ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2024-05-04. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 50: AI-Verktyg för Projektledare med Daniel Karlsson Läs sammanfattningen: AI som projektledarens nya teammedlem – Daniel Karlsson om framtidens projektledning (50)
Transkribering
Lite kontext; Vem är du? Vilken roll vill du att du ska agera som? Sen beskriva uppgiften på ett så bra sätt som möjligt. Avsluta med Hur vill jag att svaret ska formateras? Och om det finns ytterligare frågor. Den som pratar, Daniel Karlsson, Det här är hallucineringar.
En diskuterad forskare som numera fokuserar på AI för projektledare. I dagens avsnitt ser han många handfasta tips om vad du som projektledare kan göra för att lära dig eller lära dig ta stöd av AI. Dagens avsnitt är sponsrat av moveria.se. Vill du ha en checklista för när du ska flytta eller undrar hur man kan göra en adressändring gratis, eller nånting annat kring flytt och flyttstädning och sådana saker, då ska du gå in på moveria.se. Tack, Moveria, för att ni sponsrar Projektledarpodden. Om du som lyssnar också vill hjälpa till, så gå gärna in på Apple eller Spotify och ge Projektledarpodden ett betyg, så att fler kan hitta den.
Stort tack för att du lyssnar! Jag som har podden heter Mattias Ejebe. Och nu kör vi. Du vill lyssna på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt. Och vill lära dig mer av andra, om projektledning.
Idag har vi med oss Daniel Karlsson. Han kan allt om AI och projektledning. I alla fall rätt mycket. Så det ska vi prata om idag. Välkommen till Projektledarpodden. Stort tack.
Jättekul att du har bjudit in mig hit. Kan du beskriva kort vad du har för barn. Undra hur du kom in på det här med AI för projektledare. Ja precis, jag har pysslat med mycket mer idag. Jag började som doktorand i det exotiska ämnet kemisk fysik på Uppsala universitet. Det var väl en frukt av att jag alltid varit intresserad av dataanalys och nya saker, vilket jag kommer att återkomma till.
Efter det bestämde jag mig för att ta mig ut från den akademiska världen och har jobbat med lite startups med R&D och på den banan utforskat olika områden både från ledarskapsperspektivet och från mer hands-on med teknikutveckling. För en sju-åtta år sedan så stod jag inför ett vägval: Ska jag gå all-in på Data Science för det var ett ämne som höll på att växa och bli stort då eller ska jag satsa på projektledarspåret? Så då gjorde jag en insats på Data Science Men jag insåg att det är inte riktigt min grej att sitta och jobba med data på det sättet. Träna modeller till exempel.
Jag vill vara ute bland människor och interagera med andra människor och hjälpa dem. Och nå framgång på bästa sätt. Så då valde jag helt enkelt att satsa på projektledning fullt ut. Men hela tiden har jag haft det här med data-science och datahantering ganska nära knutet till mig. in på AI i projektledningen? Det känns som att det passar rätt bra ihop med data science, projektledning och AI och de här bitarna? Ja men absolut.
Jag har hela tiden kikat och tänkt att det här kommer att tillämpas inom projektledning. Men då hade jag maskininlärningsperspektivet när man använder AI för beslutsstöd och tänkt att jag kanske kommer få hjälp när jag gör min budget eller när jag har siffertunga saker. Jag kunde inte föreställa mig att de mest mänskliga saker, det som jag förknippar med oss, som språkkreativitet, att det var där AI:n skulle komma in och hjälpa mig. Det hade jag inga tankar på. Jag hittade dig bland annat på LinkedIn när du hade varit med och gjort en rapport på PMI om AI och projektledning.
Kan du berätta mer om den och vad var det ni gjorde? Ja, precis, den släppte vi för någon månad sen. Om vi tar ett steg tillbaka så släppte PMI en rapport om AI i projektledning där man tittade på: Vad tror projektledare om AI i framtiden? Vad har man för stöd från företaget? Vad har man för utbildning? Vad har man för kunskapsnivå?
Så man undersökte de bitarna i en rapport som släpptes i januari eller februari i år och sen parallellt med att man avslutade den så drog man igång ett nytt arbete som jag var med på, där man tittade exakt på vad projektledare gör med AI. Vilka use cases finns. Hur används det där ute? Då gick man ut och letade globalt och såg hur företag använde AI inom projektledning. Går de här rapporterna att få tag på eller måste man vara medlem? Nej, de är fritt tillgängliga via PMIs hemsida.
Då lägger vi en länk i anteckningar till avsnittet. Det är jätteintressant. Men berätta mer om dem. Precis, det man såg i den här rapporten vad projektledaren tror så finns det ett stort hopp. Många av oss projektledare är ganska övertygade om att det kommer förändra det sättet som vi arbetar, men vår kunskap är begränsad och det är inte så mycket träning som pågår från arbetsgivarens sida. Vi har mycket hopp, men vi är ganska tidigt i det.
Det här med att vi är tidigt i det tyckte jag också såg i Case study rapporten som var den jag var med och skrev. För vi fick liksom inte in så vansinnigt mycket case studies Jag tror att det är någonstans 10-12 stycken som är med i rapporten. Det är ett ganska litet antal om man tänker att det här var en global studie. De som vi fick in kan man grovt dela in i 2 stycken kategorier. Det ena är där man använder AI i projektledning som ett verktyg för oss projektledare. Den andra kategorin var det att man ledde AI-projekt.
Om man tittar på den kategorin där vi använder AI som verktyg för oss projektledare. Där var det mycket att man använde kanske ChatGPT i kombination med Excel exempelvis. Vi läser in alla läsplatser i ett Excel-ark och ser vad vi kan dra för slutsatser av det. Det var ett annat case då tittade man på flera hundra testrapporter och använde Excel och ChatGPT för att skapa Excel-former så att man kunde automatisera analysen av de här testrapporterna. Så det var flera stycken som kom in som var på ganska grundläggande nivå, där någon enstaka projektledare har ”lekt” med ChatGPT.
