ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2023-04-04. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 37: Förändrings- och krisledning på Bokmässan med Frida Edman Läs sammanfattningen: Projektledning i kris – Lärdomar från Bokmässans förändringsresa (37)
Transkribering
Så mitt tips är nog dialog, dialog, dialog och försöka vara så transparent som möjligt. Den som pratar är Frida Edman från bokmässan. Hon kommer berätta om hur de jobbar med projektledning och vad bokmässan är och vilka förändringar de har varit tvungna att gå igenom de senaste fem åren. Vi är idag sponsrade av Moweria AB. Så har du behov av checklister när du ska flytta så går du in på Moweria.se. De kan även hjälpa till med flyttoffärter, städtoffärter, hitta vilka bredband som funkar i din lägenhet eller ditt hus.
Gå in på moveria.se så får du se mer. Jag som har podden heter Mattias Ejwe. Och nu kör vi. Du lyssnar på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt och vill lära dig mer av andra om projektledning. Idag har vi Frida Edman med oss som sedan fem år tillbaka är generalsekreterare för bokmässan i Göteborg.
Välkommen. Tack så mycket Mattias. Vad är bokmässan för de som inte känner till den? Bokmässan i Göteborg är nog den största kulturevenemang brukar vi säga. Det är ju en enorm happening som äger om sista dagarna i september, fyra dagar. och består av lite olika delar. Den stora mötesplatsen med över 700-800 utställare.
Här hittar man företag, förlag, mediehus, öppna scener med härligt program, debatter, öppna samtal, boksigneringar och så vidare. Men den andra delen är också ett seminarieprogram med över 300 seminarier där vi djupdyker lite mer i aktuella ämnen som utgår ifrån den aktuella litteraturen i Sverige, Norden, Europa, världen idag. Och den tredje delen som så många faktiskt inte vet om det är också att bokmässan arrangerar ett rättighetscenter så att Här sitter ett antal agenter från hela världen som förhandlar om bokrättigheter. Här går svensk litteratur på export kan man säga.
Men vi köper också in internationell litteratur under dessa dagar då i det här slutna rummet. Så tre delar. Det är ett seminarieprogram, det är en utställning och det är ett rättighetscenter. Och vilken roll har du? Jag är ansvarig för bokmässan. Vi är ungefär 15 personer som jobbar med bokmässan i Göteborg.
Jag är ansvarig och brukar väl ha lite olika titlar kan man väl säga. Men bokmässeschef eller bokmässegeneral har jag sett någon. Det är 85 000 besökare. Det måste vara rätt mycket att rodda i. Ja men det är ju som sagt ett massivt arrangemang. Det tar lång tid att förbereda sig inför en bokmässan.
Den allra vanligaste frågan som jag får är Vad gör ni under hela året? Jobbar ni verkligen heltid med bokmässan? Det är 15 personer som arbetar heltid med bokmässan och antalet dubbleras några månader innan bokmässan och utöver det så har vi ett antal konsulter och moderatorer och så vidare. Det är ett stort team som är ganska flexibelt i sin omfattning. Men det tar ungefär två år att förbereda sig inför en bokmässa. Det sista året är som mest intensivt, men parallellt med att vi nu planerar bokmässan 2023 så arbetar vi även med 2024 och i vissa delar även med 2025 faktiskt.
Och hur börjar du då, när ni ska börja planera nu 2025? Sätt ner vid ett tomt bord, ta in 15 personer och säga, okej, vad har vi för idéer? Eller hur går det till? Nej, så är det faktiskt inte riktigt. I början av när vi börjar planera inför en bokmässa så är det ganska diffust. Då är vi några stycken som funderar på vad är våra temasatsningar och huvudinriktningen inför bokmässan om två, tre år.
Då sätter vi oss och skissar lite granna på det. Vi gör ganska mycket omvärldsspanningar. Vi följer trender i världen. Vi har kontakt med olika internationella organisationer inom kulturvärlden men också kulturdepartement eller vi tittar på de ekonomiska trenderna, politiska trender och så vidare. Och utifrån det så gör vi någon slags spaning i vad tror vi kommer vara den mest relevanta litteraturen. om två tre år och vad kan vi skapa för innehåll utifrån det. Så att vi spana lite in i framtiden och utifrån det så ringer vi in en del innehållstankar och tar kontakt med olika aktörer som vi tänker det här är möjliga samarbetspartners inför bokmässan om två tre år på dessa Så så börjar vi ganska mycket och sedan så börjar vi konkretisera då och vad innebär detta?
Vem ska vara ansvarig för vad? Hur ser vår tidsplan ut i det här? Och sen är det ungefär ett och ett halvt år innan bokmässan. Då börjar vi bli riktigt konkreta med projektplaner och underlag för kalkyler och de exakta planeringarna. Rent praktiskt när ni gör de här spaningarna, sitter ni bara med ett Word-dokument eller har ni ett jättesofistikerade system? Hur dokumenterar ni det här?
