ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2025-04-04. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 61: Årets projektledare 2024, Karin Karlsson (Eurovision Malmö) berättar om ledarskap med fast hand och hjärta! Läs sammanfattningen: När projektledning möter världspolitik – lärdomar från Eurovision Song Contest (61)
Transkribering
Det visste jag också skulle vara svårt för många förvaltningar att förstå. Det kräver att vi samarbetar med andra förvaltningar än vad ni är vana vid. Det kräver att ni jobbar med externa partners. Det kräver att ni jobbar med bolag ni kan inte sitta och planera själva. Det där fick jag jobba med och påminna om hela tiden. Den som pratar är Karin Karlsson, års projektledare i 2024.
Hon var projektledare för Eurovision Song Contest. Hon berättade i det här avsnittet om hur tufft det kan vara när man kommer i centrum för världspolitiken och mycket, mycket mer. Tufft kan också vara att lära sig generativ AI. Men det kan du få göra genom Daniels och min kurs om generativ AI och AI för projektledare. Du kommer att gena hundratals timmar av misslyckanden som är gjort för att lära oss det vi kan. gå in på Projektledarpodden.se och anmäla en kurs där. Spel ingen roll om du är nybörjare eller du är väldigt duktig.
Vi anpassar övningarna efter dig. Jag som har podden heter Mattias Ejbe och nu kör vi! Du lyssnar på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt och vill lära dig mer av andra om projektledning. Idag har vi med oss Karin Karlsson. Hon blev vald till årsprojektledare.
Välkommen till Projektledarpodden, Karin. Tack ska du ha. Kul att vara här. Ja, kul. Det tog en liten tag innan vi fick ihop det. Men nu är du här och det är jag jätteglad för.
Hur kändes det att få den här titeln, årsprojektledare? Det kändes fantastiskt, tycker jag. Jag är otroligt stolt över det här priset. Så det kändes som ett erkännande. Både av mina egna kompetenser, Men också lite… Ibland kan jag ha tyckt att just det här med att göra stor evenemang eller evenemangskunskap, det är inte alltid…
Och kultur blir inte alltid erkänt som nåt komplext, fast jag tycker ofta det är det. Så jag ser det också som ett erkännande lite till branschen också. Att det vi gör är inte det lättaste, utan man behöver vara kunnig på hur man leder saker. Och vad var du huvudprinsjektsledare för? Vad var du var projektledare för? Jag var projektledare för Eurovision Song Contest i Malmö.
Stadens världskap, det som inte var tv-produktionen. Allt det övriga som skapades. Och väldigt mycket för tv-produktionen också. Men inte för den som var på scenen. Hur kombinerade ni tv och din projektledare? De hade också en projektledare.
Ja, de hade ju exekutivet i Sverige som hette Bad Adolfsson. Och nåt som de kallade för core team där antal kompetenser ingick. Bland annat Christoph Tovse-Winlers som jobbade med… Som var just kommunikation och evenemang. Hade hon under sina ansvar egentligen att vara en samtalspartner. Så vår relation till Sveriges Television var att vi hade fått uppdraget av dem.
Det här var andra gången som vi på kort tid, det var 11 år sen innan som Malmö var värd för Eurovision tidigare. Vi var några som var samma personer, bland annat Krister Tolse och jag. Så att den här gången skulle jag säga när vi gjorde Eurovision gång nummer två i Malmö så så var vi väldigt noggranna med att skapa bättre förutsättningar för varandra och för oss själva för att kunna skapa ännu bättre evenemang men också ett lika bra samarbete som vi hade då 2013. Hur blir man då projektledare för ett sånt här projekt? Ja, första gången som jag blev tillfrågad att vara projektledare i revision 13 då hade jag ju varit chef för det som i alla fall i vår region största festival, mannfestivalen hade jag varit i fyra år.
Då tror jag att jag gjorde det på de mediterna och fick frågan kopplat till det. Men nu är det gång nummer två så tror jag att det var både för att jag gjorde det bra första gången och för att jag också hade jobbat då. Nu har jag varit innan och var programchef på Malmö’s konserthus. Det har väl också gått ganska bra. Men jag isar främst på grund av att jag har jobbat i det som är stor evenemang och i den verkligheten. Och jag brukar ofta få höra också att man tycker om min värdegrund.
I och med att man har tyckt att Eurovision är ett evenemang som passar den staden väldigt väl. För att man just… Eurovision är ett fredsprojekt. Någonting som startade efter andra världskriget och som verkligen… vill föra samma människor och man uppskattar och lyfter det att vi ska vara olika men ändå kan vara tillsammans. Det är också väldigt mycket Malmö. Vi är många olika.
Man brukar prata om 189 nationaliteter i Malmö. Men samtidigt så har vi många olika uttryck. Så vi är också många olika som lever sidan över sidan i vår stad. Det är ett viktigt värde för mannen, men vi har också många olika uttryck, många olika kulturer, många olika sätt att vilja vara på i våran stad. Så därför var man glädjestor när man vann Eurovision andra gången också, det här anbuddsförfarande, för att man såg framför sig, nu ska vi göra det lika inkluderande, kreativt och spännande evenemang som 13, fast med nya upplevelser. Alla var överens om att det var fantastiskt bra från början.
All politik var överens och även väldigt många invånare i Malmö- var väldigt nöjda med vad vi var värd för. Det här är jätteövermanget igen. Hur skildes 2024 från 2013? Både hur ni genomförde det och vision och liknande? Eller tog ni bara kopierat och sa att ni kör likadant igen? Ja, men nej, det var ju mycket så olika.
Dels kan man ju säga… Om man skulle börja i en enda så… 2013, så… Vi hade samma budget 2013 och 2024. Men världen såg annorlunda ut 2013. Det känns som om det var ett annat Sverige 2013 än 2024.
