ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2022-02-04. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 25: Vad uppskattar en projektledare hos sina projektmedlemmar? Undersökning gjord av Stina Ströby och Anders Grillhammar Läs sammanfattningen: Vad projektledare uppskattar hos projektmedlemmar – 10 viktiga egenskaper (25)
Transkribering
framför jaget. Det är driv, det är mord, det är precislöshet, feedback, ansvarstagande, ständiga förbättringar. Den som pratar är Stina Ströby. Hon kommer i dagens avsnitt tillsammans med Anders Grillhammar, berättare om vad projektledare uppskattar hos sina projektmedlemmar. Det jag uppskattar hos er lyssnare är alla de mejl som jag får med återkoppling och idéer i gällande Projektledarpodden. Tackar för det.
Jag som har podden heter Mattias Ejbe. Nu kör vi. Du lyssnar på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt- och vill lära dig mer av andra om projektledning. Idag har vi Stina Ströby och Anders Grillhammar här. De har gjort en undersökning på sitt företag.
Mer om det lite senare. Stina och Anders, berätta om er själva och undersökning. och välkomna framförallt. Tack Mattias. Anders Gillhammar heter jag. Jag har den stora glädjen att vara med för andra gången i projektliga podden. Jag var ju även med i fjärde juni avsnittet där jag delar med mig av tips hur man på bästa sätt kan starta ett projekt.
Kort om mig så är det det jag brinner för det är människor, ledarskap och att få med och skapa nytta. Jag har jobbat med ledarskap i linjen, på privata företag och organisationer och även jobbat som projektledare i en hel del olika sammanhang. Jag brukar tycka om att beskriva mig själv som vad mina projektledare eller de som är ledare för. De brukar säga att jag är lugn, Jag är erfaren, en duktig lyssnare, samtidigt som jag är drivande och duktig på att bygga starka team. Jag har till och med fått frågan, men Anders är du inte för positiv? Jag har drivit ett antal stora utvecklingsprojekt här senast i tiden, men nu är jag personalansvarig för ett team som jobbar med digitalisering hos en av våra största kunder.
Stina! Ja, hej och tack. Jättekul att vara här. Jag är nog 25 år gammal och vi kommer från Soprasteria och Anders. Jag har gått deras Accelerate-program med inriktning av verksamhetsutveckling. Mitt första uppdrag var som projektstöd till just Anders Grillhammer.
Vi har jobbat väldigt nära ihop. Den här meningen om Anders är inte för positiv kan nästan ha kommit från mig. Nu har jag gått vidare och leder mitt eget utvecklingsprojekt, även om det var i något mindre skala än det här jättestora utvecklingsprojektet jag och Anders hade ihop. Annars om man ska beskriva mig då så är jag älskar ordning och reda och struktur. Tycker det är jättekul att kolla på läget och just projektledningen är något spår jag har trädat in på på ganska senare tid. Tycker det är superduper kul och väldigt kul att lära mig mer om det.
Vi går vidare och berättar lite om undersökningen som vi har gjort. Det är många gånger och tycker jag ska så vara väldigt stort fokus på projektledaren. Vad ska henne göra? Hur ska henne vara? Vad ska henne förbättra? I den undersökning har vi valt att vända på frågan.
Vi har frågat ett 50-tal projektledare på Soprastera i Sverige var de uppskattade av sina projektmedlemmar. I snitt har de här projektledarna nio års erfarenhet. De har jobbat med projektledning i ett span från sex månader till 33 år. Vi är lite stolta över att det här gör en stor diversitet i ålder. Vi har det även i kön, bakgrund och väldigt många olika typer av projekt. Vi ser väl egentligen i huvudsak två målgrupper som vi vill dela med oss utav till.
Självklart så vill vi informera projektdeltagare om vad projektledare uppskattar. Vi hoppas kunna inspirera till förbättring. Den andra målgruppen är såklart projektledare. Även här hoppas vi kunna inspirera till att bygga framgångsrika projektteam. Men Anders, har vi berättat nånting om Zoprastedia också? Det är bolaget vi kommer ifrån.
