I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Nicholas Fernholm sina erfarenheter av teknologiska förändringar och hur projektledare ska navigera AI-revolutionen. Med bakgrund från robotiseringsprojekt på Nya Karolinska och krishantering under Covid-19, visar han varför experiment är viktigare än perfekta planer när organisationer står inför komplex teknologisk förändring. Hans budskap är tydligt: slutar du experimentera med AI nu, riskerar din organisation att inte överleva.
Från kontrollbehov till experimentell förståelse
Nikolas bakgrund: Ekonomi som falsk trygghet
Som ung ville Nikolas kontrollera framtiden genom ekonomi och logistik:
Jag började studera ekonomi och logistik för jag kände att de ger en ganska stor falsk trygghet i att framtiden går att kontrollera. För att om vi gör en budget för nästa år eller vi sätter upp en process för en supply chain eller något sånt, då kan jag kontrollera det.
— Nicholas Fernholm
Verkligheten slår till: Robotarna på Karolinska
När Nikolas arbetade med robotiseringsprojekt på Nya Karolinska, krockade hans kontrollbehov med verkligheten. Sjukhuspersonalen ville inte samarbeta med robotarna – de sparkade på dem och skylle på dem när material försvann.
Nikolas första reaktion: Bevisa med data att robotarna var bra Resultatet: Problemet blev värre
Det är typ som att gå fram till en människa som har en konflikt med och säga Jag är en snäll människa. Det kommer inte göra någon skillnad.
— Nicholas Fernholm
Det avgörande experimentet: Luciatåget
När planer fallerade räddade kreativitet projektet
Lösningen kom genom en slump när teamet “tyckte så synd om robotarna”:
Vi valde att göra ett luciatåg. Bara för liksom våren skull, för vi tyckte att det var en rolig grej. Så vi pimpade ut en av robotarna som Lucia och sen en massa stjärngossar som åkte bakom och filmade det här och löpte på LinkedIn.
— Nicholas Fernholm
Resultatet var dramatiskt:
- Viralt på LinkedIn med positiv respons
- Experimentet utvidgades till tomtetåg med sjukvårdspersonal
- Statistiken visade: En tredjedel färre “sparkar” på robotarna efter tomtetåget
- Samarbetet förbättrades märkbart
- Traditionen fortsätter än idag, nästan 10 år senare
Lärdomen om experiment
Helt plötsligt insåg jag det, men det här är ju ett experiment. Det är ju så här vi ska agera när vi står inför komplexa problem. Vi ska inte göra långsiktiga perfekta planer med massa KPIs där vi egentligen inte kan göra det för att vi kan inte förstå sådana här komplexa problem, utan vi måste experimentera.
— Nicholas Fernholm
Covid-krisen: Experiment under press
VVS-teknikerns idé blev nationell lösning
Under Covid-19 arbetade Nikolas som logistikchef och såg hur experiment löste kritiska problem:
Situationen: En VVS-tekniker undrade om luftfilter kunde användas för andningsskydd Reaktionen: “Kanske, vi testar” Resultatet:
- På två veckor: Fungerande prototyp med FFP2-klassning
- På en månad: Svensk produktionsanläggning för andningsskydd mitt under pandemin
Det här visar liksom på återigen hur vi, för om vi då vid det läget hade stannat och bara okej, låt oss lägga upp den perfekta planen innan vi började agera för det här alltså vi hade inte blivit klara ett år, två år.
— Nicholas Fernholm
AI-revolutionen: Samma mönster upprepas
Organisationers typiska reaktion
Nikolas ser samma felaktiga mönster när organisationer möter AI:
Så många försöker sätta upp långsiktiga planer nu för deras AI Adaption Strategy och sätter upp AI-projektgrupper och ska ta fram säkerhetsrapporter… Perfekta planer ska tas fram nu för att vi ska implementera AI om fem år.
— Nicholas Fernholm
Verklighetens ironi
När han frågar organisationer:
- “Hur många vet att ni får använda Bing Chat Enterprise?” → Ingen räcker upp handen
- “Hur många har testat verktygen?” → Hälften kanske
Problemet: Planerar för något de inte använt
Praktiska AI-råd för projektledare
Börja idag: Byt Google mot ChatGPT
Varje gång du går in och googlar någonting eller går in på en sökmot som ska söka efter någonting tänk, skulle jag kunna promta det här istället?
— Nicholas Fernholm
Konkret exempel: Istället för att googla “Söderhamn tresitsoffa mått”, fråga ChatGPT: “Får jag plats med en Söderhamn tresitsoffa i min Toyota Corolla Cross från 2022?”
Resultatet: AI gör det kognitiva arbetet – jämför mått, beräknar utrymme, ger svar med resonemang.
Förstå skillnaden: Prompta vs Söka
Prompta till skillnad ifrån att söka är att du efterfrågar en kognitiv belastning eller kognitivt arbete… Det är att be om någonting.
