ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2025-07-04. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 64: Digitalisering och projektledning: Frida och Marielles vinnande examensarbete Läs sammanfattningen: Digitalisering inom projektledning – tre utmaningar och hur du hanterar dem (64)
Transkribering
Men det kändes som att alla var väldigt inställda på vi behöver hålla i det här och vara redo för det som kommer framöver. Precis och det är nåt vi också vill lyfta mycket på att en av rekommendationerna studien visar på är att när man implementerar system i organisationen är det jätteviktigt att se till att de passar organisationen. Så att man inte bara tar det senaste på marknaden. De du kommer höra prata i dag är Frida Engqvist och Marielle. Lindqvist. De är författare till det som har blivit årets uppsats av Svenska Projektakademin Den uppsatsen handlar om digitalisering och projektledning.
En jätteintressant uppsats tycker jag. De berättar om det här och vad vi kan lära oss av det här och hur vi ska tänka som projektledare. Så lyssna igenom det här avsnittet. Något annat ni kan lära er av och lyssna på är lite reklam, Kom igen så är det AI-kurser. Både jag och Daniel har nu AI-kurserna utlagda för hösten. Och det är en grundkurs i AI en dag.
Sen har vi en fördjupningskurs som också är en dag. De här kan tas tillsammans eller så tar man ett tag emellan. Och sen har vi en Copilot-kurs. Copilot-kursen har vi som öppen kurs men de flesta Copilot-kurser går som interna kurser. De öppna kurserna har vi i Stockholm, Göteborg, Malmö, Västerås Uppsala-Örebro. Har du något annat ställe du vill att vi ska komma till så gör vi gärna det.
Och sen har vi även digital kurs om man bor någon annanstans och inte kan ta sig till någon av de här orterna. Gå in och anmäl er där eller hör av er på lyssnarprojektledarpodden.se om ni har några frågor. Det var all reklam idag. Den ni hör prata med är Mattias Ejbe, och nu kör vi! Lyssna på Projektledarpodden, en podd för dig som gillar att leda projekt. och vill lära dig mer av andra om projektledning. Idag har vi med oss Frida och Marielle här i Projektledarpodden.
De har vunnit årets uppsatspris från Svenskt projektforum. Och det är så kul för de har skrivit om digitalisering inom projektledning Och ni som vet och har lyssnat på det här vet att jag brinner väldigt mycket för digitalisering och här är några som har skrivit om det. Välkomna till Projektledarpodden Frida och Marielle. Vad var det som fick er att välja just digitalisering inom projektledning som uppsatsämne. Anna: Det var egentligen många olika delar skulle jag säga. Det var väl dels vårt gemensamma intresse för projektbaserat arbete och projektledning som har följt oss genom hela utbildningen.
Men sen också hur mycket vikt det blev på digitaliseringen. Dels i samband med Corona och allt det där men sen också alla nya verktyg som kommer, och AI och allt sånt där. Så vi kände väl att det var ett intressant område som är ganska outforskat? Ann: Ja, precis. Det fanns ju mycket forskning om skickledning och digitalisering, men men inte så mycket forskning om det här fältet gemensamt. Så där såg vi också ett forskningsskap och det var ju bara tur för oss eftersom det var vårt största intresse och vi har läst mycket projektledning och sånt i skolan.
Så vi kände att det här måste vi uttrycka ännu mer i. Och vad var det för skola ni har gått i? Vi har gått på Handelshögskolan i Umeå. Handelshögskolan i Umeå. Och digitalisering för er… Vad är det?
Det var ju en del som vi var tvungna att sätta oss ner och komma fram till när vi skulle göra det här arbetet. Men vi kom fram till att det var att börja använda och implementera digitala verktyg i arbetsprocessen, mer än bara att använda Teams. Vi använder projektverktyg och digitala verktyg som AI-baserade verktyg. större delar av projektledningsprocessen och arbetet skulle jag väl säga. Hur hittade ni den där kopplingen mellan digitalisering och projektledarens roll i praktiken då? Vi kollade ju runt mycket när vi sökte respondenter. Vi hade lite aningar och vi hade sökt mycket vilka företag och branscher som jobbar med digitaliserad projektledning.
Och vi har ju också ganska mycket bekanta som jobbar inom projekt, både jag och Marielle. Så lite där fick vi … vad ska man säga? lite inspo. Eller vad skulle du säga om branscher vi skulle rikta in oss på? Sen kontaktade vi folk och kollade lite hur de jobbade med digitaliserad projektledning. Många ville ha förtydliganden och frågade vad vi menade med det. Som Marielle var inne på så handlar det inte bara om att man använder Teams eller Zoom eller att man kommunicerar via mejl.