Ja, det är ganska enkelt och inte så strukturerat kanske. Där kanske vi har en del att lära. Men vi tar ju del av en mängd olika trendrapporter och vi sammanfattar också inspel från de här aktörerna som vi har kontakt med i ett dokument som vi delar med varandra. Vi arbetar bara med delade dokument, så allt är väldigt transparent i projektteamet. Sen åker vi också till andra bokmässor i världen. Jag är med i ett bokmässigefsnätverk.
All den här informationen och kunskapen försöker vi sammanfatta i ett dokument– –och dela med varandra. När ni har gjort den här spanningen och ni kanske kommer fram till vad ni tror kommer att trenda om två år. Hur fattar ni beslut om det här? För det måste ju vara lite diskussion om det och man kanske har lite olika uppfattningar. Ja men så är det ju. Vi har det.
Det är ju så här att den största utmaningen med bokmässan i och med att det är ett sådant, så massivt arrangemang. Det är att bokmässan ska vara mycket för många. Så vi kan inte styra in oss på ett specifikt tema, område, och tro att det ska bära hela bokmässan. Utan vi brukar arbeta med två, tre temaområden som vi tänker ska bära bokmässan i sin helhet. Ett av de temasatsningarna ska vara internationellt. Det kan vara ett land, exempelvis.
Senaste åren har vi arbetat med Sydkorea, Sydafrika, Brasilien, Nordiska länder och så vidare. Ett annat tema ska vara mer riktat mot skola och bibliotek, för det är en rätt stor besöksgrupp hos oss. Dessa professionella lärare och bibliotekarier arbetar ju konstant med att främja läsning och lärandeprocesser vilket vi tycker är bärande för vår demokrati. Det andra temat ska vara mer styrt mot ett kompetensutvecklingsperspektiv som attraherar lärare och bibliotekarier som är bärande för just bildningsperspektivet som vi tror är avgörande för, för vår demokrati.
Och det tredje temat kan man säga. Att ha kanske lite mer bredare, ett bredare innehåll, kanske lite mer kommersiellt. Det kan vara ett tema som lockar kanske den breda läsande målgruppen i vårt samhälle. Vi ser att feel good och crime till exempel är stark i sin utgivning. Det finns ett stort intresse där. Men det kan också vara rättvisefrågor eller det kan vara ljud som vi har som tema nu till 2023.
Nya format växer fram, nya berättelser tar plats och så. Så utifrån de principerna väljer vi inriktning. Men vi kan ju inte göra bokmässan själva, utan vi måste göra det tillsammans med andra, med förlag, med samarbetspartners, med aktörer som också vill främja dessa frågor som vi vill sätta ljus på. Så att när vi har hittat en riktning, då går vi också sedan vidare med er då och pratar med andra aktörer som vill göra det tillsammans med oss och tillsammans utformar vi då de här bärande delarna av en bokmässa. Ni samlar de här intressenterna och sen tittar ni även på vad ni skulle vilja göra och sen kollar ni om du har ekonomisk bärighet.
Sen utifrån det så fattar ni det här beslutet. beslutet egentligen. Ja. Eller besluten. Intressant. Och när ni väl har fattat beslutet då är det ungefär ett och ett halvt år kvar som du börjar med att säga här. Det är då det liksom dags att sätta igång och göra planer och så vidare.
Hur gör ni då när ni gör planer? Sitter ni och tar en gammal plan och uppdaterar den eller börjar ni från ett blank papper eller hur går det till? Ja, bokmässan har ju arrangerats i över 35 år. Så vi kan ju grundläggande vårt års jul så att säga. Så vi har våra milstolpar och vi har en del, ja men vi har en struktur. Exempelvis så under hösten så är det rätt mycket möten med förlag och samarbetspartners för att konkretisera vad man gör på plats.
Och i februari så har vi deadline för att lämna in seminarieförslag och så vidare. Så vi har några sådana milstolpar. Men sen är det ju så att varje, vi brukar säga det att varje bokmässa ska vara den bästa bokmässan. Så vi ska hela tiden göra en unik bokmässa. Och där utifrån så blir ju varje års bokmässas årsjul unikt kan man väl säga. Är det du som är projektledare för varje bokmässa, skulle man kunna säga?
Eller har utseende någon som är bärande av varje bokmässa? Vi har en nyckelperson i teamet som heter Annette som är bokmässans projektledare som verkligen är den operativa projektledaren. Men alla anställda är projektledare utifrån sitt uppdrag och utifrån sina ansvarsområden. Jag är lite mer projektledare för de internationella och politiska relationerna. Tar ett ganska stort ansvar inledningsvis i våra större samarbetsavtal. Har mycket dialog med internationella aktörer.
