Transkribering: Mötesfacilitering, få effektiva och bra möten med Pia Villför Larsson (avsnitt 52)

Detta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2024-07-04. Fel kan förekomma.

Lyssna på avsnittet: 52: Mötesfacilitering, få effektiva och bra möten med Pia Villför Larsson Läs sammanfattningen: Mötesfacilitering – Från passiva deltagare till engagerade medarbetare (52)

Transkribering

Det var många lager på kommunikationen som inte fungerade. Genom att man började jobba på det här sättet om en modellering så kunde alla gå in och jobba. Man kunde prata i mindre grupper. Saker kom fram på ett helt annat sätt. Den du har prata är Pia Wilfer Larsson. Hon är en av Sveriges mest välrenomierade och välutbildade mötesfacilitärer.

Hon kommer idag ge massor av tips om hur man blir bättre som mötsledare och som mötesfacilitator. Dagens avsnitt är inte sponsrat. I stället skulle jag vilja höra om några av er är intresserade av en praktisk, ja, en kort utbildning i AI för projektledare. Daniel Karlsson var med i avsnitt 50 och ja, vi funderar på om man kanske skulle göra en sådan utbildning. Vi har till och med börjat skissa på den lite grann. Så finns det ett sånt intresse och om du är intresserad så gå in på Projektledarpodden.se-ai och så kan du registrera din e-postadress där.

Så hör vi av oss om vi gör någonting av det här. Men nu kör vi! Du lyssnar på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt och vill lära dig mer av andra om projektledning. Idag ska vi prata om möten och mer specifikt om mötesfacilitering. Och den jag vet som är bäst på detta är Pia Wilför Larsson.

Så därför har vi henne här idag. Välkommen till Projektledarpodden. Tack så mycket, Mattias. Det är roligt att vara här. Ja, vi har pratat om det här länge, men vad kul att du kunde ta dig tiden. Ska vi börja med facilitering?

Vad är det för någonting? Ja, precis. Vad är facilitering? Själva ordet då, att facilitera, handlar om att underlätta. Men när man använder ordet eller begreppet facilitering, då menar man oftast mötesfacilitering, att underlätta mötesprocesser. Skillnaden mellan vanlig mötesledning och facilitering Det är att i facilitering jobbar man mycket med att det skapar tydlighet.

Det gör man i mötesledning också. Men sen är det att involvera alla i mötet. Att alla ska känna sig inkluderade. Att man ska kunna komma med sina synpunkter och åsikter i mötet. Man ska förvänta sig att bli inkluderad i ett möte där man har en facilitator. Finns det någonting som facilitatorn gör som inte en mötesledare skulle kunna göra?

Nej, en mötesledare kan också facilitera. Jag tror att många gör det här naturligt. Men det är inte alltid så att det blir… Men det kanske borde. Ja, det tycker jag. Jag tycker att alla som leder möten bör lära sig en själva facilitering.

Man borde ha mycket bättre kvalitet på möten idag. Så det är faktiskt en av mina mission just nu. Det är att, ja men hur kan jag få till det här med höjda kvaliteten på möten rent generellt? I Sverige framförallt då då. Även där du inte är med tänker du? Ja, faktiskt.

För jag tror att vi har, dels är det inflation på möten. Det har blivit väldigt mycket mer. Så det som tidigare kanske varit prat i korridoren eller man kontaktar någon lite enkelt så det har nu blivit möten därför att vi ses inte naturligt på våra arbetsplatser idag utan det blir det här vi måste boka ett möte. Så då får det här att det upptar en massa tid för andra personer. Och det har ju till och med tillkommit fika möt och andra sådana som ska vara de här spontana men som blir uppbokade. Ja, precis.

Det här är ett väldigt tydligt socialt syfte med fikamöten. Det behöver inte vara fel, tycker jag. Men när du har möten där det är otydligt varför ses vi och vad det är man ska komma fram till. Där det blir nästan så att den som sammankallar mötet kidnappar tiden för andra. och inte, det ger inget nytta för andra personer. Det är den typen av tid som jag tänker att det måste vi se upp att slösa med. Och vad fick dig att engagera dig för mötesfacilitering?

Fram början? Ja. Jo men jag jobbade som, dels var IT-utvecklare och sen också projektledare. På den tiden jobbade jag på Telia. Och där var det… Nu är vi i början på 90-talet också, så jag berättar.

För att det var då på den tiden så var det väldigt sekvenciellt arbetssätt. Och i den mån man såg så var det i stora lokaler, man satt i usittning. Och längst framme i lokalen så stod det någon att rita på overhead-projektor. Jag vet inte om du vet, kommer du ihåg overhead-projektor? –Jag gör det. –Ja. Så där var plastfilmer som låg på. Man visade bilder, ungefär som du gör idag, med OH-projektorer.

Men när man skulle jobba tillsammans och utveckla idéer tillsammans- –så ritar man på plastfilmer. Och den typen av interaktivitet blev ganska låg. Då upptäckte jag att det här gick i utbildning med olika metoder- för att få igång det här med engagemanget och samverkan mellan personer. Jag lärde mig modellering. Och då märkte jag vilken otrolig skillnad det blev i samtalet. Och då började jag driva projekt på det sättet som projektledare.

Och då märkte jag att jag kunde kapa ledtider ner till en tredjedel. Bara genom att få de här huvudpersonerna, Det vill säga, ägarna, sponsorerna, utvecklarna, förvaltarna var i samma rum. De kunde utbita tankar och idéer. Vad är det man vill? Vad är det man vill undvika? Hur gör vi det här tillsammans?

