ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2022-07-04. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 29: Pandemiutmaningar för projektledare, årets uppsatsvinnare Fredrika Swenson berättar om förändringens effekter Läs sammanfattningen: Distansledarskap under pandemin – lärdomar för framtidens projektledning (29)
Transkribering
Det som dock var väldigt tydligt och som de var väldigt överens om är att det hade en större påverkan på det här personliga planet, på det individuella planet än vad det har… Den som pratar är Fredrika Svensson som vunnit första priset i Svenska projektakademins årliga uppsatstävling. Hon beskriver uppsatsen vad som händer i ett projekt när ledarskapet måste skötas på distans på grund av pandemin. Jagsmar podden heter som vanligt Mattias Ejbe och nu kör vi! Du lyssnar på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt- och vill lära dig mer av andra om projektledning.
Fredrika Svensson tog tjänstledet och läste magisterprogrammet. Nu har hon vunnit första priset- i Svenska Projektakademin årliga uppsattstävling. Grattis, Fredrika, och välkommen till Projektledarpodden. Tack så jättemycket. Det känns superkul. Ja, och vad kul att du kunde vara med.
Vad var ditt ämne för uppsatsen? Jag skrev en uppsats där jag fokuserade på hur ledarskap i projekt påverkas- –när man tvingas jobba distribuerat, och isär från varandra. Och då med tanke på corona och pandemierestriktioner. Så jag ville kika på påverkan. Är allt som vanligt rullade på? Eller gör det inte det? och vad som händer och hur upplever projektledare den situationen?
Och vad hette uppsatsen? Uppsatsen heter Ingen människa är en ö. Delvis för att det är ett citat som jag alltid har burit med mig tycker är väldigt häftigt och som talar till mig och sen så kände jag att och som vi säkert kommer komma fram till under det här samtalet så kände jag att det var mycket det som tankarna sen och reflektionerna som de intervjuade projektledarna hade, kretsade just kring samspel, samverkan, samarbete och den biten. Och hur gjorde du att du valde just det här ämnet? Ja, nej men jag är intresserad av ledarskap och som du sa så jag pluggade ju projektledning majesterår och har läst massa forskning om kompetenser och egenskaper som projektledare ska ha.
Vad är det som gör att man är en bra projektledare eller effektiv, framgångsrik projektledare? Det där är väldigt intressant, tycker jag. Det jag upplevde när jag läste mycket av den här forskningen så kändes det som att Projektledaren är nån slags supermännisk. Som kan allt, vet allt, klarar allt. Då vill jag kika på hur det blev nu. När man ställde sig inför den här nya situationen som var väldigt omvälvande och påverkade så många aspekter av…
Allas vardag, allas jobb. Hur påverkade det projektledaren? och också sett till ledarskapsbiten att driva ett projekt i hamn och så vidare. Så det var väl det som var grunden kan man säga till det här. Och tror du fortfarande på att projektledare är supermänniskor? Ja, alltså bitvis tror jag nog att det är en väldigt flexibel person är min känsla. Man hittar vägar.
Sen kanske det kan bli en lång diskussion, det kanske har olika kostnader för olika personer. Hur mycket man lägger in och vad det tar i tribut i form av energi, tid och så vidare. Men projektledare känns som att de är skickliga på att på något sätt försöka hitta och skapa förutsättningar för att ro sina projekt i hamn. Samtidigt är det också en utmaning som jag har fått känslan för under tidigare pluggade och även efteråt. Just det här med balansen mellan att man kanske då inte är chef och personalansvarig men du har ju en grupp människor som du jobbar med och som du vill ska må bra och du vill stämma av och bana iväg för deras framgång.
Så det är ett väldigt spännande område, måste jag säga. Tommy Buccell som var med i föregående podd, han hade gjort en undersökning bland åtta duktiga projektledare. Och en av de sakerna han konstaterade var att ingen trodde att någonting var omöjligt, utan de trodde att de skulle kunna fixa allting. Och det låter lite grann som du är inne på samma tema där. Jo, men så jag tycker nog att det ligger väldigt mycket i det. Väldigt mycket.