Arbetar en del med att lobba kring läsfrämjande frågor, litteraturpolitiska frågor. Sen har vi en programchef som är mer projektledare för innehalsutvecklingen tillsammans med ett antal redaktörer. De har sitt sin tidsplan, sina strukturer för att planera inför en bokmässa. Och så har vi en kommunikationschef som är mer driver den kommunikativa utvecklingen och projektledningen tillsammans med kommunikatörerna. Och så har vi en försäljnings- och marknadschef som går in i det operativarbetet i relation till våra utställare och även samarbetspartners.
Så alla är projektledare med lite olika ansvar, men mitt i detta så har vi då vår operativa projektledare, Annette, som syr ihop helheten. Hur styrs du och hur styrs ni? Har ni en styrelse eller styrgrupp som har åsikter om vad ni gör eller hur fungerar det? Bokmässan är en del av svenska mässan Gotia Towers, som i sin tur ägs av en stiftelse. Stiftelsen har en styrelse, vi har också en koncernledning som jag rapporterar till. Jag kan gissa att man ibland måste väga det kommersiella mot kulturella värden och liknande.
Vem är det som gör dem? Värderingarna? Bokmässan har ett starkt förtroende internt och varje år måste vi balansera vad en bokmässa ska vara. Vi ska vara mycket för många, så att säga. Vi ska vara en kompetensutvecklingsplattform för lärare och bibliotekarier. Vi ska vara ett inspirerande forum för samhällsdebatt.
Vi ska vara ett härligt en härlig litteratur fest för den läsande allmänheten. Vi ska vara ett mötesplats för barn och unga som gillar att läsa. Det ska vara en branschfest och så vidare. Så alla de här delarna måste vi ha lite check i boxen i så att säga och balansera Vi kan inte enbart vara kompetensutvecklingsplattform för skola och bibliotekarier. Då tappar vi andra delar. Vi kan ha tyngd på det ena eller det andra från år till år.
Men i sin stora helhet så ska vi vara mycket för många och balansera detta. Och det gör vi på bokmässan tillsammans. När du tog över 2017, då stormade det ju rätt rejält eller hade gjort det. Hur var det? Det var en väldigt speciell tid för bokmässan men också i samhället tror jag. Vi var väl kanske i begynnelsen av en slags polemik som växte fram i samhället som vi ser. internationellt blir starkare och starkare.
I den polemiken så avkrävdes ganska många aktörer tydliga och enkla i min värld, enkla svar. Ja eller nej, för eller mot och så vidare. Vi befannas i ett läge 2017. Bakgrunden var att vi hade en ganska liten utställare, ungefär 9 kvadratmeter. En utställare av ungefär 800 tog egentligen allt vårt engagemang, all vår tid. Och det var ohållbart.
För att då lyckades vi inte balansera just det här vad en bokmässa ska vara. Utan tungtpunkten blev kring en diskurs som handlade om ska den här utställaren få ställa ut eller inte. Det var efter bokmässan 2017 som också bestod utanför bokmässan på gatorna så var det stora demonstrationer. Det var nazister som demonstrerade och en stor grupp människor som demonstrerade mot nazisterna i sin tur. Vi tappade en del besök och vi kände efter bokmässan 2017 att såhär kan vi inte ha det. Det viktigaste för oss är att bokmässan får ha sin gång i att vi främjar läsning.
Vi har fokus på litteratur, böcker och författarna. Det låg en blöt filt över bokmässan kan man säga. Där var vi tvungna att fundera på hur vi får bort den. Hur får vi tillbaka fokus på litteratur och läsning. Så där tog jag vid då. Det här var ju en förändringsresa.
Men vad var det första du gjorde för att skapa ordning? Det första jag gjorde var att jag tillsammans med teamet, vi har ett köksbord här på Bokmässan som vi såklart äter lunch vid, men det är också en samlingsplats. När något är svårt eller beslut är tuffa att ta osv. Så samlas vi runt köksbordet och så resonerar vi och alla får säga sitt. Vi är väldigt transparanta, mycket känslor kommer fram och så vidare. Så det första jag gjorde var egentligen att samla teamet och höra och lyssna in vart vi var någonstans.
Det andra jag gjorde det var att jag gick tillbaka till bokmässans DNA och vår historia. Vi gick igenom vår historik, varför startades bokmässan, vad fanns initiativkraften någonstans, Vad hade man för åtagande då? Vad var avsiktsförklaringen? Och så funderar vi på vad betyder det idag? Och ska vi ta i vårt avstamp där eller är det något nytt? Vi landade ganska snabbt i att vi är stolta över bokmässans historia.