Bara med att de fick prata tillsammans så kunde man då skapa de här lösningarna. Och undvika alla missförstånd. Det var där jag märkte att, Jesus, här har vi kapat många veckor som skulle gått till missförstånd. Och också få till den här kreativiteten som var då mellan yrkesgrupperna. Så det var fantastiskt. Och då då på den tiden, här början på 90-talet, så kallas det här för prototyping också dessutom.

Så att man jobbade med delar och verkade fram olika lösningar. Så att det var innan dagens agila arbetssätt skrammat. Ja, det var innan det agila manifester till och med. Du nämnde ordet modellering. Hur hänger det ihop med det här? Modellering…

Arbetssättet är att man använder sig av verktyg som postetlappar– –och jobbar på väggarna. Deltagarna själva skapar sin lösning med hjälp av de här verktygen. De får rita upp och sätta i sekvens och relation till varandra– –och beskriva de här relationerna så att det blir antingen ett flöd– eller ett samband eller regelsstrukturer eller begreppsstrukturer så att man förstår varandra. Och det märkte jag, vilken otrolig skjuts det var när man fick visualisera varandra. Och alla fick vara med, inte någon som satt fram vid overhead-projektet och ritade, utan alla var med och jobbade.

Det är nog många lyssnare som kanske inte riktigt kommer ihåg det där, hur handen täckte lampan och det låts på bild efter bild ovanpå varandra. Det fanns många saker där. Det fanns många bitar där, men det fanns framför allt en enorm passivitet. Och man vågade ju inte protestera. Man var rädd för att framstå som korkad. Det var liksom många lager på kommunikationen som inte fungerade.

Genom att man började jobba på det här sättet med modellering, så kunde alla gå in och jobba, man kunde prata i mindre grupper. Saker kom fram på ett helt annat sätt. De utmaningarna har vi kanske inte kvar idag, men vilka utmaningar ser du idag när du står inför att facilitera möten? Det finns väl olika sorters utmaningar. Jag måste tänka efter lite. Vad kan vara olika utmaningar idag?

Jag tänker så här, fortfarande så är det en stor utmaning, det är otydlighet. En otydlighet är till exempel vad som förväntas av ett möte. Och vad som förväntas om man anlitar en facilitator. Där behöver man lägga tid på att vara tydlig. Vad kan vi skapa, vad kan vi ha för förväntningar? Hur kan vi skapa ett gott resultat så att det blir riktigt, riktigt bra?

Det är väl en stor utmaning. Sen en annan är när jag blir anlitar som facilitator. Så den som beställer kanske har gått lite på hörsägen. Man ska anlita någon som leder den här workshopen. Då pekar de ut någon mellanhand som ska göra den här interaktionen med mig. Här blir det också missförstånd, där blir det hörsägen.

Den här personen som jag får prata med- –kommer med det när den har uppfattat vad vd eller gd har sagt. Så ska jag försöka omvandla det till möten som ska ge resultat. Bidra till organisationens vision och mål. Där kan det bli… filtrering som inte fungerar särskilt bra. Och idag då, det här är… Så jag accepterade det tidigare, men det gör jag faktiskt inte länge.

Jag vet att det blir inget bra resultat. För dem och inte för mig heller. Kan du beskriva processen för hur projektledare ska tänka när de planerar möten utifrån hur du faktiskt planerar möten för att få delaktighet i dem? Okej. Ja, jag tänkte jag börjar med liksom. Hur vad är grunden då när man ska planera ett möte?

Det första är ju att du om du ska anlita en facilitator då. Om det var det som var din fråga stämmer det. Ja, vi börjar där. Ja, men precis. Så för att få ha en facilitator då är det ju ute efter att skapa delaktighet i mötet. Så det är det första jag tittar på.

Är man verkligen ute efter äkta delaktighet att alla kommer till ta oss? Och är det det? Då börjar vi kika på vad syftet med mötet är. Varför har vi mötet? Vad är det för effekt vi är ute efter för mötet? Vad är det för mål?

Vad är det för konkreta resultatleverabler som ska komma ut ur mötet när vi avslutar mötet eller workshopen? Vad är det då vi ska bocka av på slutet där? Både syfte och mål, de här är ju jättestarka för att skapa riktning i mötet. Förstår både du och deltagarna de här sakerna så har det mycket lättare att samarbeta. Det här är ju basen för ett gott möte. Sen tittar vi också på hur.

Där brukar jag ställa frågor kring vilka som är deltagare. Vad är det för yrkesroller som går in där så att jag är förberedd på det. Och också tydliggöra deltagarrollen och uppdragsgivarna om de också är en deltagare. och att tydliggöra att man är med som deltagare på samma villkor som alla andra. Det är inte så att man kan plötsligt gå och ta över mötet om man anbitar en facilitator. Sen tittar vi också på spelregler. Vad är det som är okej att göra, vad är inte okej?

Om vi har ett fysiskt möte, vad gäller där? Har vi ett digitalt möte, vad gäller då? Till exempel det här med att begära ordet. Hur gör vi för att begära ordet? Vad är ett gott beteende där? Och också om vi har hybridamöter.

Vad gäller för att det ska bli ett bra möte? Många gånger när det är workshop handlar det om att alla ska komma till tal så att det är okej. Ställa frågor, att man ska känna sig bekväm. Och att det delar på utrymme så att alla ska få plats i mötet. Men sen kommer det färnpunkten. Det är också hur gör vi det här mötet.

Hur sätter vi igång mötet? Hur jobbar vi oss igenom stegvis? Hur reflekterar vi under mötet och hur avslutar vi mötet så att vi kommer i mål på ett bra sätt? Och att vi uppnår syfte och mål med mötet. Formen som jag har beskrivit nu kallar jag för smarr. Syfte, mål, arbetsgång, roller och regler.