Sedan fick vi in framförallt en, Man hade mer drivit det här som ett stort projekt med en rejäl budget och rejäl tidslinje. Använt ChatGPT men också använt CoPilot från Microsoft Project och rullat ut det på ett större bolag och såg rejäla effektivitetsförbättringar. I vanliga projektledarkåpor såg man 20 procentiga förbättringar på sådana saker som vi typiskt mäter. för mig är att det är verkligen tidigt ute för AI i projektledning. Den här rapporten, vad jag vet, så är den första i sitt slag. Så att jag tror att det kommer bli baslinjen som vi kommer att mäta vår progress mot.
Och beskriv mer det här lite större caset då. Vad var det för verktyg de använder, du säger Co-pilot, men hur använder de det? Ja. Jag vet inte exakt hur de använder det, Copilot för Microsoft Project. De använder det för resursallokering, för planering och den typen av kärnsaker som vi projektledare gör. Sen vet jag inte exakt hur verktyget användes på klicknivå utan mer att det var de sakerna som man använde verktyget till.
Intressant. Jag tycker det är svårt noga med Project utan AI att hålla Ta reda på vad det är för tokigheter som händer när jag drar i någonting eller ändrar någonting. Alla beroenden som finns och så där. Det här är ju jätteintressant. Ja, jag har inte jättestora erfarenheter av Microsoft Project. Men det går säkert att göra mycket med AI.
Jag tänker att det finns mycket information i verktyget som AI kan hjälpa till med. Och också resursallokering. Om man sitter på större bolag så kanske den har möjlighet att se hur alla projekt gör. som pågår på företaget. Att ha en holistisk vy och hjälpa till med resursplanering och se till att människor är rätt allokerade. Så slutsatsen blir i princip att, ja, det finns de som använder det här, men det är mycket testande idag, snarare än att det finns färdiga verktyg, färdiga processer hur man använder det här. Ja, det skulle jag säga.
Det finns ju också några företag som sätter upp specifika verktyg som är ämnade till oss projektledare. Vi har ett företag som heter Kilorem som håller på med digitala tvillingar. Där man försöker skapa en digital kopia av företaget så att man sedan kan göra tester. Vad händer om jag skruvar på den här projektparametern? Hur kommer det påverka Dympanen? Det finns några stycken sådana flera.
De är också relativt tidigt ute. Kopplat till vad du sa att det inte finns några processer. Jag såg att PMI ganska nyligen gjorde en utlysning där man sökte efter folk som ville hjälpa till med att ta fram standarder för AI i projektledning. Vilket också är en signal att det är tidigt ute, än så länge. Vad skulle kunna tänkas bli standarder där? Vi har projektledningsmetodikerna som certifieras av HCI.
Det finns PMI, Prince och flera andra. Det kanske är där man kan komma in och få med hur AI kan användas i projektledning. När man tar sin certifiering är AI en naturlig del som allt annat i de här projektledningskurserna. Min uppfattning är att vi inte är där än. Du pratar om effektivitet. Vad är effektivitet i projektledning, har du några tankar kring det?
Vad är effektivitet? Det är en bra fråga om jag utgår från mig själv. Så handlar det egentligen om att spendera så mycket tid som möjligt med värdeskapande aktiviteter. Som projektledare, om man tar en stor organisation, så är ägnar jag relativt mycket tid åt omstrukturerad data. Jag kanske har information som ska ut i olika sammanhang. Jag har en rapport som en styrgrupp som en ledningsgrupp ska ha, som ett team ska ha som mer mindre bygger på samma data som jag lägger ner tid på att kanske ha omstrukturerat som inte är värdeskapande arbete.
Det finns flera sådana saker som jag lägger tid på där kanske man kan få hjälp av AI och automatisera de bitarna så att jag kan ägna mer tid åt saker som inte går att automatisera. Så när du själv försöker jobba som projektledare Vilka verktyg använder du och hur använder du dem då? Jag använder ChatGPT i ganska stor utsträckning Google Gemini också Sen finns det ju jättemånga projektledningsverktyg och appar som har AI i sig. Men de har inte kommit igång och använda på det sättet utan Chat GBT använder jag och då använder jag det på motsvarande sätt som många använder Excel.
Det vill säga ett brett verktyg som man kan använda till allt. Många av oss har ju drabbats av Excel och drivit projekt, och nästan hela företaget är bara Excel. För den har ju den egenskapen att man har en Kan man som matrisen göra precis vad som helst det är bara fantasin som sätter begränsningar. Det är inte bäst på något men det går att använda till allt. På samma sätt så använder jag ChatGPT. Det är inte bäst på något men man kan använda det till allt.
Det finns specifika appar som gör varje sak som jag gör med ChatGPT men jag gillar hur jag kan använda det och slänga in olika uppgifter och jobba med dem och få ut ett resultat. Ge exempel på uppgifter som du ger till Chatgripetera. Det är roligt när man börjar använda Chatgripetera… Det kanske du också känner igen som är Chatgripetera-proffs. Man börjar hitta verktyget och ställer några enkla frågor. Kanske ber en att skapa paketrim eller snapsånger till midsommar eller vad det nu kan vara.