Vi måste ta fasta på vår historik och berättelsen om bokmässan. Så vi ber betare kan man väl säga. Jag vill säga, vad är bokmässan och vad är viktigast för oss och hur säkra vi det inför framtiden? Och hur nådde ni ut med det här sedan? Om ni var överens internt, hur nådde ni sedan ut med det? Vi kom överens internt om vad som krävdes och då landade ju vi i att vi kan inte ha det som vi har det.
Vi kan inte låta all vår energi gå till en enda utställare. Så vi stod inför att utesluta den här utställaren från bokmässan. När vi hade fattat det beslutet så pratade vi med våra närmsta samarbetspartners, med förlagen och så vidare. Vi kan inte fatta beslut utan att förankra med våra närmaste samarbetspartners för återigen vi gör det här tillsammans. Vi pratade en hel del med våra förlag och fick förtroende i frågan. Sedan rullade vi ut beslutet medialt till våra besökare och övriga utställare.
Det här var hösten 2017. Sen fungerade allting jättebra 2018. Det bara rullade på. 2018 var vad vi kallade ett återkomstår, skulle man väl kunna säga. där vi valde att sätta ljus på glädjen och litteraturen och författarna och så vidare. Bokmässan, det var ett härligt år, känslan var tillbaka. Vi brukar säga att när bokmässan startades 85, då sa Bertil Falk, som startade bokmässan tillsammans med Conny Jacobsson, att de ville skapa ilningar i skälen.
Bokmässan skulle vara en mötesplats där man fick perspektiv där ens föreställningar om världen utmanades. De har satt ihop unika möten. Vi har en sån här uppgörande möten som kanske annars aldrig äger rum för att få till det här. Det blev ju extremt viktigt för oss också inför 2018. Så det hade vi verkligen fokus på. När vi stängde dörrarna 2018 var det oerhört berörande i att vi nåddes av känslan att bokmässan är tillbaka.
Äntligen har vi tillbaka känslan för bokmässan. Men med det sagt så ska även kontroversiella frågor också få ta plats på bokmässan. Det var fortsatt även viktigt för oss. Vi hade jämställdhet som tema till exempel. Det var ganska intensiv dialog och diskussioner kring det ämnet också. 2019 sen blev ju ytterligare ett nivå i det hela.
För då hade vi också tillbaka affären och alla utställare var på plats. Det såg helt fantastiskt ut även sen fortsatt inför 2020. Men sen vet ju alla vad som hände då. Hur hanterade ni corona? Jag antar att ni fick presspåret att ni skulle stänga ner. Ja, så var det ju.
Den här krisen som var 2017… den innebar ju också att det var ett ganska, ja men det var ett team 2017 som inte var fulltaligt så inför 2018 och 2019 så rekryterade vi också en hel del så att vi återigen skulle bli 15 personer som råddade bokmässan Och vi hade precis lagt den sista pusselbiten våren eller tidigare när pandemin var ett faktum och att vi insåg att det här kommer ju även påverka bokmässan som arrangement. Så vi slussades lite grann tillbaka till att gå in i ett krisläge kan man väl säga. Det första vi gjorde då återigen var att samla teamet vid köksbordet. Där vi pratade om vad det innebär, vad är viktigast för oss, ska vi ställa in eller inte.
I och med att vi bottnade så starkt i vår vision och vårt åtagande, vad bokmässan ska vara, så krävdes det inte så lång tid utan det gick väldigt snabbt till att vi landade i Det viktigaste för oss är att bokmässan är en motor för litteraturen, för att främja läsning. Vi ska inte ställa in, vi ska ställa om. Men för att ställa om och hitta nya, vi visste ju inte riktigt vad det innebar. Och för att landa i konkret vad det innebar och vad vi skulle göra inför bokmässa 2020 så behövde vi vår tid. Vi behövde vår tid i att brainstorma fram, internt men också i samarbete med förlag och andra samarbetspartners.
Vad skulle det här kunna innebära? Och vi behövde också tid förstås att förankra det här med koncernledning och med styrelsen. För att det här skulle ju innebära investeringar i digitala plattformar och så vidare. Men under den perioden så nåddes vi av ganska starka krav på att ställa in. Det var ju en otroligt orolig tid. Ingen visste riktigt hur det skulle påverka ens affär eller samhället eller omgivningen i nära och kära.
Så det fanns ju en extrem oro och den här osäkerheten ledde nog till att väldigt många företag i Sverige pausade egentligen eller bromsade, drog handbromsen. Och det här hände ju även inom förlagsbranschen. Man visste inte hur det här skulle påverka bokförsäljningen när människor inte går ut och handlar, när man inte går på stan och så vidare. Man såg att det kan innebära att vi inte ska investera i större arrangemang eller satsningar här framåt. även om samhället skulle öppna upp så behöver vi åta försiktighetsprincipen så att säga. Så att vi nåddes av ganska stora påtryckningar på att ställa in.
