ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2026-03-04. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: 72: Intressenter och kommunikationsplan, mycket att tänka på med Mattias Ejbe Läs sammanfattningen: Intressenthantering och Kommunikationsplan – Praktiska Modeller och Vanliga Misstag (72)
Transkribering
Detta blir ett litet specialavsnitt. Jag sitter på ett hotellrum i Dublin efterhåll kurs här i projektledning. Den har jag intervjuat för att göra podden idag. Den har blivit sjuk, så det blir lite special om intressenter och kommunikationsplan. För det var bland det jag pratade om på kursen idag. Så jag heter Mattias Ejbe och nu kör vi!
Du lyssnar på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt och vill lära dig mer av andra om projektledning. Så, effektiv kommunikation är nog en av de absolut viktigaste kontrollerbara framgångsfaktorerna i projekt. PMI vet att jag har gjort flera artiklar kring det här. Och jag kommer ihåg att en av dem hade gjort det var att om de hade engagerade intressenter så lyckas man i 78 procent av fallen jämfört med om man har oengagerade intressenter och de var 40 procent ungefär. Så det visar ju det här.
Det är viktigt med att man har engagerade intressenter. Om man tittar på PMI respektive Ithma så ser båda dem att intressenter är väldigt viktiga. I PMIs pinbok i 7 upplagen från 2021 så har de dessutom det som är sin allra första av åtta prestationsdomäner. Det visar att det här är prioriterat. Jag gillar att tidigt identifiera stakeholders eller intressenter för att ofta så kommer de med andra krav och behoven. De kanske man har fått från sin sponsor eller de som har dykt upp från början.
Därför är det viktigt att identifiera andra intressenter och stakeholders än kanske bara de som man får presenterade av sin sponsor eller utifrån det som är gjort sedan tidigare. PMI har flera verktyg för det här. Bland annat har de Stakeholder Engagement Assessment Matrix som ni kan gå in och titta på där man kategoriserar intressenter i fem olika engagemangsnivåer. Unaware, Resistant, Neutral, Supportive och Leading. Det finns mycket om det här som jag faktiskt kan rekommendera att läsa. När man pratar om IPMA Så kan man titta, det är där kompetensbaserat beskriva vad en projektledare måste kunna göra för att kunna vara en projektledare.
Och då är det primärt det som heter Practice 12 med fyra nyckelkompetensindikatorer. Och det är ju att identifiera, analysera intressenter, bygga och underhålla en intressent strategi och kommunikationsplan och engagera sponsor och beslutsfattare. samt organisera och underhålla nätverk och allianser. Det kan säkert finnas fler delar som jag inte har tänkt på Ippma-delen, men det visar också hur viktigt det här är även i Ippma. Och om man tittar på ICB4s kommunikationsplansramverk så har vi sex grundfrågor där som är utmärkta för praktisk bruk. Varför?
Vad är syftet med kommunikationen? Vad? Innehållig information. När? Tidpunkt och frekvens. Hur?
Kanal och format. Vem? Målgrupp och intressentergrupper. Detaljnivån. Beroende på vilken mottagare vi har. Den avgörande skillnaden mellan PMI är att de ger specifika processer och verktyg.
Matriser, mallar och så vidare. Ippma. Det är ju som Ippma är. Beskriver kompetenser. Det är det man ska kunna behärska som projektledare. Men båda visar hur viktigt det är.
Vad finns det för modeller för att jobba med intressenter? Det finns massor med modeller faktiskt. Det finns en som heter Mendeleau’s Matrice. Jag tror den heter Power Interest Grid på engelska. Den är rätt gammal. Den är 30 år, 90-talet.
Den handlar om intressentprioritering. Man sätter det på två axlar där man har förmåga att påverka och intresse, dvs grad av påverkan. Så får man fyra kvadranter och bestämmas vilka strategier man ska ha kring dem. Till exempel kvadranten hög makt och högt intresse då är strategierna att hantera noga. Hur gör vi det då? Vi har regelbundar detaljerade uppdateringar, vi involverar beslut och byggs stark relation.
Om vi tar motsatsen av låg makt och lågt intresse, då ska vi bara övervaka det här och göra minimal insats, periodisk avställning. Jag tycker att den är rätt praktisk att jobba med. Så om man tänker sig då om vi har en… En affärssystem implementation. Och där finanschefen som är den som kontrollerar budget, använder systemet dagligen och så vidare. Den hamnar ju då givetvis i den här hantera noga rutan.