Och budgeten var pengarna riktigt till. Det var ju väldigt mycket stramare. Ska man klara den här typen av evenemang måste man ha många interna resurser– –som direkteras till Eurovision, om det ska bli riktigt bra. På pluskontot för 2024 skulle jag ändå säga– –att 13 var Malmö som stad, alltså strukturen kommunen. Då var man inte så riggad för att göra stora evenemang. Det var svårt att jobba mellan varje förvaltning.
Det fanns en tröghet. Det fanns ganska många som inte förstod varför jag skulle jobba på den här förvaltningen. Sen har mycket vattenflutet överån. Pandemin. Man gjorde en stor evenemang under pandemin. Det blev väl inget av det särskilt lyckat.
Det man blev tungare att göra under pandemin var att hela kommunen samlade sig i en struktur. Man tog fram en struktur som gjorde att mycket kring kommunikation, trygghet och säkerhet… Många högre chefer var väldigt involverade i att ta övergripande slut. Det var en väldigt positiv utveckling från 2013 till 2024. Det fanns en större medvetenhet inom staden för att göra stora evenemang. När vi drog igång projektet, 24, så uppfattade jag att det fanns en mycket större förståelse för hur det här projektet var tvunget att riggas.
13, som jag tror att väldigt många uppfattar, resultatet var fantastiskt. Det blev ett otroligt bra resultat. Men skulle man titta på Eurovision 13 som ett projekt så var det otroligt svårigt och jätteträgt och jättesvårt. Jag var också på en annan plats i min kunskap då, 13. Så jag är väldigt glad att det var 24 som blev väldigt utmanande att genomföra Eurovision. Både om man tittar på projektet och när man tittar på utfallet så är det två väldigt olika saker.
Väldigt väldigt olika skulle jag säga. Jag är otroligt glad att jag gjorde 13 nu när det blev så på en polariserad världsscen på det sättet. För det hade jag inte vetat om vi hade klarat 20 och 13 faktiskt. Det var lite mer bandet på att ha det allihop. Det är verkligen intressant och vi kommer komma till det var och vad som hände. Men jag tänkte, vi börjar från början.
Jag är så fascinerad av hur andra projektledare bryter ner. Man får ett uppdrag och det du har fått är massivt stort. Man kan bryta ner det på så många olika sätt. Man klarar inte allt på en gång och tänker sig delprojekt. Hur tänkte ni och du från början? Hur fick du till det?
Nummer ett var att jag har haft en väldigt bra styrgrupp. Den person som var ordförande i styrgruppen heter Johan Hermansson. Och vi två satt också i… Det var vi som också vann hem, så att säga, anbudet med Jurevichan till Malmö. Och redan när han ringde mig och frågade, vill du vara med? i den här gruppen och då frågar han givetvis om du är intresserad av att vara projektledare. Och då så ställde jag ju ganska saft krav så sa jag så här, jag är med om jag har dig med mig så att du också ser till att öppna dörrar i olika förvaltningar för att jag ska få rätt kompetens.
För i Malmö stad så finns det ett antal avdelningar som, alltså dels har man ju att skapa innehåll, att skapa evenemang, Men sen har vi ju hela det här med sopantering, transporter och allt typ av service som du har i en hel stad. Avstängningar, trygghet och säkerhet. Alla de delarna. Det är ju otroligt många delar i det här. Men då innan jag säger ja så vill jag säkerställa att jag behöver kunna ha väldigt erfarna projekter som har jobbat med även om man på något sätt är kommunikatör eller de här nyckelfunktionerna. Och sen också säkra hem att jag hade rätt administration och rätt styrgrupp.
Att det var direktörer. Så de tre delarna. Om han kunde säga… Jag visste att man kunde inte lova mig det, men jag fick hans handslag på att det kommer han att jobba för och hjälpa till med. Och sen var det också väldigt, väldigt komplicerat med att jobba i en ekonomi där du har en projektekonomi, en projektbudget. Men sen måste du också jobba i varje förvaltnings ekonomi också.
Det var en jättestor utmaning. Då var handslaget att vi behöver vara överens om att… Vi behöver hitta det allra enklaste sättet för att inte hamna i bråk med varandra förvaltning. De ska prioritera det här evenemanget. Det kräver att vi hade en politik också med oss i det här projektet. Så att Johan fick också gå till politiken och säkra upp- –att det kom in nånting i budgetskrivelsen för 23-24.
Så att det inte blev att diskutera varje krona. Det här skulle vara prioriterat i delar av vanliga ordinarie budgetar. Det var viktigt att få in det. På nåt sätt började det med att skapa det ramverket. Skapa ett väldigt tydligt kontrakt med Sveriges Television. Där vi hade mer tydliga gränssnitt mellan parterna nu, den här gången.
Där vi kunde jobba mer självständigt och inte behövde gå och be om- -“Kan vi göra det här, eller inte?” Det som var ordklart mellan parterna var besvar vi. Det här är ordklart. Det hinner vi inte göra för det. Det är snart även dagsföräldramanget i princip. Men allting som kunde ha väldigt tydliga gränssnitt satt vi tydliga gränssnitt på. Det innebar ofta så att det här bestämmer vi över själva.
Vi tycker vi olika, så kommer vi att få bli det som den partnen själv bestämmer över. Vi vill ha ekonomi. Hade man ekonomiskt ansvar för det så bestämde man. Sen fanns det, och tror jag att det finns och fanns det, väldigt många delar där vi som partners tjänade väldigt mycket på att 1% blir faktiskt 3. Där vi…några väldigt komplicerade områden där vi inte tyckte lika. Men det blev ändå 3 av det.
