I det här avsnittet delar Torbjörn Dahlström, konsult inom styrningsfrågor, varför organisationers roadmaps så ofta inte blir verklighet. Han förklarar flödeseffektivitet projektledning behöver, skillnaden mellan resursallokering och systemkapacitet, varför CIO:er blir frustrerade över att prioriterade initiativ inte får fokus, och ger konkreta råd om hur projektledare kan identifiera systemproblem istället för att bara allokera resurser.
Frustrationen: Varför Får Inte Prioriterade Initiativ Fokus?
Torbjörn möter ofta CIO:er som uttrycker samma frustration:
De uttrycker frustration över att de koncernen prioriterade initiativen, de går liksom inte igenom systemet. De förstår inte riktigt varför det är så svårt att prioritera. Det är jätteenkelt. Vi har bara tre prioriterade projekt. Varför kan inte de få fokus?
Det är en vanlig återkommande frustration. Men svaret är inte enkelt.
Två Grundproblem
1. Gap mellan strategi och verklighet Det finns ett uppenbart gap mellan strategi, roadmaps och vad som faktiskt finns i den operativa verkligheten – i teamens backlogs.
2. Roadmaps blir statiska Man bygger roadmaps som ser rationella ut, kanske baserade på historisk erfarenhet. Men sen saknar man mekanismer för rimlig feedback och löpande justering.
Roadmapen blir godkänd av styrelse eller viktig styrgrupp. Den blir “en verklighet”. Man tycker att “nu har vi kommunicerat det här – vad är problemet?”
Problemet är multifacetterat. Den operativa verkligheten motsvarar inte vad som händer i det stora hela. Och det är näst intill omöjligt att förstå exakt hur alla projekt kommer slå ut i organisationen och mot leverantörer vid varje givet ögonblick.
Reaktionen blir ofta: “Vi ska verkligen vara noggrannare med vilka initiativ vi väljer. Vi ska ha bra ROI:er.” Men då blir det bara ännu mer visualisering snarare än att man faktiskt styr och anpassar löpande.
Resursallokering vs Systemkapacitet – Den Kritiska Skillnaden
Här kommer Torbjörns kärnpoäng:
Projektledare allokerar ofta resurser till 100%, 110%, kanske till och med 120%. Men systemet – teamet, organisationsenheten – har en faktisk kapacitet som inte ökar för att man allokerar mer.
Sluta med resursallokering och börja titta på systemkapaciteten och använd det datat som finns där och den information som faktiskt finns hos de här organisationsenheterna som man jobbar mot.
Istället för att fråga “Vem kan jag allokera?”, fråga:
“Hur ofta blir ni klara med saker i tid?”
Om svaret är “det händer nästan aldrig”, då vet du att du har ett systemproblem. Då är det inte en stabil grund att stå på.
Flödeseffektivitet – Fokusera På Vad Som Avslutas
Torbjörn pekar på något fundamentalt:
Det kan ske något vi är produktiva när vi startar saker istället för att titta på vad vi avslutar. För det är det som är någonstans räcker på att man faktiskt är produktiv. Det kommer ut någonting i andra anledning.
Vi mäter ofta produktivitet på vad vi startar. Men det som faktiskt räknas är vad vi avslutar och levererar.
Detta är kärnprincipen i lean och flödeseffektivitet: Värde skapas när något blir klart, inte när det påbörjas.
Underhållskostnader – Resurser Är Inte Robotar
Torbjörn använder en fysisk liknelse:
Lisa behöver gå den här kursen betyder att vi behöver göra den här uppdateringen på robotarmen eller vi behöver göra det där, bygga om det där produktionsbandet.
Resurser behöver investering för underhåll:
- Kurser
- Uppdateringar
- Tid att lära sig nya verktyg
Det är en del av arbetet och måste accepteras. I projekt kan det lätt bli en fight mellan projekt och linje om vem som tar den smällen. Men man måste hitta en modell – antingen övergripande styrmodell eller att man accepterar lite “gummor och karuseller” när man jobbar tillsammans.
Praktiska Råd Till Projektledare
Titta på systemet, inte bara projektet Det är inte ett projektproblem, det är ett systemproblem. Om du som projektledare tittar på systemet och vad systemet producerar, behöver du inte vara expert på flödeseffektivitet.
Ställ rätt frågor Gå runt och fråga teamet:
- “Hur ofta blir ni klara med saker i tid?”
- “När du kommer in på måndag morgon, hur ofta går du hem på fredag och kan säga att du har levererat de saker du tänkte göra den veckan?”
Om svaret är “nästan aldrig”, då har du ett systemproblem.
Ta med det i diskussionen Ta med dig denna information till styrgruppen. Ge dem ett bättre underlag för beslut baserat på systemets faktiska kapacitet, inte bara resursallokering.
Onboards AI-lösning – Från Rå Data Till Beslutunderlag
Torbjörn och hans team på Onboard bygger ett system för att hantera just dessa problem. Det har tre nivåer:
1. Systemets faktiska kapacitet Vad brukar systemet normalt producera? Historisk data.
2. Kopplingen mellan strategi och operativ backlog Kan vi se att det finns en koppling mellan roadmap, epics, features och den operativa backloggen? Eller har vi tappat bort den?
Detta är en språklig fråga – AI läser in data från olika källor och hittar kopplingen.
3. Realtidsvarningar När prioriterade stories flyttas till nästa sprint eller blir liggande för länge – flagga det. Låt rätt person (projektledare, scrummaster, agil coach, linjechef) agera på det.
Målet är att roadmap blir ett ständigt uppdaterat underlag för diskussion om prioriteringar, inte en statisk placering.
Segelbåtsmetaforen
Torbjörns liknelse är träffande:
Om du ska segla över Atlanten då tar man liksom inte ut kursen i Göteborgs hamn, surrar rodret, och går och lägger sig i kojen och sover tills man är framme. Det krävs hela tiden anpassningar till avdrifter.
Om vi räknar med att producera artefakter till ett visst tillfälle, men ser att vi bara producerat en tredjedel – hur agerar vi? Vad gör vi åt det?
Alternativ:
- Tillföra resurser (Torbjörn är ingen stor vän av det – brukar bli mer oreda)
- Plocka bort mindre prioriterade projekt
- Försöka hitta flaskhalsar och åtgärda dem
70% Som Inte Blir Gjort
En annan viktig insikt:
När 70% av planerat arbete inte blir gjort, kommer de 70% ta kanske 30% av tiden att bara administrera och hantera.
Så kan vi bara kapa dem så kommer vi få ut så otroligt mycket mer.
Mindre är mer. Färre initiativ med fokus levererar mer än många initiativ utan fokus.
Sammanfattning
Sluta fokusera på:
- Resursallokering till 100%+
- Vad som startas
- Statiska roadmaps
Börja fokusera på:
- Systemkapacitet (vad systemet faktiskt klarar av)
- Vad som avslutas
- Löpande anpassning av roadmap baserat på verkligheten
Torbjörn rekommenderar även gamla lean-böcker för den som vill fördjupa sig – de fungerar utmärkt även i IT-sammanhang.
Lyssna på hela avsnittet här för att höra Torbjörns fullständiga genomgång av Onboards AI-lösning, fler exempel på hur man identifierar systemproblem, och hans tankar om varför det är så viktigt att titta på flödeseffektivitet istället för bara resurseffektivitet.