Utan det är mer att det påverkar processerna i projektet och hur man väljer att med projektledare och tar hjälp av de digitala verktygen. Ja exakt, och jag skulle säga att vi känner lite folk som jobbar med projektledning och hade väl fått lite information från dem att man använder verktyg på ett helt annat sätt. Och man använder AI kanske i projektledararbetet. Så det var väl därifrån vi hittade den här kopplingen som vi ville utforska mer. Precis. Och att vara på häckledningen är mycket administrativt arbete.
Och mycket kommunikation. Därför använder man nu digitala verktyg som underlättar dessa delar. Så det var väl lite den vägen. Och ni valde en metod med ett ord som jag aldrig har hört talas om tidigare. Fenomenografiskt, är det nåt ni själva har kommit på och vad innebär det? Nej, det är faktiskt en vedertagen metod.
Men den är inte så vanlig. Det grundade sig i att när vi kom fram till att det är det här vi vill skriva om och vi vill verkligen förstå projektledarens upplevelser av digitaliserad projektledning, och specifikt av fenomenen utmaningar och åtgärder för de här utmaningarna. Och syftet var inte att hitta ett gemensamt tema för det här utan det var att förstå bredden i upplevelser och hur de här faktiskt upplever att det här är. Då när vi skulle komma fram till vilken metod vi skulle använda. Och det är subjektivt och vi vill ha intervjuer för vi vill ha djupdata.
Då blev det väl ganska tydligt direkt att vi måste hitta något annat än det vanligaste, tematiska liksom. Så vi började söka runt massa och hittade en fenomenografisk metod som fokuserar på just variationen i upplevelser av fenomen. Syftet är liksom liksom inte att hitta en bild som definierar fenomenet. Utan att få en förståelse för hur upplever olika respondenter fenomenen. Och det var väl därför det kändes som en helt rätt metod för det vi ville få fram. Kan du ge några exempel, jag som inte fattar ordentligt?
Ja, hur ska man förklara… Det är en lite flummig forskningsmetod. Det var första gången vi hörde den. Det var inte många i vår närhet som kände igen det heller. Men om man tänker så här … Vi vill forska i hur skickledare upplever utmaningar.
Det kan se väldigt olika ut. Du har olika erfarenheter, situationer. Ni jobbar i olika branscher. Vi vill inte hitta en utmaning som de flesta tycker. Eller det här den utmaningen som är störst. Vi vill förstå variationen och få så många upplevelser Alla upplevelser är välkomna.
Så vi ställer öppna frågor och respondenten får förklara sina erfarenheter. Och så kan vi ställa följdfrågor och djupdyka lite mer i att grotta i upplevelserna. Sen handlar det i slutändan om att jag och Marielle ska försöka sätta oss med all den här datan och försöka helt enkelt kategorisera upplevelserna. Så att de blir väldigt varierande. Men samtidigt inkludera alla de här olika aspekterna. av upplevelserna som de har tagit upp. Men de får inte heller gå in i varandra.
Det var absolut lite utmaningar med det. Men syftet är att det ska vara uttömmande och visa på variationen i vad man upplever helt enkelt. Jag förstår hur ni har gjort och att ni har fått väldigt bra svar. De blev heltäckande och det blev brett. Man går in med öppen hjärna och lyssnar och så där. Men det måste ha varit ett litet här? pärke för er att få ihop det här sedan och hitta en struktur på det.
Vi hade nog inte riktigt tänkt att det skulle ta så lång tid det skulle som att klippa och klistra ihop alla de här kategorierna i slutändan. Vi hade gjort en uppsats tidigare och tänkte att vi har jättemycket nytta av det. Och det hade vi ju på många plan. Vi jobbade väldigt mycket proaktivt eftersom vi visste att saker kan dra ut på tiden. Så det var väl vår räddning att vi hade varit så proaktiva under resterande delen. av uppsatsen så att vi hade tid i slutändan att grotta ner oss i detta. Så att slutresultatet skulle spegla det vi har fått fram så bra som möjligt.
Och det är en väldigt stor del av den fenomenografiska metoden att verkligen ta fram det här outcome spacet. Eller de här kategorierna som visar på variationen samtidigt som de beskriver upplevelserna på ett bra sätt. Och verkligen visar på vad respondenterna ville få fram, så det var absolut utmanande. Vi fick göra om det flera gånger, kommer jag ihåg. Vi gjorde det separat, gick igenom intervjuerna tog fram upplevelserna, definierade och kategoriserade för oss själva. Och sedan jämförde vi och försökte ta om det en gång till, och en gång till.
Till slut så. Och det var ganska kul, tycker jag. Jag kommer ihåg att jag tyckte att att verkligen försöka förstå projektledarnas upplevelser. Och verkligen gå in på djupet. Okej, nu sa de det här. Det här är det som står transkriberat.