1% blev 3 många gånger. Så att självständighet, att det här avtalet från början blev mer självständigt. Sen kan jag se utvärderingarna. Att någon på nåt ställe ser nån förvaltning och tyckte att det kunde ha blivit mycket tidigare- än vad det var, eller att vi borde ha fått vara med. Men det tror jag inte någon som var med i anbudgruppen- eller någon av direktörerna skulle gå med på och säga. Utan när det går så fort som det gör när man ska vinna hem Jorvishad- då måste det finnas luft i hela…
I kontraktet måste det finnas luft, lite otydligheter. Och sen när det vännsat, det A-talet, vi var väldigt nöjda. Det var några nätter och det var några saker vi inte var överens om. Men jag skulle säga att när vi landade och skålade digitalt- så var vi jättejättefrån stadens sida. Då var det väldigt många som inte trodde att det här med checkbudget på 30 miljoner- när det kommer inte att klara. Men det gjorde vi.
Och sen som steg nummer två är det här för att… Väldigt snabbt förstår man ju… Oj, nu är det väldigt många olika… Många olika förvaltningar där alla är helt säkra på att vi gör rätt. Så som vi gör när vi jobbar i våra projekt, gör vi rätt. Vi har väl följt vår projektmodell och vi vet ju hur det här ska fungera.
Dels är det ju för det egen del att sätta sig in ungefär hur funkar projekt i varje förvaltning. Och det gjorde jag mest för att ta reda på hur svårt eller lätt det ska bli att få det här och sitta ihop. Men också då väldigt säkert gå in och säga att ni får redovisa på ert sätt i era förvaltningar Men vi kommer att jobba övergripande. Ni blir fria att jobba på era modeller på era sätt. Vi bygger vidare på dem, men projektet har sin egen struktur. Då gick vi ganska snabbt in i en förstudie.
Den förstudien gjorde jag ganska lång. Förrän det var ett projekt som var åtta månader, så hade vi en förstudie som var… Ja, de var nästan halvtiden. Det var för att en lärdom från ett tidigare projekt var att man inte kunde ha grunden klar. Och inte förankrat. Så jag jobbade mycket med förankring.
Att förankra projektet innebar kontrakter. Det innebär att vi hade tagit in för sponsorer. Det var väldigt lyckligt bra. Hela projektets förankring och vad det innebar. Och sen hade vi också satt upp fyra väldigt vida projektmål. Det var också väldigt medvetet att ha ganska vida mål.
En av de viktigaste strategierna i det här var att många olika skulle kunna bidra med innehåll. Har man fördetaljade mål som passar en förvaltning eller bolag- så kommer många andra att droppa av. De fyra väldigt vida målen var också tidigt ute i processen. Så där började vi egentligen. Fyra mål, övergripande budget, en strategi för ekonomin och hur den skulle se ut mellan de olika parterna. Och sen att bygga delvis på det som redan finns –men andra skapar sin egen övergripande projektmodell.
Det låter som att ni gav väldigt mycket makt och möjlighet till förvaltningen att styra själva. Men hur utöver ni kontroll på dem? Kunde ni styra dem? Kunde ni lita på dem? Att de levererade, rapporterade dem? Funkade det?
Ja, eftersom jag också väldigt tidigt gick in för att bygga mitt team. och att de olika teammedlemmarna… Då byggde vi en struktur. Jag hade 14 stycken delprojektledare. När vi visade organisationsskissen för första gången för olika förvaltningsdirektörer blev han jätteglad. I skissen ser det ut som att nästan varje part jobbar i sin egen förvaltning. Åh vad lätt det här är.
Nu hade vi ju fördelat ut budgeten med pengar till varje förvaltning. Vilket också var en väldigt smart strategi, därför att om de inte höll budget så fick de ta pengar från sig själva. Men projektet höll ju budgeten. Och det fanns faktiskt ganska bra så. Men det var också en smart strategi. Men sen är det ju så…
Första delen i App Frank var att visa organisationskissen. Stor glädje tills jag också hade utvecklat tillsammans med ett par stycken- en processkarta där man tydligt ser att det här är organisationen och trädet. Men sen kom otroligt många olika saker in från sidan. Det som är från många olika, som absolut inte är förvaltnings… Det är inte på deras egen förvaltning. Kommunikationen kommer inte från deras egen…
Logistiken går rakt igenom och kommer från en part. Alltihop är ju matris. Det går ihop, kan man säga. Det visste jag också skulle vara svårt för många förvaltningar att förstå. Det kräver att vi samarbetar med andra förvaltningar än vad ni är vana vid. Det kräver att ni jobbar med externa partners.
Det kräver att ni jobbar med bolag ni inte kan sitta och planera själva. Det där fick jag jobba med och påminna om hela tiden. Jag såg till att mina projektledare blev ambassadörer för det sättet att prata och förklara för sina egna på sina hemmaplaner. Men också försökte jag visualisera det. För i min bild är ju att visualiseringar, bra visualiseringar, är otroligt hjälpsamma. Och då kan man liksom checka av.
När man pratar ibland så… tycker man själv att man är otroligt tydlig. Men lägger man till en bild och sen frågar vad ser ni i den här bilden? Då får man ju väldigt tydligt svar om det här har gått fram eller inte. Det är svårt då. Och så kan man prata runt den bilden. Så jag hade ett antal bilder som jag visade många olika och gick igenom väldigt noggrant.
Och sen var det där en fråga rakt genom hela projektet där många förvaltningar tyckte att det där behöver inte vi göra. Nu gör vi som vi brukar göra. Då var det bara, nej, nej. Vi samarbetar på tvärs. Så det kan inte bara tänka i ditt spår. Så jag tycker att vi fick igång att tria hela strukturen.
