
Vad skiljer verkligen en effektiv ledare från en effektfull ledare? Genom att videofilma över 500 ledare och analysera 25 000 beteenden per vecka har Simon Elvnäs, doktorand vid KTH och författare till boken “Effektfull”, gjort banbrytande upptäckter om skillnaden mellan vad ledare tror att de gör och vad de faktiskt gör. Hans forskning visar att 50% av första linjens ledares tid går till “igen-tid” – att göra samma sak en gång till.
Forskningsmetoden som avslöjar verkligheten
Videoanalys av verkligt ledarskap
Simon använder en unik metod där ledare filmas under hela arbetsveckor: “Vi arbetar inte med kartläggande upplevelser eller åsikter. Vi tittar på vad ledare faktiskt gör och vad medarbetare faktiskt gör.”
Metodens omfattning:
- Över 500 ledare studerade sedan 2010
- 25 000 beteenden registreras per vecka per individ
- Cirka 10 registreringar per minut
- 900+ aktivitetsregistreringar under en vecka
Gapet mellan självbild och verklighet
“Människor har en medvetenhet och en självinsikt och den skapas uppe i huvudet, i vår hjärna. Men beteenden sker från… och på andra ställen. Beteende sker utifrån reflexer och mer improvisation och känslosstyrt.”
Vanliga tecken på låg medvetenhet:
- Behöver upprepa instruktioner
- Missförstånd uppstår regelbundet
- Medarbetare säger att de aldrig får återkoppling
- Personer uppfattar kommunikation annorlunda än avsikt
Effektiv vs Effektfull – den avgörande skillnaden
Problemet med splittring och fragmentering
Simon introducerar en kritisk distinktion inspirerad av engelskans “efficient” vs “effective”:
“Ledare som gör några få aktiviteter kan göra dem väldigt bra. Ledare som gör fler aktiviteter tvingas efterhand göra dem något sämre. Och ledare som gör för många aktiviteter tvingas göra dem markant sämre.”
Effektiv ledare:
- Gör många saker på kort tid
- Fokuserar på antal aktiviteter per tidsenhet
- Kan verka stressad och “visprig”
- Risk för försämrad kvalitet
Effektfull ledare:
- Fokuserar på kvalitet och resultat
- Färre aktiviteter med högre impact
- Förebygger “igen-tid”
- Långsiktigt hållbar approach
“Igen-tiden” – 50% förlorad tid
Den mest chockerande upptäckten: “I det så ser vi också vilken aktivitet som hanteras återkommande… Den tiden sammantaget blir hälften av arbetstiden för första linjersledaren.”
Vad skapar igen-tid:
- Otydliga instruktioner som måste förtydligas
- Samma diskussion i flera möten
- Arbete som måste göras om
- Missförstånd som kräver korrigering
Tre grundläggande ledarbeteenden
Simon’s forskningsbaserade modell
“Det handlar om tre stycken beteenden. Du ska systematiskt frekvent följa upp och uppmärksamma det jobb som andra gör. Du ska återkoppla och bekräfta så att de som gjort jobbet förstår vad de gjort var bra eller dåligt. Och du ska sen också förtydliga det arbete de står inför att göra.”
1. Uppföljning och uppmärksamhet
- Regelbunden kontroll av utfört arbete
- Visa genuine intresse för medarbetarnas prestationer
- Frekvent feedback-loopar
2. Återkoppling och bekräftelse
- Tydlig kommunikation om vad som var bra/dåligt
- Förklara varför något var framgångsrikt
- Värderande återkoppling som utvecklar
3. Tydlig uppdragsformulering
- Kristallklara instruktioner för kommande arbete
- Säkerställa förståelse innan start
- Förebygga missförstånd
Fråga först, instruera sen
Coachande ledarskap som fungerar
“Den ledare som frågar först och instruerar sen är mer effektfull än den som instruerar först och frågar sen. Så det ska börja med frågor.”
Varför frågor först:
- Ta reda på vad medarbetaren redan kan
- Undvik överflödig instruktion
- Skapa engagemang genom delaktighet
- Bygg på befintlig kunskap
Varning för dålig coaching: Många ledare har lärt sig att de ska ställa frågor men inte hur: “Man har inte gått kursen i hur man ska ställa frågorna. Så att det känns genuint och äkta för den som får frågan.”
