I det här avsnittet går Mattias Ejbe igenom projektavslut projektledning och varför det så ofta glöms bort. Han delar praktiska tips från PMI och PRINCE2, konkreta checklistor och visar hur AI kan underlätta dokumentationen. Ett måste för alla som vill bli bättre på att faktiskt stänga sina projekt ordentligt.
Varför Vi Måste Avsluta Projekt Ordentligt
Projektavslut projektledning handlar inte bara om ekonomi. Mattias är tydlig med syftet:
Varför ska vi göra ett bra avslut? Det är för att göra lärdomar. Lära oss någonting, ta ansvar givetvis, frigöra resurser, få det klart.
När projekt bara “glider ut” utan tydligt avslut händer flera negativa saker:
- Team och resurser kan inte fokusera på nya uppdrag
- Lessons learned dokumenteras aldrig
- Kontrakt och ekonomi hänger kvar öppna
- Teamet får ingen feedback eller firande
- Kunskap går förlorad för framtida projekt
Vad Säger PMI och PRINCE2?
PMI (PMBOK)
PMI har en dedikerad process kallad “Close Project or Phase” i Integration Management med fokus på:
- Verifiering att alla krav är uppfyllda
- Formellt godkännande från sponsor och styrgrupp
- Arkivering av dokumentation och slutrapport
- Lessons learned workshops
- Integration i organisationens kunskapsbas
PRINCE2
PRINCE2 har en hel process för projektavslut projektledning med:
- Bekräftelse att produkterna har accepterats
- Avslutande projektgranskning
- Slutrapport med Benefits Review Plan
- Kontroll att inga öppna risker eller ändringsförslag hänger kvar
Skillnaden? PMI fokuserar mer på kunskapshantering och formell stängning, medan PRINCE2 lägger extra vikt vid nyttor och framtida effektuppföljning. Men båda kräver lessons learned, formellt godkännande och slutrapport.
Vanliga Misstag vid Projektavslut
Mattias identifierar flera klassiska misstag:
1. Projektet bara glider ut Inget tydligt avslut sker. Istället hör ekonomiavdelningen av sig i november-december och frågar om projektet fortfarande är öppet.
Det är inte av det skäl man ska stänga projekt. Att bokföringen kräver det. Utan det ska vara att man har ett tydligt avslut.
2. Ofullständig dokumentation Projektet “rinner ut i sanden” och dokumentation lämnas ofärdig. Ännu värre: dokumentationen passar inte in i ordinarie verksamhetsdokumentation, vilket skapar kaos vid framtida granskningar.
3. Inget firande eller feedback Teamet som kämpat genom projektet får aldrig återkoppling eller möjlighet att fira.
4. Glömd effektuppföljning Nyttorealisering och effekthämtning planeras inte. Även om det inte är projektets uppgift att följa upp långsiktigt, är det projektets ansvar att flagga upp detta till linjen vid avslut.
Praktiska Tips för Projektavslut Projektledning
Använd Checklistor
PMI, PRINCE2 och andra modeller har färdiga checklistor. Använd dem! Sök även online efter fler exempel.
Ha En Formell Avslutningsworkshop
Boka ett dedikerat avslutsmöte eller workshop. Kanske till och med med lunch. Gör det formellt så att alla förstår att projektet nu är avslutat.
Öppet Lessons Learned-möte
Mattias brukar boka ett öppet möte på 25 minuter där han går igenom lessons learned från projektet. Alla i organisationen som vill kan delta och lära sig av misstagen.
Kommunicera Tydligt Till Intressenter
Skicka ut kommunikation som klargör:
- Projektet är nu stängt
- Vem som har tagit över ansvar
- Vart man ska vända sig med frågor framöver
Fira Avslutet
Verkligen stänga och fira så att teamet känner en helhet. Detta gäller även för projekt som avbryts i förtid.
AI Som Hjälpmedel vid Dokumentation
Mattias delar ett praktiskt exempel från sitt senaste projekt:
När jag avslutade mitt senaste projekt här, då hade jag lyckats ha Copilot. Så då kunde jag gå in och skriva i det. Jag ville att du utgår från alla mina OneNote, emails och Powerpoint-dokumentation och förbereda en slutrapport.
Resultatet? AI samlade ihop all data från olika källor och skapade en punktvis struktur för slutrapporten. Detta är särskilt värdefullt eftersom man ofta glömmer alla utredningar och tjänster som utreddes men inte blev något – saker som ändå kostade tid och pengar.
Börja Skriva Dagbok Från Start
En gyllene regel: börja dokumentera i en projektdagbok redan från början. När det är dags för projektavslut projektledning blir det mycket enklare att sammanställa slutrapport och lessons learned om du har löpande anteckningar.
Om du inte gjort det kan AI hjälpa till att söka igenom alla dina anteckningar, mejl och presentationer – men det är mycket mer arbete än att ha dokumenterat löpande.
Spara Slutrapporter Centralt
Mattias upplevelse när han kommer till nya organisationer:
Ofta när jag kommer in i en ny organisation så brukar det första jag göra är att fråga efter gamla slutrapporter från sådana som gjort liknande projekt.
Men allt för ofta får han höra att rapporten “ligger nog i det teamset” eller “på den SharePointen” som bara den gamla projektledaren hade tillgång till – och hen har försvunnit.
Hans uppmaning: Spara alla projektbeställningar, projektplaner och slutrapporter på ett centralt ställe där alla projektledare har tillgång.
Timing Är Allt
En viktig insikt: gör lessons learned och delar av avslutet lite tidigare än det formella avslutet. Varför? För att personal och resurser ofta redan försvunnit till nya projekt när det formella avslutet ska ske.
Viktiga Lärdomar
- Ett bra projektavslut projektledning är minst lika viktigt som en bra start
- Planera för avslutet redan från början
- Använd etablerade ramverk (PMI, PRINCE2) men anpassa efter behov
- Glöm inte firandet och teamfeedback
- Se till att kunskap förs över till andra projektledare
- Flagga upp effektuppföljning till linjen även om projektet inte själv följer upp
Lyssna på hela avsnittet här för att höra Mattias fullständiga genomgång av PMI och PRINCE2:s processer, fler praktiska exempel och hans personliga erfarenheter av projektavslut i olika organisationer.