Och sen gjorde inte det mig nånting om de gick hem och jobbade med upphandling som de alltid brukar göra eller om de… Jag ville skapa frihet för att uppfattar för den här projektledarna på hemmaplan så att de kunde leda så mycket de kunde, så fritt som passade dem och deras struktur. Men sen hade vi återkoppling och vi hade veckomöten varje vecka så klart och sen hade vi enskilda avstämningar kontinuerligt för att försäkra, att jag försäkrar mig om att det här går på rätt sätt. Helt enkelt. Jag antar att du fick gå in och stötta vissa delprojektledare för att de skulle få stöd gentemot sin egen organisation när sin egen organisation sa att jag gav motstånd.
Att så här får man inte göra eller upphandling måste ta åtta månader. Det hade inte du tid med. Nej, och också… Ibland får vi både ta oss björn och stötta Och också säga, jag kommer ihåg att det var ett par stycken som hade ett så otroligt utvecklat projektmodell. Och man insåg ju att vissa förvaltningar har utövar med kontroll över alla sina processer och har många personer som är lite rädda för att göra fel innan man var med för sitt system. Och de hade väldigt svårt att tänka, va kan man utöva projekt på ett annat sätt än det som vi gör här hos oss?
Ja, nu gör vi så här. I det här projektet jobbar vi på ett annat sätt. Då fick man också stötta dem gentemot sin förvaltning. I det här projektet så kommer vi inte ha de här effektmålen. Det är inte lika nedbryt brutet som ni brukar jobba. För det gynnar inte det här projektet.
För vi ska inte göra det här nästa år igen. Det är ingen nytta av att få veta de här svåra effektmålen som kanske ni vill veta om en gata eller en park. Det är inte syftet och det är inte målen som vi har med det här evenemanget. Så både stötta dem ibland med en tag, men också gå in och stötta gentemot deras strukturer och deras chefer. Helt enkelt. Nu har vi pratat om dem som du hade viss kontroll över, men det var ju rätt många andra intressenter som du också behövde styra och ställa och ha kontakt med.
Hur styrde ni upp det här? Ja, men jag själv… Dels är det ju att ha en väldigt… Vilket var det tänker du på? Jag tänker på myndigheter, förvaltningar, polisen. Ja, förvaltningar i er egna, men det finns ju andra som vi måste ha kontakt med.
Ja, och det är ju lite olika arbetssätt. Men en gripande viktig del i den metoden som vi jobbade med var att vi hade en väldigt stark och värdeposerad vision. Och som vi var väldigt generösa med. Var det någon som frågade… Det man vill uppnå är fäst över hela stan, till exempel. Då vill man att alla de här olika små citysamverkan– –och olika sammanslutningar över hela stan ska bidra till det.
Alla ville att få veta vad man skulle göra. Vi anställde en person som fick ansvar för att presentera vår vision. Sen tog vi fram en vision och några verktyg specifikt för till exempel näringslivet. och som vi verkligen körde stenbart på. Vi anpassade helt enkelt oss till olika intressenter och deras behov. Vi anpassade oss och la mer tid på de som var viktiga för att öppna målen än vad vi gjorde kanske på vissa som verkligen ville vara med. Men som vi insåg så här, de här kommer vi inte klara av att inkludera.
Hade vi haft två år på oss hade vi lagt ner jättemycket tid krav. Vi gjorde viss justering och anpassning till dem, men visionen var verkligen väldigt viktig för oss. Men ett snabbt engagemang, att många olika bilder var med och att man kände att det här kan finnas en ekonomisk vinst, men det finns också en samhällelig vinst. Så jag skulle hela framhålla att vi hade en väldigt stark vision, som gjorde att många olika intressenter, verkligen allt från universitet, köpcentran, hotell och så vidare, och kände att vi ville vara med för att bidra till Malmös framtid.
Men också tjäna pengar i vissa fall. Sen när det kom till säkerhet och myndigheter och liknande så startade vi en… Dels skrev vi avtalet att vi hade ansvar för koordinering och all säkerhet. För vår trygghet och säkerhetsavdelning hade redan då en väldigt god relation till flera olika myndigheter. Och vi startade en mycket liten säkerhetsgrupp där nyckelpersoner satt i den säkerhetsgruppen. Och vi var bara fem stycken från början.
Och i den gruppen, det var polisan, det var Sveriges Television, det var Malmö stad, men många olika säkerhetschef. Nyckelfunktionerna fattade den gruppen och då enades vi initialt väldigt tidigt om våra spelregler i den där gruppen och hur vi skulle arbeta. Då var allas ambition att vi skulle jobba gränslöst och försöka vara så öppna vi kunde med varandra hela tiden. För redan då när den där gruppen startade så var vi en förhöjd säkerhetssnå i Sverige. Från den trea till den fyra. Och då var sedan strategin lite som jag har sagt tidigare och där vi satt där och då.
Det var att projektet har projektet är projektet men att vi ska utnyttja så mycket vi kan de strukturer som redan finns och koordinera dem så väl som vi kan. Men det är spännande att låta olika nya gränssnitt i olika organisationer ha kontakt med varandra och skapa grupper där det behövs helt enkelt. Så väldigt mycket byggde på att vara duktig på att använda och skapa förståelse för projektet, men använda de strukturer som redan fanns. Det poppade lite internationella konflikter och försämrats säkerhetsläge under tiden här. Och du sa att ni började med fem.
Utökades det här och vad hände? Det här var också intressenter och ni fick väldigt mycket uppmärksamhet. Ja, vi fick faktiskt ett pris här i veckan. Ett, ett, två priset. För det fick Malmö stad, polisen och Sveriges Television för det här samarbetet som vi hade. Och vi började…
Den gruppen fanns faktiskt hela tiden. Och man till… I den… Det var veckovisagrömmöten. Sen kommer jag säga med tiden växte ju den här gruppen och polisen. De satte in en väldigt stor struktur.
