saker i fas 1 för att säkerställa, trimma och anpassa för att nå projektets uppställda mål i fas 2. I fas 1, under projektering och kalkylfasen, så görs en vidare projektering. Normalt går man från program till systemhandling i samråd mellan parterna Parallellt med att man också i samråd tar fram en detaljkalkyl över projektets självkostnader och i den inkluderar strategiskt viktiga underentreprenörer för installationer och stumme som man också handlar upp i samråd.
Om och när beställaren godkänner entreprenörens kalkyl och den kvalitet som den svarar mot så görs en beställning av produktionerna i fas ett. Först då blir beställaren bunden till kontraktet och kan inte längre ångra sig. så samverkar ett sätt för beställnad balansera den risk normalt följer av att köpa byggprojekt på löpande räkning. Då åstadkommer man genom ersättningsmodeller som kombinerar fasta arvoden och löpande räkning som ska ge drivkrafter för att skapa då en bra slutprodukt. Hur hanterar man alla bakbonuser som finns i branschen som inte kallas bakbonuser?
Bakbonuser är ju svårt att komma åt naturligtvis, men det bygger fortfarande på förtroendet och tillit. Stora organisationer har naturligtvis länge till beslut och insyn, men successivt arbete och dialog leder till möjlighet att tillgodoräknas även detta. Bakbonuser kan omsättas till bättre repeterade prislister som använder löpande arbeten och redovisning i projektet eller exklusive avtal för det specifika projektet. Det jag skulle vilja säga med samverkan är att det är viktigt i det här skedet när man startar upp, när man har sin projektorganisation i början och man ska göra upphandlingen med entreprenörerna, att bjuda in entreprenörerna.
I denna projekt bjöd vi in de största, vi hade bjöd in tio entreprenörer som klarade omsättningskraven. Bjöd vi in för ett samtal. Då vi ställde samma frågor eftersom vi inte är under allu så ställde vi exakt samma frågor här allihopa och de fick chansen att visa upp sig. Och sen då vet vi liksom vad vi, och att de också förstått då hur vi ville jobba, hur vi ville driva projektet. För då presenterade vi också hur vi hade tänkt. Alla fick samma information.
Och då blir det ju inte det här sen att någon överklagar upphandlingen. För det har det ju gått till på rätt sätt. Så där, när jag sa tidigare att allting handlar om upphandling. Det här är liksom så otroligt viktigt hur man skriver upphandlingen. Vad har du för tips där? För det låter helt fantastiskt att klara av en LUU-upphandling utan att få överklagande.
Absolut. Det handlar bara om att… Man väljer… Man sätter en… Så som jag skulle göra, ska jag säga, är att mycket är på de mjuka parametrarna. Man sätter priset.
De måste ju ha en procentsats som de går in på. För att tjäna vinster. Och att man inte ska ha med… Det ska bara vara ren vinst i den procentsatsen. Den sätter man till ganska låg viktning själva pengarna så att det inte blir fokus. Fokus är på hur man driver projekten.
Att man kan visa på hur man vill driva projektet på det sättet som beställaren önskar. Så att man får förklara då. Och för att få full pott på den så måste man då uppfylla det här och här och förklara det. Och hur man driver, att man ställer ganska öppna frågor så att de får förklaras så ser man liksom att men det ska väldigt tydligt vara hur vi prövar den. Hur man sätter poängen. För att få full poäng så behöver man faktiskt uppfylla det här och det här.
Vi på Projektledarpodden är jätteglada att meddela att detta avsnitt är sponsrat av Astrakan strategisk utbildning AB. Astrakan har några av marknadens bästa projektledarutbildningar. Till exempel så är den certifieringsförberedande utbildningen som de har den enda i Sverige som uppfyller samtliga kompetenselement från IPMA. Nu kan du som lyssnar på Projektledarpodden få 10% rabatt på kursavgiften. Ange bara rabattkoden PP21, PP med stora bokstäver, vid bokningen på astrakhan.se. Boka nu då antalet rabatterade platser är begränsade.
Erbjudandet gäller enbart nybokningar och kan inte kombineras med andra rabatter och avtal. För fullständiga villkor, se astrakhan.se. Vad har du för tips för att en upphandling inte ska överklagas? Vill ni lära er allt om upphandling och samverkan så tycker ni ska komma på PMICs samhällsbyggnadsdag. Vi kommer en fantastisk kunde person som ska prata om just detta. LOU, samverkan och upphandling.