Men när man lyssnar tillbaka på det, så kopplades det till att det var kanske grundat i något annat. Vad är det för upplevelse då? Så det blev mycket fram och tillbaka, men jag tror att vi ändå lyckades till slut. Det blev ett väldigt bra resultat, det många som konstaterat. Man blir lite sugen på att ta alla transkriberingarna och använda sig av klåd eller ChatGPT och göra exakt samma sak som ni har gjort. Och se vad man då kan komma fram till.
Men det ska vi inte göra här och nu. Vilka branscher och roller var representerade? Vi försökte få ett så brett urval som möjligt. Det var lite syftet. Vi ville ha en så bred variation och det innebär att vi vill gärna rikta in oss till många olika branscher. Många olika projektledare, olika kön, åldrar och olika erfarenheter också av jobba i den här projektledarrollen för att på så sätt få mer variation i vilka utmaningar man har.
Vilka sätt man upplever att dessa bör hanteras kan jag också se väldigt olika ut beroende på var man befinner sig helt enkelt. Men det var väl inom IT, bygg, försäljning och affärsutveckling bland annat. Och runt om i hela Sverige både små städer och större städer. Och också större företag och mindre företag. Det var väl också kopplat till metoden att det har en … en inneboende subjektiv syn på hur man… Att upplevelser är subjektiva och att det är beroende på vad du är i för kontext.
Så det är viktigt i den här metoden att man hittar den här bredden i respondenterna. Så vi försökte, med den tiden och möjligheten vi hade att få ett så brett urval som möjligt. Bra, och jag har stora utmaningar när jag spelar in podden och får det här. Så jag är jätteglad att ni är med. Det är lätt att få 50-åriga vita män till den här podden. De hör av sig.
Ja. Men det är många andra som det är svårt att få. Så jag förstår er utmaning att få tid med alla de här personerna och få det här urvalet som ni ändå fått. Vad var det mest överraskande ni upptäckte under arbetets gång? Det jag skulle säga som överraskade mig mest var att många upplevelser var så pass likartade. Trots att det kanske var helt skilda branscher.
Någon hade jobbat inom det i tio år och någon hade jobbat inom det i ett år. Men ändå hade man samma utmaning eller liknande utmaningar. Det kanske säger något om digitaliseringen att det har kommit utmaningar för alla. Det spelar ingen roll om man är mycket mer erfaren inom prickledning utan det ställer nya krav. Det tyckte jag var väldigt överraskande. Vi diskuterade väldigt mycket innan i och med vi har läst projektledningskurser och där.
Man jämför väldigt mycket agilt och traditionell projektledningsmetod. Och vi tänkte väl någonstans i början att det kanske skiljer sig lite grann beroende på vad man har för typ av projektmetod. Men även fast det inte var fokus i uppsatsen så hade jag lite grann i bakhuvudet för att jag var lite nyfiken på det och jag tyckte inte att vi hittade någon skillnad i det heller. Oavsett om du hade den här Vattenfallsmetoden eller om du jobbade i i sprintar och fram och tillbaka. Så kändes det som att alla hade ganska samma syn på vad som var utmanande och hur man skulle hantera de här utmaningarna.
Det tyckte jag var intressant. Mycket tidigare forskning lyfter just i att den agila metoden är att föredra om man genomför förändringar. För att där är man mer anpassningsbar. Men det är väldigt intressant att det inte var det utslaget vi fick i vår studie i alla fall. Utan de hade också det här motståndet mot förändring. Och så där precis som de som jobbar mer traditionellt och vattenbaserat.
Och det här är helt min egen erfarenhet, rent anekdotiskt men det spelar ingen roll vilken metod vi har, det är människor. Det var därför jag blev så glad när jag såg att ni delade upp det i tre kategorier. Jag tror det var teknik, människa och ledarskap. Berätta lite mer om de här tre kategorierna och hur ni kom fram till dem. Det här var ju när vi satt och skulle göra de här kategorierna och upplevelsen… som våra respondenter pratade om när det kom till utmaningar tyckte vi var ganska tydligt uppdelade mellan teknik och mänskliga faktorer. Det var tydligt att en utmaning grundar sig i tekniken.
Att tekniken inte pratar med varandra. Eller att vi har så många digitala verktyg att det blir övermäktigt. Vi måste hålla koll på flera olika plattformar och på det sättet. Så det blev ganska tydligt att tekniken i sig blir en utmaning när man börjar använda teknik och digitala verktyg. Och sen den andra, mänskliga faktorer, var också väldigt tydligt för respondenterna pratade mycket om att vi som människor tycker inte om förändring. Vi har svårare att bygga relationer när vi inte träffas fysiskt.
