Artificiell intelligens (AI) är på väg att bli en naturlig del av projektledarens verktygslåda. För projektledare inom både IT och samhällsbyggnad visar en ny studie hur AI redan används – och vad som hindrar vidare spridning. Genom att analysera konkreta användningsområden och intervjuer med 19 projektledare identifieras här nyckelfaktorer som du direkt kan ta med dig i din vardag.
I IT-branschen används verktyg som ChatGPT och Microsoft Copilot dagligen. De hjälper projektledare att skriva mötesanteckningar, planera arbetspaket och analysera risker. Genom att fungera som en digital assistent kan Artificiell intelligens frigöra tid till viktigare uppgifter som kommunikation och relationer i teamet. För dig som arbetar med agila metoder är AI dessutom enkel att integrera i iterativa planeringsmoment.
I samhällsbyggnadssektorn är AI-användningen lägre, trots att tekniken är välkänd. Många upplever hinder som låg anpassning till specifika uppgifter, brist på stöd från ledningen och otillräckliga kunskaper. Men även här finns möjligheter. Ett tips är att börja smått – exempelvis med AI-stöd för schemaläggning eller enkla riskbedömningar.
Vill du införa Artificiell intelligens i din projektmiljö? Då bör du fokusera på tre områden:
- Attityd och nyfikenhet – Var öppen för att testa och lär genom att göra.
- Socialt stöd – Engagera ledning och kollegor för att skapa en AI-vänlig kultur.
- Teknisk anpassning – Välj AI-verktyg som är enkla att börja med och ge snabbt värde.
Slutsatsen är tydlig: AI fungerar bäst när den anpassas till det dagliga arbetet och stöds av organisationens kultur och ledarskap. Genom att börja med små insatser och tydliga mål kan du som projektledare snabbt se effekterna. Oavsett bransch är det dags att ta de första stegen mot en mer AI-driven projektvardag.
Checklista utifrån examensarbetets slutsatser
1. Börja smått – identifiera konkreta tillämpningar
Testa AI-verktyg (t.ex. ChatGPT, Copilot) i enkla och repetitiva uppgifter som:
- Skapa mötesanteckningar
- Skapa risklistor eller checklistor
- Hjälp med planering och kommunikation
2. Bygg förståelse och kompetens
- Utbilda dig själv och kollegor i vad AI är och hur det fungerar i praktiken.
- Använd pilotprojekt för att testa AI och lär dig vad som fungerar i just er miljö.
3. Skapa organisatoriskt stöd
- Involvera ledningen tidigt – deras stöd är avgörande enligt rapporten.
- Visa konkreta exempel på tidsvinster eller kvalitetshöjningar.
4. Anpassa AI till byggprojektens verklighet
- Utvärdera var AI faktiskt ger nytta i era projekt.
- Välj användningsområden där AI kan fungera som ett beslutsstöd, inte ersättning.
5. Skapa en innovationskultur
- Uppmuntra kollegor att testa och dela AI-användning.
- Lyft fram goda exempel internt.
6. Fokusera på datakvalitet
- Se till att den information ni matar in i AI-system är korrekt och strukturerad.
- Etablera rutiner för hantering av känslig data.
Källa: “Artificiell intelligens i projektledning – En jämförande studie av hinder och möjligheter inom IT- och samhällsbyggnadsbranschen” av Elin Ström & Ellen Ninsved, publicerad juni 2025.