I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Daniel Karlsson, forskare och AI-expert, konkreta insikter om hur projektledare kan börja använda AI redan idag. Med bakgrund inom både datavetenskap och projektledning ger han praktiska tips som kan effektivisera vardagen med upp till 20 procent enligt PMI:s senaste studier.
Från dataforskare till AI-evangelist
Daniel Karlsson har en ovanlig bakgrund som doktorand i kemisk fysik vid Uppsala universitet. När han stod vid ett vägskäl för 7-8 år sedan valde han mellan data science och projektledning. “Jag vill mer vara ute bland människor och interagera med andra människor och hjälpa dem nå framgång på bästa sätt”, förklarar Daniel. Idag kombinerar han båda världarna genom att hjälpa projektledare förstå och använda AI.
ChatGPT som det nya Excel
Daniel använder en träffande analogi: “På samma sätt använder jag ChatGPT. Det är inte bäst på nåt, men man kan använda det till allt.” Precis som Excel blev projektledarens universalverktyg, ser han ChatGPT som den nya schweiziska armékniven för projektledare.
Konkreta användningsområden:
- Dataanalys: Ladda upp Excel-filer och diskutera med datan i naturligt språk
- Kontraktsgranskning: Få en “second opinion” på juridiska dokument
- Mötesförberedelser: Sammanfatta information om kunder och deltagare
- Presentationer: Få hjälp med storytelling och formuleringar
- E-post på engelska: Förbättra språket i affärskommunikation
Promptning som ny kärnkompetens
Daniel delar sin metodik för effektiv promptning:
- Ge kontext: “Hej, jag vill att du agerar som marknadsföringsexpert”
- Beskriv uppgiften: Var så specifik som möjligt
- Formatera output: “Jag vill ha en punktlista som jag som projektledare kan förstå”
- Be om förtydliganden: “Är det någon mer information du behöver?”
Mötesanteckningar – den största effektivitetsvinsten
“Som projektledare sitter vi jättemycket i möten. Många av oss har nästan hela dagarna back-to-back-möten”, påpekar Daniel. Microsoft-studier visar att AI-genererade mötesanteckningar får 11 av 13 poäng jämfört med experternas 12 poäng.
Fördelar:
- Full fokus på diskussionen istället för anteckningar
- Automatisk extrahering av beslut och åtgärder
- Konsekvent dokumentation från alla möten
- Frigör tid för värdeskapande aktiviteter
Gemini för stordataanalys
För större informationsmängder rekommenderar Daniel Google Gemini med sitt kontextfönster på 700 000 ord. “Ni kan ladda upp alla lessons learned i alla projekt som ni någonsin har gjort”, förklarar han. Som exempel analyserade han hela EU AI Act (472 sidor) och skapade skräddarsydda presentationer baserat på sin roll som projektledare.
Det kritiska misstaget: För få misstag
På frågan om misstag ger Daniel ett oväntat svar: “Mitt största misstag som jag reflekterar över är att jag har begått för få misstag. Jag har tagit för få risker.” Han drar paralleller till idrottsvärlden där vi minns guldmedaljerna, inte misslyckandena som ledde dit.
Säkerhet och GDPR-överväganden
Daniel betonar vikten av att:
- Stänga av träningsdata i ChatGPT för känslig information
- Vara extra försiktig med personuppgifter och GDPR
- Följa företagets AI-policy
- Använda kodnamn eller maskera känslig data vid behov
Framtidens AI-förstärkta team
Daniel målar upp en framtid där AI-agenter tar specifika roller i projektteam – en QA-person, en marknadsförare, en ekonom. “För mig som driver ett mindre bolag, har jag en liten marknadsföringsavdelning, en liten HR-avdelning, en liten ekonomiavdelning som jag kan bolla frågor med.”
Nyexaminerade som förändringsagenter
En intressant observation är att studenter som tar examen nu har använt ChatGPT det senaste året i allt de gör. “Tänk vilken position. De kommer kunna lära hela verksamheten nya sätt att jobba”, säger Daniel om potentialen när AI-vana nyutexaminerade möter traditionella arbetsplatser.
Lyssna på hela avsnittet här för att höra mer om virtuella avatarer som kan leda möten åt dig, hur AI kan förkorta sprintar från dagar till timmar, och Daniels tankar om balansen mellan att omfamna ny teknik och leverera på befintliga åtaganden. Avsnittet innehåller också diskussioner om Klarnas kundtjänstautomatisering och framtidens projektledarroll när administrativa uppgifter automatiseras.