Nej, det har vi inte. Det får du gärna göra. Vi är en konsultfirma specialiserad inom digitalisering och digital transformation. En global sådan, vi kommer från Frankrike och har huvudkontor i Paris. Vi är cirka 45 000 medarbetare globalt och 500 i Sverige. Vi jobbar väldigt mycket med olika typer av digitaliserings- och utvecklingsprojekt och har både privata och offentliga kunder.
Och mycket IT-kompetens in house, kan man väl säga. Så de här projektledarna är nog kanske något mer riktade mot IT- och teknikbranschen redan generellt kan man väl säga. Och vad sa undersökningen då? Ja men precis så, innan vi går in på kanske det huvudfokus vi har så kunde vi inte låta bli att passa på att fråga våra projektledare vad de har varit mest stolta över i sin projektledarkarriär. Och då kan man väl säga att vi generellt sett såg tre stycken starka teman som återupprevades om och om och om igen. Vi tänkte att det var så härlig inspiration så vi kunde inte låta bli att även presentera det i det här sammanhanget.
Så nu är det lite bonussegment här kan man säga. Men det första tema vi såg var att våra projektledare är superduper stolta när de kan överträffa sina kunders förväntningar. I sina olika typer av projektleveranser. Och då tänkte vi hur uppnå de det här då? Det har vi fått förklarat att när man som projektledare skapar en superdupernär relation med kunden och bygger förtroendet för varandra. Det handlar om att se till att det finns en samsyn och kunna se vad som efterfrågas och löpande då få en god kommunikation och förstå och därmed kunna tillgodose kundens behov.
Det är våra projektledare väldigt stolta över när de kan lära känna sin kund så pass bra. Så att de kan överträffa kundens förväntningar i sina olika leveranser. Anders, vad hittar du av mer? En annan vanligt förekommande, ett svar, var att vända problematiska projekt. Det vi fick med oss här från den här undersökningen var att Det gäller att gå in i förbättringsarbetet med hela kroppen och även få med sig hela teamet. Här är det viktigt att projektledaren lyssnar, lyssnar, lyssnar.
Man kan köra intervjuer med projektdeltagarna. Man ställer mycket frågor och man drar slutsatser. Det gäller ju här att verkligen gå till botten med saker och ting. Det fungerar inte bara att skrapa lite på ytan. Jag är en stor vän av Retros och brukar vara tydlig med att när Retron är klar, det är då förbättringsarbetet börjar. Anders, vad är Retro?
Retro är en utvärdering av den senaste sprinten eller månadens arbete. Man reflekterar och tittar på vad som fungerat bra och vad vi kan förbättra. förbättra. Sen är det väldigt mycket fokus på att behålla det som är bra och att förbättra det som då inte är lika bra. Bra förklarat. Tack. Det gäller också att som projektledare att skapa förtroende i teamet.
Det kan man bland annat göra genom att säkerställa att förbättringar sker och kommunicera det till teamet. Sen kan det vara så att du kan behöva byta ut personer. Det kan vara personer som har varit för länge i projektet eller som inte trivs och har gett upp lite grann. Då tror jag det är bäst för projektet, individen, kunden, alla att man byter ut personer. Jag tycker också det är jätteviktigt, även om det är problem i projektet och det hackar att man målar upp en målbild för hur projektet ska må och leverera. Det har jag märkt många gånger, att det ger väldigt mycket energi.
Stina, nästa vanligt förekommande svar från våra projektledare. Jajamen. Det är när våra projektledare får bidra till sina medarbetarens kompetensutveckling. Det tycker jag är en sån jättehärlig punkt. Det är på något sätt vad Soprasteria bygger hela tiden på. Att vi utvecklas tillsammans och har mycket power of sharing.
Så det är en jättehärlig bild att den kom in här på en gång. Och hur åstadkommar man då det här? För att uppnå detta handlar det om att komma nära sina projektmedlemmar och förstå vad de befinner sig idag och vart de vill framåt. Det handlar mycket om att skapa en miljö där kontinuerlig feedback och stort förtroende blir viktigt. Då skapar man en sådan tillåtande och lärorik miljö som gör att man utvecklar. Sen är det väldigt tonigt. om man som projektledare peppar och pushar sitt team att ta sig an nya utmaningar och roller.