Sen märker man mer och mer att man kunde använda verktyget till att svara på egna frågor e-postmeddelanden, jag kunde använda verktyget till att skapa projektrapporter och sen ser man bara mer och mer användafall komma upp och sen efter ett tag när man kommer över en viss tröskel, då vill man använda ChatGPT till precis allt man gör. För att vara lite konkret, jag har min arbetsstation uppsatt så har jag en skärm och en annan skärm med ChatGPT på. Så jag har hela tiden det som ett stöd i allt jag gör. Det kan vara att när jag förbereder Om jag förbereder inför ett möte med en kund så kanske jag lägger in information om kundens bolag på ChatGPT och ber den sammanfatta det och sen kanske lite information om den personen jag ska träffa och ge mig en snabb bakgrund.
Det kan vara mycket när jag håller på att jobba med presentationer så får jag återkoppling på det jag skrivit eller får nya tankar och idéer om hur jag ska formulera saker. jobba med storytelling och beskriva någonting mer i historier. Så kan jag använda ChatGPT för att få tips på historier. Då kanske jag inte tar dem rakt av. Det stimulerar mitt tänkande och gör att jag kommer igång och kan hitta på egna historier. Jag använder det för dataanalys. Om det är Excelark som ska gås igenom så kan jag snabbt slänga in det och få en uppfattning om vad det handlar om, vilken data finns.
Jag kan också be den och göra viss form av analys. Man kan använda sig av agenter som jag gör ibland. Jag har en liten simulerad styrgrupp, där jag har min QA-person min marketingperson och alla andra. Sen skickar jag in en rapport, eller vad det är för någonting, ber dem om feedback från deras perspektiv och fråga om det fattas någonting. Det finns hur mycket som helst. Om man ser de här guldkornen när man väl har kommit över tröskeln.
Så är det lite trögt tycker jag. Jag vet inte vad du upplevde? Definitivt. Det är lätt att man fotar av kylskåpet och frågar vad jag kan laga för mat. och är på den nivån och tycker det är lite roligt. Sedan använder man det inte. När man kommer in i det.
Jag använder väldigt mycket till att förbättra min engelska till exempel. Jag skriver någonting, jag blandar lite svenska och engelska och sedan ber jag ChatGPT att det här ska gå till en affärskollega. Det här ska gå till. Får den formulera sig åt mig och så skickar jag iväg det meddelandet. När du gör analysen med Excel, kan du beskriva hur du gör då? Då tar jag mitt Excel-ark och laddar upp det i ChatGPT.
Sen kan jag egentligen påbörja en dataanalys därifrån. Jag kan be den beskriva vad Excel-arket innehåller. Jag kan be henne analysera data… utifrån vissa vinklar som jag ser som kanske summerar och vad det är för något jag är ute efter och gör en analys i naturligt språk så att jag pratar med Excelarket och med datat. Jag kan också be den efter insikter och slutsatser med den här datan. Vad skulle du kunna säga och vad är det som är viktigt att tänka på? Man kan skapa grafer och den typen av underlag som jag använder i Så egentligen ett sätt att diskutera med Excelark.
Man kan lyfta in så mycket information och det går snabbt och få det analyserat. Vi som har jobbat en del med Excel och fått information via ExcelArk vet att det är relativt ofta det är fel och brister i data som saknas. Man kanske har en datumserie och så är det några datum som är felformaterade och då kan man be Excel att gå igenom eller be ChatGPT att gå igenom all data och göra den här datacleaningen, som det kallas på datavetenskapsspråk. Att se till att datat är rätt formaterat för att göra analysen. Det är ett exempel på saker som man kan använda Excel-videon.
Kan man lita på att den inte lägger till annan data eller gör fel när man har stora datamängder? Just det där med att lita på ChatGPT det är ju en… en fråga som måste stötas och blötas. När det gäller vissa saker som ChatGPT gör och det har du säkert sett så skriver den kod i programmeringsspråket Python för vad den ska göra för någonting och sen kör den koden och då utförs uppgiften som man beställde. Fördelen med det angreppssättet är att då kan man faktiskt gå in och granska den här Python-koden och se så att den gör korrekta saker. brukar jag göra stickprovskontroller och också se så att saker och ting är rimligt.
Men där måste man själv göra en bedömning av hur allvarligt det skulle vara om det blev någonting fel i det man gör. Så att man kanske inte ska, innan man är bekväm och kan lita hundra procent på verktyget så ska man inte använda det för beslut som har djupa konsekvenser. En annan sak som jag skulle tagit tidigare när du frågade vad jag använder det till Jag får ganska mycket kontrakt skickade till mig. Det kan vara att man gör en upphandling och så får man ett leverantörskontrakt eller det kan vara ett samarbetskontrakt eller den typen av legala dokument och där använder jag ChatGPT i ganska stor utsträckning och lägger in de här legala dokumenten som jag inte har kompetensen att förstå till fullo. om det är några konstigheter, någonting som skiljer från ett normalt kontrakt någonting som jag bör tänka på.
Då gör den en genomläsning. Oftast får jag ut information som jag tycker är bra och som är bättre än vad jag hade lyckats vaska ut på egen hand. Nu givetvis ska man ta med sin legala avdelning i kontraktsarbete. Men är man ett litet bolag och inte har tillgång till den här legala backupen så är det absolut värt att ha iallafall en second opinion från en AI som har läst och granskat samma dokument som du själv gör. Just att prata med ChatGPT är… någonting som jag tycker att man borde testa om man inte har gjort det. Man kanske har dåliga erfarenheter av att ha pratat med Siri eller vissa som har hängt med länge.
När man ringde till SJ för ett tag sedan och försökte boka en resa så gick det inte alls bra. Men ChatGPT det är en helt annan… Nivå. Jag känner att den förstår vad jag säger när jag pratar med den. Det blir sällan missförstånd. Tittar jag på transkriptionen, när den har översatt mitt tal till text så är inte den 100% perfekt, men den är bra nog för att ChatGPT ska förstå vad jag vill ha sagt och svara på det.
