I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Anna Norin och Nathalie Westergren från SEB sina erfarenheter av att vara ny som projektledare. Båda började sina projektledarkarriärer på SEB för fyra respektive sex år sedan och har arbetat i en miljö som kombinerar agila metoder med traditionell projektledning. De ger praktiska råd om vad de önskat att de visste när de började och hur nya projektledare kan navigera sina första månader i rollen.
Det första intrycket: “Det är ett helt mörker”
Övergången från affärssidan till IT-projektledning kan vara skrämmande. Som Nathalie beskriver det:
Det är ett helt mörker. Jag har inte kommit ihåg nånting. Det var så läskigt… Nu kom man bakom gardinen och fick se under motorhuven.
— Nathalie Westergren
Anna bekräftar upplevelsen:
Det var väldigt mycket som jag kände att jag inte hade koll på. Jag visste inte vad jag gjorde. Det är bara att åka med helt enkelt.
— Anna Norin
Första intryckets utmaningar
- Nytt tekniskt språk och terminologi
- Okänt nätverk av kollegor och intressenter
- Förvirring över processer och rutiner
- Känsla av att “inte kunna någonting”
Misstag som blev lärdomar
Nathalie: Förankringsmisstaget
Jag minns i början i mitt första projekt när jag hade blivit tillsagd att lägga upp en ny strategi för det delprojektet som jag drev. Jag hade jättemånga bra idéer för hur det här skulle göras. Jag gjorde supersnygga powerpoints och valde resurser som jag visste skulle leverera. Så gick jag upp till styrgruppen och skulle presentera det här. Problemet var att ingen hade sagt till mig att man bör förankra saker innan man går upp och presenterar för en styrgrupp.
— Nathalie Westergren
Lärdomen: Förankring är kritiskt. Presentera aldrig något för styrgruppen utan att först ha diskuterat det med nyckelintressenter.
Anna: Små misstag dagligen
Anna erkänner att hon gör “lite små misstag hela tiden” – glömmer uppdateringar eller missar detaljer. Detta är naturligt och normalt för nya projektledare.
Viktigaste insikterna efter flera års erfarenhet
Kommunikation är avgörande
“Det som jag vet nu fyra år in som projektledare är nog vikten av kommunikation. Att när jag sänder ett budskap som projektledare behöver det inte betyda att alla i mitt core-team eller mina stakeholders hängde med på vad jag sa,” förklarar Nathalie.
Praktiska kommunikationstips:
- Säkerställ att budskapet har förstötts
- Kommunicera på nytt vid behov
- Förklara varför saker ska göras
- Se till att rätt personer pratar med varandra
Tillit till sig själv växer
Man blir tryggare med sig själv också i sin roll… Det är inte så att jag behöver kunna allt själv. Man får ju ta hjälp av människor runt omkring sig.
— Anna Norin
Kompetenser som verkligen räknas
Båda projektledarna betonar att mjuka färdigheter är minst lika viktiga som tekniska kunskaper:
Traditionella vs moderna kompetenser
Traditionellt fokus:
- Excel och struktur
- Tidplanering och schemaläggning
- Metodkunskap
Vad som verkligen behövs:
- Kommunikation och coaching
- Lösningsorientering
- Förmåga att undanröja hinder
- Drivkraft att hitta vägar framåt
Praktiska råd för nya projektledare
1. Var journalist i början
En sak som en gammal projektledarkollega lärde mig var att man ska vara lite journalist ibland i början. Man kan axla rollen som journalist genom att faktiskt intervjua folk runt omkring sig när man kommer in som ny projektledare eller ett nytt projekt.
— Nathalie Westergren
Så här gör du:
- Boka intervjuer med nyckelaktörer
- Ställ alla frågor du kan tänka dig
- Lär dig både projektet och området
- Bygg relationer samtidigt
2. Ta hjälp från rätt källor
Sök stöd från:
- Andra projektkollegor (inte bara chefen)
- Experter inom området
- Personer som arbetar direkt mot kund
- Kollegor som kan vara bollplank
3. Ge dig själv tid
Ta det lugnt i början. Försök suga in den kunskapen som finns nära dig… Och låt det ta tre månader innan du känner att du faktiskt kommer kunna leverera. För det behövs oftast 100 dagar innan du kommer bara med och påverka.
— Anna Norin
4. Kombinera affärskunskap med projektledning
Båda betonar vikten av att förstå området man arbetar inom:
- Det gör jobbet roligare
- Teamet kommer fram till bättre lösningar
- Du kan ställa rätt frågor och utmana tankesätt
- Lättare att sälja in projekt och få prioriteringar
Hur SEB:s projektledare utvecklas
Projektmatchning
- Dialog mellan projektledare och chef
- Hänsyn till personliga styrkor och intressen
- Möjlighet att välja mellan olika typer av projekt
- Variation mellan strategiska och hands-on projekt
Kontinuerlig utveckling
Utveckling sker genom:
- Olika typer av projekt inom olika områden
- Konstant lärande genom nya utmaningar
- Anpassning till förändringar (t.ex. agila metoder)
- Möjlighet att lära sig ny teknik
Stöd och verktyg
SEB erbjuder flera stödstrukturer:
- Projektstyrningsmodell som checklista för olika faser
- Mallar för att effektivisera arbetet
- Anpassad metodik som fungerar både för traditionella och agila projekt
- Mentorskap (även om det inte alltid används aktivt)
Att hantera styrkor och svagheter
Efter flera års erfarenhet utvecklar projektledare självinsikt:
- Identifiera egna styrkor och svagheter
- Samla rätt kompetens runt sig
- Delegera det man inte är bra på
- Be om hjälp när det behövs
- Använda sina styrkor för kommunikation och genomförande
Värdering av projektledarrollen
Trots att projektledarrollen tekniskt sett inte finns i agila metoder, är den högt värderad på SEB:
- Stor efterfrågan på projektledare
- Erkännande av behovet vid större initiativ
- Uppskattning för “färska ögon” på problem
- Möjlighet att komma in som coach när projekt går åt fel håll
Framtiden för projektledare
Utveckling fortsätter genom:
- Variation i projekttyper och områden
- Konstant lärande av ny teknik
- Anpassning till organisatoriska förändringar
- Utveckling av ledarskap och coaching-färdigheter
Deras viktigaste budskap till nya projektledare: Ge dig själv tid, våga ställa frågor, fokusera på kommunikation och kom ihåg att det mesta ordnar sig om du bara börjar göra saker och prata med rätt personer.
Det är ju den bästa rollen man kan ha.
— Anna Norin och Nathalie Westergren
Lyssna på hela avsnittet här för att få höra mer om deras personliga resor, specifika exempel på utmaningar de stött på, och djupare diskussioner om hur projektledarrollen utvecklas i moderna organisationer som SEB.