I detta avsnitt av Projektledarpodden diskuterar Jeffrey, Nathalie och Martin från Onbird hur agila arbetssätt och traditionell projektledning kan samexistera framgångsrikt utan att kompromissa med sina kärnvärden. Istället för att skapa hybridmetoder som tar “spetsen från bägge två”, visar de hur organisationer kan dra nytta av båda metodernas styrkor genom pragmatisk samexistens och tydlig kommunikation.
Grundproblemet: Religiös schism mellan metoderna
Martin beskriver utmaningen som många organisationer står inför:
Det här med projekt och agilt, det är liksom två nästan religioner som finns på väldigt många ställen och det blir en form av schism de är mellan. De ska inte gå och kombinera och det ska vara en lite tuff fight mellan dem.
— Martin Konstert
Verkligheten för slutkunden
Jeffrey betonar att denna interna kamp missar huvudpointen:
De som vi gör saker för, våra kunder eller verksamheten eller beställarna, De struntar lite grann i vilken typ av metodik vi jobbar med utan de vill ha resultat och inte tjafs.
— Jeffrey Schmitzert
De tre vanligaste utmaningarna
Nathalie identifierar tre huvudproblem i samarbetet mellan projekt och agila team:
1. Bristande förståelse för varandras metoder
Man inte förstår varandras arbetsmetoder fullt ut, vilket i sig får många följd konsekvenser. Om man tänker att man är som en verksamhet som använder både projektmetodik och agilmetodik så ställer det egentligen högre krav på alla individer att förstå de här olika modellerna.
— Nathalie Heisner
2. Beställar-leverantör mindset
Problemet: Projekt skickar krav till agila team i “projektspråk” utan att:
- Stipulera de underliggande behoven
- Beskriva vad det är till för
- Ta hänsyn till teamens backlog
- Förstå att krav ofta berör flera team
3. Rädsla för långsiktig planering
Agila team undviker längre planeringsperioder som projekt behöver för att kunna redovisa och koordinera.
Från agilt perspektiv: Vanliga frustationer
Kommer in för sent i processen
Martin förklarar ett återkommande problem:
En klassiker från ett agilt team är att man kommer in alldeles för sent i ett projekt. Det har gjorts mycket av det som vi vill tycka och tänka till om, har redan beslutats och budgeterats och tidsats utan oss egentligen.
— Martin Konstert
Övertro på metodiken
Det finns en form av övertro på metodiken i att vi måste hålla vår metodik, annars kommer allt bli helt kaiko, som att man aldrig har genomfört varit sig agilt arbete eller projekt tidigare.
— Martin Konstert
Verksamhetens roll: Fokus på resultat över metod
Tre sätt verksamheten kan bidra
1. Påminn om syftet
Både själv komma ihåg som verksamhet, men påminna alla deltagare i förändringen att det är syftet. Det är inte metoden, det är resultatet, det är syftet.
— Jeffrey Schmitzert
2. Erkänn likheterna
De här två metoder behöver inte vara så olika. Det handlar mer om själva utförandet än metoden.
— Jeffrey Schmitzert
3. Aktivt deltagande Verksamheten måste vara involverad oavsett metod, inte bara förvänta sig leveranser.
Praktiska lösningar för bättre samarbete
Involvera verksamheten effektivt
Hitta minimum viable engagement:
- Identifiera en engagerad “speaking partner”
- Anpassa kommunikationen till verksamhetens språk
- Låt dem delta i retrospektiv (vissa, inte alla)
- Ta deras feedback på allvar och visa att den får konsekvenser
Krav på delaktighet:
Det är konstigt ibland hur en allmän skärpning också får en respons ibland från verksamheten… när vi kommer in i styrgruppsrummet eller i första mötet och säger följande kan ni förvänta er av mig. Vad kan jag nu förvänta mig av er som delaktighet, deltagare?
— Jeffrey Schmitzert
Gemensamt språk och förståelse
Uppstartsdagar som lösning:
- Definiera gemensam struktur
- Diskutera roller och mandat
- Förklara varför olika metoder används
- Kontinuerliga mikroutbildningar under projektets gång
Anpassa till organisationens takt:
Om traditionens takt är 12 månader, månadskalender, budget, processer, hierarki, etc. Då får vi hitta till det. Då kanske vi kan föreslå exempelvis en 30-dagers cykel.