Men vad vi gjorde då, återigen, var ju dialogen central i detta. Vi satte ihop ett material där vi visade för lagen, det här vill vi göra. och det var ju skissen på bokmässan Play, plattformen som vi tog fram under pandemin. Och hur gick det med personalen då? Kunde ni behålla all personal? Eller var ni tvungna att säga upp? I början av pandemin så kan man säga att vi i stort sett fick… näringsförbud som arrangemang som mötesplats.
Det innebär ju i sin tur att vi var tvungna tyvärr att gå in i varsel processer och permittera så att samtidigt som vi sa till teamet att nu ska vi göra någonting som vi aldrig tidigare har gjort. Vi ska utveckla på sex månaders tid ska vi utveckla en helt ny digital och vi ska nå ut med samtal om litteratur och läsning och vara ett fönster för författarna när alla andra dörrar och fönster stängs så ska bokmässan ta det ansvaret. Samtidigt som vi sa det så satt vi också i samtal med där vi olyckligtvis och sorgligt nog behövde varsla våra medarbetare, en del av våra medarbetare. Eller permittera.
Så det var en enorm kontrast som var svår att förhålla sig till både som medarbetare och som ansvarig. Och hur kände du då med att både gasa och bromsa samtidigt och stå där mitt i alltihopa? Det är tufft. Som ledare är det tufft. Men tydligheten blir viktig. Det här förväntas av oss som bokmässa men det blir också extremt viktigt att vara närvarande, inlyssnande och stöttande i det hela.
I en sådan tid, i en tid av kris så är det nog viktigt att utgå från individen snarare än gruppen. Att anpassa arbetsuppgifter och uppdrag utifrån individen än mer än vad man normalt sett gör. För det är inte alla som har förutsättningar att driva på det sättet som vi var i behov av egentligen. När människor runt omkring, när familjen blir sjuka, när man arbetar på distans, när man sitter hemma i lägenheten eller i sitt hus och är ensam kanske och så vidare. Förutsättningar ser helt olika ut. Och vad gjorde du för att orka? körde på.
Jag hade ett enormt fokus på att det här ska gå vägen. Vi måste som bokmässiga, jag gick in tror jag i, kopplade bort ganska mycket känslor i det här och istället gick in i att vara professionell i detta och se utifrån bokmässens varumärkes bästa. Samtidigt som jag förstås försökte balansera det med att vara ett stöd till mina kolleger. Men personligen så var ganska mycket, jag var dedikerad bokmässan och projektteamet och försökte verkligen vara där. Kanske inte, jag fokuserar nog inte så jättemycket på min egen personliga utveckling eller så där.
Men promenader är bra. Lyssna på böcker är bra för att fly lite verkligheten ibland. läsa böcker hemma i soffan och ta sig den där tiden. Så du var motiverad, men hur motiverar man ett team som kanske inte ens vet om de har jobbet kvar? Rent praktiskt, hur gör man? Alla som jobbar med bokmässan har ett enormt engagemang för litteratur och läsning. Vi har en drivkraft som trots stora utmaningar, vi tränar i utmaningar som bokmässa.
Bokmässan är ju rätt ofta mitt i händelsernas centrum och påverkas rätt mycket från år till år, mer eller mindre, av vår omvärld. Så människor som arbetar med mina medarbetare är otroligt dedikerade i bokmässan. Och det gäller nog att påminna om det där, att vi har en samhällsuppgift här. Oavsett vad som händer i vår omvärld så är bokmässan ett nav och ett epicenter för vår demokrati och för vår samhällsutveckling. Så att påminna om den drivkraften upplevde jag var väldigt viktigt. Men det är klart att det var otroligt tufft för många medarbetare i att befinna sig i den här ambivalensen i Ska jag få ha kvar mitt jobb eller inte?
Ska jag få vara med och utveckla bokmässan eller inte? Men jag upplevde att dialogen var god och att vi hade en fin stämning och respektfullt klimat inom teamet. Vi började prata om att ni hade gjort det i 35 år, att ni försöker göra bättre. Men plötsligt skulle ni göra nåt helt nytt. Hur började ni då? Sätt er åt er igen, rent praktiskt.
Ett blank papper, gula lappar, eller vad gjorde ni? Ja, vi hade ett konferensrum som vi dedikerade till den här nya idén som blev bokmässan Play. Och i det rummet hade vi en whiteboard med stora skisser på, många olika färger, postigt lappar. Det blev skissen till Bokmässan Play. Vi hade tidsplan även på den här tavlan. Det fick vi sen ner för att vi befann oss i en tid där vi inte skulle vara på jobbet.