Vi hade också en par stora gemensamma workshops. Vi tittade på olika scenarier och i detalj gick igenom vad det här är. Hur kommer vi jobba? Vad tänker man göra för nånting? Vilken väder man kommer att ha på stan? Så ganska snabbt växte ju stora grupper i varje grupp.
Svt jobbade mycket med säkerheten inne på arenan. Vi jobbade mycket med säkerheten på stan tillsammans med polisen. Så de där grupperna växte. Sen tillsattes det, eftersom de två största hoten som polisen pekade ut- var cyberattacker och desinformation. På de två områdena tillsatte vi också två extragrupper- som sen jobbade vidare med dem. Och egentligen rakt igenom hela Eurovision så var det ju de två hoten som var våra mest svåra hot ändå.
Fast man såg alla demonstrationer så tycker jag det är viktigt att understryka att cyberattacker och desinformation var de sakerna som var svårast att hantera. Så där hade vi speciella grupper som jobbade då och de här grupperna jobbade under vår säkerhetschef inom Almerstad och som jag hade kontinuerlig kontakt med i princip. Sen så i den här gruppen, då man tittar på hela den här utmaningen med Israel och Hamas, när den började… Kriget startade i oktober och då började ju den här gruppen att prata om det. Och då var det också faktiskt så att i och med att då var det en liten diskussion, hur kommer det här drabbar projektet? och då var jag också extra nöjd om jag får återkoppla till det.
Jag hade jobbat mycket med förankring. En av våra evenemangsplatser var Folkets park. Det är Socialdemokraterna av Vänsterns ursprungsplats. Nu skulle vi ha vår Eurovision-billige där. Där hade vi skrivit på ett apand där till exempel Merkin Oil skulle vara. Merkin Oil kommer från Israel.
Då funkade ju det här. Redan innan det ens hade utbrudit ett krig- –så var det en anting som jag hade sett som en risk. Eftersom vi hade en liten demonstration redan 2013 mot ISL-medverkan- –och att det finns stärkare krafter i Malmö mot det, så att säga. Vi hade redan jobbat med den risken. Men när vi satt där i oktober och november var det fortfarande oklart. Vad kommer ISL att komma?
Vad betyder det för oss? Även om det inte är krig så är det ganska mycket kring deras säkerhet. Det är tävlingsbidraget och det var vi beredda på. Vi jobbade väldigt mycket runt det. Sen blev det klart redan i december, men då var det ingen som uppmärksammade det. I februari blev det allmänt känt att ISR kommer att komma till Eurovision i Malmö.
Då började väldigt mycket olika saker hända kopplat till evenemanget. Då jobbade vi systematiskt i den här säkerhetsgruppen. I mitt projekt hade vi också en operativ arbetsgrupp som hade gått från förstudie till planering. Det var jättesvårt. Det var en osäkerhetsfaktor för projektet hela tiden. Det förändrade sig så mycket hela tiden.
Där satt vi fast i nåt som har mänts utifrån. Polisen ville inte heller säga hur stor säkerheten ska vara och hur många vakter vi skulle behöva. I olika medlemangspatser. Allt kring det här var väldigt flytande och länge. Det är ju klart att det är väldigt jobbigt för en grupp att jobba på och inte veta. Sen började ju säkerhetsgruppen att vilja, de operativa säkerhetsgruppen, då fick vi börja göra korrigeringar.
Det började redan i februari med olika korrigeringar. Vi var tvungna att minska ner hur många personer som kunde stanna och få en plats. Från februari och fram till maj var det väldigt svårt Att veta nästan från… Inte från dag till dag, men nästan. Hur det här evenemanget skulle… Bara om du tittar på det här med säkerhetsnivå 4, var svårt.
Terronivån 4. Det i sig var komplicerat. Och sen de här ökande demonstrationerna som… Och trakasserier och en massa organisationer. Där vi blev en del i världspolitiken. Jag tror inte de bryder sig särskilt mycket om Eurovision.
Det var mer i den här jättesvåra relationen mellan IS och Palestina. Som vi blev plötsligt indragna i. Ibland kan man nästan känna att det inte hade med oss att göra. Vi åkte bara runt i det på något sätt. Så där var det mycket agilt. Och där var det också svårt ibland att veta vad polisen gjorde.
De fattade för beslut. Vi hade också glapp i projektet från den operativa säkerhetsgruppen– –som hade en svår situation och inte heller kunde kommunicera ut det övriga. Riktigt, vad är status i den här frågan för er alla? Så den var jättesvår, faktiskt. Hur håller man positiv och glädje i det här klimatet? Det blir ju oerhört pressat, tänk jag, för alla deltagare.
Ni hade många volontärer också i tidningarna. Som jag minns det så publicerar det att nu slutar volontärerna. Men som jag förstått senare så var det inte så många som slutade. Nej. Nej, det var… Ja, men det fanns flera olika…svåra saker i det här.
Det ena… Arbetsgruppen, precis som du är inne på, hade det ju svårt. Därför att dels var det så mycket press. Man är inte så stort då. Det var stark social press och det var konflikter internt inom kommunen. Där fanns krafter som sa att ni ska hoppa av.
Vi vill att ni ska ställa er på Palestinas sida. Och de som bor uppe runt Möllevången i projektet där man kanske går ut på gatan… och många frågade hur fan kan du jobba med det där? För då blev det plötsligt, under en period, jobbade man i det här projektet, då var det som att välja sida. Och det var jättestark press på det och det var mycket samtalslösa olika arbetsgrupper kring detta. Kunde man jobba kvar i det här eller var var man stod för då? Sen fanns det också del i gruppen som blev väldigt rädda.
Kunde man bli utsatt för nånting? Kunde man bli trakasserad? Vad blev konsekvenserna efteråt när vi färdiga för mig personligen? Det fanns de som blev väldigt rädda på grund av den här moskva-skjutningen- där de gick in och sköt i konsertsalen. Kunde det hända här? Det var otroligt.
