Transkribering: Passion for Projects, PMI och projekttips med Marina Maric (avsnitt 59)

Detta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2025-02-04. Fel kan förekomma.

Lyssna på avsnittet: 59: Passion for Projects, PMI och projekttips med Marina Maric Läs sammanfattningen: Från student till styrelsemedlem – så använder du PMI och volontärsarbete för att utvecklas som projektledare (59)

Transkribering

Då börjar jag gå i korridoren. Jag kan hämta dem på våning fem. Då kan jag ta kaffe på våning fem. Då hängde jag där i några minuter. Säg 20-30 minuter. Till slut kom en och en in där.

Jag sa att jag bara kan förlåna fem minuter och prata om projektet. Han sa att jag kan få tio minuter. Då löser man det genom att hitta sina sätt. Den du har att prata är Marina från PMI. Idag kommer vi prata om PMI, vi kommer prata om Passion for Projects och vi kommer prata om Marinas projektledare erfarenhet och hur man får det här att funka tillsammans med att leda eller hålla på och arbeta med Passion for Projects. Vill du veta mer om Passion for Projects och när det är så titta i anteckningen till avsnittet, men det är i mars och i Göteborg och i år 2025.

Lite annan reklam som jag skulle vilja ge i våra kurser om AI. Nu börjar det tecknas upp, men det finns fortfarande platser kvar i vår. Vi har numera också digitala kurser. Vi finns i Göteborg, Stockholm och Västerås. Så alla möjliga ställen i Uppsala finns vi också. Och sen de digitala kurserna så att man kan sitta i Kiruna nån annanstans och gå på dem.

Så det var det som jag hade att sälja. Jag som har podden heter Mattias Ejbe. Och nu kör vi. Du lyssnar på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt- och vill lära dig mer av andra om projektledare. Idag har vi med oss Marina Marich.

Hon är projektledare som bland annat är van att navigera komplexa förändringsprocesser. Hon är managementkonsult. Hon hjälper organisationer med allt det här. Hon sitter dessutom i PMI-styrelse och jobbar med marknadsföring där- och en massa annat. Välkommen till Projektledarpodden. Tack så jättemycket.

Kul att få vara med. Idag ska vi prata PMI, Person for Projects, dina projektledare- –men vi börjar med PMI. Vad är PMI? Min PMI-kollega Therese har varit här innan och berättat om PMI avsnitt 20. PMI står för Project Management Institute. Det är en global organisation för projektledning.

Så ett community, en extremt stor knowledge base för projektledare, portföljägare, PMO-chefer osv. Så finns extremt mycket lärdomar att ta därifrån och även dela med andra. Tror du att framför allt PMI är känd för sina standarder och certifieringar? Som en kvalitetsstämpel för dig som projektledare. Så framför allt PMP, tror jag många känner igen som är en certifiering. Tittar man på den projektstandard som finns i 2001 så är mycket av den tagen från PMI.

Ja men precis. Jag tror många stora organisationer tittar på PMI och väljer att anpassa. Så många tar det misstaget att man tror att det är ett ramverk men det är ju inte utan mer en standard. Och hur gör man då för att komma med PMI? Ja men precis, det är ett medlemskap. Det finns extremt mycket content man kan ta del av som är öppet för allmänhet.

Men man blir medlem, så PMI medlemskap. Sen finns det något som heter PMI Sweden Chapter, som är den svenska delen av. Det är också ett medlemskap. Behöver man gjort en certifiering för att vara med? Kan man vara med om man är projektledare? Bra fråga.

Det krävs ingen certifiering. Det passar egentligen alla vart man än är i sin karriär. Både som student är det jättebra. Jag själv blev medlem i PMI som student. men också som seniorprojektledare och pensionärer till och med. Såklart välkomna. Vad har du för roll och har du haft för roller?

