Framgångsrik projektstart: Anders Grillhammars metod för att bygga högpresterande team

I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Anders Grillhammar, en erfaren projektledare med bakgrund inom elitdrott, sina bästa metoder för att starta projekt framgångsrikt. Fokus ligger på de mjuka faktorerna som skapar högpresterande team och långsiktig projektframgång.

Fyra grundpelare för högpresterande team

Anders identifierar fyra kritiska faktorer som skiljer framgångsrika projektteam från genomsnittet:

• Gemensam målbild – teamet måste vara enigt om vad som ska uppnås
• Stark projektkultur – tydliga spelregler för hur teamet arbetar tillsammans
• Individerna känner varandra – personliga relationer skapar förtroende
• Teammedlemmar blir sedda, hörda och coachade – kontinuerlig utveckling och feedback

“Rätt och hög kompetens är hygiensfaktorer. Det räcker inte för att skapa ett högpresterande team,” förklarar Anders.

Skapa en gemensam målbild

För att etablera en stark målbild rekommenderar Anders följande process:

Steg 1: Projektledaren tar fram ett förslag baserat på projektspecifikationen Steg 2: Presentera förslaget för teamet med öppenhet för ändringar Steg 3: Formulera målbilden tillsammans som team Steg 4: Återbesök och uppdatera målbilden kontinuerligt under projektets gång

“Våga vara öppen och nyfiken för att ändra och komplettera målformuleringen. Det här är ett sätt att skapa engagemang i teamet,” säger Anders.

Praktiska exempel på delmål kan vara:

• I sprint X ska 80% av de icke-funktionella kraven vara avklarade
• Senast i sprint X ska alla funktionella krav vara estimerade
• Prioriterade aktiviteter från retro ska planeras in i kommande sprint

Byggn stark projektkultur

Anders jämför projektkultur med lagidrottens framgångsfaktorer. Kulturen blir fundamentet som definierar “vad gör vi och vad gör vi inte?”

Kulturworkshop – viktiga frågor att diskutera:

• Hur förhåller vi oss till varandra och till kunden?
• Är vi överens om att feedback är viktigt att ge och få?
• Hur hjälper vi varandra på bästa sätt?
• Vilka förväntningar har vi på varandra?
• Vad är okej och vad är inte okej?

Hantera misstag öppet

“En viktig kulturfråga är om det är okej att göra fel. Vi projektledare har ett stort ansvar att visa vägen. Har du gjort fel? Ta chansen att berätta det för teamet,” betonar Anders.

Han lovar att denna öppenhet smittar av sig och att teamet kommer fokusera på problemlösning istället för skuldbeläggning.

Lära-känna-övningen: Ett kraftfullt verktyg

Anders kraftfullaste verktyg är den så kallade “lära-känna-övningen”:

Så fungerar det:

• Varje person får 15 minuter att förbereda en 5-7 minuters presentation av sig själv
• Projektledaren börjar och visar vägen genom att vara öppen och transparent
• Presentationsformen är helt fri (PowerPoint, ritning, berättelse)
• Alla väljer själva hur privata och personliga de vill vara

“Första gången jag gjorde övningen tänkte jag ‘åh herregud, hur ska jag kunna prata om mig själv i sju minuter?’ Han som körde övningen sa ‘Anders, du har två minuter kvar’ – jag var inte ens halvvägs i min presentation.”

Anders använder övningen även i etablerade team som arbetat tillsammans i månader, med fantastiska resultat. Folk upptäcker gemensamma intressen, barn på samma skola och massa andra kopplingar.

Individuella samtal bygger relationer

Parallellt med gruppaktiviteter genomför Anders individuella möten med alla teammedlemmar och beställare. Dessa samtal inkluderar:

• Kort presentation av personen och deras bakgrund
• Diskussion om arbetsuppgifter och förväntningar
• Önskad utveckling och karriärsmål
• Möjlighet att ge och få feedback

“Jag får jättemycket energi av att lära känna medlemmarna i teamet bättre. Man känner också att det är väldigt uppskattat,” säger Anders.

Han rekommenderar att fortsätta med individuella samtal kvartalsvis under projektets gång.

Misstag och lärdomar från elitidrottsbakgrunden

Som tidigare elitidrottare och lagkapten har Anders lärt sig värdefulla lektioner:

Från lagkapten till projektledare

• Vara diplomatisk och fungera som länk mellan ledning och team
• Fungera som filter och paketera information på ett konstruktivt sätt
• Hålla ihop laget och sprida självförtroende
• Hantera både motgångar och framgångar med ödmjukhet

Hantera framgångar och motgångar

Anders viktigaste råd: “När något går snett lägger vi mycket energi på det. När något går bra säger vi ‘vad kul’ och går vidare. Det vill jag vända på.”

Hans rekommendation:

• Vid motgångar: Stanna upp, reflektera och titta på hur vi kan göra annorlunda framåt
• Vid framgångar: Rusa inte vidare – stanna upp och njut framgången tillsammans med teamet

Projektbeställning och planering

Anders betonar projektledarens ansvar att säkerställa att en projektbeställning tas fram, även om projektägaren behöver hjälp:

“Min erfarenhet är att det är flera projektägare som behöver hjälp med att ta fram den. Jag ser bara fördelar med ett samarbete tillsammans med projektägaren.”

Viktigt: Projektägaren måste äga och presentera beställningen, inte projektledaren.

Balans mellan agilt och vattenfall

I sina senaste projekt kombinerar Anders agila metoder med traditionell planering:

• Agilt arbete inom sprintar
• Övergripande tidplan med MVP-lansering som mål
• Fast budget med flexibilitet i leveransomfattning

Praktiska tips för projektstart

Anders steg-för-steg process:

1. Första kontakten: Ring alla teammedlemmar och nyckelbeställare redan första dagen
2. Lära-känna-övningen: Sätt ihop teamet så snart som möjligt
3. Målbild och kultur: Ta fram gemensam målbild och projektkultur tillsammans
4. Planering: Nu är fundamentet lagt för att fokusera på leveranser

“Det första jag gör när teamet är klart är att jag kontaktar dem. Jag märker att både kollegor i teamet och beställare blir väldigt glada – de är inte bortskämda med att man ringer redan första dagen.”

Retropinnen: Variation i förbättringsarbetet

Ett praktiskt tips för längre projekt är att rotera ansvar för retrospektiv:

“Skicka runt retropinnen till projektdeltagarna – det är oerhört uppskattat. Du får en härlig variation på retro-tillfällena.”

Olika personer använder kreativa metoder som lego-klossar eller “glada och arga gubbar” för att skapa variation.

Anders Grillhammar visar att framgångsrika projekt börjar med att investera i teamet och individerna. Hans metoder från elitidrottens värld kombinerat med praktisk projektledarerfarenhet skapar en kraftfull grund för projektframgång.

“Det är människor som levererar resultat. Det är människor som gör affärer. Därför tycker jag att det är så otroligt viktigt att investera i teamet från början.”

Lyssna på hela avsnittet här för att höra mer om Anders konkreta verktyg för riskhantering, ändringshantering och hur man bygger långsiktiga relationer i projektteam.