I den kommunikationen som vi har så förstår inte du, du uppfattar inte heller, exakt alla ord jag säger, men du förstår tillräckligt mycket för att vi ska kunna ha en konversation. Och på samma sätt är det med ChatGPT. Så att till exempel efter eller innan ett möte så kan man reflektera över mötet och säga att det här upplevde jag det, det här tänkte jag att det var något vi kan jobba med och ha den diskussionen nästan som en terapeut. Det är fantastiskt. Har du provat transkriberingar och mötesanteckningar? I viss utsträckning. man möter inte det dagligen men tror att det är det bästa insteget som man kan ha som projektledare i AI-användandet och där man kan få störst värde.
Som projektledare, vi sitter jättemycket möten. Många av oss har nästan hela dagarna back-to-back möten. Och vet också att det är oftast vi som får ta anteckningar och det innebär att man kan inte hålla fullt fokus på diskussionen och man behöver tid efter mötet att göra den här sammanställningen, vilket man kanske inte alltid har med konsekvensen att det är många möten som man inte har antecknade på det bästa sättet. Och med hjälp av de program som finns så kan man få det här på köpet. Man kan få transkriberingen, den plockar ut action, den plockar ut beslut och gör det på ett väldigt bra sätt.
Microsoft gjorde en studie kring hur bra de här verktygen är. De gjorde den i höstas. Nu är den gjord av Microsoft så man får ta det med en nypa salt i och med att de är investerade och de vill att AI ska få så bra uppfattning av AI som möjligt. Men i varje fall om jag minns rätt nu så tog man en uppsättning möten och man lät en experter, man säger en projektledare som för mötesanteckningar och sen bedömde man hur bra mötesanteckningarna var och sen fick AI göra samma sak. Jag tror att man kunde få 13 poäng som max, det var en perfekt mötesammanfattning.
Och när en expert gjorde det så fick de 12 poäng. Och jag tror att en AI då i höstas nådde upp till 11 poäng. Det vill säga, den är nästan lika bra som vi experter, som vi projektledare, på att ta mötesanteckningar Men man har det gratis i alla möten. Är det en sak som jag skickar med, testa det om ni har möjlighet att göra det. Det kan vara en av de största effektivitetsförbättringarna ni kan göra i år. Och du nämnde ju här också att man får ut, när man jobbar med Excelen och backar tillbaka att man kan få ut Python-kod och att det är så den jobbar.
Då kanske det är många som ryggar tillbaka och säger, jag förstår inte Python, det här verkar jättesvårt. Men det jag gör med den där koden, Du vill givetvis att jag matar in den i ChatGPT och så ber jag den förklara i vanlig text. Vad är det den här koden beskriver? Ja, och det är ju fantastiskt. Jag har lekt lite med Python, men jag är ingen expert. Men om man är helt novis så skulle man ju kunna göra det som experiment att man gör ett Python-program.
Man ber ChatGPT skriva ett program som matar ut texten: Hello World! för att ta ett klassiskt exempel från programmeringsvärlden. Då kommer den vänligen skriva det tighton-skriptet åt den och kan exekvera det också. Absolut. Där kan jag rekommendera eftersom jag har gjort just det experimentet att man säger att man är en novis och att man behöver en stegvis lista på hur jag nu får det här att fungera. Då kan den i princip börja med att slå på datorn tryck på startmenyn, ta fram anteckningar, spara ner det här som en sådan en fil och så vidare och så betar man av det och så har man den konversationen med den och så får man igång och kan köra det här Python-skriptet om det är det man vill.
Jag tänkte bara att ofta, eller när man ställer viss typ av frågor till ChatGPT som den inte kan besvara utifrån sin textmotor. Då skriver den ett eget Python-skript och exekverar det. Så kör det Python-skriptet men då gör den det i bakgrunden så att man som användare bara ser en liten cirkel som fylls upp. Den kan även använda det internt, som ett verktyg i dens egen verktygslåda för att lösa uppgifter där den märker att min språkträning inte är rätt verktyg att använda. Du nämnde Googles verktyg, Yemni, och det finns många verktyg. Min erfarenhet av den är att den är mycket bättre på sökordsoptimering och lite indexering av de bitarna.
Men konversationsmässigt och liknande ligger ChatGPT långt fram. Har du hittat något som Yemni är bättre på En sak som jag gillar med Gemini är att den har ett stort kontextfönster Och det betyder att man kan ladda upp väldigt mycket information i en konversation Faktiskt otroligt mycket. En miljon tokens som det heter på Nördspråk Och det är kanske 700 000 ord som man kan ladda in i en konversation och då kan den ha koll på alla de 700 000 orden medför det. Det är ju otroligt. Ni kan ladda upp stora mängder, om vi säger att alla Ledsen’s Learned i alla projekt som ni någonsin har gjort skulle få plats i det här kontextfönstret så kan ni be den att överblicka allting och dra slutsatser från det.
Det här har man kunnat gjort tidigare, men då har det krävts mycket mer i form av programmeringskunskap för att jag ska kunna dra slutsatser från så stor mängd information. Men nu har man det enkelt tillgängliga användare. Jag såg bl a att Svante Randlert släppte en bok som heter Klokskap där han hade transkriberat Jag tror att det var 100 intervjuer och dragit slutsatser från dem. Och så var det de bästa ledartipsen som finns. Och det känns ju otroligt men nu får vi tänka att alla vi som lyssnar på det här Har det verktyget i våra händer så vi kan göra samma sak utifrån den informationen vi har.