Det här är väl någonting som jag tror att alla kan jobba med. Det behöver inte vara utbildad facilitator för. Här kan faktiskt alla tänka till. Vad är syftet? Vad är målet? Vad är det för arbetsgång vi har?

Hur startar vi? Hur jobbar vi? Hur avslutar vi? Och vad har vi för roller i mötet och spelrögl? Hur skiljer du på syfte och mål i det här? Ja, precis.

Syftet är ju det stora varfret. Varför har vi mötet överhuvudtaget? Det behöver man kunna svara på, för det sitter alla att fundera på. Varför sitter jag här? Varför ska vi göra alla de här grejerna som vi har tänkt att vi ska göra? Där behöver du hitta en riktigt bra kärn, full beskrivning faktiskt.

Och se till att det känns lite i magen för då får du den här känslan av meningsfullhet för deltagarna. Jag vet inte om det svarar på min fråga. Definitivt. Jag vet att jag har fått när jag själv lärt ut smarr så kommer oftast en fråga. Vad är skillnaden på syfte och mål för mätet? Ja, just det.

Målet är de konkreta leverablerna. Då kan man tänka sig att det ska bara vara fysiska saker. Men konkret leverabel kan också vara en känsla. Exempelvis vikänsla, att vi är överens på några saker. Det är också en konkret leverabel. Man kan vilja eftersträva av ett möte.

Om vi tänker att du ska göra en facilitering nu… Vi kommer in i en organisation som funderar på att gå över till ett agilt arbetssätt, men de vill förankra det här med de som ska faktiskt jobba agilt senare. Hur skulle en smarr kunna se ut då? Om du tänker på första då, då, syftet där. Varför ska de göra det? Det här behöver ju uppdragsgivaren svara på.

Och jag är din uppdragsgivare nu. Så syftet med det här är att våra konkurrenter jobbar på det sättet. Så vi tror att det måste vara jättebra. Okej. Och vad är det som får er att tro? Jag kommer ju där ställa massvis med följdfrågor.

Vad är det som får er att tro det? Och då konstaterar vi att det är jättebra. För ofta så där hamnar man ju då. Och då är jag tvungen att tänka efter. Och då konstaterar vi att idag så känner vi att vi jobbar som i Silun. Och vi tror att det här arbetssättet skulle kunna utnyttja den kunskap vi har inom företaget mycket bättre.

Ja. Och genom att ni gör det, vad uppnår ni då? Vad uppnår ni när ni jobbar bättre? Vi kommer att få större arbetsglädje och förhoppningsvis än större effektivitet i våra leveranser. Jag tror att jag skulle lyssna lite till här. Effektivitet, bättre, vad är bättre för någonting för er?

Då kanske det är att man tjänar mer pengar eller vi sparar tid. Som du sa, arbetskläder är en jätteviktig del i det hela. Det skulle jag kika på. Det konkreta resultatet av en möte tillsammans- måste man ställa rätt förväntningar på. Vad klarar vi av att göra? Det är i förhållande till hur stor tid vi har och hur många som ska vara med.

Hur djupt ska vi komma i olika frågor? Det här är ett iterativt arbete för att komma fram till- De här riktigt, riktigt bra formuleringarna. Jag förstår det och du får fem minuter på dig att göra det här nu. Som normalt skulle ha tagit mer tid. Men målet för mötet då är att de här 40 personer efter en dag ska vara entusiastiska för den här nya förändringen. Mm.

Så 40 personer ska vara entusiastiska för en förändring. Då måste jag nästan fråga dig här, om de inte är det då? Det blir entusiastiska. Du kan inte förvänta dig att du ska ändra på människor. Nu betalar vi dig en massa pengar här. Ja, precis.

Jag undrar om det är ett rimligt krav att få människor att bli entusiastiska. Du kan absolut skapa större tydlighet, skapa nyfikenhet, men en ren skär entusiasm är jag osäker på om vi kan… Bra diskussion, jag håller med dig. Vi bestämmer då att de ska förstå mer av det här, att vi ska få en tydlighet. Ja, precis. Få en tydlighet.

Troligen så skapar det här nyfikenhet och engagemang hos dem, om de får vara involverade i det här. Ja, så nästa steg är ju då att titta på hur skulle vi kunna göra det här tillsammans, eller hur skulle den här gruppen på 40 personer kunna jobba för att för att komma närmare det agila arbetssättet. Jag vet inte, hur jobbar ni idag? Om man skulle fråga det. Idag jobbar vi i avdelningar som inte pratar med varandra. Och själva utvecklingen då, för det är den som ni vill jobba utvecklingsmässigt på ett annat sätt.

Idag jobbar vi sekvenciellt att en avdelning gör klart sin bit, lämnar över till nästa avdelning. Så som vi skulle vilja jobba är att varje team har alla delar så att man jobbar i team. Just det. Jag gissar att ni kommer att skapa den här entusiasmen för det känns inte så roligt att jobba på det här sättet. Men jag kan ju inte lova det. Men jag kan tänka mig, det känns mer som att ni är ute efter en lärresa här.

Eventuellt att ni skulle kunna ta fram från de här deltagarna hur skulle den här transformationen kunna gå till? Jobba från avdelning sekvenciellt till att jobba i team. Vilka steg tar ni, vad behöver grupperna för, eller deltagarna för att det här ska kännas som en bra resa? Transformation för att komma dit. Det tror jag absolut att ni kommer kunna, och på det sättet så kommer ni kunna skapa just det här engagemanget för att flytta sig dit. Men jag gissar, om jag har förstått dig rätt då, du är min uppdragsgivare här, ni har redan bestämt er, det är så här det ska vara.

