Vad betyder egentligen “agilt” och hur kan projektledare framgångsrikt kombinera agila metoder med traditionell projektledning? I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Tomas Gustavsson, forskare vid Karlstad universitet och författare till “Agil projektledning”, sina djupa kunskaper från både akademisk forskning och praktisk tillämpning. Här får du konkreta verktyg för att förstå när och hur agila metoder bäst implementeras.
Agilt = att vara realistisk
Tomas definition av agilt utmanar många förutfattade meningar: “För mig är det agilt att vara realistisk. Det vill säga att man är dels realistisk vad det gäller människors beteende. Vi vill ha inflytande i vårt jobb. Vi vill att människor får säga till om saker och ting.”
Kärnan i agilt arbetssätt:
- Realistiska förväntningar på planering och prognoser
- Erkännande av att långsiktiga löften ofta bara är gissningar
- Respekt för människors behov av inflytande över sitt arbete
- Acceptans av att förändring är normalt, inte undantag
Som Tomas påpekar har coronapandemin tydligt visat denna verklighet: “Rätt många stackars projektledare har inte kunnat hålla vad de lovar det här året.”
Projektledarens roll i agila sammanhang
En bred definition av projektledning
“Att vara projektledare är ju nånting som många är. Man ska inte förminska det till att bara peka till projektledare som en individ.”
Tomas ser projektledare som alla individer som tar initiativ för att driva idéer framåt till verkliga resultat, oavsett formell titel.
Från kund- och leverantörsperspektiv
Externrollen behövs: Kunder vill fortfarande ha “ett ansikte att prata med” – någon de kan kalla projektledare.
Internrollen utvecklas: Internt kan rollen lika väl fyllas av produktägare eller scrum master, men funktionen kvarstår.
Uppskalning – den stora utmaningen
Koordinering utan att förlora effektivitet
En av de största utmaningarna med agilt arbetssätt är att “synkningen mellan teamen tar all tid när man jobbar agilt.”
Tomas forskningsbaserade lösning: Visualisering
“Visualisering är ju väldigt ofta ett svar på lösningen. Att det blir en tydlighet i allt man gör. Att man på tabler och annat visar upp hur saker och ting hänger ihop för att inte behöva ha allt i möten.”
Framgångsfaktorer från forskningen:
- De två företag som lyckades bäst hade visualisering i kärnan av teamsamarbetet
- Det företag som inte lyckades hade brister i visualiseringsförmågan
- Kombination av visualisering och face-to-face-kommunikation enligt agila manifestet
Vanliga fallgropar vid implementation
Misstag 1: För många coacher som tar över
“Jag blir nästan ledsen när jag ser hur en del sitter i knäna på coacher som är där jämnt och hjälper dem i allt.”
Problemet: När externa coacher driver processen istället för att organisationen själv äger sin förändring.
Lösningen: Punktinsatser över längre tid istället för konstant handledning.
Misstag 2: SAFe som regelbok istället för verktygslåda
Tomas varnar för att använda ramverk som SAFe för bokstavstroget: “Om man ser det som reglerna i hur man ska göra istället för att lyssna mer till teamen och behoven då har man en utmaning.”
Framgångsprincipen: Lyhördhet är viktigare än att följa ramverk exakt.
Misstag 3: Dubbelarbete genom att behålla det gamla
“Ett annat problem är att det finns för mycket av det gamla kvar… Då blir det dubbelarbete av allting. Då innebär det att vi både ska göra en produktlogg och en sprintplanering men sen vill de dessutom ha en heltäckande projektplan.”
Lösningen: Våga ta bort gamla processer steg för steg när de nya fungerar.
Kombinera agilt med traditionell projektledning
När traditionell planering behövs
“Har vi till exempel projekt där det är väldigt höga kostnader för förändring då är det klart att vi inte kan vara hur flexibla som helst i vår långsiktiga planering.”
Exempel: Infrastrukturprojekt, byggprojekt, rymdfart
Lösningen: Traditionell planering på toppnivå, agila team i genomförandet.
