Fredrika Svensson, vinnare av Svenska projektakademins uppsatstävling, delar forskningsresultat om hur projektledare hanterade övergången till distansarbete under pandemin.
Vad händer när projektledare tvingas leda sina team på distans över natten? Fredrika Svenssons prisbelönta uppsats “Ingen människa är en ö” undersöker hur tio projektledare upplevde och anpassade sitt ledarskap under pandemin. Hennes tre identifierade teman ger konkreta insikter för dagens hybridarbete och visar att framgångsrik projektleverans är möjlig på distans – men kräver fundamental förändring av ledarskapet.
Forskningsmetod och utgångspunkt
Svensson intervjuade tio projektledare från olika branscher med semistrukturerade intervjuer våren 2021. Alla hade erfarenhet av projektledning både före och under pandemin, vilket möjliggjorde direkta jämförelser.
Som hon förklarar sin motivation:
“Det jag upplevde när jag läste mycket av den här forskningen så kändes det som att projektledaren är nån slags supermännisk. Som kan allt, vet allt, klarar allt. Då vill jag kika på hur det blev nu. När man ställde sig inför den här nya situationen.”
Studien fyllde ett forskningsgap eftersom mycket lite akademisk forskning existerade om pandemins påverkan på projektledning vid den tidpunkten.
Tre teman från distansledarskap
Tema 1: “Fånga dagen” – Leveransförmåga bibehålls
Det mest överraskande resultatet var att projektleveransen inte påverkades negativt:
“Det positiva var att själva möjligheten att leverera projektresultat var god. De var överens med varandra om att man faktiskt hade kunnat nå projektmål.”
Framgångsfaktorer för distansleverans:
Förbättrad effektivitet:
- Tydligare agendor för digitala möten
- Fler och mer strukturerade avstämningar
- Eliminering av “mötesdrift” – fokus på konkreta resultat
Snabbare beslutsprocesser: Ett oväntat fynd var förbättrad tillgång till högre chefer:
“Tidigare kanske i en större organisation hade det tagit månader att få ett avstämningsmöte med högst chef för ett beslut. Medan nu när man satt digitalt så kunde man typ ringa upp på Zoom eller Teams och bara få det här avklarat på några minuter.”
Flexibilitetsparadoxen: Trots ökad flexibilitet uppstod nya utmaningar:
- Uppbokade dagar med möte efter möte (08:00-17:00)
- Minskad spontan tillgänglighet
- Behov av att aktivt boka tid för informella samtal
Tema 2: “Ingen människa är en ö” – Utmaningar med kreativitet och samarbete
Distansarbete skapade betydande utmaningar för mjukare projektaspekter:
Förlorade dimensioner:
Kreativitet och problemlösning:
“Det var väldigt tydligt att sånt kommer mer gratis när man jobbar fysiskt på samma plats.”
Gruppynamik och förståelse:
- Svårare att läsa kroppsspråk och tonfall
- Färre “lager av information” i kommunikationen
- Minskad känsla för teamets dynamik
Informella kommunikation: Den största förlusten var spontana samtal som tidigare skedde naturligt vid kaffemaskinen eller i korridorerna.
Tema 3: “Förändringens vindar” – Anpassat ledarskap
Pandemin krävde fundamental förändring av ledarskapet:
Ökat individuellt fokus:
“Man fick ha ännu mer avstämningar, ökad digital närvaro med individer. Stämma av, har du förstått den här uppgiften, är det någonting du behöver hjälp med? Samtidigt som man försöker stämma av hur mår du, funkar allting.”
Förtroendets betydelse:
Distansarbete exponerade och stärkte förtroendet:
- Förtroende inom projektteam
- Förtroende från organisationen till medarbetare
- Bevisad leveransförmåga skapade positiva spiraler
Sense-making som ledarteknik:
Projektledare behövde aktivt skapa sammanhang:
- Tydligare kommunikation av mål och roller
- Mer frekvent avstämning av riktning
- Aktiv skapande av “vi-känsla” på distans
Praktiska lärdomar för hybridarbete
Behåll det bästa från distansperioden:
Möteseffektivitet:
“Det digitala mötet är ju mer effektivt och det är inte så mycket lull och snack runt omkring utan man är väldigt konkret.”
Konkreta tips:
- Tydliga agendor som följs strikt
- Strukturerade avstämningar
- Snabbare beslutsprocesser
- Eliminering av onödiga möten
Hantera hybridutmaningar:
Energiskapande på distans: En av de största utmaningarna var att skapa energi virtuellt. Rekommendationer:
- Planerade fysiska träffar för teambyggning
- Varierade aktiviteter för att bryta tankegångar
- Medvetna pauser mellan digitala möten
Hybridmöten:
“Hybridmötet i min upplevelse är lite svårt när det börjar bli surret och man inte, om man sitter hemifrån och ett gänge är på plats.”
Kräver särskild uppmärksamhet på struktur och inkludering av alla deltagare.
Slutsatser för projektledare
Svenssons huvudslutsats:
“Det hade en större påverkan på det här personliga planet, på det individuella planet än vad det hade på möjligheten att leverera projektresultat.”
Nyckelinsikter:
Leverans påverkas minimalt: Projektmål kan nås effektivt på distans med rätt struktur och verktyg.
Ledarskap måste anpassas: Mer individuellt fokus, tydligare kommunikation och aktivt förtroendebyggande krävs.
Balansen är nyckeln: Framtidens projektledning handlar om att kombinera distanseffektivitet med fysisk kreativitet och teambyggning.
Framtida forskningsfrågor
Svensson identifierar viktiga områden för fortsatt forskning:
“Nu vet vi, yes vi klarar av att jobba hemma, vi kommer leverera projektresultat, vi är effektiva. Men ja, vi saknar det här. […] Den kombinationen blir ju spännande.”
Specifika frågor för framtiden:
- Optimal balans mellan distans- och fysiskt arbete
- Energiskapande i virtuella miljöer
- Kreativitetsprocesser i hybridformat
- Långsiktiga effekter på teamsammanhållning
Reflektion för dagens projektledare
Pandemin tvingade fram en naturlig experiment i distansledarskap. Resultaten visar att projektledare verkligen är “flexibla supermänniskor” som hittar vägar att leverera resultat oavsett omständigheter.
Den viktigaste lärdomen är att framgångsrik projektledning handlar mindre om fysisk närvaro och mer om tydlig kommunikation, förtroende och anpassningsförmåga. Dagens hybridverklighet kräver att vi medvetet kombinerar det bästa från båda världar.
Lyssna på hela avsnittet här för att höra Fredrika Svenssons fullständiga genomgång av forskningsmetodiken, djupare analys av de tre temana och hennes specifika rekommendationer för hur projektledare kan applicera dessa lärdomar i dagens hybridmiljöer samt hennes reflektion över projektledarens roll som “supermänniska”.