I Sverige är vi en helt ideell organisation, så vi alla är volontärer. Jag gick med som student och var volontär. Först tog jag hand om nyhetsbrevet och sen efter ett tag blev jag frågad att vara med i styrelsen. Så idag sitter jag i styrelsen och har gjort det i några år. fantastiskt arbete att få vara med och driva projekt Sverige, öka mognaden i projekt Sverige. Och mitt område är framför allt att stötta nätverket i Öst, det vill säga Stockholm, Växthala, Västerås, Linköping, men också har jag en post inom marketing och partnership. Så jag jobbar väldigt mycket med operativt med marknadsföringar men också strategiskt.

Jättebra. Det var därför jag ville ha er med här. Jag ville att ni skulle få chans att göra reklam för Passion for Projects. Precis. Passion for Project är vårt stora årliga event. Då samlas runt 400-500 projektledare.

Det är en tvådagars kongress med tre olika spår. Där bjuds det på så mycket. Allt från nätverk till seminarier, workshops, keynote speaker. Så fantastiska två… och dagar för nätverk och lärande. Är det på svenska eller engelska? Det vi köper på båda språken så kommer du få…

Varje tillfälle kommer erbjuda både svenska och engelska. Och bra att känna till är att vi flyttar runt lite. Nu så hålls det i Göteborg. Nästa år blir det i Stockholm och sen åker vi ner till Skåne, Malmö eller Helsingborg brukar det bli då. Så vi flyttar runt varje år för att täcka så mycket som möjligt. Och vad är temat i år då?

Yes. Temat i OR kommer vi att fokusera lite mer på AI. Temat är på engelska Sustainable Project Management in the AI Lens. Så fint. Men såklart kommer vi djupdyka i utmaningar och möjligheter som AI ger i vår profession. Men också titta på det kring hållbarheten inom projektledning.

Ofta brukar vi djupdyka i bara AI-delar, men att vi touchar. Det är en röd tråd genom varje seminarie. Och är det så att man får prata med andra eller bara stora föreläsningar? –Hur tänker du då? –Får man chansen att nätverka? –Tillstämningsmöjligheter? –Ja, men precis. Framför allt kommer vi att ha olika partners som finns på plats. Våra sponsorer som gör det här, bland annat, möjligt. Vi jobbar väldigt mycket på att säkerställa att det finns bra utrymme, luft i schemat.

Så att man kan träffa andra och nätverka. Både med en partner som är också med andra personer. Bjuds på god mat, mingel på kvällen, måndagkväll. Det är roligt. Jag har varit med fem, sex gånger. Man känner igen folk.

Det blir bra nätverk att ses en gång per år och catch up. Nu kommer alla att känna igen dig, Marina. De kan komma och hälsa på dig. De känner dig från podden. Det får ni gärna göra. Tidigare passion for projects har det varit väldigt roliga föreläsningar.

Du har tagit med dig kunskap från det. Kan du nämna några exempel? Vad har du tagit med dig från tidigare passion for projects? Ja, men precis. Varje år så… Bra att känna till.

PMI består av tre trianglar, eller en triangel med tre olika hörn. Man kan ta med sig något inom ledarskap, man kan ta med sig något inom ways of working- som oftast är verktygsbaserat, alltifrån riskanalyser. Men också business, affärsmedelskapet och det mer strategiska PMO-frågor. Så vad har jag tagit med mig? Taskefrågor kanske. Jag vet, bland annat Boeing versus Saab, det har varit Indien, Finland…och kulturella grejer.

Något ja. Jag vet att det har varit mycket intressant kring projektkultur. Jag har en master inom internationell projektledning där vi lyfter mycket kring kultur- och hur det är att jobba med olika kulturer. Vi hade ett seminarium på Passion for Projects kopplat till den nordiska kulturen. –och hur vi jobbar i Norden. Det är så pass stor skillnad. Det vet jag själv när jag hade en dansk kollega och kund– –som skriker i telefonen att den här funktionen inte funkar.