Vi är bara naturligt så och därför kommer vi att stöta på utmaningar när vi ska göra en förändring. Och även den här delen som togs upp väldigt mycket i och med att man har hybrida team numera eller jobbar på distans. Om vi sitter på ett möte på distans och du har två skärmar framför dig så kommer du inte kunna fokusera som du gör om du sitter i ett möte fysiskt. Det är bara så vi är som människor. Grunden var den upplevelsen. Den tredje utmaningen är väl inte lika tydlig skulle jag säga.
Men till slut kom vi fram till att det grundade sig i att den här nya nya miljön som skapas av digitaliserad projektledning skapar en komplexitet för ledarskapet. Och den grundades i att våra respondenter pratade om att den här nya kontexten gör att vi som ledare behöver hantera saker annorlunda. Vi behöver hantera hur vi övervakar projekt och projektmedlemmar på ett annat sätt. Och jag behöver ändra sättet jag arbetar på för att det ska bli bra projektledning i den här nya kontexten. Det kändes som att det blev mycket mer fokus på situationsanpassat ledarskap och att de verkligen måste vara den här förändringsagenten i det hela.
Och visa och trycka på varför vi gör det här. Varför de här nya digitala plattformarna är bra. Där någonstans kräver det att ledaren måste utveckla sina kompetenser även inom de här systemen. Det är inte lätt att lära upp någon annan eller så. dig själv kan alla funktioner. Man måste ha lite mer koll på vad som händer på marknaden och vad som kan bli aktuellt för oss. Det blir lite nya sätt att hantera det, som Marielle var inne på.
Det var dessa tre som vi tyckte sammanfattade alla upplevelser så bra som möjligt. Sen är det viktigt att lyfta att det inte finns en utmaning. Alla tre bygger på varandra och samspelar med varandra. utmaningar med tekniken så kommer det leda till att man får utmaningar med det mänskliga. Folk blir frustrerade om de inte har kompetensen som krävs för att kunna använda de här teknologierna på bästa sätt. Om teknologierna kräver mer jobb så kommer det att väcka motstånd. Det kommer i sin tur kräva att ledaren måste anpassa sitt ledarskap.
Det är också något vi verkligen velat lyfta. Man får inte snöra sig blind på en utmaning utan man måste se alla tre tillsammans, helt enkelt. Det var ett byggeri som projektledarna såg som mest utmanande. Anna: Jag skulle väl säga att den vanligaste som alla nämnde var just mänskliga faktorer i form av att det är svårt att hantera förändring. Människor tycker inte om förändring, alla behöver olika typer av stöd i en förändring. Hur gör man det på bästa sätt som projektledare?
Det tänkte jag på att det var en vanlig grej som alla tog upp och kände var som utmanande. Men sen skulle jag även säga att alla tre delarna blev, som Frida var inne på, eftersom de går in i varandra lite grann. Hur de påverkar varandra så blev det väl att de tyckte att helheten var utmanande. Ni måste ha intervjuat lite olika projekt som hade olika digital kompetens, stor eller liten. Vad gjorde det för skillnad och hur upplevde ni det här? Jag skulle säga att vi frågade väl inte jättemycket om projektteamens digitala kompetens.
Jag tror det är svårt att säga utifrån det vi kom fram till men min spontana tanke var väl kanske lite kopplad till att vi hade ändå respondenter som jobbade med IT. Och då tänker man kanske att de är lite mer vana digitala verktyg medan kanske någon annan bransch kanske inte har jobbat med det på samma sätt lika länge. Men jag tyckte nog ändå att det kändes som att det var samma upplevelse oavsett om de hade mycket eller lite digital kompetens. Samlade ni in vad det var för digitala system de använde? Vi frågade lite om det. Jag försöker komma ihåg vad de nämnde men bland annat Gira, Devops, ChatGPT eller interna versioner av ChatGPT.
Teams, Microsoft och såna delar. Ja, Drona mellan olika. Precis. Det var väl det som nämndes mest, tror jag. Min upplevelse är att det finns väldigt bra projektverktyg men i väldigt många företag har man Teams eller man har Gira. Gira är inte dåligt.
Men det finns många verktyg som är rätt så breda. Och så säger man att det här är det som företaget har. Ni får knö er in här. Och så sitter man och lägger upp alla dokument i Sharepoint. Det är det vi har. Medan det i byggprocessen kanske finns färdiga verktyg som är fantastiska och lätthanterliga men de kostar lite till.
Av det har kanske projektledarna svårt att påverka eller tala om eller hur det nu kan vara. Det är otroligt intressant. Det känns som man kan fortsätta jobba på det här arbetet ni gjort. Det här motståndet mot förändring och mot digitalisering av projektledningen. Vad säger era intervjupersoner om det? Dels nämnde de att det skapar en frustration hos projektmedlemmar Det påverkar projektledningen och projektgruppen och projektet i stort.