Och när du gjorde den här, hur gjorde du informationsinsamlingen då? Jag skulle intervjua tio stycken projektledare eller respondenter då, som det kallas i det här sammanhanget. Och där jag ville var att försöka få en så stor bredd som möjligt. Jag vill inte fokusera på en speciell projekttyp till exempel eller en specifik bransch. Så jag skickade ut i mina nätverk, jag använde LinkedIn faktiskt också, och frågade folk jag känner och bad dem skicka vidare frågan utåt och se vad jag kunde få fram för alternativa intervjuer. Och lyckades få en bra spridning både vad det gäller en fördelning mellan kön, en fördelning mellan olika typer av branscher, ålder, hur mycket erfarenhet man hade haft av projektledning, vad för typ av projekt man jobbar i och så.
Det tyckte jag var jättekul att få. Sen så lade ju inte jag någon större vikt vid det i själva analysen sen eller när jag tittade på resultatet, utan det var mer bara för min egen skull att få en intressant bredd och höra hur reflektionerna gick och så. Och sen så när jag hade kontaktat de här och fått ja och kör klart på alla de så hade jag det som kallas för semistrukturerade intervjuer. Det innebär att jag gick efter en mall, men med öppenheten att kunna ställa följdfrågor allt eftersom samtalet löpte på. Sen var det en fantastisk period med några veckor av transkrivering när man ska renskriva och få ner orda grant vad mina intervjuade projektledare hade sagt.
Sen följde en tematisk analys. Då läser man genom sitt material gång på gång för att se om man hittar teman. Vad är det de pratar om? Vad är det materialet faktiskt säger? Så försöker man skala ner det till en hanterbar mängd. I mitt fall blev det tre olika teman.
Vilka frågor ställde du till de här projektledarna? Jag ställde frågor kring upplevelse. Hur mycket… Och även påverkan. Har det påverkat ditt jobb? Kännslöst ut kan det bli med tanke på att det kom fram sen- att man känner väldigt mycket i koppling till det här.
Upplevelsen av att ha gått från att ha jobbat tillsammans på plats- på samma fysiska plats till att sedan sitta hemma. Jag frågade kring, känner du att ditt ledarskap eller sättet du leder projektet på påverkas? Jag frågade fördelar, utmaningar i den nya situationen. Så det var det jag ville veta hur de hade upplevt det. Hur var din hypotes innan du hade intervjuerna? Alltså, jag tänkte ju att på något sätt så…
Och jag menar, det var ju att se till hur resten av samhället hade påverkats. Jag började ju skriva, nu ska jag säga så att jag säger det rätt där, våren 2021, så det är ju lite mer än ett år sedan. Och då hade ju pandemin hållit på, inte riktigt ett år men ungefär ett år så hade det hållit på. Jag vet ju själv hur jag tänkte när pandemin började, så det här är väl slut om några månader och så blev det några månader ett halvår och så blev det ännu längre. Och min uppfattning eller min känsla var att det är klart att det måste ha påverkat på något sätt.
Kriterierna som jag hade för de här projektledarna jag skulle intervjua, det missade jag att säga förut, men det var också att man skulle ha erfarenhet av att jobba med projekt både innan och under pandemin så att man kunde jämföra däremellan. Att man skulle ha suttit på plats tillsammans innan och sen blivit tvingad att sitta separat hemma, inte med den fysiska närheten till varandra som på ett kontor. Hypotesen du hade innan var att de skulle bli påverkade. Men hade du tänkt på hur de skulle bli påverkade? Ska det bli sämre resultat? Har du formulerat det själv på något sätt?