Tanken var ju att vi skulle ha det nu i oktober, 11 oktober, men vi gjorde ju vår riskanalys. Med tanke på hur det ser ut omvandling just nu så beslutade vi att flytta eventet till den 24 januari 2022. Med den som väntar på något gott, väntar aldrig för länge eller hur är det? Men som sagt, till dess kan jag ge er några konkreta tips. När jag och mina medarbetare på Valrus hjälper beställare med att formulera upphandlingen så startar vi alltid med att göra en analys av marknaden. Vi ser över vilka aktörer som är tillgängliga och passar då på och byer in dessa, eller huvuddelen av aktörer, till en dialog för att höra och lyssna in vilka erfarenheter av samverkan de har, vilken kapacitet, vilken inställning de har samt hur respektive företag mäter sina resultat och vad som driver resultaten.
I fas 1 så arbetar jag entreprenör som konsult tillsammans med övriga konsulter beställaren och mot överenskomna timpriser och mot uppsatt budget samt gemensamma mål. Så i beställningsskrivelsen i kontraktet för fas 2 Så fastställer man sluttiden, man spikar kalkylen vanligen kallad riktkostnad och låser fast entreprenörers procentpåslag för vinst och central administration som offereras i anbudet till ett fast arvode beräknat i procent på riktkostnaden. Så vid offentlig upphandling av byggentreprenader med samverkan så sker utvärderingen av det inkommna anbudet ofta i en betydande utsträckning av annat än pris. till exempel genomförande planer, hur man tänkt att driva projektet, intervjuer med nyckeln. personer, fördömning av dess kompetens och erfarenhet. Det innebär alltså att den upphandlade myndigheten i stor utsträckning tar hänsyn till de djuka parametrar i underlaget för arbetsutgivning och värderar dessa högre än vad priset värderas.
Har du några exempel på lyckade samverkansprojekt? På Volos har jag medverkat ett stort antal samhällsprojekt, ibland att Sala Uppsala, och nyckeln för framgång i dessa projekt har varit kommunikation, både internt och externt. Här har vi tänkt på de framtunga processerna i tidigt skede och gjort intressent analysen och kommunikationsplan. Vi har då skapat en förståelse och gemensam målbild som också jobbat väldigt mycket aktivt med risker och möjligheter genom hela projektet. Tillsammans har vi tagit fram det i tidigt skede och följt upp dem kontinuerligt på alla nivåer.
Och som jag nämnde tidigare att vi har liksom på byggmötarna så har vi en stående punkter vi pratar både risk och möjligheter. Och de här projekten då har ju då levererats i rätt tid till rätt kvalitet och till rätt budget. Och hur gjorde ni intressent… Till och med till och med lite billigare vill jag säga. Och hur gjorde ni intressentanalysen rent praktiskt? Hur gick det till?
Praktiskt, då samlar man alla och så sätter man sig ner och sen går man igenom och tittar liksom vilka som kan påverkas av projektet eller bli påverkade. Då är det inte bara vi i närmsta kretsen i projektgruppen. Vi hade politiker, media, skola, föräldrar, närboende. Vi hade liknande andra skolor i området. Vi hade mindre samhällen. Ja.
Diskuterade ni också vilka som inte skulle få påverka projektet? Ja, vi tittade ju liksom hur stor påverkansgrad de hade och eftersom de gick ihop och hade ganska stor påverkan de här närboende och föräldrarna via media så blev det ju liksom att det man kanske från början hade trott inte var så stort att de kunde påverka blev ju det. Det är jätteintressant att få ett exempel från verkligheten och där det också gick bra. Jag gillar ju att man lär sig ha misstag och gärna andras. Har du gjort någon misstag? Du skulle vilja dela med dig av det.
Dels är det här det jag precis nämnde, att man inte missar intressanthanteringen och kommunikationsplanen. Något som är väldigt dåligt i vår bransch, det är det här med lessons learned. E-förnäsåterföring, det är något som man ofta skippar åt. Eller att man bara skriver lite grann och sen blir det liggande. Så den är något som jag tycker att man måste bli lite bättre på. Och riskhanteringen kan jag tjata sönder.