Där ligger Gemini några steg före ChatGPT när det gäller storleken av konversationsfönstret. Ett annat exempel där är den här EUAI-akten. Svårt ord att säga. Det är ett dokument på 472 sidor som vi alla ska ha koll på i höst. Det lades givetvis in i Gemini, hela dokumentet, och också lite andra stöddokument och bad den sammanfattade för mig och skapade två stycken presentationer, en kort och en lång. Så beskrev jag också min bakgrund, hur jag arbetar som projektledare och frågade vad kommer den att få för konsekvenser för mig?
Vad behöver jag göra annorlunda? Sen hade jag en diskussion med dokumentet som gjorde att jag kunde tillgodogöra mig informationen på ett sätt som jag inte hade kunnat gjort tidigare eller inte hade… haft tid eller haft motivation att göra. Då hade jag bara sett det här tunga dokumentet från EU på 472 sidor, tittat på abstraktet och det hade stannat där. Men nu kan jag be den sätta sig in i min situation och ge information som den anser är viktig för mig. Sen är det säkert inte perfekt. Man kanske ska ta in en advokat som hjälper en om bli viktigt, men jag kan varje fall för min egen räkning nå 80-90 % som är fullgott för att jag ska bli en bättre beställare när jag tar in hjälp, som vi alla kommer att behöva göra i höst med att hantera det här.
Och jag kan även snabbt skapa mig en uppfattning om vad som är aktuellt just för mig. Det tycker jag är fantastiskt. Hur är det med säkerheten när du laddar upp saker till ChatGPT och Yemini? Hur tänker du där? Jag är försiktig, kanske onödigt försiktig. När det gäller publika dokument då är det ju såklart ingen fara alls Sen…
Är tjänsterna säkra skulle jag nästan våga säga… Men… Om man sitter i ett bolag så ska man givetvis titta på sin aktuella AI-policy och vad man får och vad man inte får göra. Men när jag använder ChatGPT så kan jag välja och det kan den också välja att slå av så att den inte använder informationen som jag laddar upp för träning. Den information som jag laddar upp kommer inte att hamna inom modell framgent. Så om jag slår av den, då känner jag mig ganska trygg med att skicka upp information.
Sen så finns det aspekter med GDPR som gör att man måste vara extra försiktig eftersom GDPR medför att jag som privatperson ska kunna be ett företag att ta bort all information som finns om mig. Och då, hur ska man hantera om den informationen skulle av någon anledning komma in i en modell? Det blir lite luddigt för mig där. Så att om man jobbar mycket med HR och rekrytering eller hanterar mycket personnamn då ska man nog vara försiktig och kolla upp vad som gäller i de specifika casen. Hur man gör för att ta bort den information som man laddar upp till modellerna.
Jag vet att många använder kodnamn. Också när det gäller siffror så maskerar man helt enkelt namnen med koder. Och samma sak med siffror. Då kanske man lägger in en konverteringssiffra som säger att man multiplicerar alla siffror med dagens växlingskurs för dollarn. Jag vet inte om det är ett bra sätt, men det är nånting som jag ser är ganska vanligt. Du håller både kurser och workshops kring det här.
Vad är det du går igenom då för projektledaren? Ja, det är en bra fråga. Vi projektledare är breda och jag försöker få med allt för att man ska få en uppfattning om vad det här är för något. Med utgångspunkten att det här är nytt. Vi går igenom vad det är som har hänt. mycket prat om AI för tillfället. Vad är skillnaden på maskininlärning och generativ AI?
Sen tittar vi litegrann på etik. Hur ska man tänka kring etiska frågor, bias och sånt som kommer upp i samband med AI? Hur ska man titta på säkerhet, som vi var inne på nu, IT-säkerhet. Sen är det viktigaste i kurserna att man börjar använda AI. Att man kommer över den tröskel som du har visat att du har kommit över. Så att försöka strössla med så mycket exempel som möjligt och gå igenom lite grann kring hur man promptar, dvs hur man skickar in beställningar till AI och får bra svar.
Det finns några strategier och några knep som man kan använda för att lyfta sin prompning ett par nivåer så att man får bättre resultat. Det fokuserar vi mycket på. Sen är det bara att använda, använda, använda så att man på något sätt kommer och känner att man kan använda det i sin vardag när man kommer tillbaka. Så det är framförallt det jag trycker på. Kan du avslöja några knep eller trick när det gäller promptningen? Det finns massor med akronym på nätet som man kan googla på så får man fyra steg man ska tänka på.
För det första så vill jag när man börjar titta i det här så vill jag inte att ni ska bli rädda för ni kommer att se exempel på prompter som är nästan en hel A4-sida långa och så bra, så långa prompter behöver man inte skriva. Grotta inte ner er för mycket Samtidigt så är det mer än en Googlesökning det är en annan sak. Jag brukar tänka på AOI som en nyanställd assistent som har en bred uppfattning om saker och ting men vet inte riktigt vad den ska göra i organisationen. Då börjar jag min prompt och ger den lite självförtroende. Jag säger hej till den och säger vilken roll den ska antas.
Nu vill jag att du agerar marknadsföringsexpert. Ni får tänka att den har all kunskap i världen och då vill jag hjälpa den och tratta ner på vilken kunskap den ska tillämpa. Sen kanske jag ger den lite kontext vill att det jag ber om ska handla om och sen så ber jag om vad jag ska göra för någonting. Jag vill att du tar fram en marknadsföringsplan för den här produkten som jag har tagit fram och avslutar med att specificera hur jag vill att den ska formatera output. Jag vill ha en punktlista som jag som projektledare kan förstå, så använd inte för mycket marketing språk.
Man kan också ställa frågan om det är någon mer information information som den behöver för att ge svar på ett bra sätt. Så först lite kontext. Vem är du, Vilken roll vill du att du ska agera som? Sen, beskriva uppgiften på ett så bra sätt som möjligt och sen avsluta med hur du vill att svaret ska formateras, Och om det finns ytterligare frågor. Sen har vi det här med hallucineringar som är det vad man än ställer för fråga till en AI så är den rakryggad och ger ett svar med högsta auktoritet även fast det är helt fel Orden som den säger kommer ha en perfekt följd det kommer se jättebra ut.