Och lite som jag och Anders diskuterade här innan, att ibland kan man bara behöva höra från någon annan att man skulle passa en viss roll eller passa bra som att ha ett visst ansvar. Och då blir det så självklart, då blir det så klockrent att det är klart att jag ska steppa upp och ta det här ansvaret. Så det handlar jättemycket om att se sitt team, se deras behov och se kanske vad de ska komma framåt. Det är som Anders var inne på att ha den här målbilden framför sig. Och sen har vi även en bonuspunkt Anders, eller hur? Ja, precis.
För att få lite perspektiv på vad våra projektledare är stolta över så var det en PL som sa att jag är stolta över att ingen dog under mina åtta månader som projektledare på ett drobygge i södra Europa. Vilket är väldigt vanligt att folk dör på den här typen av byggen. Då var vi jätte nyfikna och frågade hur det säkerställde det, hur var själva huvudet i det här? Han beskriver att han var strikt och jobbig. Han krävde att nödutrustning skulle användas och att man följde de säkerhetsregler som stod på skylter runt omkring på bygget. Började det bli minsta antydan till oväder så stoppade han bygget.
Första gången han gjorde det så var det ett väldigt rabalder och väldigt många upprörda röster. Han stod fast vid sina principer och som sagt var väldigt stolpt över att ingen dog på de här åtta månaderna. Tio dagar efter han lämnat bygget och någon annan tog över och körde de här gamla, inom situationsstakt en regn, så var det tre som ramlade ner och dog. Så jag tycker det här är ett bra exempel på mod och att stå fast vid livsviktiga principer och att vinna förtroende. Nu till vårt huvudtema för vår undersökning. Där har vi bett våra projektledare att beskriva de egenskaper vi uppskattar mest hos sina projektmedlemmar.
Att de gärna är motiverade här i egenskaperna. Det har vi fått in del från enkäter, intervjuer och textsvar. Totalt ser vi då tio stycken olika teman. Så vad uppskattar då en projektledare av dig? Jo, det är att se kundens behov. Det är transparens.
Det är laget framför jaget. Det är driv. Det är mod. Det är precislöshet. Feedback, ansvarstagande, ständiga förbättringar och humor. Men jag tänker att vi ska gå in och beskriva de här lite närmare.
Anders, kan inte du beskriva lite se kundens behov? Jo, Stina, det gör jag jättegärna. Vi pratade tidigare om att projektledare är stolta över att kunna överträffa kundens förväntningar. Och för att kunna överträffa kundens förväntningar så är det ju viktigt att kunna identifiera och se kundens behov. Vad är kundens behov? Vilken nytta ska vi hjälpa till och bidra med? vilka kunder har kunden och också ställa oss frågan vad har kundens kund för behov.
Här vill projektledarna då innan undersökningen att du som teammedlem sätter dig in i kundens behov och verksamhet och att du även delar med dig av det som du hittar. Projektledaren säger också om inte jag som projektledare har tagit med an den här frågan Ta ett initiativ. Kom till mig som projektledare och föreslå att vi gör en workshop tillsammans med kunden. Där kunden kan både utbilda oss i verksamheten och vi tillsammans kan identifiera nyttan och nyttan för kundens kund. Workshopen kan också vara ett utmärkt tillfälle att komma fram till förväntningar på varandra.
Och då Stina, jag är jätte nyfiken att höra lite mer om transparens som var andra punkten som projektledarna lyfte fram. Ja men det är klart. Ja, projektledarna lyfte fram att de tycker det är väldigt viktigt när sina projektmedlemmar är transparenta. De är tydliga och de är ärliga. Så hur gör man det som projektmedlem? Ja, men här handlar det om att vara duktig och kommunicera med sin projektledare.
Man har en öppen och rak dialog. Fler talar projektledare nämner också vikten av att vara duktig. och våga lyfta problematik eller om det är någonting som skaver i projektet. Att det är superviktigt att flagga det i tid. För det här ger det absolut bästa förutsättningarna för projektledaren att arbeta och planera. Om den får det så pass verklighetstrogenbild som möjligt. Så det handlar om att vara duktig i kommunikationen och våga vara öppen, rak och ärlig som projektmedlem.