Vi kan inte jobba så här. Jag blev så chockad. Nån sa att den dansken var lugn och att det skulle bli lugnt nästa morgon. Så blev det. Vi jobbar lite olika och det gäller sig att lära det. Sen har jag framför allt nyligen varit med i ett projekt där jag jobbat med verksamheten som sitter i Finland och Sverige.

Sen är utvecklingen i Indien. Vi skulle ha möten varje vecka och stämma av. Det var två helt olika kulturer där vi såg till att mötas. –Och hur gör du för att de här ska mötas? –Ja, precis. Bra fråga. Det var det exemplet med Saab vs Boeing som var ett seminarier som faktiskt inte var från Passion for Projects. Det var från projektnäring.

Det var också en bra kopa. Då var det årets projektledare som nämnde hur han jobbade. Då hade han ett stort projekt där Saab och Boeing skulle göra ett samarbete. Då pratade han väldigt mycket kring projektkultur. Då tar man bort både det kulturella men också företagskultur och skapar sin egna projektkultur. Det har jag haft med mig väldigt mycket i mina projekt.

Hur säkerställer jag det? I mitt projekt med Indien och Finland- vi pratade jättemycket om att vara högtider, se till att vi lär känna varandra- och se till att vi skrattar och få till ett bra samarbete. Så det var väldigt spännande. Avsnitt 30 är projektledaren med. Då kan man lyssna på om Savo Boeing också. Det är jättebra.

Det var intressant. Vi har en kurs för Prodix i år med AI. Berätta, hur går det till? Jag kommer dit och sen så… Vad händer? Du välkomnas av den här fantastiska lokalen på Svenska mässan.

Det kickar igång vid lunchtid. Vi kommer att köra ett välkomsttal och sen så kommer det vara en keynote-speaker. Programmet släpptes precis då…janari. Så kan man ta del av det nu när det här avsnittet släpps. Det kommer vara olika keynote-speaker, både internationella talare men också lokala talare. Vi har en keynote-speaker inom AI och koldioxidutsläpp kring den innovation de jobbar med.

Vi har talare från olika delar. Det kan vara forskare, folk som driver själva projekt och delar erfarenhet. Ibland har vi till och med haft från andra branscher eller andra professioner kan vara något som är väldigt kreativ och duktig inom det som tar med sig inspiration till våra professioner. Det måste vara utmanande att skapa något sånt här för ni jobbar alla frivilligt och alla är projektledare. Man vet ju det och leda projektledare. Hur funkar det?

Hur gör ni det här? Vi har gjort det här väldigt länge nu och satt upp en struktur för att kunna driva projektet varje år. Vi har en väldigt väl etablerad organisation för att driva det här. Utmaningen är att alla gör det här frivilligt, volontärbasis. Men vi har ändå ett stort ansvar, framför allt i styrelsen, vi agerar ju beställare mot projektet. Men setupen är att vi har en projektledare med 50 volontärer som driver det här under året.

Redan nu börjar vi planera för nästa kongress. Det är en projektledare som har 50 andra projektledare i sin vardag. Det är häftigt att se. Alla volontärer gör det här för att de har en pension. De tycker det är roligt att göra nåt annat än i sitt vanliga jobb. Vissa inom marknadsföring tycker det är kul att släppa sig in i sina Excel- och det är att vara mer kreativ i sin vardag och kunna skapa konten.

Hur kan vi tänka nytt här? Hur får ni alla de här volontärerna nu att jobba och leverera i tid? Utmaningen här blir att när jag driver projekt i vardag- så kan jag ha möten varje vecka, säkerställa att vi får progress. Vi kan inte ha samma typer av mötesstruktur och uppföljning. Men det är liksom som i allt annat med att man sätter en väldigt tydlig vision och motivation till gänget. Vi har väldigt bra…

Inför Passion for Broadject har vi något som heter Speakers Dinner och Mini Leadership Meeting. Då möts vi helgen innan eventet där vi alla samlas och firar och delar erfarenheter. Det vet jag också är en sådan. Får man vara med av en del blir man väldigt taggad på att hålla igång energin. Så mycket kopplat till visionen och säkerställa. Det är eldsjälar som gör det här.