Ja, precis. Då är det bättre att säga det tycker jag. Det är inte låtsas om att det finns en möjlighet att påverka det här beslutet. Utan då är det bättre att vara ärlig tycker jag. Och det kommer de flesta att uppskatta. Jättebra.

Och sen har vi de två R’en då. Ja, roller. Det är ju roller på mötet. Och då är deltagarrollen en viktig roll. Sen är det då rollen att anvita en facilitator och det att tydliggöra då vad är det, vad är det för uppdrag facilitator har och det vet jag inte. De här deltagarna är de vana vid att jobba med facilitator?

De har aldrig gjort det tidigare. Nej okej. Då kan det vara på sin plats att förklara vad min roll är. När ni anbittat mig vad min roll är för nånting. Det är att hjälpa dem att komma igenom processen. Och att jag har en helt neutralt förhållningssätt till vad det är man kommer fram till.

I den här processen. Sen kan det finnas andra roller här. Jag kommer vilja ha nån som presenterar nånting under mötet. Det har vi inte tänkt på. Vi trodde du skulle fixa det här. Jaha okej.

Jag tror att ni kommer kunna fixa det här. Har ni inte tänkt på, har ni inte haft det i åtanke att ha några som kommer dit och håller presentationer. Då gör ni inte det tycker jag. Då låter vi deltagarna ta det här utrymmet. Det är de två huvudrollerna skulle jag vilja säga. Om vi tittar på spelregler då eller regler det sista r-rätt, det är ju då vad är det som kan vara bra samarbetsform för att komma fram till.

Ni vill ju skapa tydlighet kring den här transformationen till ett agilt arbetssätt. Hur och vad behöver vi för spelregler? Jag känner inte att vi har klart själva målet ännu, men det behöver vi fira lite på. Vi får jobba vidare med det. Men jag gissar att bra spelregel här är att alla kommer till tals. Att vi delar på utrymmet.

Att vi jobbar i former så att man kan känna sig bekväm och trygg i mötet. Har du nånting mer som du tänker på? Jättebra. Vi går ur våra roller nu. Jag förstår att det tar mycket längre tid i vanliga fall. Men jag tror att en vanlig projektledare har mycket användning av att tänka igenom sina möten på det här sättet.

Ja, absolut. Jag brukar göra sådana här, jag håller kurser i facilitering också. Både tvådagarsutbildningar i facilitering och också diplomering i facilitering. Och så kortare sådana här föreläsningar i facilitering. Och det jag alltid brukar ta med dig är just att tänka till kring SMAR. Vad är syftet, målet, arbetsgångar, roller och regler?

Och bara den lilla strukturen kan skapa just det här med tydlighet. Då faktiskt är det så att tydligheten är basen för delaktighet. Kan möteskallare skicka med den här typen av information sprider man tryggheten och tydligheten i organisationen till de som kommer dit. Man märker bara på den här leken vi hade just nu. Hur mycket jobb du egentligen har med att förbättra inför mötet. Ja, precis.

Det är egentligen mycket mer arbete innan ett möte än själva mötet i sig för mig. För att få det här så att det blir riktigt, riktigt bra för de som kommer dit och för beställaren. Att de får ett värde som kopplar. Och det jag ser ut är att ett möte ska leda mot organisationens vision och mål helt enkelt. Och när du har själva mötet, hur hanterar du när deltagare är tveksamma till att engagera sig? Ja, kan du berätta lite hur man kan bete sig då?

Det finns ju olika sorters tveksamhet. Det är någonting som du tänker på, så är det där. Kan ta några exempel, det är att vi har varit med om det här tio gånger tidigare. Precis. Och det har jag full förståelse för att man tappar Meningen då? Ja, du har gått på dina årliga konferenser, man har gjort sin swottom och sen har det ingenting hänt.

Det känns meningslöst att bidra med sitt engagemang. Så här kanske det är läge att stanna upp och se, berätta lite mer om vad du tänker, få höra de orden. Och då kanske det är så att om nu beställaren eller ägaren av mötet också är med faktiskt ställa frågan till er, vad tänker ni när ni hör det här? För att få klargöra det. Är det samma sak igen? Är vi på repeat eller kommer det att bli annorlunda den här gången då då?

Det är ett sätt att hantera tveksamheter. Jag har ju varit med om Vi kan ta ett exempel som var helt fascinerande. Det var inom en myndighet. Då hade vi en sån här inkäckning. Så lyssnade jag på var och en var de hade förväntningar. Så var det just det.

Nej det är ingen idé. Det här har vi gjort tio gånger tidigare. Jag tänker minst så att jag inte engagerar mig så mycket. Då blev det som en soufflé. Då blev nästa och nästa samma anda. Det påverkar varandra det här.

Då frågade jag just uppdraget. Vad säger du? Vad tänker du när du hör det här? Jag fick ett jättebra samtal. Och då tänkte jag sen efteråt att nu kommer det vara lite kärvt här att komma igång och skapa ett engagemang. Jag frågade kan ni tänka er att prova och vara med på det här?

Ja, det kunde man tänka. Och så satte vi igång, så hade jag en förstavning. Nu får ni sprida ut er över golvet och jobba med de här frågorna. Det roliga var att de gick ut i golvet och så satte de sig förblirna på golvet. Och jobbade fram. Det blev en enorm kreativitet.

Det var som att de behövde få det där sagt. Och få igång sin tankebana igen. Så det kan vara förlösande att våga prata om de här sakerna. Jag brukar prata om att ta in spöket i rummet och försvinner det. Ja, precis. Avslöja.