Så när man läser det så kommer verkligen tro på det. Men det kan vara helt fel Nu har det blivit mycket bättre med hallucineringarna Men det måste man ha med sig att det kan hända Och ett sätt som man kan göra för att minska risken det är om man kan ge den vilken information som den ska använda. Precis på samma sätt som du pekade på att här är de här e-lagarna som jag vill att du använder när du ger svaret och man kan skicka upp information och säga; använd det här PDF-dokumentet då minskar risken för hallucineringar avsevärt. Det finns ett klassiskt exempel där man skickade upp en URL till en artikel på New York Times och sen bad ChatGPT att sammanfatta den. artikeln och då fick man en perfekt sammanfattning.
Men självklart om man gick in och klickade på länken så fanns inte den här artikeln och det den hade gjort då ni vet URL:en den kan skriva ut ganska noggrant vad det heter som jag tittar på nu här, vår URL som står i Projektledarpodden Daniel Karlsson, så utifrån den informationen så skrev den en text som lät väldigt trovärdig, men artikeln fanns inte. Är det några missuppfattningar om AI inom projektledningen, som du stöter på när du träffar de här människorna? Nej… Jag skulle säga att jag träffar två typer av människor om man så kategoriserar.
Den ena är av din typ Mattias som har koll på det här vad det är för nånting och är inne i bubblan. Då har vi den här typen av konversation som vi haft nu. Sen träffar jag dom som står utanför bubblan. Det är inte så konstigt. Ni vet hur det är som projektledare. Det är fullt ös.
Det är möten, rapporter som ska skrivas, det är e-mail, det är direktmeddelanden. Det är fullt, man har inte tiden och energin att ta sig till nånting nytt. När jag pratar med dem då är det som att man hör talas om ChatGPT men inte mer än så. Det har gått helt förbi. Så då har man inga missuppfattningar som man uttrycker detta utan då är det mer att Eftersom man inte har någon kunskap så har man inga missuppfattningar heller. Jag vet att du har pratat om AI-förstärkta team.
Kan du berätta lite om det? Ja, det kanske är lite mer framåtlutat, men jag tror att det är något som kommer. AI kan ju ta olika roller så då kan man ju använda dem som personer i teamet. Ett exempel som jag skrev om var inom agila team inom mjukvaruutvecklingen så kanske man har ett cross-funktionellt team där man har olika roller… Man har några programmerare, man kanske har någon som jobbar med marknadsföring, de med QA och olika roller… Då kanske man kan ta de rollerna och skapa AI-agenter som agerar i de rollerna så att man har sin marknadsföringsperson eller sin QAI-agenticitet som AI-personer i ett team. och på så sätt kommer kunna skapa väldigt små team med en liten kärnkunskap som besitts av riktiga människor och sen så har man AI-agenter som utför andra funktioner.
Det är lite så vi som använder ChatGPT jobbar, fast det kanske inte är uttalat. För mig som driver ett mindre bolag, då har jag en liten marknadsförings avdelning, en liten HR-avdelning en liten ekonomiavdelning som jag kan bolla alla frågor med. Jag tror att det kommer att bli samma sak inom projektteamen. Vad man än gör så kommer man att ha en AI inbjuden till bordet. Eller flera AI:s inbjudna till bordet som är med och ger input och hjälper till med olika saker Ser du några förändringar i färdigheter som en projektledare behöver för att kunna agera tillsammans med AI och den här integrationen av AI i projektteamen?
Det här är ett nytt verktyg som kräver en öppenhet och ett nytt sätt att arbeta. Vad som gäller för vårt projektledaryrke som så om jag bara tittar på hur jag arbetar så lägger jag relativt mycket tid på kontoret, när jag sitter, om mig kanske gör saker i Excel, i Project, i Word utför den formen av administrativ uppgifter. Och dem kommer vi kunna automatisera. Och då är en fråga: Om vi automatiserar saker, man kan lägga ganska mycket tid på, när man sitter med budgeten Det kan ta dagar, vad händer om man kan automatisera? Hur ser framtiden ut för projektledare då?
Vad måste man lära sig? Vad måste man bli bättre i en sån värld där skapa rapporter och budgetar är någonting som är väldigt bra nu. Den kunskapen kommer inte att vara nödvändig. Vilken ny kunskap kommer vi att behöva för att axla den nya världen? När det gäller kodning, då vet jag att du har tänkt lite mer kring mjukvaruuppdateringar. Hur ofta ska man göra det?
Sprintlängder och liknande. Berätta! Där kan man också dra ett extremt case. När det gäller kodning Där har AI:n kommit långt. Man kan få mycket hjälp med AI. För ett par veckor sedan så släpptes exempelvis Devin som ska vara en AI-driven mjukvaruutvecklare.
Man har kommit långt. Så tiden från tanke till kod den kan minimeras så att de som jobbar som kodare kanske mer kommer att bli beställare framgent. Och sen så kommer koden skrivas och testas automatiskt. Det som man i en sprint lägger mycket tid på utvecklingsbiten kanske man kommer att kunna förkorta från dagar till kanske timmar. I teorin kan man leka med ett exempel att man har en sprint på en dag där man på morgonen bestämmer vad man ska göra för någonting och sen låter AI:n skriva koden, testa den och på eftermiddagen släpper man ny funktionalitet.
