I detta specialavsnitt av Projektledarpodden delar Mattias Ejbe sin omfattande erfarenhet av hur man genomför projekt framgångsrikt. Som fortsättning på tidigare avsnitt om initiering (avsnitt 23) och planering (avsnitt 42), fokuserar detta avsnitt på den kritiska genomförandefasen. Mattias ger konkreta råd för att hantera allt från uppstartsmöten till ändringshantering, med praktiska verktyg som fungerar oavsett om du driver byggprojekt, IT-projekt eller medicinteknikprojekt.
Grundprincipen: Agera på det som händer
Genomförandet börjar när projektplanen är godkänd och du fått beslut att starta. Men verkligheten är komplex:
Själva genomförandet är egentligen bara att vi måste agera på det som händer. Så får vi följa upp lite grann och så får vi tänka om lite grann. och så får vi ett nytt resultat och så får vi agera på det.
— Mattias Ejbe
Det här är oberoende av projekttyp – samma principer gäller för byggprojekt, IT-utveckling eller medicinteknik när det kommer till den rena projektledarbiten.
Uppstartsmötet: Skapa gemensam grund
Idealscenario vs verklighet
Även om teorin säger att teamet ska vara redo från start, är verkligheten att resurser ofta inte är på plats när beslut fattas. Oavsett situation behövs ett strukturerat uppstartsmöte.
Vad ska tas upp på uppstartsmötet:
- Säkerställa samsyn på effekt- och projektmål
- Tydliggöra rutiner för dokumentation och rapportering
- Genomgå hela projektplanen tillsammans
- Göra ny riskanalys med hela teamet
- Låta delprojekt känna ägarskap till sina planer
Projektregler och förhållningsregler
Diskutera praktiska frågor som teamet själv får bestämma:
- Ska vi komma i tid till möten?
- Får man jobba hemifrån?
- Är det Teams som gäller? Ska kameran vara på?
- Andra praktiska rutiner
Det här kan vara otroligt viktigt för som projektledare att ni har gjort de här reglerna. För sen om ni har sagt att det är viktigt att vi kommer i tid och så kommer någon inte i tid, ja då kan jag alltid hänvisa tillbaka att vi gjorde ju faktiskt upp om det här allihopa.
— Mattias Ejbe
Gruppdynamik: Förstå och hantera konflikter
FIRO-modellen som verktyg
Mattias använder FIRO-modellen (tillhörафas → rollsökningsfas → samhörighetsfas) för att förklara naturliga gruppprocesser:
- Tillhörафas: Folk känner sig som del av gruppen
- Rollsökningsfas: Blir “lite tjafsigt” – naturliga konflikter uppstår
- Samhörighetsfas: Gruppen fungerar väl tillsammans
Det som jag framför allt fokuserar på där är att diskutera vad som händer när vi går från tillhöra till rollsökning. Det vill säga att det oftast blir lite tjafsigt… Och då tar man ner energin lite grann i de konflikterna, genom att man kan hänvisa tillbaka till de här modellerna och säga att det är precis så här det blir.
— Mattias Ejbe
Uppföljning och styrning: Kom igång från dag ett
Tidrapportering som kontrollverktyg
Det vanligaste problemet är inte att folk rapporterar för mycket tid, utan för lite:
Så främsta skäl att följa upp tidrapporteringen tidigt är att se om folk verkligen har tid att börja jobba i projektet. För du kanske har fått någon som ska jobba 50% och sen ser du på tidrapporterna att de har bara jobbat 25%.
— Mattias Ejbe
Vanligt misstag med budget
Orutinerade projektledare blir glada när budgeten ser bra ut i början, men det beror ofta på att folk inte kommit igång:
Klant mig med, då ser man ju nu att budgeten går väldigt bra i början på projektet. Men det beror ju på att vi inte får så mycket utfört eftersom folk inte har tid att jobba i.
— Mattias Ejbe
Kritisk tidsregel
Jag brukar säga att en dag i början är lika mycket som en dag innan man går live.
— Mattias Ejbe
Ekonomisk uppföljning: Prognos framför historik
Den magiska frågan
Istället för att bara räkna originalplan minus utfall, ställ alltid frågan:
“Okej, hur mycket återstår att göra?”
Detta blir din verkliga prognos. Mattias varnar för det vanliga misstaget:
En orutnyad projektledare tar den originalplanen och sen tar den minus utfallet och så säger den att det här är min prognos. Och sen så upptäcker man långt senare hur fel det har gått.