Det var väldigt många olika ränslor hos människor personligen. Och sen ovanpå det också, där jag upplevde att media också väldigt tydligt, de gick ränslorvägen också och det är farligt. Alla hoppar av, alla i programmet hoppar av. Jag skulle vilja säga att det var svårt. Allt detta fanns. Men i grunden fanns också en stark kraft.
Men det där är inte rätt. Vi bygger… Vi väljer inte sida. Vi tycker det är fel med kriget. Vi tycker att man dödar människor. Men det kan inte vara fel att bygga Malmö för framtiden och nu.
Vi ska kunna leva här sida vid sida. Vi ska kunna tycka olika. Vi var tvungna att lägga varje veckomöte. Det var också nånting jag bestämde tidigt. Det här ska vara en transparent grupp, vi ska kunna prata öppet. Jag ska försöka jobba mycket med att skapa roligt och skratta.
Jag hade också jobbat i olika grupper nu. Både i Eurovision förra gången och på Mammelive. Det är inte kul. Man streter på, man jobbar på. Och så är vi… Naturligt finns det väldigt mycket som är kul i de här situationerna.
Jag har saknat det själv. Då bestämde jag mig väldigt tidigt att… Jag ska ta ut svängarna själv och visa det. Jag ska köra på glitter. Jag ska försöka ha roligt. Jag ska bjuda på kakor, vi dricker bubbel ibland.
Eller bara en god juice. Försöka hela tiden lyfta det goda och roliga. Spela musik, skoja. Det var nånting som jag tydligt hade bestämt. Men också att försöka vara personlig och transparent. Inte privat, men också för att jag visste att det här…
När vi var på besök i Liverpool på Skåj, de gjorde det året innan oss, så sa de, vad är ert råd? Och de komiska britterna sa så här… You need to say goodbye to your family after Christmas. Och så skrattade de. Det ligger nåt i det. Om du ska jobba så här mycket som man ska göra det där, då ska man ha kul också.
Det och att skapa ett öppet, transparent klimat i våra veckomöten. Det finns nånting av mig. Jag visste att många är lojala med sina förvaltningar. Jag måste få dem att bli mer lojala med projektet. Det ligger nåt smart i det också. Att vilja få alla att vara mer lojala med det här än att de ska känna- -“Det är viktigt att det här blir bra.
Det är roligt att det blir bra.” -“Det är utvecklande att det här går bra.” Man måste också veta var vargen är. Det får man veta om man pratar öppet och av transparent i gruppen. Man kan inte vara på varje ställe. Jag vet inte vad som händer. Men mina absolut viktigaste försäkranden- –om att det här ska vara kontrollerat är de här personerna. Mina 14 projektledare har jag…
De har varit vägen in till detta. Och de har varit jätteduktiga. Det är viktigt att säga. Utan dem är det ingen succé. I motivationen till att du vann nämner du projektakademin– –att ditt ledarskap med fast hand och varmt hjärta. Skulle du beskriva det så själv och berätta lite grann hur du tänker kring ledarskap?
Du har varit inne på det här nu, men du har verkligen tankar kring det. Ja men så Det är kopplat till mitt ledarskap. När jag började märka att alla var så oroliga- –och att det fanns en oro för sitt eget liv eller rykte. Då kände jag så otroligt tydligt i min kompass och värdegrund- –att jag måste visa att vi ska stå upp för det som är så här. Neva sida vid sida. Alla kan tycka olika.
Vi kan vi. Det blev någon saks jätteviktig sak, men också att visa att jag inte var rädd. Så jag var inte rädd och jag tror ju att det som gör oss rädda i sociala medier och väldigt mycket är de här disinformation som inte stämmer. Jämt är väldigt mycket ganska tryggt i Sverige och tryggt i Malmö. Och ibland när man pratar om att det är så farligt så kommer vi att gå ut och sitta här utanför. Vi hade vårt huvudkontroll på Malmö Live.
Och så satt man där och tittade ut en solig dag liksom. Och så känns det farligt här tycker ni. Verkar det farligt? Det kan ju löjligt, det kan ju inte löjligt. Nej, nej det verkar inte farligt. Nej det gör det faktiskt inte.
Men också på något sätt att hela tiden försöka visa att det inte är farligt, jag är inte rädd. Jag kan ta intervjuer, jag kan stå upp för detta och det kom inga hot. Jag fick inga hot, det kom något hot men inget mycket. Det var inte farligt och det var också för att visa dem att det inte är farligt att vara med. Och att detta är starkare än vad de som vill hos hon. Det är också en lägga att vi inte skulle göra det här och inte skulle vara med på det här jobbet.
Det lönar sig att praktisera artister så de inte kan vara med. Att vi skulle gå med på det. Det tror jag med min faste hand att visa. Nu går vi vidare. Kom nu, alla. Nu går vi framåt.
Men vi hade också säkerhetspersonal. Jag hade föreläsningar om personskydd och liknande för att skapa trygghet. Men jag fattar nästan att alla de sakerna skapade mer otrygghet än trygghet. Det var också svårt. Det var två stäng framåt och ett stäng tillbaka. Men att visa mod tror jag var min och att vara ledare. men också lyssnar.
Jag lyssnar väldigt mycket på de här människan. De kan också jättemycket. Det var genom den samlade bilden som det gick att komma vidare. Och lika så har vi att jobba så nära säkerhetschefen som jag fick möjlighet att göra. Hans lina, Ulf Nilsson, lina var inte öppna för mig. Det gjorde att jag hela tiden kunde ha en väldigt bra dialog.
Som gjorde mig trygg. Jag kände mig trygg i den rollen och situationen jag befann mig i. Med hjälp av både säkertrygghet och säkerhet, men också styrgruppen. Och då kanske framtidsdirektören Johan Hammansson som alltid stöttade. Så jag var trygg och då kunde jag vara trygg med dem. Då kunde jag skapa trygghet med dem.
