Under en sex månaders period har den australiensiska offentliga sektorn utvärderat Copilot för Microsoft 365. Detta verktyg integrerar generativ AI i vanliga arbetsflöden. Försöket syftade till att bedöma hur sådan teknologi kan adopteras och vilka fördelar och utmaningar som följer med dess användning.
Praktiska tips för projektledare:
- Förstå användningsområden: Copilot användes framför allt för att sammanfatta information och omskriva innehåll. Förstå vilka funktioner som mest gynnar ditt team kan optimera användningen.
- Utbildning och kapacitetsbyggnad: Investera i skräddarsydd utbildning kring generativ AI för att öka kompetensen inom organisationen. Detta kan även inkludera träning i prompt engineering.
- Effektivitetsvinster: Verktyget kan spara upp till en timme per dag för vissa uppgifter, vilket gör det möjligt för personalen att fokusera på högre värdeaktiviteter. Identifiera och prioritera vilka uppgifter som kan effektiviseras.
- Riskhantering: Proaktivt överväga och hantera risker, inklusive dataintegritet och säkerhet, särskilt med tanke på integration med icke-Microsoft produkter.
Implementeringsöverväganden:
Trots positiva resultat från försöket är det viktigt att noggrant överväga integrations- och säkerhetsfrågor, träna personalen effektivt, och skapa en plan för adaptiv förvaltning som speglar organisationens riskaptit.
Rekommendation:
Projektledare bör betrakta generativ AI som en möjlig kraftförstärkare för deras team, vilket öppnar upp nya möjligheter för effektivitet och innovation inom projektledning. Genom att integrera verktyg som Copilot för Microsoft 365 kan team snabbare bearbeta information, generera rapporter och förbättra kommunikationen, vilket leder till bättre beslutsfattande och ökad projekttransparens. Samtidigt är det kritiskt att ledare förstår och aktivt hanterar de potentiella riskerna som följer med användningen av AI-teknologi. Detta inkluderar frågor kring datasekretess, etiska överväganden och risk för överberoende av automatiserade system.
För att fullt ut optimera värdet av generativ AI, måste projektledare också utforska och identifiera de mest relevanta användningsfallen inom sina specifika verksamhetsområden. Detta innebär att man måste ha en tydlig förståelse för hur AI kan bidra till att lösa verkliga problem och förbättra de processer som är mest kritiska för projektets framgång. Genom att systematiskt utvärdera dessa användningsfall och kontinuerligt anpassa AI-verktygens funktioner till projektets behov, kan ledare säkerställa att teknologin inte bara stöder utan aktivt förbättrar deras teamets arbetsflöden och resultat.
Källa: “Evaluation of the whole-of-government trial of Copilot for Microsoft 365” av Digital Transformation Agency, publicerad 2024.