Gamification för beteendeförändring – Så ökar du projektlönsamhet med 15%

I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Stefan Hallberg, VD på Bisevo, sina erfarenheter från att använda gamification för att driva beteendeförändringar i projekt. Med bakgrund inom digitala plattformar och utbildning visar Hallberg konkret hur spelmekanismer kan öka projektlönsamhet med 15% och skapa varaktiga förändringar i organisationer. Hans metod bygger på OBM (Organizational Behavior Management) och fokuserar på positiva konsekvenser för att driva verklig beteendeförändring.

Vad är gamification i projektsammanhang?

Gamification för projektledare handlar om att använda spelmekanismer för att skapa och bibehålla önskade beteenden i projekt:

“Det är helt enkelt ett sätt att jobba med förändringsledning där man tittar på vilka beteenden som kan bli bättre i en organisation till exempel. Och sen jobbar mycket med belöning och spelmekanismerna att göra det här roligt och intressant och tydligt och levela upp i flera steg och nå mål och få belöningar.”

Grundprincipen: OBM-tänket

Hallbergs approach bygger på OBM (Organizational Behavior Management):

“Det som styr beteenden är konsekvenser. De bästa konsekvenserna är positiva konsekvenser som kommer väldigt snabbt när jag har gjort någonting. Då är det lätt för oss att förstå att det där gjorde jag och det var bra.”

Viktiga principer:

• Information förändrar sällan beteenden
• Positiva konsekvenser är mer effektiva än negativa
• Snabb feedback är kraftfullare än sen belöning
• Social förstärkning förstärker effekten

Praktiskt exempel: 15% lönsamhetsökning

Granitor-projektet

Hallberg beskriver ett framgångsrikt projekt med Granitor där både projektledare och montörer (elektriker) skulle bli mer proaktiva i kundrelationer:

Målsättning: Förstå kundens behov bättre och komma med proaktiva förslag, särskilt kring energibesparing.

Metod:

1. Teamet definierade själva vilka beteenden de ville förbättra
2. Beteenden omvandlades till dagliga checklistor i en app
3. Poäng, medaljer och belöningar gavs för genomförda aktiviteter
4. Transparens – alla kunde se varandras framsteg

Resultat: 15% ökning av projektlönsamhet efter sex månader.

Vanliga beteendeförändringar för projektledare

För projektledare personligen

Klassiska ledarskapsbeteenden:

• Aktiv coachning och lyssnande
• Dagliga korta möten med tydlig agenda
• Positiv uppföljning av teammedlemmar
• Tydlig målkommunikation

“Ofta handlar det om det här med aktiv och positiv uppföljning kan man säga. Och mycket att verkligen coacha. Att inte liksom bara släppa allting och hoppas att det går bra utan bli väldigt aktiv i sin coaching.”

För projektteam

Samarbetsbeteenden:

• Informationsdelning mellan teammedlemmar
• Hjälpa kollegor aktivt
• Säkerhetsrutiner och riskmedvetenhet
• Ekonomisk medvetenhet (scope och tilläggsbeställningar)

Exempel på ekonomisk medvetenhet:

“Så kanske man vill att alla projektdeltagare hela tiden har koll på vad som ingår och inte ingår i ett projekt. Så att de ibland går kunden på en projektdeltagare direkt och säger kan du fixa det här också?”

Implementeringsprocess

Steg 1: Definiera mål och beteenden

1. Identifiera huvudmålet (t.ex. lönsamhet, kvalitet, säkerhet)
2. Bryt ner till specifika beteenden som kan påverkas dagligen
3. Involvera teamet i definitionen av beteenden

“Det är en viktig parameter att de själva får definiera vad det är för beteenden vi vill bli bättre på.”

Steg 2: Skapa mätbara aktiviteter

Exempel på dagliga beteenden:

• Morgonmöte enligt fast agenda
• Aktivt lyssnande och coachning
• Hjälpa en kollega
• Rapportera tilläggsbeställningar till projektledare

Steg 3: Belöningssystem

Direkta belöningar:

• Poäng för varje genomförd aktivitet
• Personlig feedback: “Jättebra jobb att nu har du gjort det här”
• Synlig utveckling över tid

Långsiktiga belöningar (teamets val):

• Gemensam grillning
• Trisslotter
• Välgörenhetsbidrag
• Teamdinner

“Det bästa är egentligen att målgruppen själv får bestämma vad det ska vara.”

Framgångsfaktorer

1. Social förstärkning

“Den här sociala förstärkningen är jätte jätteviktig. I appen så är det väldigt lätt att se, jag vet att de andra ser vad jag gör. Och jag ser vad de andra gör.”

Fördelar med transparens:

• Minskar fusk betydligt
• Skapar positiv gruppdynamik
• Ökar engagemang och ansvarskänsla

2. Varaktighet genom enkelhet

“Jobberutiner som tur är fungerar inte riktigt på samma sätt [som träningsappar] därför att det är ofta lättare och mindre energikrävande att göra rätt. Det är bara det att man inte upptäckt det riktigt än.”