Frågan var på vilket sätt i så fall. Jag var ganska öppen för att det kan upplevas olika. Vi är ju olika som människor också, så klart. Men sen hade jag också börjat kika på… För vi fick ju i liksom utbildningen och vi hade en mer forskningsinriktad kurs innan vi startade magisteruppsatskursen och då får man ju börja titta på vad är möjlig teoretisk bakgrund att använda sig av och jämföra och analysera ditt resultat utifrån. Och där så kollade jag ju mycket på, för det fanns ju heller inte, Eftersom det var så pass nytt så fanns det inte mycket forskning om hur covid-19, hela situationen hade påverkat just projektledare och det var ju ganska självklart att det inte funnits så mycket av den eftersom det hade varit så kort tid ändå.
Så det var ju en liten utmaning. Det fanns lite forskning precis publicerad när jag började. Men då tänker jag, vad är det för andra områden som är applicerbara på det här? Då var det bland annat forskning kring virtuella team. Att ha jobbat med projekt i virtuella team är ju inget nytt. Det har man gjort jättelänge.
Det sitter folk i olika delar av världen och jobbar med varandra. Skillnaden är dock att då är man inställd på det. Det var man ju inte här i den här situationen som jag ville titta på. Men även forskningen kring virtuella team hade konstaterat att till exempel när man startar ett projekt så kan det vara bra att man ses fysiskt och har någon slags kick-off och att träffa varandra fysiskt skapar kanske mer förutsättning för att man förstår varandra och det finns massa andra som jag tolkar det koder man kan läsa av när man ses fysiskt Det var ju sådant forskning jag tittade på, även ledarskap såklart och just projektledarskap.
Vilka kompetenser man ska ha, egenskaper och så. Vad blev resultatet då? Resultatet blev att jag landade i tre stycken teman som jag valde att kalla Fånga dagen. Ingen människa är en ö och förändringens vindar. Det första temat, fånga dagen, handlar väldigt mycket om att situationen fick en stor påverkan både på individnivå och på organisationsnivå och även sättet som man arbetade på. Men det positiva var att själva möjligheten att leverera projektresultat var god.
De var överens med varandra om att man faktiskt hade kunnat nå projektmål. Man hade kunnat leverera ett resultat. Sen var vägen dit kanske annorlunda och lite krokare- –än vad man hade tänkt från början. Men alla hade faktiskt lyckats på nåt sätt. Här handlar det också väldigt mycket om vad man har hittat för typer av knep- för att klara av att nå projektmålen och leverera resultat. Det var en tydlig agenda.
Man upplevde att man jobbade effektivt. Man hade anpassat det med att ha fler digitala möten och avstämningar. Sen var det också en grej som jag tyckte var väldigt spännande. Det var också en snabbare och enklare tillgång till det som många kallar för typ chefsledet. Tidigare kanske i en större organisation hade det tagit månader att få ett avstämningsmöte med högst chef för ett beslut. Medan nu när man satt digitalt så kunde man typ ringa upp på Zoom eller Teams och bara få det här avklarat på några minuter.
Så det möjliggjorde en helt annan. Det blev liksom en flexibilitet där som var väldigt intressant att många lyfte. Sen var det också så att många plockade in det här hur privatlivet hade påverkats. Helt plötsligt var det en hel del av de som satt i Stockholm som inte lade massa timmar på pendling. Det var till och med någon som nämnde att jag vill nog inte bo kvar i stan längre. Jag tänker flytta ut på landet, både för att det är billigare och det är skönare och allt möjligt.
Så det var väldigt kul att få höra de här reflektionerna. Men det som också var intressant är just det med flexibiliteten. Det fanns en paradox i det. Nån sa att man var väldigt uppbokad i digitala möten från klockan åtta till fem och möte på möte på möte. Då tänkte jag att flexibiliteten för andra att nå dig när du sitter uppbokad är lite intressant. Den kom jag också och tog upp i min diskussion kring mitt resultat.
Det andra temat som jag kom fram till var ju det här ingen människan ö. Och den är ju en mera… Hur ska jag säga? Här lyfte jag fram en mer utmanad situation för projektledarna. Det hade främst att göra med saker som kreativitet, problemlösning, energi, inspiration. Det var väldigt tydligt att sånt kommer mer gratis när man jobbar fysiskt på samma plats.