Hur är det med åsikter och konflikter då? Olika åsikter och konflikter. Ett möte är ju egentligen en planerad åsiktsskillnad kan man säga. Hade vi haft samma åsikter då skulle vi egentligen inte behövt ha möten. Så det här behöver du redan från början tänka till på att tydliggöra att det finns olika åsikter. Och skapa ett lyssnande.

Det är en av problemen när vi har konflikter eller hamnar i låsning, det är att vi faktiskt inte hör varandra. Jobbar man på ett bra sätt att synliggöra olika åsikter blir det också mycket lättare att forma gemensamma åsikter utifrån det. Och ett sätt att synliggöra det gör att visualisera, att skriva upp det som kommer upp. Antingen om det är du som gör det som facilitator och mötesledare eller om deltagarna själv synliggör. Det är på ett sätt att undvika att du får en total låsning. Det är mycket mer effektivt att få det här lyssnandet.

Om vi backar tillbaka då, så Ernst kan vi kalla honom. Han har jobbat med de här avdelningarna nu i 30 år och han ser ingen nytta med att han ska jobba på annorlunda sätt. Ja. Vad gör du? Ja men precis. Nej men Ernst får väl, dels får han väl beskriva då på vilket sätt han, vad menar han för någonting.

Sen är det ju ett konstaterande antal, ja i det här fallet att ja men det kommer att bli så här. Så då gäller det att prata med Ernst, ja men vad behöver du för att liksom, för att det här ska gå bra för dig? För att det här ska bli en bra resa. Oftast när jag har… Det finns alltid människor som är tveksamma och lite rädda. Kanske redan från början tänkte man att det här vill inte jag.

Jag sätter klackarna i backen. Men genom att jobba stegvis, närma sig saker och ting, utveckla och försöka tydliga vad det är det för någonting det här handlar om. Då ju mer man blir bekväm och förstår, då minskar ju det här motståndet. Så troligen börjar man med hur det ser ut idag. Jobbar i mindregrupper, jobbar i bi-kuper, försöker tydliggöra det. Försöker tydliggöra vad det är då det här läget som vi vill uppnå, det önskade läget som ledningen vill att vi ska ha.

Och få ställa frågor kring det. Diskutera i mindregrupperingar hur skulle vi kunna närma oss det här läget där vi är så som man skulle vilja att vi var. Genom att jobba stegvis, hitta både fördelar och nackdelar. Att verkligen ta fasta på de nackdelarna också. För Ernst kanske sitter inne med en hel del erfarenheter. Det får man ju också tänka på.

Han har kanske varit med ett tag. Och har en hel del att bjuda på där. Inte vispa bort, utan tacka för hans åsikter också. Det känns som du är inne och tassa på förändringsledning lite grann. Möten är ju förändring. Det är därför du har den här typen av möten.

Det är det det är. Berätta mer. Ja, men varje möte skapar ju… När du kommer till ett möte så är du i ett läge. När du kommer ur ett möte och du har verkligen varit i ett möte, då har du ju förändrat någon uppfattning om någonting du har lärt dig någonting. Ni har kanske fått en beslut, ni har skapat någonting nytt tillsammans.

Ni har kanske fått en klarare bild av hur saker och ting ser ut. Så någonting har ju hänt. Det har ju blivit en skillnad genom att ta möte. Eller det ska, säger jag. Det är en skillnad. Annars har det nog inte varit ett effektivt möte.

Du har nämnt det, Bikupper. Du har nämnt några andra små verktyg. Vad har du för tips för verktyg? Nu ska jag skäla hela din lilla verktygslåda. Vad använder du då? Finns det några böcker du kan rekommendera eller nåt liknande?

Ja, du kan ju gärna läsa min bok då, Sätt fart på arbetsmötet, en handbok i facilitering. Den kan man ju naturligtvis läsa. Men det finns ju också, dels på nätet som man kan gå in och kika på vad det finns för metoder. Och det finns flera andra böcker. i facilitering. Facilitering håller ju på att växa som begrepp i Sverige, men om du går ut och letar och kan läsa engelsk litteratur så finns det väldigt mycket i England och USA också att läsa i facilitering. Men om du nämner dina tre eller fem favoritverktyg eller metoder på ett möte, vilka skulle det vara?

Då ska du också veta att jag brukar bli anlitat när det antingen är lite större konferens. Då brukar jag använda mig av storgruppsmetoder. En vanlig sådan metod är kaffemetoden. Man får jobba i mindre grupper och under varje grupp har en fråga att svara på. Sen noterar man visuellt så att alla ser i gruppen vad man noterar. Sen, via en signal, får deltagare i gruppen byta station.

Varje sån här byte får man mixa, så det blir nya grupperingar. Bordsvärlden blir länken mellan grupperna som får fortsätta leda samtalet. Bygga vidare på det som tidigare grupp har sagt. Det är ett jättebra metod. Både för att skapa mycket engagemang och mycket idéer. Och deltagare får träffa nya deltagare och höra många saker.

Det är ett bra lyssnande. Det är väl en favorit för att få engagemang och idéer. En annan sån där för att börja närma oss det här lite, men vad står vi idag? Du brukar ta till sådana väldigt, väldigt enkla basala knetor. Att man är grupper för att prata, men vad är det som är bra idag och vad är det som ska? Det här är, man kallar det för, det är lite utrensande.

