Forskning visar att mellan 10-15% av ett projekts kostnader är helt bortkastade på grund av dålig planering eller rena misstag. I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Mattias Ejbe, IPMA-certifierad projektledare med 25 års erfarenhet, sina mest kostsamma misstag och ger konkreta råd för att undvika dem.
1. “Ingen tid att planera – vi måste köra igång nu”
Det vanligaste misstaget sker när projektledare hoppar över planeringsfasen för att “spara tid”. Som Mattias säger: “Felaktig riktning korrigeras inte av ökad fart.”
Lösning:
- Gör alltid en planering, oavsett tidspress
- Börja med planering för de närmaste veckorna
- Sätt igång aktiviteter på kritiska linjen parallellt med planeringen
- Kompromissa aldrig bort att göra en plan
2. Önskelistan – att lösa allt i ett projekt
Många projekt får ta på sig alla organisationens problem som samlats över tid. Exempel på detta är storbankernas nedlagda projekt värt hundratals miljoner kronor.
Lösning:
- Var tydlig med vad projektet ska göra OCH inte göra
- Dela upp stora komplexa projekt i mindre delar
- Skapa program med flera stegvisa projekt istället
3. Otydliga projekt- och effektmål
I alla kraschade projekt Mattias undersökt saknades tydliga mål.
Skillnaden:
- Projektmål: Hur ska vi få det att ske (t.ex. bygga en fabrik)
- Effektmål: Vad ska uppnås (t.ex. sälja X antal dammsugare)
Använd SMART-mål:
- Specifikt
- Mätbart
- Avgränsat
- Realistiskt
- Tidsbestämt
4. Projektledning via MS Project
“En projektledare måste vara där det händer” – inte sitta och uppdatera verktyg hela tiden.
Praktiska råd:
- Håll planen enkel och uppdaterad
- Delegera administrationen av projektplanen
- Prioritera att vara ute i verkligheten
5. För många projekt samtidigt
Mattias har sett organisationer med 20-100 pågående projekt samtidigt, vilket aldrig fungerar effektivt.
Rekommendation:
- Ha få projekt men genomför dem koncentrerat
- Undvik många små parallella projekt
- Fokusera på kvalitet framför kvantitet
6. Att inte förstå beroenden mellan aktiviteter
Exempel: En router installeras fel → tester kan inte genomföras → projektet försenat.
Lösning med nätplan:
- Använd whiteboard med gula notisar och linjer
- Rita upp beroenden visuellt
- Identifiera kritiska linjen
- Håll kontinuerlig koll på beroenden
7. Att inte ha en projektmodell
Många företag säger sig följa PRINCE2 eller PROPS men ingen vet vad det innebär i praktiken.
Fördelar med projektmodell:
- Vet vad som ska beslutas och när
- Får tillgång till kunskap från tidigare projekt
- Skapar struktur och förutsägbarhet
Tips: Använd fri projektmodell som PRINCE2 om ni saknar egen.
8. “Agilt kräver ingen plan”
Även agilt arbetssätt kräver planering för att veta vad som ska göras och när.
Som Mattias förklarar: “Om man inte visste från början vad det var man ville göra, då blir det svårt att veta när man ändrar sig.”
Slutsatser för projektledare
Dessa åtta misstag kostar organisationer miljoner varje år. Genom att fokusera på grundläggande projektledningsprinciper – tydlig planering, realistiska mål och strukturerat arbetssätt – kan du undvika de flesta av dessa fallgropar.
Lyssna på hela avsnittet här för att få ännu fler praktiska exempel och detaljer om hur dessa misstag kan undvikas i din projektvardag. I det fullständiga avsnittet går Mattias djupare in på varje misstag med konkreta exempel från sin 25-åriga karriär som projektledare.