Om de som jobbar i projektet är frustrerade och inte vet vad de håller på med och inte vill göra det de ska som man har bestämt. Då blir det svårt att driva projektet framåt. Så det skulle jag säga var en del de tog upp mycket. Ja, många nämnde den frustrationen att det kom alltid nya versioner och digitala plattformar som man implementerar Man kanske precis har lärt sig det förra och då kan det vara att vissa jobbar kvar i de här gamla programmen medan vissa successivt försöker gå över till de nya. Och det är där det blir mycket problematik då eftersom alla inte jobbar på ett samspelat sätt.
Och det gör ju att det blir svårt för projektledaren att ha koll men också så klart inom teamet. Vad har gjorts? Var hittar jag informationen någonstans? Man använder plötsligt olika plattformar. Det är svårt med den här kunskapsdelningen och det gör att arbetet inte löper på lika effektivt. som det annars kanske hade gjort om alla jobbade med samspel. Och att det kanske var mer riktat vilket system vi använder till vilket sammanhang eller så.
Du nämner det här som tekniska utmaningar men om vi nu går in på vilka konkreta metoder och verktyg använder projektledarna för att möta de här utmaningarna. Vad har vi för verktyg? Många försöker lyfta mycket att det inte bara är projektledaren som måste stötta detta. Det viktigaste är att en viktig del är ju att organisationens ledning faktiskt ser över vilka system väljer vi att implementera. Är de passande för just vår organisation? Är de integrerade med de andra systemen vi har?
Så att det finns den grundbasen där att de här systemen är lämpliga från början. Och sen så är det ju mycket att projektleda, att sedan få ta över den här bollen och hjälpa till med … guida teamet att nu är det de här systemen vi jobba till i de här tillfällena. Kommunikationen kanske ska ske här till exempel. När vi har möten så ska vi jobba så här. Berätta sättet. Möten ska gå till så här.
Och så vidare. Ja, men det här var ju de tre åtgärderna som vi kom fram till att de upplever behövs för att hantera de här utmaningarna. Och som du säger det är de organisatoriska. Sen var det support och guidning. Och sen tror jag att den sista var att de måste anpassa Man måste anpassa sitt sätt att arbeta. För att hantera det här.
För att hantera utmaningar med digitaliserad projektledning så behöver man anpassa hur projektmöten hålls. Eller man behöver anpassa sitt sätt att utveckla sin egen kompetens som projektledare. Till exempel nämnde flera att det är viktigt nu i digitaliseringens värld. Att vi har alla projektuppstarter på plats för att verkligen se till att vi får ett ansikte på varandra. Vi känner att jag kan höra av mig till den här personen och jag vet att det är en person jag hör av mig till och jag kan lita på den här personen på ett helt annat sätt än att bara ha träffats på digitalt.
Så det var… ja, precis. De tre kategorierna av åtgärder som vi kunde identifiera. Ni nämner det här med riktlinjer och stödstrukturer. Kan du berätta lite mer om det? Det som många skickledare var överens om är att det är jätteviktigt att projektledare är tydlig med hur man ska jobba i teamen. Så att alla jobbar på samma sätt och det inte blir ett splittrat arbete.
Jag tror det också var kopplat till den organisatoriska delen. Det behöver finnas utbildningar och stöd för att man faktiskt ska kunna övergå till att arbeta på det sätt som man vill i den digitala projektledningen. Om inte projektmedlemmarna eller projektledaren får stöd från organisationen att man får tid att sätta sig in i de här verktygen som faktiskt ska användas när man känner att man har stödet från projektledaren: nu förstår inte jag hur jag ska använda det här kan jag komma till dig och få hjälp med det? Då kommer det inte att fungera.
Så det var väl också en stor del i att det behöver finnas stödstrukturer från organisationen, uppifrån och ner. Inte bara från projektledaren. Och också att det finns ett stöd inom projektteamet kopplat till det här, skulle jag säga. Vad innebär det då att projektledare anpassa sig själva i sitt ledarskap, har du något exempel? Till exempel så nämnde många att när folk jobbar mycket hemifrån så är det väldigt svårt, att som projektledare, ha koll på hur arbetet går för folk. Och det ställer krav på att man måste höra av sig mer, man måste kontrollera mer på ett annat sätt.
Innan var det enklare, när man sågs på plats, att bo åt båda hållen, både åt projektledarna, att gå förbi och kolla status. Men också att projektledaren skulle komma till skickledaren med kanske korta statusuppdateringar, snabba frågor och så vidare. Nu kan man inte göra det vid kaffemaskinen som man kunde förr utan det tar emot mer att skriva i Teams, Chat, mejla eller ringa på Teams än vad det gjorde när man satt mer fysiskt på plats. Så det ställer krav på att pojkledarna måste anstränga sig mer och regelbundet höra av sig till sina projektmedlemmar för att kunna kontrollera och kolla status och se hur det går om det är någon som behöver stötta.