Genom att få prata av sig om de här sakerna, vad är vi mest stolta över? Vad är det som ska vi? Vad är det som ska vi värst? Och hitta de här punkterna, då har vi en jättebra bas för fortsatt utveckling och förändring. Allting behöver inte vara djupa metoder, utan det kan vara att ställa rätt frågor. Du pratade insäkning tidigare, och jag tänkte på insäkning och utsäkning.

Hur jobbar du med det? Inseckning är ju någonting, själva vad man gör är att låta alla deltagare mentalt kliva in i mötet. Kan man kalla det förr då? Det är om att checka in. Inte att man hämtar sin namnbricka utan att du går in mentalt i mötet. Det handlar mycket om att du ger det här tiden eller utrymmet tidigt i mötet.

Genom att du gör det här, ber till exempel deltagare, du kan gå laget runt, man säger sina. Så enkelt kan det vara och kanske är förväntan på mötet. Då blir varje deltagare tvungen att liksom, okej, jag är och jag hoppas på att vi ska komma fram till det här. Då kliver man mentalt in i mötet och det är inte bara det utan du förflyttar dig att vara den här, Man säger observatören av mötet till att bli en aktör i mötet. Det finns också studier på det här. Harvard Business Review hade studerat det här tidigare.

Nu kommer jag inte ihåg när. Jag har inte rapporten i min hand. Men om man gör det så tidigt som fem till tio minuter in i mötet, då blir det sån skillnad. Jag kan säga att jag skriver under på det. Vi har jobbat med att facilitera möten här i 20 år. Det är en sån viktig signal och mental förändring du gör i gruppen.

Om du missar det, om du inte ger deltagaren en chans att checka in, då kommer du ha svårt att hämta in engagemanget i mötet. Brukar du köra incheckningar, Mattias? Alltid. Hur kort eller hur långt mötet än är. Så det är alltid incheckning. Framför allt i dag när vi har digitala möten.

Att alla har chans att säga nånting i början när de faktiskt också kan säga att jag är tvungen att ta ett telefonsamtal eller vad det nu är. Och utcheckning likadant. Digitala möten. Nån kan ha suttit helt i möte och inte riktigt kunna ta sig in. Som bara gå varvet runt. Är det nån som har nånting mer att säga eller vill lägga till nånting? och sen dra mötet igång igen.

Det är helt okej. Men det är, man tittar just på utsäkning så är det där kan man säga det, själva kontraktet skrivs mellan mötet och deltagarna. För det här vi sammanfattar och säger vad är det vi tar med oss av det här mötet? Hur kommer jag använda mig av det här resultatet? Hur kan vi, vad behöver vi tänka på för att det här ska fungera på ett bra sätt efter mötet? Det är sådana här samtal som man har i slutet.

Att man säkerställer resultatet. jätteviktigt. Det här är ingenting man ska skippa. De gånger jag har missat det, det har varit… Det påverkar mötet så pass mycket att jag verkligen ångrar mig efteråt. Varför var jag så stressad i början? Varför skippade jag det?

Vi har en stor grupp människor. Vi sitter där, de här 40 personerna. Det kanske kan vara mastigt att gå runt och fråga alla vad de har för förväntningar. Då kan man låta dem prata i bicuper och berätta för varandra. Bara att de har gjort det behöver inte vara så att alla hör. Det handlar om att man mentalt kliver in i mötet.

Jag har jobbat med bikupper och sen får varje bikupper redovisa en eller två saker. Då har alla fått höras på något sätt. Isbrytare. Vi är inne på det nu. En insäkning är en form av isbrytare. Det är en första isbrytare.

Syftet med insäkning är att egentligen bryta isen, att komma in i samtalet första gången. Men andra isbrytare kan ju syfta till att lära känna varandra, att bryta den typen av is. Eller vi bryter ett frostigt läge i möte, att vi har fastnat. Så då behöver man skaka om lite grann. Eller få, vad kallar man för det, att man bara tänker på något annat en stund och så kommer vi tillbaka där vi var. Så det finns olika syftar med isbrytare också.

Så isbrytare är viktiga redskap för att få en bra kommunikation. Nämn några isbrytare. Lära känna varandra då om vi ska ta något enkelt. Vad är en får berätta vad man har för favoritgodis? Det är väldigt enkelt sätt att närma sig varandra. Eller man får berätta Någonting som man är stolt över.

Att prata om positiva saker primar också oss själva med en positiv känsla. Så det är bra att hitta någonting som skapar en positiv känsla hos varandra. Någonting som man är nöjd och bra glad för. Är det på något andra sätt du skapar en inkluderande och öppen atmosfär på dina möten? Jag brukar jobba med det, hela tiden variera, så att jag jobbar på olika sätt. För personen en del tycker om att jobba i grupp, det är några trivs bättre att jobba i bicuper.

Några trivs bättre att röra på sig. Det finns olika behov eller önskemål. Genom att hela tiden variera så skapar jag en större inkludering. Om man jobbar i grupp så brukar jag också variera grupperna så att det inte alltid är samma grupp. Väldigt lätt att det blir gruppen för inbörd i spondan om man jobbar en hel dag i samma grupp. Då kan det vara otur för några personer som inte kommer till tals.

I just den gruppkonstellationen så har man inte så hög status. Genom att bryta grupper hela tiden får man en ny chans att komma till tals. Du har ju nämnt dokumentation. Berätta lite mer om dokumentation och protokollföring. Jag jobbar alltid med visualisering av det som sägs. Har du ett fysiskt möte kan man jobba med att sätta upp saker på väggarna- med bläddor, blockposter, trappar, plaster.

