I det här avsnittet av Projektledarpodden träffar vi Loa Lava Brynjulfsdottir, en av Sveriges ledande experter på modigt ledarskap. Hon delar vetenskapligt grundade metoder för att hantera motgångar och bygga psykologisk trygghet i projektteam. Genom konkreta verktyg och tekniker visar hon hur projektledare kan vända rädslan för misslyckanden till en styrka.
Vad är egentligen en motgång?
Loa arbetar med tre olika begrepp för att förstå motgångar. I kunskapsintensiva organisationer finns sällan objektiva fel eller rätt, utan det handlar om subjektiva upplevelser:
Egentligen är vi inte rädda för själva misslyckandet. Vi är rädda för skammen som följer med misslyckandet.
Definition av motgång:
- Subjektiv upplevelse – När du känner att du inte nått dina egna eller andras förväntningar
- Extern motgång – Händelser du inte kan påverka (väder, tekniska problem)
- Lärdomsprocess – Situationer där planer inte fungerar som tänkt
Det största problemet i svenska organisationer är att rädslan för misslyckanden stoppar utveckling och innovation helt.
Projektifiering som flyktbeteende
Loa identifierar ett intressant mönster där organisationer skapar projekt för sådant de är rädda att hantera i linjen:
Till slut skapas ett projekt för att man inte vågar misslyckas i linjen och kanske har motgångar där. Då säger man att vi får göra ett projekt av det här.
Riskerna med denna approach:
- Bygger rigorösa riktlinjer istället för att acceptera risk
- Skapar överadministrering som hindrar snabbhet
- Utvecklar perfektionism som står i vägen för innovation
Psykologiska mekanismer bakom rädslan
Skam som fysisk reaktion
Forskning visar att skam påverkar samma delar av hjärnan som fysiska trauman. Loa förklarar:
Man har till och med sett att det är samma delar av hjärnan som påverkas när man hamnar i bilkrock och när man känner skam.
Rustningar mot sårbarhet
När vi ska göra något modigt utvecklar vi omedvetna skyddsmekanismer:
- Perfektionism – “Jag ska bara förbereda mig lite till”
- Cynicisme – Att bli cynisk för att skydda sig
- Prokrastinering – Skjuta upp för att undvika risken
- People pleasing – Vara vad andra vill istället för autentisk
Konkreta verktyg för att hantera motgångar
1. Prata snällt med dig själv
Prata med dig själv som du skulle prata med en vän.
Praktisk tillämpning:
- Använd “du” när du pratar med dig själv
- Fråga: “Vad lär jag mig av det här?”
- Visa samma medkänsla som du skulle visa en kollega
2. Utmana tanketroll
När hjärnan fyller luckor med negativa antaganden:
- Dela upp papper i två kolumner
- Ena sidan: Vad tanketrollen säger
- Andra sidan: Vad som faktiskt är sant
- Faktagranska dina egna farhågor
3. Zooma ut för perspektiv
Jag brukar tänka när jag misslyckas så brukar jag tänka på misslyckandet som en skulptur eller ett konstverk och så kan jag skapa lite distans.
Perspektivtekniker:
- Se situationen som ett konstverk från olika vinklar
- Fråga: “Hur kommer jag se på detta när jag är 80 år?”
- Få hjälp från andra för att se från deras perspektiv
Bygga psykologisk trygghet i projektteam
Messy Mondays
Ett projektteam introducerade “Messy Mondays” – varje måndag tog de upp saker som gått fel för kollektivt lärande:
Det är en sak om vi själva lär oss av misstag. Men när vi får till det kollektiva lärandet, då behöver ju inte de andra göra om samma misstag.
Gröna och röda fel
Metod från Sahlgrenska sjukhusets barnakut som minskade väntetider med över 20%:
Gröna fel (okej att göra):
- Upprörd förälder
- Negativ publicitet i lokaltidning
- Processmisslyckanden utan skada
Röda fel (aldrig acceptabelt):
- Någon tar skada
- Korruption eller oetiskt beteende
- Säkerhetsbrott
När teamet visste skillnaden vågade alla ta större ansvar och testa nya lösningar.
Dynamic mindset vs glorifierande av genier
Problemet med “geni-kulturen”
Rent statistiskt tror jag att 1-2% av människor är genier. Så det är ju inte så stor chans att vi jobbar med en bunt genier.
Faror med att glorifiera perfektion:
- Skapar dubbel skam vid misslyckanden
- Människor lever inte upp till orealistiska standarder
- Forskning visar att “lärande organisationer” presterar bättre än “geni-organisationer”
Bygga growth mindset
För individer:
- Fokusera på lärande istället för talang
- Se misslyckanden som träning
- Mät utveckling, inte bara resultat
För team:
- Normalisera att alla kan utvecklas
- Träna på att utmana självbilder tillsammans
- Fokusera mer på lärande än på slutresultat
Misstag och lärdomar från experten
Prokrastinering som skyddsmekanism
Jag kan till och med nästan se mig själv utifrån när jag sorterar i förråd istället för att skriva ett bokkapitel precis innan deadline.
Loas strategi: Få syn på mönstret och göra tvärtom – när instinkten säger “vänta” gör det direkt istället.
Det största misslyckandet
Mina största misslyckanden genom åren har varit allt det jag inte har gjort och det jag kan ångra att jag inte gjorde.
Forskning om ånger visar att människor nästan aldrig ångrar det som gick fel, utan det de aldrig försökte.
Rejection Training
Loa berättar om en person som under 100 dagar medvetet utsatte sig för risken att avvisas:
- Dag 1: Bad främling om att låna 100 dollar
- Dag 3: Bad om påtår på hamburgaren
- Dag 19: Frågade om han fick hålla väderprognosen på TV
Efter 100 dagar var rädslan för avvisning borta – han hade överlevt det så många gånger att det inte längre var skrämmande.
Ledarskap i motgångar
Som projektledare när teamet möter motgångar:
Rama in förväntningarna:
- Kommunicera att vissa saker kommer gå fel
- Normalisera misslyckanden som del av projektformen
- Sätt rimliga förväntningar om perfektion
Hantera egna känslor:
Vad är det viktiga här? Vad är våra värderingar? Jo, men vi vill ju lära oss. Vi har ju liksom det här lärande-mindsetet.
Välkomna transparens:
- Tacka för att folk delar motgångar
- Undvik irritation och “varför”-frågor
- Fokusera på lärande istället för skuld
Lyssna på hela avsnittet här för att höra mer om Loas personliga berättelser om att starta företag, konkreta exempel på hur stora företag arbetar med psykologisk trygghet, detaljerade beskrivningar av KBT-tekniker för att hantera rädsla, och hennes specifika råd för hur projektledare kan förbereda styrgrupper och sponsorer på att misslyckanden är en naturlig del av projektarbetet.