Utan vi skulle arbeta på distans. Några av oss kunde vara på jobbet. Vi var fyra personer ungefär som var på kontoret. ganska mycket. Resten var med på länk så att vi hade en del av det här konferensrummet som var resten av teamet också. Det här fick vi ju också dra åt lite i för att till slut så var vi ju alla på länk och med digitalt så att då blev vi verkligen den digitala arbetsplatsen navet i vår struktur. Vi hade dagliga möten.
Vi började varje dag med att checka in hela teamet. Läget med pandemin, vad säger Anders Tegnell och så vidare. Sen kokade vi ner det i vart befinner vi oss nu, hur arbetar vi vidare med de olika delarna, vem är ansvarig för vad, hur går det, vad behöver vi stryka, vad behöver vi ompröva. och så. Så extremt operativt arbete. Vad hade ni för verktyg? Jobbade ni i Teams eller Pro Replays eller vad hade ni?
Vi arbetade i Teams och med SharePoint och delade dokument. En fördom skulle kunna vara att det finns något som heter kulturmänniskor och det skulle vara annorlunda att driva förändring i den miljön än i en ingenjörsmiljö. Är det fördomsfullt att tro det? Jag vet inte. Vad skulle vara annorlunda tänker du? I en ingenjörsmiljö kanske det är mindre prat och mer som de upplever fakta.
Medan i en kulturmiljö är man van vid att argumentera med varandra och diskutera. Och få tid till det. Men här befann ni er i en tidpunkt där det kanske inte fanns så mycket tid att diskutera. Det måste ske nu. Ja, det har du helt rätt, Tim. Vi började samtalet med att förklara att det tar ungefär ett och ett halvt år till att göra en bokmässa.
Nu skulle vi göra en bokmässa i en form som vi aldrig hade prövat på sex månader. Så vi hade inte tid att bearbeta alla känslor i vad det skulle innebära. Det gick fort fram. Vi behövde vara ganska sakliga i våra beslut. Inte så utsvävande kanske. Vi valde att fokusera på en del av frågorna som ändå behövde bearbetas.
Vi valde frågor som behövde bearbetas. Vi kunde inte bearbeta alla delar. Det var väldigt viktigt i begränsning för bokmässans team. Vi är rätt vana vid att vi har en inställning i att ingenting är omöjligt. Vi kan göra i stort sett vad som helst som bara har koppling till litteratur och läsning att göra. Och att vi har bra samarbetspartners i det hela.
Nu behövde vi hålla i taktpinjan och bli extremt avgränsande och tydlig i vad består den här boxen av. När kan vi gå ut den för och när ska vi hållas i den här boxen. Det är klart att det blev en annorlunda roll för mig också att inte bejaka alla delar som var mycket kreativa förslag under en viss tid som man behövde gå in i och säga att så kreativa ska vi inte vara nu. Nu har vi sex månader på oss att göra det här. Det första egentligen stora avgränsningen som vi valde att göra det var just att ha fokus på just samtalet och seminarieprogrammen.
Som jag sa så består bokmässan av tre delar. Seminarieprogram, utställning och vårt rättighetscenter. Då valde vi i ett tidigt skede att säga att vårt fokus 2020 är just seminariedelen. Det fanns idéer, tankar, kreativa, funderingar kring skulle vi inte kunna göra en digital utställning så att man digitalt skulle kunna navigera och orientera sig i en digital utställning. Det avskrev jag tidigt och tog. sådant beslut utan att kanske bearbeta det något djupare med teamet. För jag såg att det här är inte möjligt att göra.
Dessutom är det så att jag har en inställning i att ska man utveckla en produkt eller tjänst till en digital produkt eller tjänst så kan vi inte bara ta det vi gör och sätta det i ett nytt format. Utan ska det vara värt sin investering så måste vi accelerera produkten och tjänsten. Tack vare digitaliseringen kan det bli en add-on eller en produkt och tjänst som växlar upp sitt utbud eller innehåll. Ingången till bokmässan Play var att det inte skulle vara en ersättning för bokmässan under pandemin. utan det skulle vara en plattform som faktiskt kan ge bäring till bokmässan i sin ordinarie form även i framtiden.
Och vi vet ju att det mänskliga mötet är överordnat. Vi behöver mötas för att stöta och utveckla våra perspektiv och utmanas i vad världen egentligen är. Så det var aldrig en fråga för oss om den här digitala plattformen skulle ersätta bokmässan. Det såg vi absolut ingen fara i, utan snarare på sikt stärka bokmässan som mötesplats. Dessutom var det ju it-utveckling. Det måste också varit mycket tyngre här och lite nytt.