Har du det digitalt är det otroligt häftigt- och effektivt att jobba med digitala whiteboardar. Där finns det en stor utmaning för att inte alla organisationer som har det har möjlighet till det på ett effektivt sätt. Eller man är inte van att jobba så. Där behöver man komma över den pucken. Det är jättehäftigt. Det som jag har upptäckt är att försöka hitta den enklaste formen för att få alla ändå bli involverade.

De flesta har någon form av SharePoint-lösning. Att jobba i samma powerpoint-dokument kan göra att alla kan vara med och involverade samtidigt. Och sen också i digitalt så jobba med grupper, gruppindelningar och variera arbetssätt. Det är ju tanken att alla, det är det som jag tror man måste ha hela tiden i huvudet när man leder mötet, att alla ska vara involverade, alla ska komma till tals, alla ska få chans att tänka. inte att samtalet förs av några personer. Så det är det du behöver hela tiden vara observant på som facilitator. Det sprids nu ordet här, kommer alla verkligen till tals.

Så att alla kan gå därifrån och känna att de verkligen har varit inkluderade. Några mer tips om digitala möten, hur du tänker annorlunda där? Ja, ett tips som jag kan varmt rekommendera är att ha pre-inkeckning innan mötet. Man har en tid innan mötet sätter igång. Så man säger så här, mellan 10 och 5 över 10. Då har vi en pre-incheckning och det gör vi för att testa att ljud och bild fungerar.

På det sättet så kommer man verkligen igång klockan fem över tio. Och att alla är med. Det finns ingenting som är så störande som att inte vara med när det stattar. Då sitter man och raffsar och försöker få allting att fungera istället för att vi fokuserar på att verkligen vara med i staten. Så det brukar jag varmt rekommendera, både när det gäller digitala och hybrida mötet. Att man har den här tiden för pre-incheckning.

Det är obligatoriskt också. Man ska inte slinka in fem över, utan du ska vara där klockan tio för att vara med på den här pre-incheckningen. Här är det jättebra tillfälle att ha det här lösa-pratet, jag vet inte om det är lätt och tokigt nu, men när man går på ett fysiskt möte, på vägen till mötet eller när folk kommer in i rum så är det lite mjukt bra med hur vädret ur är du där lite morsa på varandra kanske innan du kommer in i det strukturerade mötet så det är väldigt bra för just känslan lite mer personligt så Hur mäter du framgången av ett faciliterat möte? Du satte upp målet där innan Ja, just det.

Ja, framgången. Jag upplever nog att det är deltagare som ska säga om det är framgångsrik eller inte. Att de ska säga att vi har uppnått det vi har tänkt att vi skulle uppnå. Eller i vilken grad man har uppnått det man har tänkt att man ska uppnå. Det brukar jag alltid ha i på slutet. Vad tar ni mer?

Har vi gjort det vi sa? Så att man får den typen av avstämning på slutet. Sen är en annan typ av uppföljning själva effekten. Där kanske man behöver vänta ett tag innan man kan mäta effekt. Här måste jag kanske… Jag kommer oftast…

Det är ju kortare insatser än jag gör. Jag kommer ju dit och hjälper till att planera och genomföra. Sen är jag inte en del av organisationen. Så där kanske det behöver gå ett par veckor eller månader innan man kan se effekt. Då är jag ibland nyfiken att höra av mig. Eller så har vi också planerat in en uppföljning och se hur vi kan jobba i nästa steg.

Hur anpassar du dig för olika kulturella eller organisatoriska skillnader på de företag du är på? Eller är du alltid likadan? Nej, jag försöker förstås anpassa mig för vad det är för någonting jag möter. Jag brukar alltid kika på, organisation läsa på lite grann kring organisationen. Det står ju oftast mycket på hemsidor. Jag frågar uppdragsgivarna vad det är för ungefär, vad är det för andadar.

Jag försöker förstå språkbruk, vilka ord används, så att jag inte kommer dit med mitt konsultspråk och allinerar mig. Jag vill ju att det ska kännas bekvämt när vi pratar, att det är utifrån deltag eller deras miljö som vi utgår ifrån. Försök också förstå vad man, vad värderar man i organisationen? Vad är det för någonting som är viktigt för just den här organisationen? Men på ett sätt så försöker jag väl också vara den jag är så att jag förställer mig väl inte något otroligt mycket utan jag försöker vara jordnära. För mig är det viktigt också att prata med deltagare att man har ögonkontakt Vi har samma nivå när vi pratar.

Jag står inte ovanför deltagare. Oftast, om det är större tidsdagen, så kanske man måste stå på en scen för att det ska synas. Men sen försöker jag flytta ner mig så att jag är på samma nivå som deltagarna när vi pratar med varandra. Jag brukar alltid fråga om vilka misstag mina gäster har gjort. Har du nån misstag du vill dela med dig av som andra kan lära sig av? Ja.

Man tycker att man lär sig nånting varje gång. Man ska hitta nån bra misstag. Men jag tänker på generella misstag. Det är att tro att man bara kan gå dit utan att förbereda sig. Det ska man definitivt undvika. Man tror att det här är som alltid, det här är som vanligt, klassiskt sådant workshop jag behöver inte förbereda mig.

Det ska du absolut undvika för varje möte är unikt. Varje deltagare tycker jag ska förtjäna respekten för att man har en unik tillfälle. Man tänker till på varför jag över det här på riktigt, inte bara står och skjuter fram. en höften. En annan misstag tänker jag på är när man dras med i en stämning och tappar sikte på syfte och mål. Då är det lätt att tappa fokus och då är det också mycket mycket svårare att nå syfte och mål och hålla sig och skapa det här resultatet. Så det tror jag man ska se upp.