Finns det något annat som vi inte har pratat om, särskilt minnen från projektet som du är med dig, som du vill nämna? Glittetisdag eller var det glittetorsta? Glittetisdag. Ja, det var ändå väldigt roligt när jag föresvog det. Det var en av de första mötena och vi hade ett otroligt tråkigt projektrum. Det var det enda vi kunde få.
Det var generöst. Vi fick ett projektrum av Clare och Manu live. Det var ett rum utan… Det var inga fönster. Och lite sån matta, du vet. De brukar skoja med.
Jag var den enda som tyckte det var skönt. Det var inga intryck. Jag trivdes i det där rummet. Men nu när jag går in i det så tänker jag, herregud, vilket tråkigt rum. Men det var ett bra rum för vi kunde samlas. Ingen såg att vi var där.
Då sa jag, förr såg jag, ska vi börja ha glittertisdag? Och på de här mötena… Kan man ha glittertopp? Nej, det var ingen som ville ha det. Man kan ha lite glitter på ögonlokan eller nånting. Ta det på den nivån som ni tivs i.
Jag hade en assistent under den här perioden som var fantastisk. som heter Andrea. Så jag och Andrea, hon är inte den, hon fanns inte de stora svängarna så hon kom in med lite glitter på ögonlockan och jag hade väl en glitterjacka och så där. Men sen började det liksom… Nästa möte kom någon annan med ett linne. Sen kom nån med glitter och ölhänge. Sen skulle vi ha en julgrej.
Då kom en hund som hade skeptisin. Hon kom in med en helt guldkjol i glitter. Vid några situationer glömde jag själv bort det och kom in. Men vad har du ditt glitter, då? Det blev jättebra med glitteret. Det här med glitter, nu har vi mött den, vilket vi inte har längre.
Men om vi skulle mötas upp, skulle verkligen glitter vara en del glitter. Det blev också nånting som vi kunde skoja om när det var så jobbigast. Jag fötte glitter tisdag. Det skulle jag vilja införa om jag gör ett nytt projekt. Att hitta nånting som är ett litet skratt. Det är så jäkla tufft på så många sätt idag.
Så att vara grunt och mycket bjuda på sig själv, tror jag verkligen på. Även om man själv kanske känner sig så här, vad gör jag nu? Eftersom för sig att visa att det är kul, tror jag, är viktigt faktiskt. Det blev en fantastisk Eurovision. Det blev en fantastisk resultat ute på stan. Hur mår du då?
Hur mådde du precis när det var klart? Hur mår du idag? Hur klarar man det här som projektledare? Jag hade också tänkt att jag var nästan för denna gång jag gjorde julevision, då var jag nästan trött i två år tror jag. Det var en otrolig trötthet som jag hade efter det. Så nu den här gången, det var också en tanke att jobba mycket med det.
Att ha den här kompetenta arbetsgruppen och att delegera mycket och ge mer frihet till dem. Och jag tror att jag kan ha en väldigt klar åsikt, vad en bra idé är, hur det ska visualisera sig eller hur det skulle se ut. Det hade varit så viktigt för mig. 13. Då hade jag gått in i en diskussion. Det här tycker inte jag tillräckligt bra var fult eller liksom så här.
Eller har alltså det här måste höja kvaliteten. Men det finns ett problem med det. Det ena är att det inte är kul för den andra personen att jobba då man helt enkelt ska orolig för att projektledaren inte tycker att min smak är bra. För det är enkelt. I vissa fall är det så enkelt att det är inte vant med kvalitet att göra. För kvalitet är låg dålig kvalitet.
Då kanske jag behöver gå in och höja nivån. Men om det är så här… Det här tycker inte jag var rätt design. Nu bestämmer jag så här… Så länge det håller hög kvalitet på produktionen och det är…uppnår målet och det går i linje med visionen, så lägger jag mig inte i det. Utan då får den personen köra på.
Och så stärker vi den personen i det. Jag tror att jag gjorde så i väldigt många olika delar. Det blev jag duktigare på att säga att det här är mitt ansvar. Ansvarsgränsen, energi är mint i. På det sättet sparade jag också väldigt mycket energi. Jag var mer duktig på att hålla igen.
Jag hade en väldigt tydlig taktik för att jag måste ha mycket kraft på den här ärdaktig urvisseln. Jag delegerar mer duktigare projektledare, tydligare strategi. Det gjorde jag och hela tiden hållit ordning på mig själv. Var anordnad med min träning. Jag mediterade varje morgon. Inte svärva med den typen av grejer.
Jag har stor arbetskapacitet och blir inte så smita. Jag jobbar ganska mycket. Jag har märkt att jag kan jobba mer än många andra. Men ändå inte göra de där extra timmarna. utan ha kraft kvar. Jag skulle säga att jag nog och ta ledigt, liksom gjorde jag, några gånger, för att också för att inte heller de andra skulle bränna ut. När jag var färdig var jag trött.
Men inte utsliten. Däremot så tycker jag att det som jag tycker har varit svårt, Nu har det varit jättemycket. Jag har fått det priset, juridiken är stort, det är många förläsningar. Jag har gjort en massa saker ändå, hela hösten. Men det är ju lite… Man blir lite mer utmanigad, jag kan tycka att det är lite tråkigt.
Alltså, pris… Det är inte många projekt som lever upp till det här. Det är konstigt, tänker jag. Men lite så här… Man har fått mycket adrenalinekickar och det är massor av det som har hänt. Det är lite svårt i avstämningen av projektet.
Jag skulle säga. Faktiskt. Nu har jag haft så bra. Jag har gjort utvärderingar och gjort en konferens i höst. Nu fick vi in en slutsrapport i förrgården. Nu är det klart.
