I det här avsnittet av Projektledarpodden träffar vi Frida Engkvist och Marielle Lindkvist, författare till årets uppsats från Svenska Projektakademin om digitalisering och projektledning. Genom fenomenografisk metod har de intervjuat projektledare från olika branscher och identifierat tre huvudkategorier av utmaningar: teknik, mänskliga faktorer och ledarskap. Deras forskning visar att digitaliseringsutmaningar påverkar alla projektledare lika, oavsett bransch eller erfarenhet.
Vad är digitaliserad projektledning?
Frida och Marielle definierar digitaliserad projektledning som mer än bara Teams-möten:
Det är att börja använda och implementera digitala verktyg i arbetsprocessen. Mer än bara, ja men vi använder Teams. Utan vi använder projektverktyg, vi använder digitala verktyg som är baserade verktyg i större delar av projektledningsprocessen och projektledningsarbetet.
Kännetecken för digitaliserad projektledning:
- Integrerade projektverktyg genom hela processen
- AI-assistans för administrativa uppgifter
- Digitala kommunikationsplattformar som primära verktyg
- Datadriven uppföljning och analys
- Automatiserade arbetsflöden och rapportering
Fenomenografisk metod – förståelse av variation
Forskarna valde en ovanlig metod som fokuserar på upplevelsernas bredd snarare än gemensamma teman:
Syftet var inte att hitta ett gemensamt tema för det här utan att förstå bredden i upplevelser och hur de här faktiskt upplever att det här är.
Metodens fördelar:
- Fångar alla typer av upplevelser, inte bara de vanligaste
- Ger uttömmande bild av variationen i utmaningar
- Undviker bias mot specifika branscher eller roller
- Skapar kategorier som inte överlappar varandra
Överraskande fynd
Det jag skulle säga som överraskade mig mest var att många upplevelser ändå var så pass likartade, trots att det kanske var en helt bildad bransch. Nån hade jobbat inom det i tio år och nån hade jobbat inom det i ett år. Men ändå hade man samma utmaningar eller liknade utmaningar.
Detta tyder på att digitaliseringsutmaningar är universella för projektledare, oavsett kontext.
De tre kategorierna av utmaningar
1. Tekniska utmaningar
Vanliga tekniska problem:
- System som inte integreras med varandra
- För många olika plattformar att hålla koll på
- Konstant uppdateringar och nya versioner
- Bristande systemkompatibilitet mellan team
Att tekniken inte pratar med varandra, inte är integrerad eller att vi har så många digitala verktyg så att det blir övermäktigt för oss. Vi måste hålla koll på flera olika plattformar.
2. Mänskliga faktorer
Motstånd och anpassningssvårigheter:
- Naturligt motstånd mot förändring
- Svårighet att bygga relationer på distans
- Minskad fokusförmåga i digitala möten
- Frustration över ständiga systembyten
Vi som människor, vi tycker inte om förändring. Vi som människor, vi har svårare att bygga relationer när vi inte träffas fysiskt. Vi är bara naturligt så och därför kommer vi att stöta på utmaningar när vi ska göra en förändring.
3. Ledarskapskomplexitet
Nya krav på projektledarskap:
- Situationsanpassat ledarskap i digital miljö
- Förändrad övervakning och uppföljning
- Behov av att vara “change agent”
- Krav på teknisk kompetens och marknadskunskap
Den här nya situationen, den här nya kontexten gör att vi som ledare behöver hantera saker annorlunda. Vi behöver hantera förändring på ett annat sätt.
Samspel mellan kategorierna
Viktigt att förstå är att utmaningarna påverkar varandra:
Alla tre bygger på varandra och samspelar med varandra. Har man utmaningar med tekniken, så kommer det att leda till att man får utmaningar med det mänskliga, för folk blir frustrerade om de inte har kompetens som krävs.
Tre kategorier av åtgärder
1. Organisatoriska åtgärder
Systemval och integration:
- Välj system som passar organisationen, inte det senaste på marknaden
- Säkerställ integration mellan olika system
- Involvera ledning i systemval och implementering
Det viktigaste med en viktig del är att organisationens ledning ser över vilka system vi väljer att implementera. Är de passade för två organisationer? Är de integrerade med de andra världssystemen vi har?
2. Support och guidning
Stödstrukturer för team:
- Tydliga riktlinjer för hur team ska arbeta
- Utbildning och kompetensutveckling
- Teknisk support och hjälp
- Tid att lära sig nya verktyg
Exempel på praktisk guidning:
- “Nu jobbar vi till i de här tillfällena”
- “Kommunikationen kanske ska ske här”
- “När vi har möten ska vi jobba på detta sätt”
3. Anpassning av arbetssätt
Projektledarens anpassningar:
- Ändrade mötesstrukturer och format
- Mer proaktiv kommunikation med team
- Fysiska träffar i projektstart
- Anpassad kontroll och uppföljning
Till exempel nämnde flera stycken att det är viktigt nu i digitaliseringens värld att vi har alla projektuppstarter på plats för att verkligen se till att vi får ett ansikte på varandra.