Med veckovisa, en till en möten. Och där handlar det om att hålla den här personen nöjd och hålla den informerad. En annan modell är Saliens modellen. och den är också från 90-talet. Där lägger man till en tredje dimension genom att kombinera tre attribut. Makt, legitimitet och brottska. Så makten är tvingande, nyttomässig, normativ legitimitet när uppfattningen är att anspråket är berättigat och brottska är om det är tidskänsligt eller kritikalitet.
Hur bråttom är det? I den här modellen identifieras sju intressentklasser i ett vänd diagram. Från latenta intressenter till de som är definitiva intressenter. De som är verkligen viktiga. Det här kan vara bra i vissa branscher. Till exempel infrastrukturprojekt eller offentligt privata samarbeten.
Där det måste vägas mot varandra och det är lite mer komplext de här olika. Men generellt skulle jag säga att det är bättre att göra det så enkelt som möjligt. Sen har vi den gamla klassiska rakenmatrisen. Som kanske inte är riktigt en intressant hantering men den funkar faktiskt. Att man sätter hur man ska hantera de olika rollerna i projektet. Så det r står för responsible.
Den utför arbetet. A står för accountable. Den som är slutgilt ansvarig. Consulted är tvåvägskommunikation där vi pratar och ger input för beslut. Och så är det informt, då är det envägskommunikation, att vi meddelar den här personen. Här är det en gylne regel att vi kan bara ha en accountable, en ansvarig per aktivitet.
Här kan man ju jobba med den här också med intressenter på samma sätt. Så kan man använda den. Sedan har vi den klassiska kommunikationsmatriserna där vi helt enkelt sätter upp våra intressenter och sedan så sätter vi upp hur vi ska kommunicera med dem. Men jag skulle säga att den vanligaste metoden för att identifiera intressenter det är nog bara att helt enkelt hitta på vilka intressenter man har och om de påverkar eller påverkas av projektet och hur mycket. och hur mycket. Och sen så sammanställer man det bara. Oftast behövs det inte mer.
Men det är viktigt att skriva ner de intressenterna. Och sen kan man också bestämma sig om de ska få påverka projektet. Det är ju inte alla som kanske vill påverka projektet som ska få påverka projektet. Sedan när man har identifierat de här intressenterna, då tycker jag att man ska börja titta på kommunikationsplan. Och innan det är samman med det kan man göra en fortsatt intressentkartläggning. Man gör en workshop och samlar ihop alla hela teamet och frågar vilka har vi egentligen.
Försöker samla ihop ännu fler intressenter. Det här är jätteviktigt, framförallt i början på projektet. Och verkligen tänka efter vilka påverkar eller påverkas av projektet. När jag har fått ihop det här och sen vill jag börja använda det här då är en kommunikationsplan jättebra. En kommunikationsplan kan göras otroligt enkel. Oftast är det det bästa sättet.
Är det en enkel projekt, kanske det bara är en Excel där vi antingen börjar med vilka budskap vi vill ha och sen anger till vilket intressent vi har i det budskapet. Och när har vi det? Och hur skickar vi ut det genom vilken kanal? Alternativt kan man istället börja med intressenten och sen tala om vad ska vi kommunicera till intressenten hur ofta och genom vilken kanal. Sen kan vi göra det här mycket mer avancerat. Vi kan göra en kommunikationsplan i PowerPoint eller ReWare och beskriva det här.
Men det är helt beroende på vad vi har för typ av projekt och hur många vi ska kommunicera till och hur komplex det är att kommunicera med dem. med dem. Men oftast de falle grupper jag ser att man som inträffar när man jobbar med intressenter det är att man identifierar intressenterna för sent. Det vill säga att de dyker upp under projektet. Man har inte tänkt efter helt enkelt. Så att innan driftstart så upptäcker de användare under utbildningen att oj det här kommer inte funka hos oss. Det är varför ingen prata med oss och sånt är väldigt, väldigt tråkigt.
Ett annat än ett annan sådant misstag. Det gör det att man faktiskt identifierar intressenten, men man ignorerar den. Det kan vara någon som inte riktigt tycker om det man gör. Det kan vara en informell ledare på ett nattskift som absolut inte tycker om det nya systemet. Och sen så jobbar vi inte med den här intressenten. Utan vi tänker att vi ignorerar det helt enkelt.