Och sen har jag för mig att de nämnde att man måste tänka mer på… Vilka ska vara med i mötet? Vilka är det här viktigt för? Och just på grund av att man lätt tappar fokus på möten på distans och att alla kanske dubbeljobbar. Man får inte ut samma sak som man hade fått av ett möte fysiskt. Så att hantera och justera mötesinbjudningar men samtidigt att man i efterhand måste se till vara noga med att alla fortfarande får den information som de behöver.
På ett annat sätt än när man kanske kunde samla alla lite snabbt på kontoret och briefa om att det var det här vi kom fram till. Det är också en grej som de nämnde att man måste anpassa hur man jobbar med möten i projekt. Och ett tips som många sa där kopplat till det var att det här med hybrid är väldigt svårt. Att om många sitter samlat i ett konferensrum och sedan har vi tre stycken som kanske sitter på länk då blir det ganska lätt att just de tre blir lite exkluderade i mötet. Och då är det såklart att det kan påverka både gruppdynamiken men också att de tappar fokus lättare.
Så det blir att man hellre ska ha alla på distans. Eller försöka få in alla som måste vara på plats att de faktiskt åker in till kontoret den dagen. Projektledarens roll och ansvar, teknikens tar mer plats i projekten. Hur förändras den? Jag tror inte att rollen som projektledare förändras så mycket. Kanske att man kan använda de här digitala verktygen för att minska Mycket administrativt.
Vissa respondenter nämnde att de använde deras interna chatt… GTPR och sånt för att skriva ihop mejl eller sammanställa vissa dokument. Men annars vet jag inte om de ändrade skickledarnas roll. Nej, det är väl mer att de kan ta den tiden som det administrativa hade tagit för att fokusera på andra värdeskapande aktiviteter som samordning eller kommunikation. Som sagt, fokusera istället på att verkligen se till att alla mina projektmedlemmar får den information och det stöd de behöver kopplat till hur viktigt stödstrukturen var här. Att man kanske istället fokuserar på att stötta projektmedlemmar i de digitala verktygen istället för att lägga fokus på det där mejlet som ChatGPT kan hjälpa till med.
Och så sparar man lite tid där. Eller att sammanfatta sina mötesanteckningar eller vad det nu än må vara. Som projektledare, är det några nya kompetenser vi behöver för att klara av det här? Jag skulle säga att det är mycket mer fokus på att förstå verktygen som används i projektledningen och också hur nya verktyg kan komma att användas. Så man ligger alltid lite i framkant där. Sen så klart…
Vi har ju pratat mycket om ledarskapskomplexiteterna. Där tror jag att man måste utveckla mer kompetenser. Hur man skapar kontroll på projekt och projektmedlemmar i den här digitala världen. Och där tror jag att många var ganska eniga om att man testar sig fram och man lär sig längs vägen. För alla team ser verkligen olika ut. Det finns inte ett rätt sätt.
Du kan ha en jättebra erfarenhet av ett team och veta hur det funkar på distans. Men du kanske behöver ändra och anpassa helt annorlunda till nästa team. Så där tror jag att mycket erfarenheter … Man får dra nytta av sina erfarenheter helt enkelt. Och en sak som jag vet att många som jobbade… Det var lite olika hos oss på den här sponten. om de bestämde vilka digitala verktyg man skulle använda eller om det var kunden som bestämde vilket projektverktyg man skulle jobba i.
Och kopplat där till att projekt kommer att se olika ut hela tiden. Och om du är påläsaren och projektledare om verktygen som finns och vilka alternativa verktyg du kan komma att behöva använda i ett projekt så sparar man mycket tid och energi hos sig själv. Som sagt, återigen kan fokusera på att stötta projektmedlemmarna på ett annat sätt. Jag skulle säga att det är viktigt att man… Som respondenterna nämnde är det viktigt att vara inläst på vad som finns vad man använder och vad som kan komma att användas. Det har hänt mycket sen ni gjorde uppsatsen tills nu gällande AI, men redan då hade det börjat pratas om AI rätt mycket.
Var det nåt annat som pratades om och som påverkade oss projektledare? Det var mest AI som nämndes. Och ChatGPT eller interna ChatGPT. För att underlätta sammanställning underlätta samordning, underlätta kommunikationen och skriva ett mejl eller liknande. Många är nog fortfarande ganska rädda att använda AI. Ja.