Det är den drejkraften primärt. Vad bra att fira innan ni genomför det. Fira det innan vi firar under och vi firar precis innan. Ja, men så är det ju. Så det blir high five innan eventet drar igång. Det var spännande till exempel covid-året 2020.

Då var vårt event i väldig riskzon i att det skulle bli inställt. Då fick vi jobba extremt mycket med riskhantering. Det var också sånt teamarbete som gjorde att vi lyckades väldigt bra ändå. Men hur gör ni det här? Har ni perfekta tidplaner? Ni har, som du sa, en beställarorganisation.

Har ni satt upp enligt PMI alla regler och tankar? –Skulle jag kunna gå in och granska det? –Ja. Här har vi best practice, när man gör projekt. Vi har en PMO-funktion, till exempel som är ansvarig. Den funktionen är väldigt viktig. Hon sitter också i styrelsen för att säkerställa… Eftersom vi byter projektledare och projektteam varje år– –får vi ändå den lessons learned med oss genom åren.

Så det är en nyckelfaktor. Säkerställa att vi har det återkommande. Nyckeln här också är att man måste skapa enkelhet. Det kan lätt bli att man överadministrerar sina projekt- eller att man sitter för mycket med sina projekt. Här gäller det att skala bort så mycket som möjligt och jobba väldigt enkelt. Det tycker jag att vi har lyckats med att vi inte övergör det- bara för att vi är projektledare.

Utan vi håller det i good enough-nivå. statusrapporterna behöver inte vara perfekt, utan det är ändå… Det ska ju vara roligt det här. Vad roligt. Tar du med det här de här erfarenheterna du fått för Pima till det verkliga? arbetsliv där du tjänar pengar. Hur gör du då? Vad har du därifrån?

Du, jag började med att säga att du jobbar med förändringsprojekt. Kan du berätta lite igen? Ja, men jag tycker det är jätteroligt att driva projekt som oftast är väldigt stökiga. Det händer mycket. Det är utmanande, det är komplext. Det ska inte vara lätt.

Då tycker jag det är väldigt roligt. Och jag skulle säga, ja egentligen, där har man ju samma utmaning. Absolut att alla ens teamet där gör ju det på sin arbetstid och får betalt. Men det är ju sällan man kan använda det som motivation. Jag jobbar extremt, precis som mina volontärer. Jag jobbar mycket visionsbaserat, säkerställa att alla är motiverade.

Och mycket kring det inspirerar mitt team att vi ska göra det här. För nånstans handlar det om att få någon att göra det extra. Ibland behöver du supportfunktionen. Du hade inte bokat den där uppgraderingen. Då behöver du göra mängd tjänster. Det handlar mycket kring människan bakom.

Det har jag lärt mig väldigt mycket från volontärsarbete. Kan du berätta om det här visionsbaserat? Vad gör du då? Jag fokuserar på varför vi gör det här. Jag har drivit mycket systemimplementationer. Vi implementerar system för projektledning, tidrapportering, e-signering.

Det är inte systemet i sig som är det exciting, som är det roliga. Vi måste tänka längre och måla upp bilden varför vi driver det här projektet- och varför vi är viktiga till organisationen. Det försöker jag göra på ett enkelt sätt så att det når ut till mitt team. Du säger enkelt sätt. Berätta. Hur gör du?

Det är de här tipsen man vill ha. Vad enkelt för mig är framför allt att våga utmana processen. Bara för att processen säger att jag ska göra det här och behöver belasta min team- –så kan jag som projektledare ta beslutet att vi kan göra det enklare för oss. Ni behöver inte göra de tunga rapporterna till mig månadsvis. Vi kan kapa här, för jag anser att det inte är nödvändigt. Där försöker jag hjälpa det så att det blir enkelt för mina teammedlemmar.