Och sen så blir det massor med problem. Det är bättre att jobba tillsammans med de här personerna och kanske ta in mer referensgrupp redan från början. och på det sätt hantera det motstånd som finns. Och det är ofta så kan det vara relevant det motståndet också. Och då gäller det att hantera det. Ett annat misstag det är att göra det lite för enkelt för sig och skicka ut samma information på samma sätt till alla intressenter. Men det är bara att inse det att en ledningsgrupp respektive slutanvändare de vill inte ha information på samma sätt och inte ha en samma information. information.
De är intresserade av olika saker och då måste vi ha olika idéer om hur vi ska kommunicera med dem. Sedan går det ju att mäta det här och jag tycker att det är jättebra i stora projekt där vi behöver göra det här med oftast det enklaste det är att man faktiskt bara hanterar intressenterna och har en öppen kommunikation med dem och en öppen kanal så att man kan få tillbaka. Men här är det viktigt att jobba med rätt kanal för rätt budskap för att en del kan ju Vi har lagt ut på intranet och så vet man att det är nästan ingen som läser intranet. Det gäller att bestämma sig vilka kanaler man jobbar med och hur man jobbar.
Man kan lägga ut på intranetet, för då finns all information där. Man behöver ha morgonmöten, teamsmöten, öppna möten, tvingande möten, e-mail, SMS eller vad det nu krävs. för att verkligen få ut det budskap man vill och så anpassar man de här kommunikationen till vilken kanal man använder. Men den som får otroligt mycket mejl varje dag, den kommer knappast läsa mejlet för er. Då måste man bestämma sig, vad är viktigt och hur ska vi nå ut till de här personerna. Men att det ska finnas möjlighet att, för de som intresserar att läsa mer, det är förstås viktigt.
Och då kan det till exempel ett internet vara viktigt eller en SharePoint. Generellt så gäller det samma sak för intressenthantering som annat i projekten. Ju tidigare vi kan hantera dem desto billigare är det. Kan vi adressera intressentfrågor redan i initieringen eller under planeringen så är det självklart mycket billigare än efter vi har levererat och behöver hantera det då. Och här finns det också lite kultur i det här. Här kan vi ju se det, att i den svenska kulturen, hur vi kommunicerar, bara att gå till Finland kan man ju se att det är skillnad.
Det kanske är ibland lättare att ha en rakare kommunikation i Finland än vad det är i Sverige. Likadant att i Sverige, och nu generaliserar jag givetvis, men i Sverige så kanske vi har mer diskussioner. Att det krävs det än vad det gör i Finland, om man bara ska jämföra de två länderna. Om man ska slutsatsa om det här med intressenter och kommunikation. Det är en sak vi kan kontrollera och vi kan jobba med. Det finns forskning som visar att det påverkar om vi lyckas med projektet eller inte.
Hur vi hanterar intressenterna och hur vi kommunicerar med dem. Det finns bra modeller och verktyg för att hantera det här. Men använd dem med försiktighet. Oftast är det bättre att ta ett enklare verktyg som man verkligen använder, det är kanske Excel, och jobba med några ramverk eller matriser som är komplexa om man bara gör början projektet och sen arbetar man inte med. Och den sista saken att komma ihåg är att det skiljer sig väldigt mycket i olika kulturer, till och med bara i Europa, om hur man kan kommunicera och hur man får kommunicera.
Att ett projekt kan kommunicera direkt till slutanvändare eller om det över går genom chefer. Hur vi kommunicerar ett budskap kan också vara väldigt olika från olika länder. Men med det sagt så kan vi bara konstatera att identifiera intressenter tidigt. Intressenter är de som påverkar eller påverkas av projektet. Se till att göra en kommunikationsplan. Var inte för ambitiös i kommunikationsplanen.
Utan sätta den på rätt nivå. Och sen så är det bara att börja kommunicera och förbättra sin kommunikation. Ja, det här var det lilla korta specialavsnittet om intressenter. Hur gärna av dig vad du tyckte och hur du tänker kring det här. Stort tack för att du lyssnade på det här avsnittet. tips och förbättringsförslag. Det gör du enklast via mail på www.lyssnare.se, snabbelag.se, Projektledarpodden.se eller vid det sociala nätverk du föredrar.