— Jeffrey Schmitzert
Hantera akuta situationer
Marknadsförändringar:
- Förstå förändringen
- Analysera påverkan på lösningen
- Informera beslutsfattare om konsekvenser
- Låt styrgruppen prioritera
Lagkrav med deadline: Använd tydliga strategiska prioriteringar där lagkrav automatisk trumfar allt annat, vilket eliminerar diskussioner.
När ska man använda vilken metod?
Agilt passar när:
- Snabbrörlig, volatil, komplex miljö
- Många typer av kunder och konkurrenter
- Behov av snabba reaktioner
- Kundnära system (webb, e-handel)
Traditionellt passar när:
- Repetitivt arbete som gjorts tidigare
- Känd tidsåtgång
- Back-end system där stabilitet är viktigast
- Lite innovation, fokus på leverans
Exempel från verklig genomlysning: Av 140 system behövde endast 7 agilt arbetssätt, 40 skulle dra nytta av lean-tänk, resten kunde fortsätta med traditionella metoder.
Hantera beroenden mellan metoderna
Konkret exempel från Nathalie
När hon klev in mitt i ett ostrukturerat projekt:
Första steget: Kartlägga alla inblandade (som inte ens pratat med varandra)
Andra steget: Utbildning och gemensam förståelse
- VBS-övningar tillsammans
- Gemensam breakdown på whiteboard
- Logisk nätplanering för att visa beroenden
Tredje steget: Hybridplanering
- Plocka aktiviteter från olika tidsperioder till samma iteration
- Visa hur saker hänger ihop
Agila teams ansvar för beroenden
Agila team som vägrar att ta emot sådana information, är, är, kommer att få problem… Man pratar väldigt gärna om roadmaps. Man pratar väldigt gärna om att ha koll på vägen mot visionen.
— Martin Konstert
Vanliga misstag och lärdomar
Misstag: Tappa tydligheten som konsult
Det händer även mig. Att jag sugs in i en kultur, en tradition, ett sätt att vara ute i en given kontext. Och att jag lite grann tappar bort mig och mitt bidrag.
— Jeffrey Schmitzert
Lärdom: Behåll rollen som förändringsagent även när det är obehagligt.
Misstag: Inte ta tjuren vid hornen tidigt
Istället för att flyta med och försöka göra bäst av det som det som finns är att jag har precis som som nämnde tar suren vid hornen ser till att prata om arbetsmetoder med modell. Även om det känns ologiskt att göra det mitt i så kommer det hjälpa en oerhört mycket.
— Nathalie Heisner
Misstag: För mycket “pepp” för tidigt
Ett misstag som är lätt att göra är också att gå in och vara lite för peppig i förändringen… Så går man in i sig, hej, nu ska vi göra jätteroliga, agila saker. Och så får man alla emot sig.
— Martin Konstert
Lärdom: Kommunicera på mottagarens villkor, inte dina egna.
Fem viktiga konklusioner
- Samexistens över kombination – Metoderna kan leva parallellt utan att blandas
- Arbeta i små bitar – Oavsett vad man kallar dem, cykler eller iterationer fungerar
- Gemensam kravutformning – Både agila team och projekt måste förstå kraven
- Planering är okej – Människans unika förmåga att använda framtiden som tillgång
- Involvera verksamheten – Bäst resultat genom co-creation och samskapat
Agile in name only – ett vanligt misstag
Ett vanligt missförstånd är väl lite grann att om man kallar projektet fragilt så får det automatiskt ut alla fördelar från det agila arbetssättet… Det kräver en lite större uppoffring från bägge sidor. Men den stora uppoffringen heter kommunikation.
— Martin Konstert
Nyckeln: Verklig förändring kräver mer än bara att döpa om saker till “sprintar” och “cykler”.
Onbirds approach visar att framgång ligger i att erkänna båda metodernas styrkor och skapa strukturer för samarbete snarare än att tvinga fram artificiella hybridlösningar.
Lyssna på hela avsnittet här för att få deras kompletta genomgång av hur organisationer praktiskt kan implementera denna samexistens, inklusive deras kostnadsfria lathund för projektledare som arbetar med agila team och detaljer om deras specialiserade kurs inom området.
Det fullständiga avsnittet innehåller också djupare diskussioner om specifika verktyg för att hantera beroenden, exempel på framgångsrika implementationer hos olika kunder, och praktiska övningar för att bygga gemensam förståelse mellan team med olika arbetssätt.