Då tänkte jag berätta lite om en tredjepunkt, det är laget framför jaget. Här vill då projektledarna att du som projektmedlem föregår med gott exempel. Det kan man göra då i form av att man delar med sig av sin kunskap. Man är en duktig lyssnare, man kommunicerar. Man frågar om man kan hjälpa till med något. Man kan också lyfta fram positiva saker med teamet projektet.
Projektledaren vill också att du som projektmedlem deltar på teamaktiviteter. Till exempel fikor och andra saker. Fråga när du behöver hjälp. Ge teammedlemmarna feedback och be även om att få feedback själv. Ser du en förbättringspotential, lyft dig till projektledaren. Ser du bra saker i teamet, lyft dig till teamet och lyft dig till projektledaren.
Ta initiativ själv till teamaktiviteter. Där kan jag även referera till mig själv som projektledare. Det är något jag uppskattar väldigt mycket. Det är när projektdeltagare tar initiativ. Det blir väldigt bra när alla tar ansvar. Med tanke på ansvar så tycker jag vi hoppar vidare på den fjärde punkten driv.
Här handlar det om att projektledare uppskattar när sina projektmedlemmar är självgående och är engagerade och har det här naturliga härliga drivet i sin leverans. Det handlar om att man som projektmedlem är engagerad i leveransen och gärna deltar och ger input för att driva projektet framåt. Som medlem tar man gärna lid på möten och uppgifter och man deltar naturligt i att saker och ting följs upp och levereras i tid. De beskriver även att det uppskattas jättemycket när det finns en kämpare under och go i personer. Det kan inspirera och driva på teamet framåt.
En driven person kan även ge vad som de beskriver positiva ringar på vattnet. Framförallt i tuffa projekt är det superviktigt att ha såna här drivna personer som hjälper hela teamet att komma framåt och ge inspiration. Om man drivs så kanske man också har moda Anders, eller vad tror du? Det finns en bra chans för det absolut. Kommer vi in på mod så är det viktigt att du som projektmedlem utmanar dig själv. Du går regelbundet utanför din bekvämlighetsov.
Det är då på riktigt som du utvecklas. Våga att prova. Och när du har provat, oavsett om det har gått bra eller dåligt, dela med dig till teamet av dina erfarenheter. Det är också viktigt att ha mod och ta beslut. Jag tycker också, och jag vill skicka med från projektledarna också, att var nyfiken. Lyssna, ställ frågor.
Det kommer du att lära dig väldigt mycket på. Ska vi se vad projektledaren har sagt om prestigelöshet, Stina? Ja, jättegärna. Den sjätte egenskapen, alltså prestigelöshet, och här handlar det om att projektledare uppskattar den här ödmjukheten från sina projektmedlemmar. Och att de inte känner någon personlig prestig. Hur gör man det nu då som projektmedlem?
Det är ju att vara in som vi har sagt förut, att vara ödmjuk inför uppgiften och leveransen. Som Anders redan nämnt är att våga fråga när det finns oklarheter. Det handlar också om att vilja hjälpa andra i teamet och att hela teamet ska lyckas ihop. Det handlar också om att ha en öppenhet för att man själv kan göra misstag och andra kan göra misstag och till och med att kunden kan göra misstag. Och det är helt okej. Sen är vi även kanske Andrers favoritpunkt nu, eller favorit- egenskap.
Feedback. En av dem absolut. Projektledarna då som jag frågar, och jag delar såklart även den erfarenheten. Det är att… Ett team som ger varandra… andra feedback har högre energi och mår bättre och är gladare än ett team som inte gör det. Så här kan du som projektdeltagare hjälpa din omgivning att utvecklas.
Ge feedback, ta upp problem och utmaningar och kom även med förslag på lösning. Glöm inte att även ge projektledaren feedback. Det tycker de om. Det vill de ha. Det är också ett sätt att du hjälper projektledaren att utvecklas. Ansvarstagande, Sina.
Ja, precis. Den här går lite in med driv. Jag tycker att båda är väldigt viktiga. Våra projektledare har nämnt att det är två helt olika saker enligt dem. Där handlar det om att projektmedlemmar tar ansvar och ägandeskap för sin leverans och kan jobba själv ständigt till och från. Hur gör man det som projektmedlemmar?
