ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2021-11-04. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 23: Initiering - fasen innan projektet börjar, vad ska man tänka på Läs sammanfattningen: Projektinitiering: Mattias Ejbes guide till framgångsrik projektstart (23)
Transkribering
Du vill lyssna på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt och vill lära dig mer av andra om projektledning. Det här avsnittet blir lite annorlunda jämfört med de andra avsnitten. Den här gången kommer vi gå igenom initiering. Det vill säga det som händer innan ett projekt börjar. Jag kommer inte intervjua någon, utan jag kommer berätta utifrån mina egna erfarenheter.
Nästa avsnitt, då är vi tillbaka med att ha en intervju och då kommer vi prata om projektekonomi. Så, vad är initiering då? Initiering är det som händer innan ett projekt startar. Det du först måste tänka på är vad är ett projekt? Ni vet ju att projektbegreppet brukar definieras som att det är unikt av engångskaraktär, det är målstyrt, det är en temporär organisation, det är egen budget och det är tidsatt. I väldigt många definitioner finns även en viss komplexitet, att det ska finnas med och Det här passar dock in på väldigt många olika typer av uppdrag och projekt.
Så det kan ju vara unikt och av engångskaraktär att åka ner till en affär och handla till exempel. Men i olika organisationer så definierar man det här på lite olika sätt. Men det vi ska prata om nu det är initiering. Det vill säga vad är det som händer innan projektet börjar? Och framförallt vad är det som borde hända? I de projektmodellerna så är det ju så att man har en del som jag känner till så börjar projekten med en planeringsfas.
Den planeringsfasen börjar med att det kommer en beställare eller sponsor och ger en beställning till den projektledare som är utsedd. Hur ser det då ut i verkligheten? Ja, det varierar väldigt mycket. Från företag som är väldigt duktiga på det här till företag där det är väldigt otydligt ens om man har startat projektet eller att man inte är gör någon beställning alls. Den här beställningen eller project chartern eller vad det nu heter i din organisation den brukar bestå av någon typ av inledning där vi har bakgrund och projektidé det brukar finnas projektmål och effektmål en kort genomgång av vad projektet ska omfatta och gärna också avgränsningar risker, vad är det för risker man har sett här under till exempel en förstudie Vilka framgångsfaktorer är alltid bra att ha med?
Arbetssätt, hur ska det här genomföras? Vilka projektmodeller ska vi använda? Vilken statusrapportering? Ändringshantering? Strategier? Allt sånt är bra att ha med redan här, nu i projektbeställningen.
Sen en övergripande tid och leveransplan. Det vill säga, vi har en tidplan. Gärna vilka leveranser som förväntas och eventuellt också vilka kvalitetskrav. Redan här kan man börja prata om acceptanskriterier om man har ett leveransprojekt. Projektorganisation, om en sån finns utsedd eller man har tankar kring den, lika bra att ha med den här också. Budget, givetvis.
Prioritering vid beslut, det vill säga är det omfattning, kostnad eller är det tid som är det viktigaste? Och hur ska vi prioritera det här? Och sen hur ska vi kommunicera? Och gärna också att vi tar och tittar på vilka kriterier vi har för projektgodkännandet, inte bara acceptanskriterier av det vi levererar, utan det är själva projektgodkännandet. Och som ni märker, alla de här sakerna det är ju i princip samma sak som vi säger att vi ska ha klart när vi har gjort planeringen. Och planeringen, det är ju projektledarens svar på den här beställningen.
Att ni tänkte så här och nu har vi tittat och gått ett varv till och tittat igenom det och då har vi konstaterat att det kanske blir lite dyrare, det tar lite längre tid, men det blir mycket bättre. Eller någonting liknande. Vi på Projektledarpodden är jätteglada att meddela att detta avsnitt är sponsrat av Astrakan Strategisk Utbildning AB. Astrakan har några av marknadens bästa projektledarutbildningar. Till exempel så är den certifieringsförberedande utbildningen som de har den enda i Sverige som uppfyller samtliga kompetenselement från IPMA.
Nu kan du som lyssnar på Projektledarpodden få 10% rabatt på kursavgiften. Ange bara rabattkoden PP21, PP med stora bokstäver, vid bokningen på astrakan.se, Nu, då antalet rabatterade platser är begränsade, erbjudandet gäller enbart nybokningar och kan inte kombineras med andra rabatter och avtal. För fullständiga villkor, se astrakan.se. Jag tänkte fördjupa mig i några områden i beställningen. Det första jag tänkte att vi skulle ta upp var projektmål och effektmål. Projektmålet ger förutsättningarna för att effektmålen ska kunna uppnås.
Projektmålen är sådana saker som projektet kan leverera. Det kan behövas flera projektmål och till och med flera projekt för att uppnå ett effektmål. Det här är otroligt viktigt att vi har tydliga mål. Projektmålet kan vara att vi ska testa en medicin om den fungerar eller inte fungerar. Effektmålet är att vi vill kunna sälja den här medicinen. Projektet kanske konstaterar att medicinen inte det fungerar.
Alltså har projektet lyckats. För projektets mål var ju att kontrollera om den här medicinen skulle gå att använda eller inte. Medan effekten och effektmålet har då inte lyckats. När vi formulerar våra mål så använder vi smart, dvs. specifikt, mätbart, avgränsat, realistiskt och tidsbestämt. Jag tycker det är väldigt bra att använda smart så att man kommer ihåg att göra sina mål riktigt bra. lägger jag ibland in också accepterat. Att både den kunden eller den interna beställaren har accepterat de här målen vi har.