För den mötesledarnas uppgift är ju att verkligen ha sikte på syfte och mål hela tiden. Att hjälpa gruppen att lotsa fram mot det. Så när man märker så här när tiden börjar tryta så behöver man gå vidare. Hur jag gör för att det inte ska tappa siktet på syfte och mål, det är inte bara att göra en sån här smörr som jag pratar om, jag gör också ett körschema. Där bryter ner detalj vad det är för någonting som ska göras i steg. Och tänker till på tider, jag har liksom mitt tidsschema.

Det är ju en budget det här men att inte göra det här det skulle jag nog aldrig göra faktiskt. Jag behöver tänka till, även om jag har jobbat med det så länge så tänker jag alltid till för varje sånt. Så annan misstag då, det är att tro att alla tycker att det här är jätteroligt. Det är så här, nu har jag kommit hit och nu ska vi äntligen göra den här workshopen. Det är inte alla som tycker att det är fantastiskt kul faktiskt. Men det är rent av att det är obehagligt.

Då behöver man vara lite, ha gummiband och respekt för att det är. Vi är olika helt enkelt. Det är verkligen inte alla som tycker om att prata när man har sådana typ av möten. En del har svårt för att skriva till exempel. Det kan vara beror på att man inte kan språket eller att man har dyslexi eller har svårt på de sätt. Så man får ha lite, vad ska man säga, översikt med att vi är olika som personer.

Så det är väl det. Vad kan man mer komma att ha som misstag? När jag tänker tillbaka på mina vanligaste misstag, det är att jag glömmer det här med att checka in, alltså att sätta strålkastarna på deltagarna. För en gång har jag inte gjort det, då har det inte blivit ett bra resultat. Så det är väl det. Det är strålkastarna på deltagarna.

Det är det man måste ha hela tiden. Jättebra. Är det något vi inte har pratat om idag som du hade trott vi skulle prata? Ja, så var det. Du hade en fråga om hur viktigt det är att förstå tekniken när man håller digitala möten. Det vet jag inte om det är så spännande.

Men jag tänker så här, det är nog ganska viktigt faktiskt. För du som mötesledare, om inte du kan det själv, då behöver du ha någon annan som är duktig på det. Men du blir ju mycket mer fri och har mycket lättare att få hjälp av andra om du själv kan tekniken. Det är väl värt att lägga ner den tiden, att förstå tekniken och få till bra teknisk miljö för dig och för andra. Till exempel om man använder sig av digitala whiteboarder, se till att du själv förstår det så pass att du kan förklara och hjälpa andra ombord så att man gör ett bra jobb. Det är jättemånga gånger jag själv varit med där man använt sig av sådana här whiteboarder och hälften av gruppen inte fattar.

Och då går tiden åt till att förstå hur man ska göra istället för att tiden går åt till att vi ska jobba med innehållet. Och då kan folk känna sig dumma, korkade, få en dålig känsla av det här, inte respekterade kanske till och med. Det är viktigt med tekniken. Vilken är den mest minnesvärda feedbacken du fått under en facilitering då eller efter? Det som är speciellt med att vara facilitator är att man i princip gör sig själv osynlig. Min bästa feedback är när deltagare upplever att de själv har skapat resultatet.

Nästan säger man att de inte behövde. Det kan låta konstigt, men då vet jag att jag har jobbat med de här strukturerna, jag har jobbat med de här formerna, jag har planerat hur man har kommit fram till, i steg, dåra olika delar. När deltagaren själv känner att de äger resultatet, att det är de som har kommit fram till, det tycker jag är fantastiskt. Det är min finaste feedback faktiskt. Det är ju jättebra slutord. Om man vill få tag på det, Pia, hur gör man då?

Antingen så kan man gå in på hemsidan, det är ju www.facilitatorhuset.se eller så kan man gå in på LinkedIn och leta efter Pia Wilfell-Arsson där eller mejla till mig. Jättebra. Vi lägger kontaktuppgifter i anteckningar till avsnittet. Jättebra. Men du, jag måste bara fråga, hur kommer det sig från början att du blev nyfiken på det här med facilitering? Bara så att jag förstår.

Jag är nyfiken på det mesta. Jag har hållit på med mötsfacilitering och hållit till en del sådana konferenser och liknande genom åren. Och fuskat lite med det här. Därför är jag så fascinerad av de som är profsiga på det. Jag har också lärt mig vad jag inte är duktig på gällande de här bitarna, vilket gör att idag vet jag vilka uppdraget jag tar, vilka uppdraget jag inte tar. Okej, spännande.

Min insikt är, precis som du har sagt här, att det krävs mycket förberedelse i tid. Det går inte att gå upp och tro att man kanske är duktig på att hålla i en grupp eller liknande. En annan ärsvarenhet jag har är att jag måste planera mötet och sen vara medvetna om att det kommer absolut inte bli som jag planerat mitt möte. Nej. Så planen är ju bara en budget som måste förstå att den kan alltid ändras. Och det är där du måste vara närvarande och se vad som händer.

Självklart. Jag var på en annan möte där det var en annan facilitator som sa Never serve cold canned soup. Det satte sig så härligt hos mig. Det handlar om att man inte ska tro att man kan gå dit och servera vilken kall soppa som helst. Du måste alltid tänka till och kanske hota upp den här soppan, även om det är en burksoppa. Se till att du har rätt ingredienser med dig och att du är närvarande.

Då kommer du att få ett bra möte. Stort tack. Idag har vi lyssnat på Pia Wilför Larsson gällande mötsfacilitering med många tips om vad man kan göra för att få ett bättre möte. och få ett bättre resultat från mötet framför allt. Stort tack för att du kunde ta dig tiden att vara med. Tack så mycket.