Det är den snabbheten som vi går mot i och med att själva hantverket som tar mycket tid automatiseras. Om jag ryggar tillbaka så tänker jag: Hur kommer det att funka för mig som använder om min browser eller vad jag nu jobbar med uppdateras för varje dag. Vad kommer det för användarupplevelse för mig? Det kommer att skapa en stor osäkerhet om och Word varje gång jag öppnar det ser annorlunda ut och jag har ny funktionalitet och lär mig varje dag. Det kommer kanske inte bli på det sättet att man kommer släppa nya versioner av Word varje dag, men utvecklingen har potential att ske mycket snabbare.
Hur tänker du kring personalminskningar? Den typen av frågor och strategier kring teammoral och liknande när det här börjar ramla in? Ja, vi såg många av oss Klarna-caset som kom för ett par månader sedan som har fått mycket uppmärksamhet där man använder AI i kundtjänst och på grund av det kunde minska antalet som jobbar med den typen av frågor med 700. Det är en stor siffra. Och de som använder AI bottarna för kundtjänst kände sig lika nöjda som när de interagerade med människor. Vi kommer att se en förändring av roller.
På samma sätt som tidigare så kommer vissa arbetsuppgifter försvinna. Om man har en roll som bara innehåller den typen av arbetsuppgift, då kommer den rollen försvinna. Det kommer inte längre att behövas marknadsföras av folk som jobbar med kundtjänst. inte i varje fall i det antalet. Jobb kommer att försvinna på grund av AI. Så är det. Och som vi varit inne på, roller som projektledare kommer att förändras när sådana saker som vi hanterar automatiseras.
Jag tycker att man kan försöka ha en öppen och ärlig dialog kring det här och inte tro att allting kommer att vara så som det alltid har varit, utan vara beredd på att vissa saker kommer att automatiseras. Hur ska vi tänka kring det? Vad ska vi göra istället för att gå med skygglappar och tro att kundtjänst nog är ett framtidsyrke? Nej, försök att ta det för vad det är. Och sen när det kommer till frågan: Vilka nya roller kommer att skapas? Den står ju också öppen och har samma fråga.
Jag tror att det kommer att lösa sig på något sätt. Men det är svårt att peka på i dagsläget exakt hur en projektledarroll kommer att se ut om 5 till 10 år. Som projektledare så är en av våra främsta uppgifter att ta en grupp människor och skapa ett team som jobbar mot samma mål. Nu om vi förutsätter att vi kommer att jobba i team framgent så kommer den koordinerande rollen behövas och också den här mänskliga biten som gör att vi trivs att jobba ihop och vill hjälpa varandra. Som att vara stöttande i den processen. Där tror jag att vi vill ha människor som gör de bitarna och då kan det falla ganska naturligt på projektledarrollen och vaden som får ihop den här skocken människor och får oss att dra åt samma håll.
Hur hanterar du balansen, Kompisen mellan att anta nya teknologier och samtidigt faktiskt leverera på det vi har idag? Ja, i den rollen som jag sitter i nu som egenföretagare med mycket fokus på AI så kan jag gå all-in på de här teknikerna och förstå vad de är för någonting. Samtidigt så var det inte så länge sedan som jag satt i en stor organisation och såg andra sidor av myntet. Det är en jättesvår balansgång som jag upplever… ofta går åt ena eller andra hållet. Många har nästan ingen tid alls för att ta sig an den här nya teknologiska utvecklingen Då är det fullt fokus på här och nu.
Vissa av er kanske har sett den här bilden när en grottmänniska kommer gående med en kärra med sten och den grottmänniskan har fyrkantiga hjul på kärran. Och så står det en annan vid sidan av med ett runt hjul och säger: Använd den här så kommer det gå snabbare att föra fram dina stenar i kärran. Då går de där och trycker på den här med fyrkantiga hjul. Nej vi har fullt upp. Vi har inte tid att ta oss an den här nya tekniken med runda hjul. Jag tror att det är där många av oss sitter.
Så balansen har slagit över åt det hållet. Man har inte tid att ta sig till därför att man har för mycket att göra helt enkelt. Det funkar bra om det är små och långsamma teknikskiften Men om nu AI:n är så snabb och disruptiv som vissa hävdar så kan det bli ett stort gap mellan de som faktiskt tar sig tid och lär sig att använda de här verktygen mot de som inte gör det. Så jag faktiskt Jag är lite orolig för att det kan uppstå ett gap. Och jag tänker också, nu när jag är inne på spåret att vi har alla studenter som tar examen nu till sommaren och kommer att komma ut i arbetslivet i höst.
De har använt ChatGPT det senaste året, i allt de gör. Så de har kommit all-in på ChatGPT och kan jobba supereffektivt. Vad kommer de mötas av när de kliver in på arbetsplatserna? Vad får de för känslor då när de kommer till en arbetsplats som säger att här använder jag inte ChatGPT, du får inte göra det. samt om de kommer in på en arbetsplats där man har de här verktygen men man använder dem inte. Tänk vilken position, de kommer kunna lära hela verksamheten nya sätt att jobba. Jag tror att det kommer att bli väldigt intressant i höst att se hur den här potentiella krocken kommer att utvecklas.
Igen så finns risken att få de här två lägren mellan de som inte har tagit sig an nya tekniker och de som kan ut i fingerspetsarna. Hur håller du dig uppdaterad och även relevant i det här området? Jag har ju förmånen att lägga mycket tid på det Men det behöver man inte göra. Man behöver liksom inte kunna alla nya modeller som kommer ut och alla svängningar som sker. Däremot… Om man har möjligheten att experimentera med de här verktygen…
Man kanske kan lyssna på en podcast, lyssna på den här. Ett bra exempel. Kanske välja ut en blogg som man följer på nätet. Det räcker ganska bra om man får något veckobrev en gång varannan vecka som tar några minuter att läsa igenom. Då förstår man vad som händer. Men sen så gäller det att ta steget och börja börja göra.
