ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2025-10-04. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 67: Projektavslut, så avslutar du ditt projekt ordentligt Läs sammanfattningen: Varför Projektavslut är Lika Viktigt som Projektstarten (67)
Transkribering
Varför ska vi göra ett bra avslut? Det är för att göra lärdomar. Lära oss någonting, ta ansvar givetvis, frigöra resurser, få det klart. Den du har att prata är jag själv, Mattias Ejbe. Idag ska vi prata om det här med projektavslut. En liten grej som man glömmer ofta.
Lite reklam ska vi ha först. Gå in och titta på AI-kurser och gärna på om ni vill ha företagsinterna kurser. Det finns lite tid kvar i november och i början på december. Men nästa år är det fortfarande tomt om någon vill planera några tider. Det var all reklam för den här gången. Och nu kör vi!
Du lyssnar på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt- och vill lära dig mer av andra om projektledning. Vi ska prata om i dag projektavslut. Det här är ett litet specialavsnitt. Jag började med det här i avsnitt 23 och pratade om initiering- det som är innan projektet. Sen var det avsnitt 42.
Då var det planering av projektet. Sen 44 var det genomförande av projektet. och nu ska vi då gå igenom projektavslut. Idag pratar jag om någonting som ofta glöms bort, att avsluta projekt ordentligt. Det här är ju jätteviktigt. Varför gör man inte det här ordentligt? Det är bara för att det händer så mycket.
Man kan hoppa in på någonting nytt eller liknande. Varför ska vi göra ett bra avslut? Det är för att göra lärdomar. lära oss någonting, ta ansvar givetvis, frigör resurser, får det klart. Och här kan man ju se, och det kommer vi att titta lite grann på, hur PMI och Prins 2 och IPMA ser på det här. Så varför ska vi då avsluta projekt? Ja, men inte bara ur det ekonomiska perspektivet att på företaget, att vi vill stänga projekten för att den ska komma in mer kostnader på det, så är det ju så att vi vill ju kolla att alla leverabler är godkända.
Vi vill ju titta att det vi sa från början eller det vi sa i planeringen, det har blivit överlämnat och det har blivit accepterat. Och då är det väl jättebra att ha en punkt när vi gör det här. Vi ska ju stänga kontrakt och ekonomi. Vi ska se till så att teamen och resurserna kan släppa det här projektet. Så de kan jobba och fokusera på annat. Har man en massa med projekt som ligger lite så här i…
Ja, vad ska man säga då? Idis, att man inte riktigt vet om de är igång eller inte, det drar så mycket kraft. Så därför ska vi avsluta projekt när vi kan. Och sen ska vi fånga upp lessons learned. Vad har vi lärt oss av projektet så att vi kan föra det vidare till nya projekt? Och då är det bra med tydliga avslut.
När vi kommer så här långt, det här är det vi har lärt oss och det ska vi se till för inte göra om de misstagande är nya projekt. Och det här är ju också ett läge att fira. eller på något sätt gör tydligt avslut för teamet och tackar dem för deras insats. Om vi tittar på PMI och PMBOOK så beskriver de någonting som heter Close Project eller Orphase som en process i integration och management. Nu kommer jag inte ihåg om det här är likadant till 7 eller 6. I alla fall i PMI finns det en sådan del och då har vi de viktigaste aktiviteterna där det är verifierat alla krav att uppfylla.
Det blir ett formellt godkännande från sponsor och styrgrupp och sen arkivering av dokumentation, slutrapport och så läsens Lund workshops. Pris om det i de flesta andra modeller. Fokus på dokumentation och integration i organisationens kunskapsbas så att vi har ett ställe där vi kan spara så när vi startar nya projekt projekt ska vi kunna använda oss av den vunda kunskapen. I Prins 2 så är det en hel process för avslut och där bekräftar vi att produkterna har accepterats. Vi har en avslutande projekt granskning. Vi har en sluts rapport med någonting de kallar där benefits review plan och sedan kontrollerar att ingenting hänger kvar öppna risker ändring förslag och så vidare.
Det är mer strukturerat kring produkt acceptans och nytt realisering också. Men vi kan väl säga så här, PMI där det är fokus på kunskapshantering och formell stängning av faser och Prins 2 med processdrivet. Lägger vikt vid nyttor och framtida effektuppföljning. Men båda har ju lessons learned, formellt godkända och slutrapport. Det vill säga det viktigaste här är ju att vi har lämnat över allting och det vi inte har lämnat över, då har vi en restlista som vi faktiskt lämnar över till linjen. linjen så att vi stänger det här. Slutrapporten gillar jag.
Jag brukar läsa det som är Lessons Learner den och slutrapporten den börjar med att skriva redan från början. Vanliga misstag i det här läget är att projektet bara glider ut, inget tydligt avslut. Och att ekonomiavdelningen hör av sig framåt november, december och frågar är det här projektet fortfarande öppet? Och vi skulle vilja stänga det vid nyår. Det är inte av det skäl man ska stänga projekt. Att bokföringen kräver det.
Utan det ska vara att man har ett tydligt avslut. Ofta har det hänt att dokumentationen kanske inte har blivit fullständig eller lämnas ojord till viss del. För att det har bara runnat ut i sanden. Det kan också vara så att projektet gör en dokumentation som inte passar in i den ordinarie verksamhetsdokumentation. Så när man har genomförts ett antal projekt så när man ska granska någonting sen då man tvingas gå igenom alla dessa projekt dokumentation för att försöka hitta vad är nuvarande läget på det vi håller på med. Detta är ju vad det är, en byggnad eller ett IT-system, det är samma problem.