Har de inte jobbat i ett Jira, till exempel ett verktyg, behöver de inte överadministrera det och skriva tunga notes. Vi håller det enkelt, helt enkelt. Så det är några exempel på hur man kan göra det. Och den här visionen då? Är det en PowerPoint som du sätter upp i konferensrummet eller hur kommunicerar du visionen? Jag tror det är viktigt att man…

Det jag har lärt mig, eller min erfarenhet, är att det är så lätt att man fastnar på… Okej, jag ska driva ett projekt. Jag behöver ha ett kickoff-möte. Så sätter man upp den här grymma kickoffen. Alla har energi. Och så är det check.

Och så kör vi på. Så driver man ett projekt ett år. Så jag försöker ha den energin löpande under projektet, vid behov. Senast drev vi ett projekt där vi fastnade. Vi byggde upp en produkt och fick negativ feedback från stakeholders. Det var inte så vi hade tänkt.

Det är inte tillräckligt snyggt eller enkelt. Det är inte tillräckligt användarvänligt, så vi mötte motstånd hela tiden. Då såg man ju hur teamets tappade självförtroende. Då bokade jag in en workshop med en UX-designer. Vi gick externt och fick den här kreativa och lärde oss väldigt mycket. Hur kan vi bygga upp det här mer användarvänligt?

Då fick de både självförtroende, kunskap och energi. Och tyckte det var en fin gest att de fick gå en utbildning mitt i projektet. Och då hände det en grej. Då lyckades vi nå visionen där, med systemet. Vad roligt. Man skulle ha mer såna här tips.

Har du några fler såna här saker i bakfickan? En annan sak som är väldigt viktigt för mig, just när vi säger enkelhet, Ett exempel som jag hade med projektet var en sak när man jobbar med olika länder. Men du jobbar också med olika avdelningar. Jag är van med att man jobbar med HR, finans, du jobbar med IT, säkerhetsavdelningen. Alla sitter på olika typer av kunskap och arbetssätt. Det är vanligt att man fastnar i arbetsmetoden.

Jag som kommer mer från IT jobbar mer med det agila. så kan man slänga sig lite med de här buzzwords. Det är nåt jag har jobbat mycket med så att man inte känner att det är ett it-projekt. Istället för att introducera att vi ska jobba agilt och i sprinter– –och ha stand-ups och så tappar man hälften av publiken– –så vill jag istället prata väldigt vardagligt. Jag tänkte att vi ska höras varje dag 15 minuter och gå igenom det här. Och så har vi en… tavla här med olika uppgifter som vi flyttar då när vi klarar till avklarat. Så det är också något liksom hur man pratar som man inte fastar i de här metoderna.

Smart, du är avdramatiserad, agila. Så känner sig fler bekväma. Ja, jättebra. Jag hör att det finns fler tips och trixar. Fortsätt. Ska jag fortsätta?

Okej. Något annat som är väldigt viktigt är, som jag märker som projektledare, också så mycket som jag har pratat om i Passion for Projects kring de olika seminarier man har lärt sig, är nätverkandet. Vilken social skills man behöver som projektledare. För mycket handlar det om att lösa problem. Precis som jag var inne på innan så var det just kring att få prata med rätt personer- för att säkerställa att jag behöver kunna driva det här projektet. Ett bra tips kring det är ju framför allt att nätverka.

För mig finns det inte att jag inte får tag på den här personen eller den höga chefen. Vi får lösa det. Hur kan man lösa det? Jag har ett exempel där jag skulle starta upp ett projekt men jag fick inte tag på de här. Då var det lite skefen, det var inköp och säkerhetschefen. Jag fick inte tag på dem.

Man testar att ringa, det funkar inte. Då börjar jag gå i korridoren. Jag tänker att jag kan hämta dem på våning fem. Då kan jag ta kaffe på våning fem. Då hängde jag där i några minuter. Säg 20-30 minuter.