Ja, verkligen bokmässan kan man säga. Vi är beroende, pandemi eller inte, men vi är beroende ändå av digitala system som stöttar vår affär och vårt arrangemang, inte allra minst i våra samarbetsformer, att vi har en bra digital arbetsplattform men också i våra affärsmässiga system. Att det ska fungera och köpa biljetter, alla våra utställare ska in i en digital plattform för att kunna göra sina beställningar och så vidare. Så vi var väl vana i att orientera oss i de digitala system som vi hade på plats. Men vi var inte vana vid att driva digital utveckling.
Så här fick vi en helt ny roll. Jag har tidigare arbetat inom IT-branschen så jag hade vissa erfarenheter i att projektleda i sådana processer. Kanske inte ren IT-systemutveckling. Jag är inte bra på att knacka kod direkt. Men att driva utvecklingsprocesser, digitala utvecklingsprocesser– –som främjar våra arbetssätt eller främjar våra affärer. Det hade jag vana ifrån.
Vi var också ett par till som hade arbetat med en del– som har med den delen att göra. Men det var ju helt klart en helt ny roll och hade vi haft kompetensen till 100 procent så hade vi nog inte gjort det vi faktiskt gjorde. Då hade vi nog efter ett par timmar i vårt första in-dead-on-möte sagt att det här är inte möjligt att göra på sex månader. Och ändå hade du satt upp några begränsningar men hade ändå ett för stort skop egentligen. Ja, det var det. Vi visste inte riktigt vad vi gav oss in på, men vi jobbade intensivt.
Vi hade stort engagemang inom teamet, men också väldigt fina samarbeten som gjorde att vi i slutändan kunde lansera boksmässan, Play och tillhandahålla litterära samtal genom plattformen. Hur tror din bakgrund som lärare påverkar ditt ledarskap och ditt arbetssätt? Jag tror att den pedagogiska kompetensen är en styrka. Att varje år utveckla bokmässan är i stort sett en enda stor läroprocess. Där vi lär av varandra och där vi prövar en hel del, testar nya idéer. Jag tror att min pedagogiska erfarenhet och kompetens kommer nog väl till användning utan att jag egentligen konstant reflekterar kring det.
Har du några tips och tricks gällande ledarskap och förändring i kris som du faktiskt har varit med om rätt mycket? Information är att möta teamet, stanna upp, lyssna in och berätta allt man kan berätta. Och i de delar som man inte kan berätta saker och ting när du till exempel har med varselprocesser att göra så måste man säga det att jag hoppas att jag kan informera så snart som möjligt men just nu är vi i en process som gör att jag inte kan dela med mig av viss information. Att försöka vara så transparent som det bara går. Det är väldigt viktigt och att stanna upp med både individer och medgruppen i sin helhet.
Jag ringde väldigt mycket under pandemin, ringde mina medarbetare, ringde våra samarbetspartners för att bara checka in och kolla vad är läget och hur mår vi och vad är status framåt. Så att dialogen och samtalet är extremt viktigt. Under pandemin blir det också så påtagligt att jag läste någon gång en rapport som sa att det bästa man kan göra som ledare det är att investera i en bra kaffe maskin. För att där vid kaffe maskin där sker det så otroligt många samtal som är av bäring i vårt dagliga arbete utan att vi reflekterar kring det. Men det händer mycket där, vi utbyter tankar, vi brifar lite hur vi har det.
Vi sträcker ut en hand till någon som behöver hjälp och så vidare. Det informella samtalet, den informella processen, den existerade ju inte under pandemin för att vi alla satt framför en skärm och vi bokade tid med varandra när vi behövde prata om någonting. Så det var väldigt viktigt. Vi hade digitala fikor, vi hade digitala promenader och så där. Så mitt tips är nog dialog, dialog, dialog och försöka vara så transparent som möjligt i tider av en kris. Är det någonting uppenbart du skulle gjort annorlunda med det du vet idag?
Jag är snabb i mitt tänk och i tider av kris så ligger jag som ledare och ansvarig hel. Det är ett konstant steget före. Det är inte alltid bra för att ska vi springa iväg och ha ganska hög utvecklingstakt så behöver alla vara med. Mer eller mindre. Men alla behöver vara med på den banan. Mitt tips, dialog och att försöka vara så transparent som möjligt, det utgår nog ifrån att det är också det som jag ser som min utmaning och där jag behöver utvecklas än mer.
Har du gjort några ledarskapsmistag antingen nu i den här sista förändringsresan eller tidigare som du skulle vilja dela med dig av, som andra kan lära sig något av? När det går fort så blir det ibland fel. En gång skickade jag vår projektplan och vårt interna dokument till en extern person. Som kanske inte var extremt känsligt material men det var ändå lite väl transparent för att komma till i andra händer. Och bokmässan är ju också ett mediebevakat arrangemang. Så vi är ganska försiktiga med att i ett inledande skede vara för transparent med informationen till parter.