Nästa sak som jag tänkte att vi skulle fördjupa oss i är det här med prioriteringstriangel. Det vill säga att vi har en triangel med omfattning, pengar och tid. Och hur de här förhåller sig till varandra. Vad är viktigast för beställaren? Den här diskussionen tycker jag är otroligt viktig att man tar. Hanterar man till exempel Eurovision Song Contest i Sverige, då kan man nog konstatera att tid är det viktigaste.
Vi har en dag då den här sändningen ska sändas. Pengar är troligtvis kraftigt begränsat om det är SVT som har det här och då är det oftast omfattningen som får stryka på foten om det inträffar någonting i projektet. Det viktigaste är som sagt att man diskuterar det här så vi har en gemensam koll och då blir det lättare under projektet senare att komma fram till hur man ska hantera hantera olika situationer. När det gäller beskrivning av omfattning i en beställning, så kan den göras på väldigt många sätt. Det kan göras med VBS eller med ord. Det jag tycker är bra, det är att den är så tydlig som möjligt.
Vilket resultat förväntar sig beställaren? Vilka leveranser förväntar sig beställaren? Hur är det här när det är klart? Lika viktigt är ju även avgränsningar. Vad ingår inte i projektet? Det här är ju någonting som projektledaren senare under planeringsfasen får fördjupa givetvis, men redan här är det ju bra att säga det att nej, ni ska sätta igång en skoaffär, men att sätta igång en webbshop till den skoaffären, det ingår inte i projektet.
Budget tycker jag är jätteviktigt att ha med redan här i beställningen. Ange vad som ska ingå i den här budgeten, var tydlig med om till exempel interna resurser ingår i budgeten eller om de är gratis. Det är också viktigt att veta vad av externa kostnader som ska ingå i budgeten. Om man vet budgeten så har man lättare att genomföra en planering. Har man dessutom prioriteringstriangeln klar för sig då kan man vara tvungen att anpassa omfattningen för att hålla budgeten beroende på vad det är för projekt. Projektorganisation Det jag brukar titta på när en projektorganisation är angiven det är vilka ansvar och befogenheter som man har delat till den här projektorganisationen.
Vad får projektet besluta om? Och vad får de olika delprojektledarna besluta om? Hur ser det här ut? Hur fungerar det i företaget eller organisationen som det här projektet genomförs i? Allt för ofta så delas det ut ansvar, men inte befogenheter till projekt. Och det kan ge lite problem.
Kommunikation Kommunikation och hur det ska kommuniceras är en sak som ofta glöms bort i beställningar. Det är något man förhoppningsvis gör under planeringen. Men redan här kan det vara bra om beställaren känner till vilka intressenter vi har till projektet. Hur de har intressen i projektet och hur de påverkar eller påverkas av projektet. Att redan ange det i beställningen till projektledaren kan hjälpa mycket framåt framförallt när vi ska ta reda på vilken omfattning och vilka krav vi har till vårt projekt. Riskhantering är någonting som jag sällan ser i en beställning, men som bör ingå redan där.
Åtminstone ett par meningar om vilka risker man ser med det här projektet och hur de ska hanteras. Slutligen, kriterier för projektgodkännande. Det här kan se lite olika ut, men någon typ av acceptanskriterier, tester eller annat sätt som talar om att Men när ni har gjort det här, då är projektet klart. Så, summa summarum av det här. Jag tycker det är viktigt att man har en korrekt projektbeställning. När initieringsfasen är klar så har man sammanställt den här projektbeställningen.
Man ger den till projektledaren som därefter kan göra sin planering av projektet. Och som svar på projektbeställningen så lämnar projektledaren över en projektspel. En projektspecifikation. Hur brukar det då se ut i verkligheten? Om det inte finns någon projektbeställning när projektledaren kommer in i projektet, då brukar jag rekommendera att projektledaren hjälper till att göra en projektbeställning. Det kan vara två-tre sidor, men väldigt viktigt att det görs och sammanställs.
Vad är det egentligen som den här projektledaren ska göra? Vad ska projektet utföra enligt beställaren? Att göra det här innebär inte att projektledaren tar över ansvaret. ansvaret, utan det tycker jag är viktigt att man tydliggör att beställaren har fortfarande ansvaret, men projektledaren hjälper beställaren. Därför kan man ju gärna se till att beställaren får skriva under en projektbeställning, även fast det bara är ett internt projekt. Det här var mina tankar om initieringsfasen, det vill säga den fasen som sker innan projektet överhuvudtaget börjar i de flesta projektmodeller.
Jag hoppas att det här kunde hjälpa till något. För många blev det säkert bara en repetition. Och för andra så kanske det var någonting som dök upp att ni kan tänka på. Vi hörs igen den 4 december då nästa lite mer vanliga avsnitt kommer ut med en riktig intervju. Ha det gott! Hej då!
Tack för att du har lyssnat på Projektledarpodden. Hör gärna av dig till oss med idéer, tips och förbättringsförslag. Det gör du enklast via mejl på lyssnare av Projektledarpodden.se eller vid det sociala nätverk du följer. FÖREDRAR