Konkreta tips för digitaliserad projektledning
Hantera hybridmöten
Problem med hybrid:
- Personer på distans blir exkluderade
- Ojämn uppmärksamhet och deltagande
- Tekniska problem skapar frustration
Lösningar:
- Alla på distans eller alla fysiskt
- Tydliga mötesroller och struktur
- Aktivt inkluderande möteslednng
Psykologisk trygghet på distans
Strategier för teambygge:
- Fysiska träffar i projektstart när möjligt
- Regelbundna check-ins med teammedlemmar
- Inkluderande mötesteknik där alla får säga något
- Extra fokus på relationsbyggande aktiviteter
AI och automatisering
Nuvarande användning:
- ChatGPT för e-post och dokumentsammanställning
- Interna AI-versioner för säkerhetsmedvetna organisationer
- Sammanfattning av mötesanteckningar
- Administrativa uppgifter automatiseras
Många resonenter nämnde att de till exempel använde deras interna chatte, gtpr och sånt för att skriva ihop mejl eller sammanställa vissa dokument.
Nya kompetenser för projektledare
Teknisk förståelse
Krav på projektledaren:
- Förståelse för använda verktyg och deras kapacitet
- Marknadskunskap om kommande verktyg
- Förmåga att utvärdera och välja system
- Teknisk troubleshooting på grundnivå
Förstärkt ledarskap
Situationsanpassat ledarskap:
- Olika team kräver olika approach
- Flexibilitet i kommunikationsstil
- Proaktiv problemidentifiering
- Personaliserat stöd för teammedlemmar
Alla team ser verkligen olika ut. Det finns inte ett rätt sätt. Du kan ju ha jättebra erfarenheter av ett team, hur det funkar på distans, men du kan få behöva ändra om och anpassa helt annorlunda till nästa team.
Utbildning och organisatoriskt stöd
Utbildningsbehov
Organisationens ansvar:
- Interna utbildningar innan systemimplementering
- Tid att lära sig verktyg innan användning i projekt
- Kontinuerlig kompetensutveckling
- Åldersanpassat stöd vid behov
Det lades mycket stor vikt att organisationen måste stötta och ge utbildning som krävs för att man ska kunna hantera de digitala verktygen och få tid att lära sig dem innan man börjar använda dem i projekt.
Varierade behov
Forskarna noterade att utbildningsbehovet varierar kraftigt:
- Tidigare erfarenhet av digitala verktyg påverkar
- Ålder kan vara en faktor för inlärningshastighet
- Olika roller kräver olika djup av kunskap
- Branschspecifika verktyg kräver specialutbildning
Misstag och lärdomar
Tidsestimering – ett återkommande problem
Det är väl alltid en del kring tid i projekt skulle jag säga. Att man tänker, man estimerar att jag behöver såhär mycket tid till någonting och sen så inser man ganska snabbt att jag behöver ganska mycket mer tid.
Lärdomar för projektledare:
- Lägg till extra tid för inlärning av nya verktyg
- Planera för tekniska problem och anpassningar
- Räkna med att digitala transformationer tar längre tid än förväntat
- Var proaktiv med tidsplanering och buffert
Sveriges digitala mognad
Fördelar och utmaningar
Sverige ses som digitalt framstående, men forskarna fann att utmaningarna kvarstår:
Sverige är ett land som är digitaliserat i framkant när det kommer till den teknologiska utvecklingen och även där inom digitaliserad projektledning.
Trots digital mognad:
- Samma grundläggande utmaningar existerar
- Hastiga implementeringar under pandemin skapade ineffektivitet
- Behov av bättre systemintegration kvarstår
- Utbildningsgap finns fortfarande
Framtida forskning och utveckling
Forskningsönskemål
Internationell jämförelse:
- Studier i mindre digitaliserade länder
- Jämförelse med andra digitalt avancerade nationer
- Kulturella skillnader i digitaliseringsutmaningar
Praktisk tillämpning
Värde för praktiker:
- Ökad förståelse för helhetsperspektiv
- Bättre samarbete mellan nivåer i organisationen
- Konkreta strategier för utmaningshantering
Lyssna på hela avsnittet här för att höra mer om den specifika fenomenografiska metoden, detaljerade exempel på hur olika branscher hanterar digitaliseringsutmaningar, konkreta verktyg som används (Jira, DevOps, ChatGPT), och författarnas personliga reflektioner över hur deras forskning påverkat deras egna projektledarkarriärer.