I det här avsnittet delar Martin Polozadeh, som driver företaget bakom portföljstyrningsverktyget Preopti, sina erfarenheter från prioriteringsrum där kunniga människor kämpar om resurser. Han förklarar varför det inte är individernas fel att beslut fattas på magkänsla, hur tre dimensioner kan ersätta säljtalang som kriterium, och varför AI inte bör fatta beslut åt oss.
Situationen: När Säljtalang Avgör
Martin beskriver en typisk situation han sett i många organisationer:
Vi satt i ett prioriteringsrum. Rummet var full av kunniga människor, hjälpare, projektledare och representanter från olika delar av verksamheten. På våra skärmar tittar vi på beslutsunderlag som Tiotas Sidulonga. Det har tagit ganska lång tid att ta fram dem.
Diskussionerna börjar. Respektive personer försöker argumentera för varför just deras projekt behöver prioriteras. Det blir snabbt tydligt att individer i rummet ser på portföljen från sitt eget perspektiv – antingen brinner de för sitt område, eller har fått ansvar för ett uppdrag de verkligen vill säkerställa.
Resultatet? Ju större talang för att kunna sälja och argumentera, desto större chans att få resurser och få sitt projekt prioriterat.
Det Är Inte Individernas Fel – Det Är Systemets
Martin är tydlig:
Jag kan inte säga att det gick att peka ut vem som hade gjort fel. för att egentligen det var ingen som hade gjort fel. De gjorde det som systemet krävde.
Systemet kräver att projektledare ska ha fina argument och kunna sälja projektet till beslutsfattare. Det är inte konstigt, speciellt i större organisationer där det finns egna intressen och en politisk dimension där man måste kämpa och tävla om resurser.
Men för beslutsfattaren blir uppgiften näst intill omöjlig. De får tiotals underlag framför sig och behöver jämföra olika argument för att komma fram till vilket initiativ som ska få de tillgängliga resurserna.
Strukturella Problem
Tidskrävande underlag Det tar tid att sammanställa användbara underlag.
Ostrukturerade kriterier Många gånger tar beslutsfattare hänsyn till parametrar som är otydliga, icke-kommunicerade, eller kopplade till magkänsla.
Chansspel Att motivera initiativ baserat på någon annans magkänsla – när man inte vet vad den bygger på – blir ett gissningsspel.
Tre Dimensioner Istället För Magkänsla
Martin presenterar en metodik baserad på tre kategorier:
1. Värde
Vad är det för värde vi vill få ut? Vilka affärsmål ska uppnås?
2. Kriterier
Vilka kriterier är viktiga för oss som organisation? Det kan vara ekonomiska parametrar (ROI), men också strategiska aspekter.
3. Genomförbarhet
Vilka förutsättningar behöver finnas på plats för att projektet ska kunna leverera det tänkta värdet?
Martin poängterar att en sak många missar är att förutsättningar ändras under resans gång. Oavsett hur eller med vilka villkor man startar ett projekt, vill man säkerställa att de bästa förutsättningarna finns så projektet kan leverera värde.
Varför Inte Bara Gå På Pengar?
Mattias provocerar: Varför kan vi inte bara genomföra lagkrav direkt och sedan ta initiativen som visar mest pengar tillbaka till organisationen?
Martins svar: Det sällan är så att ett projekt som startas verkligen genomförs och avslutas enligt den ursprungliga planen.
Två perspektiv spelar in:
- Vilka kriterier man använder för att prioritera
- Förutsättningarna ändras under resans gång
Därför behöver man säkerställa att kombinationen av värde, kriterier och genomförbarhet är på plats innan projektet startar och resurser tilldelas.
Samsyn i Ledningsgruppen
Hur får man samsyn? Martin menar att det definitivt går.
Steg 1: Fokusera på att komma överens om affärsmål.
Steg 2: Skapa samsyn kring vilka kriterier vi tycker är viktiga för att välja ett prioriterat initiativ.
Steg 3: Bestäm hur vi viktslätter dessa kriterier – kanske vissa är viktigare än andra beroende på organisationens nuvarande fas.