Motivation, engagemang och delaktighet
Forskningsbaserade framgångsfaktorer
Motivation kopplas till:
- Regelbunden uppföljning av arbete
- Värderande återkoppling
- Förståelse för varför arbetet var bra/dåligt
Delaktighet handlar om:
- Samtalstid och utrymme att uttrycka sig
- Kvalitet i diskussioner, inte bara kvantitet
- Balans mellan ledar- och medarbetarröst
Engagemang skapas genom:
- Kombination av motivation och delaktighet
- Tydliga kommande arbetsuppgifter
- Känsla av att bli sedd och hörd
Självreflektion istället för extern coaching
Speglingsmetodiken
Simon utvecklade en metod för att undvika “åsikt mot åsikt”: “Vi ville egentligen bara hitta metodik som speglar ledare utförande av ledarskap. Det vill säga så här ser du ut, så här låter du, det här säger du.”
Fördelar med videospegeling:
- Objektiv återgivning utan tolkning
- Ledaren reflekterar själv istället för att försvara sig
- Större acceptans för förändringsförslag
- Långsiktig beteendeförändring
Resultaten av metodiken
Ledare som använt metoden har:
- Frigjort upp till en halvtidstjänst från ineffektiva aktiviteter
- Minskat igen-tiden drastiskt
- Ökat medarbetarengagemang och motivation
- Förbättrat arbetsklimat och minskat konflikter
Praktiska tips för projektledare
1. Kartlägg din tidsanvändning
“Ett tips är ju att skriva ner sina aktiviteter och tidsätta dem och se om de är viktade på rätt sätt. Lägger jag rätt mängd tid på de viktigaste aktiviteterna?”
Konkret övning:
- Dokumentera aktiviteter under en vecka
- Kategorisera som viktiga/mindre viktiga
- Analysera tidsfördelning
- Justera prioriteringar
2. Utveckla självinsikt om motivation
“Pratar jag utifrån vad jag vill ha sagt? Dvs. är jag mer upptagen av mig själv som ledare än att jag är intresserad av dem jag är satta att leda?”
Reflektionsfrågor:
- Varför valde jag ledarrollen?
- Är jag mer intresserad av att lyfta mig själv eller andra?
- Pratar jag för min egen skull eller för mottagarens?
3. Fokusera på de tre grundbeteendena
- Följ upp: Systematiskt uppmärksamma utfört arbete
- Återkoppla: Ge värderande feedback som utvecklar
- Förtydliga: Skapa kristallklara framtida uppdrag
“Vispen” – exemplet på ineffektfullt ledarskap
Lärdomarna från den hypereffektiva ledaren
Simon beskriver en ledare kallad “Vispen”: “Den uttalade strategin var att jag försöker prata med alla om allt överallt hela tiden… men för mottagarna så hade man ju då valt det här smeknamnet Vispen för att man mest tyckte att han far in, han far omkring och så far han ut igen.”
Vispens misstag:
- Utgick från sig själv istället för mottagarna
- Prioriterade kvantitet över kvalitet
- Skapade kaos istället för klarhet
- Fokuserade på att verka upptagen
Lärdomar:
- Effektivitet utan effekt är meningslös
- Medarbetarnas upplevelse är viktigare än ledarens känsla
- Kvalitet slår kvantitet i ledarskap
Framtida inriktning vs bakåtblick
Balansera framtid och nuläge
“Ledare pratar i större utsträckning om saker som ska göras och medarbetare är mer intresserade av att prata om saker som har gjorts.”
Problemet:
- Ledare fokuserar för mycket framåt
- Medarbetare får ingen återkoppling på utfört arbete
- Bristande motivation när insatser inte uppmärksammas
Lösningen:
- Strukturerade forum för både uppföljning och framtidsplanering
- Balansera “vad vi gjort” med “vad vi ska göra”
- Ge medarbetare erkännande innan nya uppdrag
Slutsatser för projektledare
Simon’s 10 år av forskning visar att framgångsrikt ledarskap handlar mer om att göra rätt saker väl än att göra många saker snabbt. För projektledare innebär detta:
Fokusera på effekt, inte aktivitet:
- Mät resultat, inte antal möten eller e-post
- Prioritera kvalitet i kommunikation
- Förebygg igen-tid genom tydlighet från start
Utveckla självinsikt:
- Reflektera över varför du leder
- Fokusera på mottagarens förståelse, inte din avsikt
- Använd video eller observationer för objektiv feedback
Implementera de tre grundbeteendena:
- Systematisk uppföljning av utfört arbete
- Värderande återkoppling som utvecklar
- Kristallklara framtida uppdrag
Som Simon sammanfattar: “Ett ledaruppdrag handlar inte om vad ledaren gör, utan ett ledaruppdrag handlar om vad ledaren ska få andra att göra.”
Lyssna på hela avsnittet här för att få djupare förståelse för Simon’s 13-stegsmodell för effektfullt ledarskap, fler konkreta exempel från hans videoanalyser och hans personliga reflex över skillnaden mellan traditionell coaching och videobaserad självreflektion. I det fullständiga samtalet går han även igenom specifika tekniker för att mäta och förbättra kommunikationskvalitet i ledarskapet.