Att man inte får göra riskhanteringen. När man inte får den här uppslutningen. Det är något man ska göra tillsammans allihopa. Det är inget jag själv har på sitt att göra. För jag kan inte täcka upp alla risker. Det är lätt att det blir bara ett papper eller ett Excel-blad.
Där det står saker men ingen agerar på dem. Jag brukar säga att om man gör en riskanalys men inte agerar på den då kan man lika bra hoppa över det. Ja. Nej, men den har vi haft. I mina projekt så har vi ju att man sätter ju en ansvarig på dem och sen följer vi upp dem på byggmöterna. Men du har pratat om byggbranschen.
Hur är det egentligen att vara projektledare där? Kan du jämföra med i ditt nätverk hur du tror andra har i andra branscher? Jag skulle ändå säga att jag tycker att byggbranschen är en ganska fantastisk bransch. För det finns så mycket möjligheter att utvecklas och göra den bättre. Sen tror jag att om man tittar på hur de andra har det, jag tror att de har lättare faktiskt på ett sätt. Att det är enklare, men det är bara vad jag tror.
Vad tror du är svårare i byggbranschen? Vad är mer komplext? Det är väldigt stora… Mycket pengar. Många projekt är ju en halv miljard. Det är ganska komplext och många intressenter.
Till exempel när man bygger en skola för 500 miljoner och det är kommunens skattepengar som vi hanterar. Då vill man ju också göra någonting bra av det. Det som är svåra är att få med alla på banan och få förståelsen för omodnaden. Det är det som är svåra. Vi behöver höja projekt… i den branschen. Jag tror att det är högre projektmognad i till exempel IT.
De har det lättare på så sätt. En ny projektledare skulle aldrig få ta ett halvmiljardersprojekt inom IT-branschen eller i en verksamhetsutveckling, men jag har sett det förekomma i byggbranschen. Ja, välkommen till vår vardag skulle jag säga. Varför tror du att jag ville göra en förändring i den här branschen? Vi kan prata om det här i flera timmar, flera dagar skulle jag säga. Det är någonting som jag verkligen brinner för att göra en skillnad och förändra det.
Att man ställer rätt kraven också när man handlar upp konsulter. Att de ska ha någon typ av kvitto på sina kunskaper. Att inte vem som helst får driva de här projekten. Har du sett några bra exempel från branschen där man faktiskt jobbar med det här? Tyvärr ser vi fortfarande en omognad hos beställaren kring upphandlingar och konsulter. Men det som är positivt är att fler och fler börjar få upp ögonen för formens samverkan.
Här kan jag också tipsa alla om att antingen komma till samhällsbyndagdagen där vi ska lyfta de här frågorna eller till Passion for Project som PMI ordnar i mars i Göteborg 14-15 mars. Kontaktar dig eller PMI, hur gör man då? Då går man enklast in på vår hemsida och där kan man skicka ett mejl till mig eller någon av de andra i styrelsen. Då lägger vi en länk här i anteckningarna till avsnittet till Pimais hemsida. Vi har också även en LinkedIn-sida vill jag säga. En företags sida på LinkedIn där vi är väldigt aktiva och där man kan nätverka med varandra.
Det kan verkligen rekommendera, för där skrivs det mycket matnyttigt och man kan också få hjälp när man behöver fråga om någonting eller liknande. Det finns många som är beredda att hjälpa till där. Absolut. Vi är väldigt inkluderande, alla är välkomna. Jag kan verkligen rekommendera alla att antingen komma till Samhällsbynansdagen i Göteborg eller till Passion for Project Congress i Göteborg nästa år, 14-15 mars. Och jag hoppas verkligen inte att jag ser dig där, Mattias.
Absolut. Vi ska verkligen försöka att vara där. Jag tycker att det är roligt att vara med och lyssna och träffa andra människor. Det är verkligen det man lever för. Det finns alltid en massa saker att lära sig. Och lära sig har man gjort idag och har vi gjort här idag med dig, Therese.
Stort tack för att du kunde ta dig tiden att vara med. Tack så jättemycket, det var jätteroligt. och förbättringsförslag. Det gör du enklast via mail på www.lyssnare.se eller vid det sociala nätverk du föredrar.