Man hjälper projektledarna genom att ta ansvar för sin egen leverans, att man känner ägandeskap och professionalism kring sina uppgifter. Man är alltid mån om att göra sitt allra bästa och kanske göra det extra för att kunden ska bli extra nöjd och överträffa kundens förväntningar. Det handlar också om att kunna sätta egna mål kring sin leverans och hjälpa projektledaren att följa upp kring sina egna uppgifter. Så det blir så enkelt som möjligt för alla inblandade. Det är vad de menar med ansvarstagaren i alla fall. Sen har vi även ständiga förbättringar Anders.
Ja, och huvudet här då är att slå på förbättringslampan och stäng aldrig av den. bidra med förbättringsförslag kring arbetssätt, metoder, processer och så vidare och hjälp till även att säkerställa att resultatet av retron realiseras i projektet. Det som jag nämnde tidigare här är när retron är klar som arbetet börjar. Ett viktigt medskick också från projektledare är att tacka nej till onödiga möten. och lägg tiden på viktigare saker. Då stinar vi fram med punkt 10, humor. Ja, sist men inte minst. Det är alltså humor som en projektledare uppskattar av sina projektmedlemmar.
Det här handlar om att man har en glädje och humoristiska inslag så att det skapar en trivsam miljö att vara i. Det är otroligt uppskattat av projektledaren om man kan bidra till en positiv och kul stämning i teamet. Och att det kanske inte bara är projektledaren som behöver stå för de humoristiska inslagar. I svåra uppdrag kan det här öka arbetsmoralen och trivsel någonting enormt. Humor och glädje är superduper viktigt vill vi skicka med. Och våra projektledare framförallt.
Det är otroligt bra. Tio bra områden när jag har gått igenom. Är det någonting ni var förvånade över att inte kom med? Nej, jag tycker inte det. Däremot har jag funderat på hur pandemin har påverkat projekt och projektteam. Om jag skulle fått frågan för två år sedan, det vill säga alldeles innan pandemin, att nämna några saker som symboliserar framgångsrika projekt.
Då hade jag sagt att teamet ska sitta i samma rum eller sitter tillsammans och helst i samma rum. Och idag då två år senare ser jag ju helt annorlunda på det här. Det har varit otroligt lärorikt och roligt att få jobba med team på distans. Det är flera projektdeltagare där jag som PR aldrig träffade personer fysiskt. Om man tänker sig på de här sekundens behov, transparens, laget framför jaget, driv, mod, prestigelöshet, feedback, ansvarstagande, ständiga förbättringar och humor. Om man skulle kunna få de här projektmedlemmarna i sitt projekt, då skulle man inte ha så mycket att göra som projektledare.
Hur får man till de här projektmedlemmarna? Hur skapar man dem? Här pratade jag och Anders om innan att vi känner att det är ingen som behöver ha fullpott på alla de här bitarna. Det handlar om att skapa ett team som kompletterar varandra kring de här egenskaperna. Vi behöver inte ha tre komiker i teamet för att det ska gå runt utan vi behöver ha folk som hela tiden är villiga att förbättras och vill jobba med de här egenskaperna. ser att det finns luckor och då stäpper man upp. Så vi pratade lite om det.
Det handlar om att skapa ett kompletterande team. Eller vad säger du Anders? Ja, absolut. Så är det verkligen. Det kan också vara en del när man utökar teamet. Man tittar på om vi har ingen komiker.
Sen är det inte helt avgörande vem man tar in. Det kan vara om det är två kandidater man tittar på och den ena är mer komiker än den andra. Så kanske det är den person man väljer. Men sen tror jag, och hoppas också, att de projektdeltagare som lyssnar på det här, tänker till lite grann så här. Man får ta del av det här och tänker på det här med ständiga förbättringar, inte bara som projekt utan även som individ. Har ni efter att ha läst den här undersökningen och varit med och gjort den, har ni sett på någonting ni ska förändra i ert ledarskap?
Jag tar med mig att väldigt många har lyft lite de här mjukare värdena, såsom humor och laget framför jaget, och börjat inse hur otroligt viktigt det är också för en leverans. Så jag är någonting jag kommer ta med mig mer att jobba ännu mer med teamkänsla och se till att skapa en rolig arbetsplats och stämning. Ja, jag tycker alla punkter är jättebra. Jag kan väl känna att den här ansvarstagande är en oerhört viktig del och att jag som projektledare uppskattar och uppmuntrar att teamet tar ett stort ansvar eller medlemmarna tar ett stort ansvar och det där känner jag att jag ska jobba än med.