Ett annat misstag är att teamet aldrig får någon feedback eller firande. Det är viktigt i projekt att man faktiskt stämmer av det. Många har kämpat med att man får någon återkoppling och förhoppningsvis ett firande. Sen så nyttor realiseringen, effekthämtagningen, att man i slutet av projektet, projektet. Det ligger ju inte i projektet att följa upp det här men det är projektets uppgift att flagga upp att tänk på nu det här. Så när vi stänger projektet så behöver vi faktiskt lyfta det till linjen och säga det att ni sa innan att det var här var de effekter vi skulle uppnå och nu upptiller att följa upp det.
Så om vi ska ha en bra sätt att göra det här om vi pratar om misstag som vi i stället ska satsa på bra sätt att göra det så använd Checklistor, det finns ju i de här modellerna och det finns massor med sådana på nätet som har fått bra avslut. Ha en formell avslutningsworkshop eller ett avslutsmöte. Kanske till och med avsluta med lunch eller någonting, men göra det här formellt. I de olika modellerna så finns det ju sådana möten spesade hur det ska gå till. Och sen så ser vi till att det förs över kunskap till andra delar av organisationen. Jag brukar boka ett möte, ett öppet möte. på 25 minuter eller något sånt.
När vi går igenom lessons learned och liknande från vårt projekt. Vad vi har begått för misstag. Och sen kan alla som vill gå och lyssna på det. Och sen kommunicerar tydligt till alla intressenter att nu har det här stängt. Det här är de som har tagit över och har ni några frågor så gäller det här. Och återigen vill jag lyfta det här med att vi nu ska ta bra saker att fira avslutet.
Och att verkligen stänga och fira så att vi har en helhet här. Det finns också ett projekt som avbryts mitt i. Det är också en typ av avslut. Att våga göra ett avslut. Att vi var tvungna att bryta av det här. Men vilket ändå gäller som slöd.
Vad var det vi gjorde för att hamna här? Det finns andra saker man ska tänka på när det gäller avslut. Ett bra avslut är minst lika viktigt som en bra start. Utmaningen är att personalen och resurserna kanske redan försvunnit från projektet. De har börjat nya projekt så det är svårt att få det här avslutet. Så jag brukar rekommendera att göra någon typ av lessons learned och avslut lite tidigare än själva formella avslutet.
Om man tittar på PMI och Prins 2 så är det bra ramverk. Det är bara att titta på dem och plocka det ni vill ha. Nästa gång du leder ett projekt planera även för avslutet redan från början. Se till att börja skriva din dagbok så att du kan använda den. När jag avslutade mitt senaste projekt här, då hade jag lyckats ha Copilot. Så då kunde jag gå in och skriva i det.
Jag ville att du utgår från alla mina OneNote, emails och Powerpoint-dokumentation. och förbereda en slutrapport. Gör punktvis vad jag borde ta med i den här slutrapporten. Och givetvis har skrevet en slutrapport och det fick jag göra själv sen. Men att få ut den här datan var ju fantastiskt. Ofta är det ju så att man inte kanske alltid kommer ihåg allt det som man har gjort. Det kan ju vara så att man har fått ett höga kostnader för ett projekt.
Och så tittar man på vad slutet resultatet blev och det blev inte så mycket som man tycker att det borde ha blivit med de pengarna. Men det man missar då är ju alla saker man gjorde som inte blev någonting. Utredningar, tjänster som behövde utredas och liknande. Och därför är det bra om man kan samla ihop den här löpen i dagboken. Om man inte gjort det på ett bra sätt då får man använda Coop Piles som jag gjorde med att söka igenom alla sina antäckningar och PowerPoints och liknande. Mer gällande avslut så är det ju… att tänka på det här med återföringen.
Om man inte har ett PMO eller projektkontor eller liknande som kan bära den här kunskapen då tycker jag att man på något sätt ska lämna över till andra projektledare inom sin egen organisation i alla fall. Ofta när jag kommer in i en ny organisation så brukar det första jag gör är att fråga efter gamla slutrapporter från sådana som gjort liknande projekt. Allt för ofta är det så att man får höra, ja, den ligger nog i det teamset, den ligger nog på den Sharepointen, men jag har inte tillgång till den, utan det är bara den gamla projektledaren och han har försvunnit eller hon har försvunnit. Och så kan man inte få tag på de här slutrapporterna.
Så en uppmaning till alla är faktiskt att börja spara slutrapporter på ett ställe. och kanske till och med göra så att man lägger alla projektbeställningar, alla projektplaner och alla projektslutrapporter på ett ställe så att man kan gå igenom det här och se det och lära sig av det. Det här har varit ett litet specialavsnitt, lite kortare än vad det brukar vara, men nästa gång så har vi som vanligt en intervju. Så har du åsikter och tankar om projektavslut, hör gärna av dig. Det var allt för idag. Tack för att du har lyssnat på Projektledarpottern.
Hör gärna av dig till oss med idéer, tips och förbättringsbeslag. Det gör du enklast via mail på lyssnare, snabelag, Projektledarpodden.se eller vid det sociala nätverk du föredrar.