I det här avsnittet förklarar Karin Östling varför förändringsledning inte är “fluff” eller “nice to have”, utan en kritisk mekanism för att realisera projekteffekter. Hon delar konkreta modeller som SCARF, adoptionskurvan och Lippit-Knoster, samt avslöjar sitt största misstag: att tro att ett uppdrag var projektledning när det egentligen var förändringsledning.
Vad Är Förändringsledning?
Karin beskriver förändringsledning som en överbryggande hand från nuläget till ett önskat framtida läge:
Utan den här förändringsledningen eller den här överbryggande handeln så fastnar vi ju kanske oftast på en sida av gapet till det här nya. Vi orkar inte riktigt hela vägen fram, trots att projektet kanske har levererat.
Förändringsledning är en process där människor går från förståelse till acceptans, från acceptans till vilja, och från vilja till faktisk handling i det nya.
Inte Fluff – Strukturerat Arbete
En vanlig missuppfattning är att förändringsledning handlar om kommunikation och “lite pepp i projektet”. Men enligt Karin:
I själva verket så är ju förändringsledning lika mycket ett strukturerat arbete, precis som projektledningar, men att det handlar mer om människors beteende, det handlar om motivation, förutsättningar att lyckas i det nya.
Forskning från PROSCI visar att organisationer har 7 gånger högre sannolikhet att nå sina förväntade effekter om de har strukturerad förändringsledning i sitt projektarbete.
Skillnad Mellan Projektledning och Förändringsledning
Karin använder en bollmetafor:
Övre halvan (projektledning): Leverera inom tid, budget, omfattning och kvalitet.
Undre halvan (förändringsledning): Fokusera på den nya vardagen genom adoption, beteende, motivation, förmågor och förutsättningar.
Projektledning har ofta fasta modeller och strukturer. Förändringsledning har också struktur, men använder andra verktyg och logik som fokuserar på varför förändringen sker och vad den innebär för människorna.
SCARF-Modellen – Varför Vi Reagerar Starkt
SCARF står för:
- Status: Vårt sociala värde
- Certainty: Förutsägbarhet
- Autonomy: Egen kontroll
- Relatedness: Tillhörighet
- Fairness: Rättvisa
Modellen kommer från neurovetenskapen och förklarar varför vår hjärna tolkar förändringar som potentiella hot. Det fascinerande är att hjärnan inte kan skilja på påhittade hot och verkliga hot – den signalerar samma fara.
Förändring upplevs därför ofta som hotfull eftersom den utmanar flera av dessa behov samtidigt.
Adoptionskurvan – Segmentera Medarbetarna
När vi inför förändringar reagerar olika människor olika snabbt:
Innovators (2,5%): Första att testa Early Adopters (13,5%): Tidiga anhängare Early Majority (34%): Pragmatiska Late Majority (34%): Skeptiska Laggards (16%): Sist att anamma
Karin gör en viktig poäng om pilotgrupper:
Vilka grupper går vi till då? Ja, vi går till de tidiga grupperna. De som vill testa, de som är villiga, inspirerade och energivande. Det är ofta en felkörning som jag tror att vi gör.
Hennes råd: Inkludera även senare segment i pilotgrupper för att göra förändringen mer hållbar. De “jobbiga” skeptikerna behövs för att inte bara dra iväg.
Lippit-Knoster – Diagnostisera Förändringen
Denna modell är perfekt för att sätta en “diagnos” på förändringen. Fem komponenter måste finnas på plats:
- Riktning/Syfte
- Kompetens
- Motivation
- Resurser
- Handlingsplan
Modellen visar vilken dysfunktion som uppstår när något saknas:
Saknas syfte? → Förvirring uppstår. Parallella initiativ, olika tolkningar, svag gemensam förståelse.
Saknas kompetens? → Osäkerhet uppstår. “Hur ska vi klara det här?” Människor blir tysta, passiva, eller tvärtom högljudda. Stress.
Saknas motivation? → Motstånd uppstår.
Saknas resurser? → Frustration uppstår.
Saknas handlingsplan? → Falska starter uppstår.
Använd modellen på individnivå, teamnivå eller organisationsnivå för att diagnostisera var problemet ligger och vad som behöver förstärkas.
Konkreta Tips Till Projektledare
1. Sätt beteendemål Inte bara projektmål och milstolpar. Definiera konkreta beteenden som förväntas när projektet är levererat. Ta med beteendemål i projektplanen.
2. Följ upp beteenden Följ inte bara upp projektmål, utan också hur människor faktiskt agerar i det nya.
3. Arbeta nära cheferna De som äger förändringen i vardagen (sponsorer, linjechefer) är avgörande för hållbarhet.
4. Ha “öron mot rälsen” Var nära medarbetarnivån. Där hör du mycket om förändringen genom uttryck och tillstånd som du kan tolka löpande.
Karins Misstag – Lär Av Det
Jag vet ju själv att jag har gått in väldigt tydligt i projektledarroll och projektledaruppdrag. Det jag har insett ganska snart är att det här inte är alls ett projektledningsuppdrag, utan det är ett förändringsledningsuppdrag.
Uppdraget var ett digitaliseringsprojekt med nytt system. Men i grund och botten handlade det om gemensamma arbetssätt. Den stora utmaningen var inte tekniken – det var förändringen.
Lärdomen: Fråga dig alltid om uppdraget verkligen är projektledning eller om det i själva verket är förändringsledning som krävs.
Identifiera Din Roll
Karin ställer ofta frågan på sina föreläsningar:
- “Hur många arbetar med projekt, ledarskap eller utveckling?” → Många händer
- “Hur många identifierar sig som förändringsledare?” → Tystnad
Många ser inte förändringsledning som en naturlig del av sin roll, trots att de leder förändring. Det är ofta inte i titeln, men det är en central del av ledarskapet.
Tre Verktygslådor
Förklarande modeller: Förklarar vad som händer i oss människor (SCARF)
Instruerande modeller: Ger struktur att hålla sig i (Lippit-Knoster)
Diagnostiserande modeller: Sätter fingret på vad som saknas (också Lippit-Knoster)
Dessa verktyg gör förändringsledning till ett strukturerat arbete, inte “fluff”.
Varför Förändringsledning Är Kritiskt
Utmaningen ligger sällan i tekniken eller projektet självt. Den ligger i förmågan att leda människor genom förändringen. Utan strukturerad förändringsledning når vi inte de effekter vi investerat i.
Som Karin säger: förändringsledning är kritisk för att realisera effekterna av projektet och de investeringar vi gör.
Lyssna på hela avsnittet här för att höra Karins genomgång av alla hennes 8 konkreta tips till projektledare, fler exempel på hur Lippit-Knoster-modellen diagnostiserar problem, och hennes erfarenheter från digitaliseringsprojekt där arbetssätt var den verkliga utmaningen.