Där det innebär en viss risk kanske i att det nås ut bredare än vad vi hade önskat i just den stunden. Men det var ett misstag jag gjorde som jag också berättade för mina medarbetare. Nu har det här hänt, jag har pratat med parten i sig. Det finns ett förtroende här, men det finns också en risk i att dessa delar skulle kunna bli mediala. Det är väl ett exempel. Sen tror jag nog att jag har gjort en del misstag i just det här.
Just det här i att just gå för fort fram då där man inte kanske har förankrat alla beslut eller tankar. Och en del av de besluten, tankar eller något av det har säkert varit fel. Så att några sådana delar har jag ju fått backa på också. Stort tack för att du delade med dig. Jag tror att alla har stor igenkänning av de misstag du nämnde här. Har du några tips på någon bra bok eller böcker?
Det behöver ju inte vara inom projektledning. Jag har precis läst, Ida Östersson har skrivit en bok som handlar om, ja men det handlar kanske om projektledning men mer i privata sammanhang. Alltså hur ser ansvarsfördelningen, det här osynliga jobbet hemma, vad består det egentligen av. Och det är ju så att många kvinnor framförallt upplever att man är projektledare både på jobbet och på hemmaplan. Det var en bok som för mig, ja men det var en tankväckande bok för att det synliggjorde även för mig delar som jag kanske gör på hemma. plan som ett arbete som är hyfsat osynligt.
Den här boken tog också min man del av och vi arbetade också med handlingsmaterial som faktiskt också finns till den här boken där man går igenom också uppgifter som utförs på hemmaplan. Det var ju faktiskt så att det också syn gjorde för mig vad faktiskt min man gör där hemma som jag inte ser. Det är en bok jag har läst i sista som har varit extremt tankeväckande för mig. En annan bok som jag tycker också är väldigt intressant är Cheryl Sandbergs bok Lean In. Den har jag några år på nacken men den är fortfarande aktuell och jag bläddrar i den till och från. rätt mycket om att vi kvinnor i arbetet måste luta oss inåt.
Alltså inte luta oss tillbaka och se på när saker och ting händer utan att vi kanske kan bli bättre på att ta initiativ och vässa våra armbågar ibland och inte inta försiktighetsprincipen. Men annars rent litterärt så läser jag ganska mycket barnböcker nu. På jobbet har jag faktiskt också en bok som jag läser lite till och från för att skingra tankarna lite. Den heter Bluffen av Unni-Draget. Också en ganska gammal bok, men som jag liksom läser för att bara komma in med lite andra tankar och funderingar. Intressant.
Idr Östenssons hette Allt vi inte ser. Ja, precis. Allt vi inte ser. När ska man besöka bokmässan? Bokmässan 2023 äger rum 28 september till 1 oktober. På helgen äger det rum med fantastiska samtal, författarsigneringar.
Vi har olika områden på utställningen inom mässområdet. Man kan verkligen förkovra sig och gå in i de delar som man är särskilt intresserad av. Som feelgood eller crime-litteratur. Vi har ett helt nytt barn- och ungdomsområde som kommer att vara helt fantastiskt med en ny familjeentrer. Barnen kommer att känna sig särskilt välkomna till Bokmässan 2023. Det finns en psykologiscen.
Vi har en mängd olika utställare. alla mediehus av varsin scen där debatt pågår och så. Är man lite mer intresserad av skola- och biblioteksfrågor och läsfrämjande insatser så är man välkommen kanske mer på torsdag fredagen där, 28-29 september. Då har vi ett särskilt skolspår för skola, biblioteksspår för bibliotekarier Men vi har även lite bredare inslag på torsdag och fredag. Är man intresserad av poesi ska man gå in i rum för poesi– –som är en egen os och as nästan på bokmässan. Det finns mycket för många på bokmässan. Det låter jättebra.
Om man vill komma i kontakt med dig, hur gör man bäst det? De flesta kanalerna fungerar. Man kan gå in på bokmässan.se så hittar man mina mailuppgifter och telefonnummer och så. Jag finns även i sociala medier och LinkedIn bland annat. Jättebra. Stort tack för att du kunde ta dig tid och vara med i Projektledarepodden idag, Frida.
Jag ser fram emot 2025 för projektledningsspåret. Det är väl lite för sent att lägga in 2024. Då blir det väl 2025 ni får ha det som tema, hoppas jag. Stort tack för att du kunde ta dig tid och vara med. Tack snälla. Tack för att du har lyssnat på Projektledarpodden.
Hör gärna av dig till oss med idéer, tips och förbättringsförslag. Det gör du enklast via mejl på lyssnare, snabbelag, Projektledarpodden.se eller vid det sociala nätverk du föredrar.