Det känns som att det har hänt mycket senaste året. Nu var det lite över ett år sen vi gjorde den här studien. Många var eniga om att AI skulle bli mer aktuellt framöver. Men att det kanske inte var några konkreta exempel mer än Chat GPT som användes just där och då. Och ni nämner psykologisk trygghet och hur man kan skapa det i virtuella eller hybridteam. Vad fick ni höra?
Jag skulle säga att den största delen var att det är viktigt att man träffas fysiskt nån gång om det är möjligt. projektet för att skapa den här gemenskapen. Och få känna att jag vet vem den här personen är och jag har träffat den här personen fysiskt. Det underlättar genom hela projektet sen att att höra av sig eller känna att man kan samarbeta på ett annat sätt. Och sedan också under möten. Att man alltid hakar man på. Man försöker vara mer inkluderande.
Få alla att säga någonting så att alla känner att de blir sedda och är närvarande och med i samtalet även om man sitter hemifrån eller så. Utbildning då? Kom det upp någonting om det? Det lades ju väldigt stor vikt på att organisationer måste stötta och ge utbildning som krävs för att man ska kunna hantera de här digitala verktygen. Och faktiskt få tid att lära sig dem innan man börjar använda dem mer i praktiken i projekt. Så det var ju mycket interna utbildningar som det snackades om att det är A och O för att man ska kunna dra nytta av alla fördelar som de här systemen ska kunna komma att bidra med.
Upplevde ni att de hade fått den utbildning de ville ha eller var det en vilja att de hade velat ha det? Jag tror att många var enade om att det alltid skulle behövas mer utbildning och där är vi väldigt olika. Men så klart beroende på lite vilka tidigare erfarenheter man har och hur mycket man har jobbat i olika digitala verktyg sen tidigare. Många nämnde att åldersfaktorn kan vara påverkande där hur mycket erfarenhet man har. Vilket gör att man kanske behöver lägga mer resurser och utbildning på vissa projektmedlemmar medan vissa är mer… har lätt att navigera i dem.
Precis. Jag skulle också säga att det kändes som att vissa respondenter hade fått väldigt mycket stöd kopplat till utbildningar från organisationen uppifrån. Medan andra kände att de önskade få det framöver. Ni valde att fokusera på Sverige, kom ni fram till nåt som var unikt här? Sverige är ett land som är väldigt digitaliserat. Och i framkant när det kommer till den teknologiska utvecklingen.
Och även där inom digitaliserad projektledning. Och sen är projektbaserat arbete väldigt centralt i Sverige också. Så av den anledningen kändes det väldigt spännande att få… forska med Sverige som geografiskt område och ta reda på vilka utmaningar som kan finnas här trots att vi var så himla digitaliserade i framkant duktiga inom digitalisering. Men det hade varit väldigt intressant att göra samma studie i ett annat land som kanske inte är lika digitaliserat eller lika digitalt utvecklat. För att se om de upplever helt andra utmaningar. Ja och jag vet att vi diskuterade det att göra samma typ av studie men i ett annat land som också anses vara väldigt digitaliserat för att se om det är samma även i dessa kontexter.
Så det hade varit intressant att få veta om det skiljer sig eller skiljer det sig alls? Eller är det liknande upplevelser överallt kopplat till det? Hur redo upplevde ni att projektledarna och deras organisationer var för den här digitala transformationen? Många var redo, just kopplat till coronan. Man förstod nog ganska snabbt att vi måste… måste göra nån form av förändring. Sen tror jag inte att alla var redo för att hänga med i de snabba svängarna.
Man implementerade system och tänkte att det är dem man kommer att använda. Men marknaden utvecklas. Det dyker upp nya system som anses mer lämpliga. Många var redo men kanske inte tillräckligt var den upplevelsen jag fick. Jag har för mig att det var nån som nämnde att det var … När covid kom och man var tvungen att ställa om gjorde man det så snabbt.
Efter ett tag insåg man att vi använder bara hälften av det vi kan i de här systemen. Och hur använder vi dem på bästa sätt? Det blir väl också problematiken i det att du har flera olika system men du gör en liten sak i ett och sen gör du en liten sak i ett annat. Vad är potentialen? Så det blev väl lite så att de blev väl redo i alla fall men kanske inte på det mest effektiva sättet. Men det kändes som att alla var väldigt inställda på att vi behöver hålla i det här och vara redo för det som kommer framöver också.
Precis, och det är nåt vi också lyfter mycket att en av de här rekommendationerna vi som studiemedel den visar på är att när man implementerar system i organisationen så är det jätteviktigt att se till att de passar organisationen. Så att man inte bara tar det senaste på marknaden eller det som är aktuellt just nu. För det behöver inte betyda att det passar din organisation och det du gör. Så det är väldigt viktigt att systemen är anpassade till organisationen men också att de samspelar mellan de andra systemen man använder också. För att kunna dra nytta av det på bästa sätt.