Så jag har haft en ordentlig nedjagning och det har jag varit noggrann på att jag skulle få det. Och det tror jag är bra. Det var bra. Kommunen kallad arbetsgivaren har varit bättre den här gången också. För att låta… Snart kommer jag vara riktigt uttråkad.
Så. Men, ja. Jag tycker att jag har varit mer duktig. Jag är ju senior nu mera och det känns väldigt, väldigt bra. Att kunna lägga upp det lite mer organiserat för sig själv också. Jag tror att det är riktigt bra att bli uttråkade emellan.
Det finns nog några artiklar läst om det här med att bli lite deppig efter projektet. Att man faktiskt tar hand om det och accepterar det och inte hoppar på nästa direkt, om det är möjligt, och får lite tid emellan. Det är ett misstag jag själv har gjort. Har du gjort nån misstag i det här projektet? Andra projekt som du skulle dela med dig av? Jag brukar alltid ställa den här frågan till andra försäkrade.
Ja, det kan vara massor med misstag. Men det ena är just det här att jag tror att… Lite det beskrev jag annat. Att gå för långt in med sin egen kontroll. Där man vill… Jag vill ha koll och därför kollar jag upp vad du gör.
Då blir det inte kul för dig om man kommer in i en sån situation där det blir inte roligt för en andra. Det tror jag absolut är misstaget som jag har gjort många gånger. Sen tänker jag att det här med att jag blir irriterad på det ganska ofta på mig själv. Därför tycker jag att det blev så bra i juristik, just att man lägger lite för lite tid på förankring. Man tycker att man tar fram den tydliga planen, man visar de här bilderna, förklarar och beskriver och sen har man inte en check på om alla fattat det här nu eller vilka frågetäcker finns. För det man inser är ju att insett med genvåren är att det är många olika människor och alla utfattar allting väldigt olika.
Det är väldigt olika. Det man själv tycker var glaskartning är absolut otydligt för någon annan. Och att jag tycker att så går det en tid. Och då inser man så här, nej, men nu borde jag verkligen ha kollat upp med den här personen. Förstod du vad jag menade eller sett till att det fanns verkligen utrymme för den att ställa frågor. Och då har man ju förlorat tid.
Så jag tänker så här, ofta tycker jag inte själv. Jag blir så ivrig och jag kan ju vara förviktionär. Då får jag inte med mig alla på mina tankar. Jag tycker själv att det är glasklart, men det är det inte. Det måste jag hela tiden påminna mig om. Har du kollat upp att alla hängde med och levde rätt?
Har du franknat tillräckligt mycket? Nu ska jag göra… Malmö vill jobba med demokrati och demokrati i vecka. Hur den ska se ut, det är inte klart. Jag ska gå in i en förstudie kring detta. Mycket komplexare än jag skulle säga.
I går pratade jag med en kollega och sa att det vi ska göra bättre nu… Det blev svårt i Eurovision. När jag lånade personal in från många olika förvaltningar… Då har vi inte… Projektet äger jag, men jag har inte personalansvarigt för vissa. Så skulle jag säga…
Jag har koll på direktören. Kanske hade vi stämt av med avdelningschefen, men deras enhetschefer…hade vi ju diskuterat hur mycket tid vi ska lägga på att diskutera med varje enhetschef. Om att nu tar vi din personal här. Och då bedömde vi att det gick… Vi har inte den tiden att det måste direktören göra, eller så får det uppfattas genom det som de får som information. Då kan delprojektledaren prata med dem och så ser vi om det.
Men det skulle jag säga var ett misstag. Att ska man jobba för allt som är överskridande så behöver man checka av och förankra ordentligt med deras närmaste chef. Så att de verkligen tycker att de känner sig informerade. Jag hade en del utmaningar med de enighetscheferna. Det är inte för att de är dumma, utan för att de inte förstod vad hände i deras personal. Särskilt i det här svåra läget.
Jag utsätter min personal när de jobbar i Eurovision. Där kunde jag bli förvånad, eftersom precis som jag sa innan– –att jag hade släppt det ganska fritt att jobba i deras system. Då införde de själva som är en skärs- och kanske strikta system- som var för strikta i vissa fall för personalen. De tillsatte jättemycket personal på ett sätt som kanske inte var nödvändigt. Så att förankra och lägga mycket tid på det ännu mer. Alltid lägga mycket tid på det.
Där tycker jag att jag har lärt mig återigen att det är aldrig fel. faktiskt att göra det. Om man vill få tag på dig, hur gör man då? Ja. Nu kommer jag jobba för Malmö stad, jag jobbade för Malmö lägekonsert hos Erhus innan. Och nu kommer jag gå in och i alla fall det är ett halvår nu i Malmö stad. Som då först är ansvarig för den här förvaltningsöverskridande demokrativeckan.
Så då mejlar man mig i Malmö stad. Carin.Karlsson at malmö.se. Där hittar man mig. Jättebra, vi kan lägga i anteckningar till avsnittet också. Och idag har vi fått massor av inspiration. Vi är så imponerade av det du har gjort och det ni lyckades med där nere.
Och det jag har fått insikt i idag, det var att hela den här planeringen och förstudien, hur viktigt det är att kratta man ner sig. Det kan te sig att ja, men det där projektet gick ju bra, men oftast är det ju så. Det är så mycket som har hänt innan allt från det här lilla samtalet, den här visionen och alltihopa. Stort tack för att du tog dig tid när du var med, Karin. Tack så mycket för att jag fick vara med. Jättekul.
Tack för att du har lyssnat på Projektledarpodden. Hör gärna av dig till oss med idéer, tips och förbättringsförslag. Det gör du enklast via mail på lyssnare.snabbelav.Projektledarpodden.se eller vid det sociala nätverk du föredrar.