Steg 4: Ha en metodik som man håller sig till, så att man inte faller tillbaka till att bara argumentera. Metodiken måste gå att använda om och om igen och skapa spårbarhet.
Detta skapar möjlighet att lära sig: Vad var det för beslut vi tog förra året? Baserat på vilka kriterier? Vad blev resultatet? Hur kan vi justera våra kriterier för kommande projekt?
Varför Portföljhantering Är Mer Aktuellt Än Någonsin
Martin pekar på AI som drivkraft:
Verksamheter får större krav på sig att applicera AI i vardagen. Detta innebär nya idéer, nya projekt, nya initiativ. I takt med att tekniken rör sig snabbt och kostnaden för AI-initiativ är betydande, blir det ännu viktigare att välja rätt projekt.
Beslut måste tas snabbare och med större noggrannhet så att satsningen verkligen är hållbar och kan leverera det tänkta värdet i längden.
AI i Portföljstyrning – Men Inte För Beslut
Martin och hans team har funderat mycket på hur AI ska användas:
En farhågor är att vill man verkligen använda sig av AI på ett sätt där den påverkar beslutsfattandet? Eller vill man kunna använda sig av AI som ett analysverktyg vid beslutsfattandet?
Deras slutsats: Människoperspektivet och ledarskapets erfarenhet är ett måste vid beslutsfattning. Det behöver vara tydligt och enkelt att ta ansvar för besluten.
AI ska användas när datat blir stort och man vill öka analysförmågan – men inte för att beslutet ska tas maskinellt.
På sikt, när organisationer använt metodiken en tid med konkreta kriterier, kan AI-data användas för att se hur man kan förbättra beslutsprocessen i just den specifika verksamheten med sin kultur och kriterier.
Verktyget Preopti
Efter att vara övertygade om att metodiken hjälper, byggde Martin och teamet verktyget Preopti.
Fokus: Visualisering och simulering.
Verktyget hjälper beslutsfattare att:
- Visualisera skillnader och möjligheter
- Identifiera vilka förutsättningar som hjälper initiativ att vara framgångsrika
- Simulera scenarier
- Identifiera risker som kan göra att prioriterade initiativ inte levererar värdet
- Åtgärda brister i god tid
Martin poängterar att inom många organisationer vill man inte ha ytterligare system – man vill tänka på ett bättre sätt och skapa mer affärsvärde genom att identifiera med större precision vilka initiativ man ska satsa på.
Praktiska Råd
Bekanta dig med metodiken Börja diskutera internt de tre kategorierna: värde, kriterier, genomförbarhet.
Skapa samsyn Ledningsgruppen måste komma överens om vilka kriterier som är viktiga.
Bygg spårbarhet Använd en metodik som går att använda om och om igen. Dokumentera beslut och lär av dem.
Använd rätt verktyg Det kan vara PowerPoint, Excel, magkänsla (Martins ironi) eller ett dedikerat verktyg som Preopti. Det viktiga är att ha en strukturerad process.
Martins Misstag
Martin delar sitt största projektmisstag:
Kanske det största misstaget som jag har gjort har varit att jag står bakom något projekt där jag har sett att förutsättningar för att kunna genomföra projektet inte existerar. Men ändå har insisterat på att det ska prioriteras.
Detta är förmodligen också drivkraften bakom varför han nu arbetar med portföljstyrning – att säkerställa att förutsättningar faktiskt finns innan projekt startar.
Sammanfattning
Portföljstyrning handlar inte om att införa ytterligare ett system. Det handlar om att skapa struktur så att beslut fattas baserat på tydliga kriterier istället för säljtalang och magkänsla.
Tre dimensioner – värde, kriterier, genomförbarhet – ger en grund för strukturerade beslut som går att spåra, utvärdera och förbättra över tid.
Lyssna på hela avsnittet här för att höra Martins fullständiga genomgång av hur man faciliterar en första workshop om portföljstyrning, fler exempel på hur verktyget Preopti används i praktiken, och hans tankar om varför AI ska stödja människor i beslutsfattning – inte ersätta dem.