Även förståelsen för en projektgrupps dynamik kommer lättare när man ses och du kan läsa av kroppsspråk och du hör kanske niancer inom hur någon pratar. Och just fler lager av information… när man sitter tillsammans. Det var stora utmaningar för dem att ta hand om och hantera. Det sista temat som är förändringsvinda beskriver hur projektledarna upplevde att projektledarskapet påverkades. Det blir som en liten summering av de första två teman, men mer hur man faktiskt har hanterat det och vad man ser behövdes. Och man märkte ju det att ett mera, vad ska man säga, individ och situation som passat ledarskap behövdes.
Man fick ha ännu mer avstämningar, ökad digital närvaro med individer. Stämma av, har du förstått den här uppgiften, är det någonting du behöver hjälp med? Samtidigt som man försöker stämma av hur mår du, funkar allting. Och där blir det väl också nån slags… Man försöker skapa lite sense-making. Man är ense om var vi är på väg, vad vi ska göra, hur gör vi rätt sammans.
Där pratade man också om förtroende, vilket jag tyckte var jätteintressant. Förtroende både i projektgrupperna och gentemot sina projektmedarbetare. Men också förtroendet i det större sammanhanget i organisationen. Från chefer till sina anställda. En personlig reflektion som jag har är nog att det tidigare har varit så där- Man har inte riktigt accepterat att folk sitter hemma och jobbar. Men nu var man så illa tvungen att göra det.
Då visade det, som jag sa i tema ett, att man har levererat projektresultat. Det sprider positiva ringar på vattnet och förtroendet ökar. Absolut, mina medarbetare eller anställda kan sitta hemma och det händer grejer. De sitter inte och gör något annat eller bygger på altanen utanför. Det var häftigt att höra hur de upplevde att det var mycket de gör med förtroende. Vad blev dina slutsatser?
Slutsatsen blev att det här påtvingande arbetet hade en stor påverkan. Projektledarna som jag intervjuade upplevde att det var väldigt mycket- som förändrades eller behövde anpassas. Det som dock var väldigt tydligt och som de var väldigt överens om är att det hade en större påverkan på det här personliga planet, på det individuella planet än vad det hade på möjligheten att leverera projektresultat. Och reflektionerna kring den här påverkan och förändringen, det är ju upplevelsen av effektivitet, flexibilitet, Begränsad kreativitet, brist på närhet till kolleger och framförallt ändrade och fler krav på ledarskapet och på projektledarskapet.
Man ser ett ökat behov av avstämningar och ökat behov av förtydligande av roller, mål. Det som jag var inne på förut, sense making. Att man Att man mer pratar ihop sig tydligt, stämmer av, vart är vi på väg. Och att det också handlar just om att när man inte längre står och väntar på kaffet där i fikarummet och snabbt hinner stämma av några enkla små frågor så måste man ju skapa tid för de frågorna i det digitala rummet, man bokar möten för det. Så det här var ju en stor skillnad. Fördelarna som jag frågade om när jag intervjuade var ju helt klart…
Det fanns en positiv känsla kring att jag klarade det, jag är effektiv och flexibel. Jag har sparat lite tid i mitt liv. Men till syvende och sist så handlar det väldigt mycket om ett samspel, ett samarbete. Och att man kommer långt med det här att ha det här tillsammanskänslan. Det var också därför jag döpte till min uppsats till Ingen människa är nu. För att vi behöver sociala relationer och samarbete.
Du sa att boka möten för att ha en liten fika-paus tillsammans. Var det några tips och tryck som du kom på eller som de sa till dig? Som vi kan tipsa, på käkledare, på den lyssnaren? Jag tror att många kommer fram till att man kanske inte ska boka möten- som går på möten på möten på möten utan att man försöker… stämma av så att det finns tid för reflektion, tid för att hinna lite grann återhämta sig mellan möten. Jag vet inte egentligen om de kommer så mycket andra tips och trix. Jag tror att det var främst liksom den här känslan att man var så himla nöjd att man har klarat det här.