Strategier för varaktighet:

• Visa att nya rutiner faktiskt är enklare
• Hjälp människor över tröskeln till upptäckt
• Ta bort gamification när rutiner sitter
• Introducera nya utmaningar vid behov

3. Hög användarnivå

Hallberg rapporterar 85% aktiva användare – exceptionellt högt för denna typ av app.

Orsaker till högt engagemang:

• Teamet definierar innehållet själva
• Kontinuerlig positiv feedback
• Relevant innehåll för både individ och grupp
• Synlig personlig utveckling

Kulturförändringar genom gamification

Från värderingar till beteenden

Utmaning: Översätta abstrakta värderingar (respekt, kvalitet, innovation) till konkreta beteenden.

Exempel på respekt:

• Komma i tid till möten
• Lyssna aktivt utan avbrott
• Inte avfärda andras idéer

“Vad är det för beteenden då? Och när? I vilka situationer är det vi ska göra så här?”

Innovation genom trygghet

För att skapa innovationskraft fokuserar Hallberg på:

“Innovation det kommer mycket av att folk vågar komma med förslag. Det är jätteavgörande att man vågar komma med förslag. Och inte blir hånad på något sätt av chef eller kollegor.”

Konkreta beteenden för innovation:

• Aldrig avfärda idéer direkt
• Erbjuda uppföljningsmöten för nya förslag
• Skapa trygghet för risktagande

Ledarskapsstrategier

Aktivt coachande ledarskap

“Fråga och lyssna mer än att ge direktiv skulle jag säga. Fråga och lyssna, verkligen försöka förstå.”

Nyckelkomponenter:

• Anpassa ansvarsnivå efter individens kapacitet
• Ge kontinuerlig positiv feedback
• Följ upp regelbundet utan att mikrostyra

Skillnaden mellan tillit och försumlighet

“Det är viktigt att man vågar följa upp och prata om saker och ting och hur det går… Det är inte tillit att inte följa upp. Om man inte följer upp säger man snarare att man signalerar att jag bryr mig inte riktigt om det du gör.”

Utmaningar och lösningar

Motstånd mot förändring

Vanlig attityd: “Det är jättebra om de andra blir bättre på det här men det är lite jobbigt för mig så jag vill inte.”

Lösningsstrategi:

1. Dialog om varför förändringen behövs
2. Involvera i definition av relevanta beteenden
3. Förenkla och förtydliga vad som förväntas
4. Kontinuerlig positiv uppföljning

Stress vs. kontroll

Hallberg motbevisar myten att gamification ökar stress:

“Det som är stressande för folk det är när saker och ting inte går riktigt som man vill och man vet inte vad man ska göra åt det… Om man får definiera tydligt vad är det vi ska göra, vad är det vi ska bli bättre på… då uppstår en känsla av kontroll.”

Misstag och lärdomar

Hallbergs främsta misstag

“Ett misstag som jag gjort flera gånger är att inte ta tag i problem tillräckligt snabbt. Jag ser att problemet finns där och istället för att så fort som möjligt ta tag i det och prata om det direkt så kan det vara att det ordnar sig säkert.”

Lärdom: Addressera problem omedelbart med ödmjuk och respektfull approach.

Balansering av utmaningar

“Det mest intressanta i min egen roll, det tycker jag är att försöka hitta den här balansen. Var hur mycket ansvar och möjligheter och utmaningar klarar den här gruppen eller den här individen av på egen hand.”

Implementation utan app

För de som vill testa gamification-principerna utan digital plattform:

Grundkrav:

• Synlighet av vad alla gör
• Möjlighet att se andras framsteg
• Regelbunden feedback
• Gruppdynamik och social förstärkning

“Det är jätteviktigt att man får med gruppen och hela gruppen att jobba med att blir bättre på det här och på något sätt måste man få till att man kan se vad de andra kan se vad jag gör och jag kan se vad de andra gör.”

Slutsats

Stefan Hallbergs gamification-approach visar att beteendeförändring i projekt inte handlar om komplicerade system, utan om att:

1. Fokusera på specifika, mätbara beteenden istället för abstrakta mål
2. Involvera teamet i att definiera vad som är viktigt
3. Ge omedelbar positiv feedback för önskade beteenden
4. Skapa social förstärkning genom transparens
5. Följa upp aktivt utan att mikrostyra

Resultatet kan vara betydande förbättringar både i projektlönsamhet och teamdynamik, som visas av Granitor-exemplet med 15% lönsamhetsökning.

Lyssna på hela avsnittet här för djupare diskussioner om hur man hanterar mellanchefer som inte uppskattas av personalen, konkreta exempel på belöningssystem, detaljerad genomgång av OBM-principer och Hallbergs personliga erfarenheter från förändringsledningsprojekt.

Avsnittet innehåller också specifika råd för hur man implementerar gamification utan digitala verktyg, hantering av motstånd mot förändring och praktiska tips för att skapa innovations-kulturer genom trygghet och respektfullt lyssnande.