Till slut kom en och en in där. Jag sa att jag bara kan förlåna fem minuter och prata om projektet. Han sa att han kan få tio minuter. Då löser man det genom att man får hitta sina sätt. Nu jobbar vi i en digital värld, så man kan inte alltid gå runt i landskapet- för att hitta de här personerna. Då funkar det att boka 15 minuter i folks kalender- och så får man förbereda sig.

Kanonbra. Jag gillar det där med en projektledare som löser problemet genom att hänga. Det är verkligen ett bra exempel på hur man kan göra. Jag brukar alltid gå tillbaka till misstag. Har du gjort några misstag i ditt arbetsliv? Absolut.

Det har man gjort genom åren. Misstag… Jag tror framför allt att våga stå på sig är ett sånt klassiskt exempel. När man sitter i möten eller nån workshop som man återkommer i varje månad- Man känner att det här inte är riktigt bra. Men man agerar inte. Det kanske är höga chefer som sitter där.

Man vågar inte ta steget och säga ifrån. Det är misstaget att jag har väntat för länge kring att ta tag i det. Det tycker jag är jätteviktigt att man vågar äga mötet och säga- -“Nu är det jag som får styra och försöka göra det på ett schysst sätt.” Det är en del. Sen framför allt som jag har lärt mig inom volontärskapet- Det här med att min roll i styrelsen är att ha volontärer runt om sig- –kan det bli att man inte delegerar tillräckligt mycket. Att jag agerar för supportive och kanske operativ. Det är något som inte blir bra.

Man säger att man behöver hjälp och att man kanske blir för tillgänglig. Det handlar om att delegera och vara tydlig med sitt ansvar. Det jobbar jag också jättemycket på att bli bättre. Hur får du ihop ditt liv då när du både kör volontär och har tuff projektledarroll mot liv i övrigt? Ja, precis. Jag försöker hinna med att spela lite tennis däremellan.

Men det är livspuslet för mig. Det som funkar för mig är att jag inte ser att jag jobbar 8-5. Utan att det får vara lite rörligt. Det är roligt och det gäller att känna in sina gränser. Vad man tycker blir bra. Oftast är det roliga som gör att det blir väldigt mycket.

Man försöker reflektera vad som ger mig energi och då brukar det ofta funka. Person for projects kommer att ge alla energi. Är det nånting vi inte har pratat om som skulle vilja ta upp rabattkoder? Ja, men precis. Jag har preppat en rabattkod här. Så vi kan skriva det i beskrivningen.

Den är begränsad i två veckor i dagar. Så får ni jättegärna ta del av den. Ni kan också höra av er till mig om det inte skulle funka. Men det hade varit jätteroligt att ses. Det är ett viktigt event och väldigt roligt. Inspirerande.

Jag lovar att ni kommer att lära känna nya människor. Kanske i en ny bransch kan det också vara superbra. Ja, och nu kommer alla att lära känna dig, Marina. Hur får man tag på dig idag? Ska vi lägga en e-mailadress i beskrivningen till avsnittet? Absolut.

Jag är väldigt aktiv på LinkedIn. så man får gärna connecta med mig där. Och även följa PMI SE på LinkedIn så får ni mycket uppdateringar med vad vi gör och går på event. Så vi har många öppna event också så man får gärna testa på att komma. Eller e-mail, så funkar det också. Ja, vi lägger alla de som länkar till det här avsnittet. Idag har vi lyssnat på Marina och hon har berättat om PMI, volontärsarbetet och givit lite tips och tricks om hur man får tag på Johan på plan fem.

Det här var ett riktigt bra avsnitt. Stort tack för att du kom och tar dig tiden att vara med, Marina. Tack själv. Jätteroligt. Tack för att du har lyssnat på Projektledarpodden. Hör gärna av dig till oss med idéer, tips och förbättringsförslag.

Det gör du enklast via mejl på lyssnare, snabbelag, Projektledarpodden.se eller vid det sociala nätverk du föredrar.