Har ni haft någon fundering på hur ni ska berätta det här för teamet i det framtida projektet? Jag tycker det är rätt bra punkter att ha vid en kickoff eller liknande och tala om att det här är det jag förväntar mig av er. Oj, vilken bra fråga. Då får vi väl helt enkelt göra som du säger, ta med oss de här tio punkterna. Jag vet att Anders, du förespråkar ju att vi uppstartar med projekt så är det jätteviktigt att sätta en bra projektkultur. Det är något du har lärt mig.
Att ta med de här tio punkterna och sätta en bra projektkultur som man kommer överens med med teamet hade varit en jättebra sätt att introducera de här teman. Ja, man kan ha det här som en brutto lista. Och så är det såklart inte ett facit på alla projekt. Att de här tio sakerna är svaret alltid. Men jag tror i väldigt många projekt så kommer man väldigt långt genom att jobba med de här sakerna. Sen kan det vara lite lokala dialekter då som man kanske adderar eller tar bort.
Det kan jag också ha med teamets och individernas mognadsgrad. Hur länge har man jobbat i projekt och så vidare. Så man får ju situationsanpassade där. Är det någonting ni är förvånade över att inte komma med? Vi diskuterade det, jag och Stina, och vi kunde inte komma på någonting. Varför kom inte den här punkten med?
Om man vänder på det då, om vi skulle ställa ut en undersökning, vad vill du inte ha av dina projektmedlemmar? Kommer det bara bli omvänt av de här tio punkterna eller kan ni komma på någonting annat? Jag tror att det skulle vara väldigt omvänt. Om man vänder på ansvarstagande eller humor eller vad det nu är så det blir de sakerna som man inte vill se som projektledare. Vilken madrömsprojekt kände jag om vi skulle vända på alla de här. Det låter inte alls trevligt.
Ett humorlöst, icke-modigt, icke-transparent projekt. Det låter ju jättedråagigt. Glöm inte jaget framför laget. Ja, egoistiskt projekt. Om man skulle titta uppåt, vi har ju en beställare också. Spontant så känner jag att man skulle kunna applicera det här även på organisationen runt omkring och även på beställaren.
Absolut. Ja, jag tror ju den här… Det finns en liten tvista om att mycket ansvarstagande etc hjälper projektledaren i sitt arbete. Men likväl så skulle det säkert absolut även hjälpa beställaren. Jag tänker på att projektledaren kanske ska ha det kravet på beställaren. Att den också ska se kundens behov och transparent.
Laget framför jaget och så vidare. Jättegärna. Det är jättemycket intressant information som ni har här. Är det någonting ni skulle vilja lägga till eller fördjupa här idag? Jag skulle vilja tacka de projektledare som varit med och svarat på den här enkätern och varit med på intervjuer. Vi är oerhört glada och tacksamma för allt material som vi har. som vi har fått in och det stora engagemang vi har sett i de här frågeställningarna.
Vi är också väldigt glada och stolta faktiskt att kunna dela med oss av det här. Vi tror och hoppas att vi kan bidra till, lite lite grann i alla fall, till att förbättra projekten som drivs på olika ställen. Jag håller helt med. Superdupertacksamma för all tid och energi och engagemang de projektledare har gett oss. Det är ju så härligt att se att folk också vill vara med och bidra till det här ämnet. När vi gör det här, vi pratar projektledare, vi har både agilt och vattenfallsmodell.
Kan ni se någon skillnad här i arbetssätt och de här punkterna? En del punkter går ju ganska mycket in i det agila arbetssättet, till exempel med ständiga förbättringar och mycket lag framför jag. Det känns som att det går väldigt ihop med det agila arbetssättet. Så det är väl att man lite plockar in de aspekterna och även ser att det fungerar i Vattenfalls projekt också. Det har varit jättemycket intressant information som vi har fått här idag. Stort tack för att ni delade er så öppet här i projektledarpåden.
Jätteskydd att ni tog er tiden att vara med idag. Stort tack! Tack, Mattias! Tusen tack! Jättekul!