— Nicholas Fernholm
AI kan:
- Söka information
- Göra beräkningar
- Programmera
- Skapa bilder
- Föra konversationer med kontinuitet
Microsoft Copilot: Konkret effektivitetsvinst
Vad det är: ChatGPT-4 specialiserad för Excel, Word, PowerPoint, Teams, Outlook
Exempel: I Excel kan du skriva “Analysera det här kvartalets data, ta fram grafer på de olika produkterna och jämför med föregående kvartal” – AI gör hela analysen på sekunder.
Dokumenterad effekt:
- 30% effektivitetsökning för specifika uppgifter
- 40% kvalitetsförbättring (test med 750 BCG-konsulter)
Övervinna motståndet
Vanliga ursäkter
Den här rädslan kommer uppkrypandes och gör att förhindra oss från att agera… Om det inte är odataskyddsfrågor så är det alltifrån att de kommer att mörda oss till att vi har alla kommer att bli arbetslösa på grund av AI.
— Nicholas Fernholm
Tidlösa sanningar om förändring
Nikolas delar två citat separerade med 2000 år:
- “Obeslutsamhet är farligare än felaktiga beslut. Obeslutsamhet kommer att stjäla dig blind.”
- “En bra plan som våldsamt genomförs nu är bättre än en perfekt plan som genomförs nästa vecka.”
Konsekvensen av inaktivitet
Om ni inte ser till att 80% av era anställda inom nästkommande tre månader använder ChatGPT Då är ni röktar liksom
— Nicholas Fernholm
Skapa experimentkultur
Bortom “psykologisk trygghet”
Nikolas varnar för missförstånd kring psykologisk trygghet:
Psykologisk trygghet och tillit förvanskas och används snarare som en ursäkt för att skapa vaderade arbetsplatser där alla känner sig trygga, bekväma, ingen säger någonting som trampar på någons tår
— Nicholas Fernholm
Sanningen: Tillit behövs endast när man tar risker. Utan risker ingen anledning till tillit.
Praktiska steg för experiment
- Intern workshops – Lek med AI-verktygen tillsammans
- Skapa positiva förankringar – Fokusera på möjligheter, inte risker
- Våga vara osäker – Ge inte falsk trygghet genom perfekta planer
- Ta bort interna hinder – 90% av begränsningarna är självskapade policies
Framtidens projektledare
Mänskliga relationer blir viktigare
När AI blir så genomsyrat i hela samhället så är det inte nödvändigtvis att bli expert på att programmera AI som är den viktigaste skillsetten. Utan det är snarare att täcka upp för där AI inte är särskilt bra.
— Nicholas Fernholm
Fokusera på: Hantera människor och mänskliga relationer – där AI fortfarande är begränsat.
Projektledarens nya verklighet
Med AI kan projektledare effektivisera sitt arbete med 20-30%. Men detta kräver mod att experimentera och acceptera osäkerhet.
Det största misstaget: Förskollärarens lärdom
Nikolas reflektion över robotfiaskot
Den största skulle jag vilja säga är just den här, min första respons när kulturen inte ville samarbeta med robotarna. Att jag trodde att jag kunde kontrollera ett komplext problem med en plan och data och kopier.
— Nicholas Fernholm
Förskollärarens arbetssätt
Fel approach (projektledare): Detaljerad plan för dagen, försöka kontrollera allt Rätt approach (förskolelärare):
- Tydligt mål: Alla barn ska överleva och helst inte gå hem gråtande
- Massa verktyg tillgängliga
- Närvarande och lyhörd
- Testa hypoteser baserat på situationen
Försök vara närvarande istället, lyssna in och experimentera. Det är så vi bemöter såna här komplexa situationer.
— Nicholas Fernholm
GPTs: Skapa din egen AI-assistent
För projektledare med ChatGPT Plus kan man skapa specialiserade AI-assistenter:
Exempel: Offertspecialist som:
- Lärt sig från dinas tidigare offerter
- Förstår din verksamhet
- Kan svara på offentliga upphandlingar
- Kräver ingen programmering – bara konversation med AI:n
Konkreta nästa steg
- Idag: Börja prompta istället för googla
- Denna vecka: Håll intern workshop, lek med AI-verktyg
- Denna månad: Identifiera och ta bort interna policy-hinder
- Långsiktigt: Fokusera mer på mänskliga relationer och komplexa problemlösning
Nikolas budskap är kristallklart: AI-revolutionen är här nu, inte om fem år. Organisationer som inte experimenterar idag kommer inte överleva morgondagens konkurrens.
Lyssna på hela avsnittet här för att få Nikolas kompletta genomgång av AI-strategier, inklusive hans berättelse om att skriva Sveriges första AI-genererade barnbok, konkreta exempel på framgångsrika AI-implementationer, och djupare diskussion om hur projektledare kan navigera osäkerhet genom experiment snarare än planer.
Det fullständiga avsnittet innehåller också Nikolas personliga resa från kontrollbehov till att omfamna osäkerhet, detaljerade case-studier från både Karolinska och Covid-krisen, och praktiska övningar för att övervinna AI-rädsla i organisationer.