Sen så min fråga framåt som jag tänker mera nu när vi är tillbaka och går tillbaka mot en normalitet och en normal vardag eller vad man ska säga det är ju att Arbetsplatsen har ju den har ju förändrats och liksom kartan har ju ritats om på något sätt och nu är det hybridmöten och distansarbetsavtal och man vet att man kan jobba hemma och man kan jobba på plats Och där tycker jag att det kommer vara intressant, eller skulle vara väldigt intressant, att utvärdera hur man upplever när det här kanske är behovet av det kreativa, kollegiala, när det kanske krockar med upplevd effektivitet. Den känner jag är en superintressant sak att kolla vidare på. För att nu vet vi, yes vi klarar av att jobba hemma, vi kommer leverera projektresultat, vi är effektiva. Men ja, vi saknar det här.
Och så kommer vi tillbaka till kontoret och så får vi det kollegiala, vi får det kreativa, vi får problemlösningarna och vi kan rita på whiteboards och allt det här. Den kombinationen blir ju spännande. Om någon skulle vilja forska mer på det tänker jag. Finns det fler saker du tror att vi tar med oss från det här när vi nu går in i en period utan epidemi? Ja, nu kommer jag faktiskt på ett tips som de pratar väldigt mycket om och det var ju det här med tydliga agender, tydliga mötesstrukturer. Det digitala mötet är ju mer effektivt och det är inte så mycket lull och snack runt omkring utan man är väldigt konkret.
Det tror jag kan vara bra att ta med sig tillbaka till det fysiska mötet. Det kommer definitivt behövas för hybridmötet. Hybridmötet i min upplevelse är lite svårt när det börjar bli surret och man inte, om man sitter hemifrån och ett gänge är på plats. Då kan det vara lite svårt att höra det där mellansnacket. Utan där tror jag att man behöver ta med sig det man lyckades med så bra under pandemin när man jobbade på varsitt håll. Just tydlig agenda, hålla sig till den, det tror jag är viktigt.
Kanonbra. Och är det någonting vi har glömt upp som vi borde ha pratat om? En utmaning som jag tror vi har fortsättningsvis om man ska jobba mycket virtuellt, det är just det här som flera av mina respondenter sa, det är det här hur skapar man energi virtuellt. Det var det flera som kämpade med. Och den tycker jag också är viktig. Just att få det här energi i mötet och behålla det digitalt.
Och hur gör man det, då? Ja, jag tror som sagt… Det var spännande att titta på forskningen om virtuella team. När många sa att man ska träffas nån gång ibland för att få de här sociala, kollegiala utbytena. För det gör ju också att man bildar en historia tillsammans, ett sammanhang som man kan prata om eller minnas eller vad man ska göra. Men alltså, det tror jag är en tips.
För då kan man ganska lätt plocka upp det och kanske få en energi av det gemensamma. Sen så tror jag också att man behöver planera in bra pauser med nåt… Jag vet inte vad man ska ha för aktivitet, men nån typ av… Där man bryter tankagången och gör nåt helt annat- för att kunna komma tillbaka så att det blir variation. Det tror jag är viktigt. Om man vill nå dig och har lite frågor kring det här, hur kan man göra det?
Ja, då kan man ju skriva till mig på LinkedIn, tänker jag. Jättebra. Jag kan lägga den länken i anteckningarna här. Jag förstår verkligen varför det här blev årets uppstads. Ett stort tack för att du kunde ta dig tiden att vara med, Fredrika. Stort tack för att jag fick vara med.
Jättekul. Tack för att du har lyssnat på Projektledarpodden. Hör gärna av dig till oss med idéer, tips och förbättringsförslag. Det gör du enklast via mejl på Lyssnare, snabbelag, Projektledarpodden.se eller vid det sociala nätverk du föredrar.