— Mattias Ejbe
Praktisk ekonomirutin
- Tidrapporter görs i början av månaden
- Redovisas runt den 10:e
- Fakturor och ekonomirapporter sammanställs
- Styrgruppsmöten kring den 15:e när all data finns
Milstolpe-kommunikation: Håll styrgruppen fokuserad
5-10 milstolpar oavsett projektstorlek
Kommunicera endast med milstolpar uppåt:
Så när de får höra att jag hörde att ni var sena med leveransen, eller jag hörde att bossade blev sjuka eller liknande, Då kommunicerar jag tillbaka. Ja, det har inte fattat en hel sak, men vi kommer ha klara av milstolpe 3 som är vår nästa milstolpe.
— Mattias Ejbe
Detta håller styrgruppen fokuserad på det väsentliga utan att drunkna i detaljer.
Riskhantering: Månatliga fokuserade möten
Strukturerad riskuppföljning
- Minst ett riskfokuserat möte per månad
- Gå igenom befintliga risker och deras förändring
- Ta bort risker som inträffat
- Lägga till nya risker
- Fokusera på 5-10 största riskerna (sannolikhet × konsekvens)
Möteseffektivitet: Struktur som sparar tid
Grundkrav för alla möten
Mattias kräver att alla möten minst anger:
- Syfte med mötet
- Helst även mål/resultat som ska uppnås
- Vilka som ska vara med och varför
Jag går till och med så långt så är det så att det inte finns ett syfte då brukar jag tacka nej till mötet.
— Mattias Ejbe
Praktiska mötestips
Tydliga förväntningar:
- Informationsmöte, diskussionsmöte eller beslutsmöte?
- Kommunicera tydligt vad som förväntas
Minnesanteckningar:
- Skriv alltid minnesanteckningar
- Använd Teams-transkribering som stöd
- Skriv gärna innan mötet (planering) och fyll i under mötet
- Skicka ut direkt efter mötet
Parkerad lista:
- Punkt som inte hör till mötet men är viktigs
- Samma som att-göra-listan
- Förhindrar att möten spårar ur
Ändringshantering: Kontrollerad flexibilitet
Standardprocess för ändringar
- Beskrivning av vad som föranleder ändringen
- Påverkan på effektmål, projektmål och prioritering
- Minst 2-3 alternativ (varav ett är “gör ingenting”)
- Rekommendation från projektledaren
- Besluts- och ändringslogg för spårbarhet
Praktisk hantering
När någon kommer med att den ända gör det här, kan den inte göra det här också. Var positiv. Säg ja ja men sen. Det kan vi säkert göra. Men du får fylla i den här blanketten om varför och hur.
— Mattias Ejbe
Detta eliminerar många oreflekterade ändringsförslag samtidigt som verkligt viktiga ändringar hanteras strukturerat.
Varning för “grodan som kokas”
Det sämsta man kan göra det är att inte ha någon typ av ändringshantering och uppföljning. Då blir det ofta så att projektet växer eller tiden rör ut och ingen vet varför.
— Mattias Ejbe
Ledarskap under genomförandet
Anpassat ledarskap
Vissa personer kanske är fantastisk duktiga på sina uppgifter. Det var då inte där att pilla speciellt mycket utan göra det mer målfokuserat och andra kanske är nya i sin roll och därför att vara coacha lite mer.
— Mattias Ejbe
Sammanfattning av framgångsfaktorer:
- Gemensam målbild – alla vet vad projektet ska resultera i
- Teamkänsla – bygg sammanhållning tidigt
- Rutiner – etablera tidigt för rapportering, möten, ändringar
- Beroenden – bevaka externa beroenden regelbundet
- Kommunikationsplan – följ upp och uppdatera kontinuerligt
- Anpassat ledarskap – olika personer behöver olika stöd
Hybridprojekt: Kombinera traditionellt och agilt
Mattias betonar att dagens projekt ofta är hybridprojekt:
- Vissa delprojekt arbetar helt agilt
- Andra följer traditionell vattenfallsmodell
- Projektledaren koordinerar mellan olika arbetssätt
Detta kräver flexibilitet i både planering och genomförande, där samma grundprinciper för uppföljning och kommunikation gäller oavsett arbetsmetod.
Lyssna på hela avsnittet här för att få Mattias kompletta genomgång av genomförandefasen, inklusive hans personliga erfarenheter av vanliga fallgropar och djupare diskussioner om hur du anpassar dessa metoder till ditt specifika projekt och organisation.
Det fullständiga avsnittet innehåller också detaljerade exempel på hur du sätter upp ekonomiska rutiner, praktiska mallar för ändringshantering, och Mattias reflektion över varför genomförandeavsnittet ofta får mindre uppmärksamhet än planeringsfasen trots att det är här projektet verkligen avgörs.