Marsprosjektet som exempel
När Tomas fick frågan om ett kommande marsproject skulle ha vattenfalls- eller agil modell svarade han: “Det tror jag. Men… det är snarare att ha en tydligare, gå lite längre i detaljeringen av sina planer tidigt… Men sen att ha ett agilt sätt i att man utvecklar marssonden eller raketen.”
Praktiska verktyg från agilt för traditionella projekt
Visualisering för alla projekt
Konkreta förslag:
- Väggtavlor som visar: Planerat → Pågående → Klart
- Minska behovet av statusrapporter genom visuell överblick
- Post-it-lappar för flexibilitet (eller digitala motsvarigheter som Trello)
Regelbundna avstämningar
Implementera från agilt:
- Demonstrationer av resultat
- Retrospektiv/erfarenhetsmöten
- Tätare feedback-loopar med kunder
Som Tomas förklarar: “Det ger väldigt mycket att vi får en tydligare puls. Vi vet om hur mycket vi siktar på och vi vet om att vi får bra feedback, lagom ofta.”
Gruppdynamik och teamutveckling
En ofta bortglömd aspekt
Tomas lyfter en viktig poäng om att agila metoder förutsätter fungerande team: “Bilden av ett väl fungerande agilt team… Det är lite implicit att teamet redan fungerar, att det är en bra gruppdynamik i det.”
Verkligheten för nya team:
- Behöver mer tydlighet i början
- Vill veta vad de ska göra och vad som förväntas
- Kan inte vara självorganiserande från dag ett
Scrum Masters förändrade roll:
- Mer drivande i början av teamutvecklingen
- Gradvis övergång till stöttande när teamet mognar
- Långsiktigt ansvar för att motverka “fat and happy”-syndromet
Mätning och förbättring
Varning för mätinflation
“Det blir rätt inflation i mätpunkter och uppföring. Det tror jag är tyvärr mänskligt.”
Rekommendationen: Fokusera på att bli pricksäkrare mot vad kunden vill ha istället för att mäta detaljer som kan leda till mikromanagement.
Förbättrad planeringsprecision
Forskningen visar överraskande resultat: Agila team blir faktiskt bättre på planering. “Framför allt när man infört lite medeldistansplanering… då blir man pricksäkrare än man var innan.”
Praktiska fördelar:
- Kvartalsplanering ger realistiska prognoser
- Team lär sig vad organisationen faktiskt klarar av
- Bättre än årsgissningar som traditionella projektplaner
Framtiden för projektledare
Rollen försvinner inte
Trots agila metoder förutspår Tomas att projektledarrollen består: “Jag tror ändå att vi kommer ha kvar projektledaren på många ställen. Rollnamnet projektledare.”
Särskilt viktigt i:
- Kund-leverantörsrelationer
- Branscher med externa beställningar
- Situationer där kunden behöver “ett ansikte att prata med”
Utveckling av kompetenser
Nya fokusområden för projektledare:
- Visualiseringstekniker
- Facilitering av teamprocesser
- Balansering mellan struktur och flexibilitet
- Förståelse för gruppdynamik
Slutsatser för praktisk tillämpning
Tomas forskning visar att framgångsrik agil implementation handlar mer om rätt attityd än rätt metod: “Så länge man har rätt värderingar och det här tänket kring att ständigt förbättra sig så finns det inget som visar att ett företag som inför Scrum funkar bättre än ett som har tagit vissa bitar.”
Nyckelprincipler:
- Lyhördhet viktigare än metodtrohet
- Visualisering som grund för koordinering
- Egen ägarskap av förändringsprocessen
- Realistiska förväntningar på planering och prognoser
- Gradvis övergång från gamla till nya arbetssätt
Som Tomas sammanfattar agila metoder: “Det vi gör idag gör vi ännu bättre imorgon.” Detta gäller både produktutveckling och teamutveckling – en kontinuerlig förbättringsresa där PDCA-cykeln får modern struktur och tydliga processer.
Lyssna på hela avsnittet här för att få djupare förståelse för hur Tomas kombinerar akademisk forskning med praktisk tillämpning, hans personliga erfarenheter från implementationer på stora företag och myndigheter, samt hans syn på framtiden för projektledning i en alltmer agil värld. I det fullständiga samtalet går han även djupare in på specifika verktyg och tekniker för uppskalning av agila metoder.