Om ni skulle ge fler konkreta tips till projektledare som står inför digitalisering. Vad skulle ni säga då? Tydlig kommunikation och vad man förväntar är en sån stor pelare. Sen att lägga extra fokus på de pojkmedlemmarna som behöver extra stöttning och guidning i förändringen. För att motstånd mot förändringen har så pass stora konsekvenser. Och sen det vi har varit inne på också att man måste anpassa sitt arbetssätt utefter varje situation egentligen.
Utefter varje unik pojkmedlem. Efter varje unikt projekt måste man alltid anpassa och se vad som passar nu Och hur ska jag hantera de här utmaningarna på bästa sätt? Vad hoppas ni att ert arbete ska bidra med nu då? Både för andra projektledare och framtida forskning? Att det ska öka förståelsen för vad som behöver göras ifrån olika nivåer. Att det inte bara är projektledaren och projektmedlemmarna som påverkas av det här, utan också organisationen.
Och man behöver ha en samsyn kring det. Och det behöver… Det behöver finnas en helhetsbild kring vilka digitala verktyg man använder i det här för att det ska bli så bra som möjligt. Och sen har vi varit inne mycket nu på organisationen och projektledaren men vi hoppas även att vårt arbete kan ge en förståelse för projektmedlemmarna. Att de får större förståelse för projektledarens perspektiv på vilka utmaningar de tycker finns och varför de hanterar dessa på det sättet de gör. Vilket vi hoppas kan leda till bättre samarbete och minskat motstånd mot också.
Och sen att de som projektmedlemmar också nu kommer lära sig vikten av att få utbildning och stöttning och kanske också underifrån kan trycka på det då det visat sig vara så pass värdefullt i den här digitaliserade förändringen. Och nu när ni kommit ut i verkligheten och har riktiga jobb använder ni er av era kunskaper då? Jag skulle absolut säga att jag gör det. Jag jobbar lite i projektledningsuppdrag och känner väl absolut att det är värdefullt att ha fått den insynen i andra projektledares upplevelser av det här. För då tänker man tillbaka på att det var viktigt att det fanns en samsyn.
Och kommunikationen var viktig. Och nu är det nån typ av förändring här för vi använder ett annat verktyg. Vad sa respondenterna om hur vi ska hantera det här? Jag tycker absolut att det känns som att man har fått mycket bra tips Och kunskap kring hur det kan hjälpa. Verkligen och det som är intressant är att det här var resultatet av porträtt är i väldigt många olika branscher. Det är intressant att se att deras rekommendationer och vad de upplever är det bästa sättet att hantera dessa utmaningar på funkar i så många olika branscher.
Även i mitt och Marielles jobb nu också. Det är väldigt kul att kunna dra nytta av det själv också nu i praktiken. Absolut. Är det nånting vi inte har pratat om som ni tycker att vi borde ha pratat om? Jag tycker det känns som att vi har fått med huvudsakliga delar av uppsatsen och det som var det väsentliga och det vi kom fram till. Och vad vi tror kan vara givande för andra att ta del av.
Vad tror du, Frida? Jag håller med. Jättebra. Och jag ställer alltid frågan om ni har gjort några misstag ni vill dela med er av. andra kan lära sig av. Har ni hunnit göra det i era karriärer? Det är väl alltid en del kring tid i projekt skulle jag säga.
Kopplat både till vår första uppsats vi skrev och kanske den här också. Man estimerar att man behöver så här mycket tid till någonting och sen så inser man ganska snabbt att jag behöver ganska mycket mer tid. Så vikten av proaktivitet helt enkelt. Det är ju alltid A och O. Verkligen. Jättebra.
De flesta projektledare kan känna igen sig i de misstagen. Om någon vill ha kontakt med er hur gör man då? Det går jättebra att skriva på LinkedIn om man vill diskutera mer. Det är varmt välkommet. Då lägger vi in länkar i anteckningarna till avsnittet. I dag har vi hört Marielle och Frida berätta om sin fina uppsats om digitalisering.
Och ni har eventuellt även hört en snarkande bulldog som ligger i rummet där jag pratar just nu. Vi hoppas att det inte har kommit med. Men har det gjort det så vet ni att det är ingen människa som legat och snarkat. Stort tack för att ni ville ta er tiden och vara med i dagens Projektledarpodd. Tack snälla för att ni tittat. Tack för att du har lyssnat på Projektledarpodden.
Hör gärna av dig till oss med idéer, tips och förbättringsförslag. Det gör du enklast via mejl på; lyssnare@Projektledarpodden.se eller via det sociala nätverk du föredrar.