För det är först då som man får värde av det. Man kanske inte behöver hänga med, men det man behöver göra är att sätta sig ner och använda verktygen. Det är där som jag skulle lägga mycket tid. Det finns ju andra saker som också utvecklas när tekniken går snabbt och det är ju det här med virtuell och förstärkt verklighet. Hur ser du på det här i sammanhang med projektledning? Det här är ju extremt spännande.
Om vi backar tillbaka till före pandemin Då träffades vi alla Och det var ganska smidigt att ses på kontoret varje dag Okej, det var jobbigt att pendla. Särskilt på hösten när det var dåligt väder Men när vi väl sitter i samma rum så är det trevligt Det är effektivt, det är snabba beslut Man får den här mänskliga kopplingen till varandra Sen kom pandemin Vi tvingades sitta hemma. Och sitta hemma fem dagar i veckan var det många som mådde dåligt av. Effektiviteten gick upp på vissa områden medan andra områden, som till exempel en brainstorm och såna saker, där mådde vi bra av att sitta ihop.
Där blev det sämre. Och nu har vi gått tillbaka till någon form av hybridvariant många av oss, där vi har ett par dagar på kontoret och ett par dagar hemma. Vilket funkar ganska bra. Men i en virtuell verklighet så stiger vi in av möjligheten och stiga in i en värld där vi har ännu färre gränser där vi kanske kommer få de här mellanmänskliga fördelarna när vi sitter hemma. Så det är en sak, vi kanske kommer få en ny revolution i hur vi jobbar och vart vi sitter. En annan faktor är det här med avatarer Snart så kommer vi kunna skapa en avantar som ser ut så här: som oss, agera med oss som oss vi kan få henne att tränas på de egenskaper vi har som är bäst och lägga till de egenskaperna där vi kanske behöver förbättra oss.
Okej, om man då kör virtuella möten vad är det som säger att Daniel som person ska vara projektledaren som leder mötet? Min avatar kanske gör det mycket bättre och de som är där på mötet kommer inte märka någon skillnad. För att troligtvis kommer min avatar att vara så pass lik att de kanske kommer att tolka det som mig själv. Eller så kommer de att vara bättre än mig. Det här är Daniel 2.0, jag är hellre med avataren än riktiga Daniel för han hakar sig inte så mycket när han pratar och är bättre på att uttrycka sig. Det är tekniker som finns idag, som finns tillgängliga.
Kanske på forskningsstadiet och det kanske inte är så bra som det kan vara. Sen en annan krydda som många konsulter kanske kommer att drabbas av eller hur man nu ska förhålla sig till det som konsult. Säg att jag är på ett företag. Jag är där i två år. Den information som jag sprider under den tiden kommer ge företaget möjlighet att träna en avatar som reflekterar mig i ganska stor utsträckning. Sen när jag blir av med mitt konsultföretag fullt kontrakt, kommer de då få ha kvar mig som avatar och projektleda de projekt som jag leder i dagsläget?
Vad kommer hända kring det? Hur kommer ekonomin se ut där? Det kanske räcker att jag är där en månad, så tankar de av allt om mig och plockar ut mina bästa egenskaper och förbättrar deras projektledningsavatar och sen är jag klar. Otroligt tänkvärt. Jag brukar alltid ställa den här frågan: Har du gjort några misstag som andra kan lära sig av som du skulle vilja dela med dig av? Ja.
Jag visste att jag skulle få den frågan så jag har tänkt litegrann på det. Mitt största misstag som jag nu reflekterar över är att jag har begått för få misstag. Jag har tagit för få risker och det har gjort att jag har missat saker som jag kanske har visat velat testa, kanske har velat, men jag har helt enkelt inte vågat. Jag har inte vågat ta den risken och göra de sakerna. Tittar man på folk i idrottsvärlden som ofta brukar vara ett bra exempel det vi kommer ihåg våra svenska idrottare för det är inte när de gick i sjuan och misslyckades i längdhoppstävlingen och stukade foten.
Vi kommer ihåg dem för den enda gången när de vann OS-guld eller VM-guld De 30 minuterna, det är det vi kommer ihåg Det är samma sak med oss och med mig Om jag hade tillåtit haft en längre lista på misslyckanden då hade jag också haft en längre lista på lyckade saker. Våga och inte vara för rädd för att misslyckas Det har jag sagt så många gånger Men jag tycker att det tål att upprepas, att de som har de största listorna med framgångar kommer att ha de absolut största listorna med misslyckanden också. Och hitta ett sätt att våga misslyckas, det är nånting som jag blivit bättre på om jag önskar att jag hade vågat tidigare i min karriär. Jättebra råd!
Och om man vill få tag på dig, Kan jag gå en kurs eller vara med på en workshop eller bara prata med dig. Hur når man dig enklast? Via LinkedIn är du relativt aktiv på LinkedIn och svarar glatt på alla meddelanden. Så att connecta med dig med mig där så. Jättebra. Då lägger vi en länk till din LinkedIn profil i anteckningarna så kan de connecta där.
Idag har vi fått lyssna på Daniel som har berättat om AI och projektledning. Jätteintressant. Mot slutet här så blev vi till och med lite filosofiska. Jag tror att man behöver Bara det för att det händer så mycket och så snabbt nu. Så vi behöver alla tänka på det här och hjälpa varandra. Stort tack för att du kontaktade oss i tiden att vara med Daniel.
Tack! Det var jättekul att vara här. Jättestimulerande! Tack för att du har lyssnat på Projektledarpodden. Hör gärna av dig till oss med idéer, tips och förbättringsförslag. Det gör du enklast via mail på lyssnare@Projektledarpodden.se Eller via det sociala nätverk du föredrar. .