I det här avsnittet av Projektledarpodden träffar vi Jesper Parker, tidigare OS-deltagare och konsult, som delar sina erfarenheter om vad det verkligen innebär att göra skillnad som projektledare. Han visar hur man går från att vara en “leveransmaskin” till att bli en strategisk rådgivare som skapar verkligt värde för både kunder och team. Genom konkreta exempel från industriprojekt förklarar han konsten att balansera metodik med flexibilitet.
Idrottsmindset i projektledning
Jesper tar med sig värdefulla egenskaper från sin idrottskarriär som målvakt på elitnivå:
Det jag verkligen har tagit med mig från idrotten det är just mindset, uthållighet, ihärdighet, en kämpavilja. Det som kanske benämns grit i många populära termer.
Nyckelkomponenter från idrotten:
- Disciplin – Hålla fokus på uppsatta mål
- Positionering – Som målvakt handlade det om fysisk position, som projektledare om strategisk positionering
- Proaktivitet – Reagera på tidiga signaler, inte bara synliga problem
- Motivation – Drivkraft att ta sig framåt utan att köra över andra
Position och förberedelse
Som målvakt på elitnivå, då räcker det inte att reagera på det du ser. Du måste agera till andra signaler. Det är armar, det är placeringar, det är rörelser. Sätta dig i position.
Samma princip gäller projektledning – aktivt söka efter nästa utmaning och positionera sig för framgång.
Att gå bortom projektspecifikationen
Jesper utmanar traditionell projektledning genom att förespråka flexibilitet inom ramarna:
Det är något man tycker att man inte ska se som något som är skrivet i sten. Det betyder att den som vill snacka gärna är bara, vad säger han? Men om vi ändå tänker med all det erfarenhet vi har från vår projektledning så är det klokt att förutsätta att ett uppdrag ofta skulle förvandlas på andra sätt jämfört med så som ofta skrivs i början.
Proaktiv scopehantering
Strategier för kontrollerad flexibilitet:
- Förvänta förändringar redan från start
- Aktivt söka efter behov som inte stod från början
- Validera nya upptäckter med stakeholders
- Balansera between struktur och anpassning
Case: Industriproduktionsprojektet
Jesper berättar om ett projekt där han ledde en förstudie för systemstöd inom materialflöden:
Den ursprungliga utmaningen
Projektet skulle fokusera på verksamhetsnära lösningar, men Jesper upptäckte snart att den verkliga drivkraften kom från koncernnivå med helt andra behov.
Så där såg de verkligen inte att det handlar om att tänka från blankt papper. Jag kunde ju tacka mitt scope och gjort teamet och mina närmsta ganska nöjda säkert. Men vi såg ju att tar man in lite bredare kontext så är det väldigt mycket bättre att stoppa ett av de tal.
Hantera motstridiga stakeholders
Jespers approach:
- Använde styrgruppen för att skapa dialog mellan alla nivåer
- Undvek att bli budbärare mellan konflikterande intressen
- Fokuserade på vad som krävdes för att lyckas totalt sett
- Ställde frågan: “Hur vill ni att jag prioriterar?”
Att få tid och engagemang från experter
En av de största utmaningarna för projektledare är att få tillgång till tekniska experter:
Kapacitetsutmaningen
Det handlar om att kapacitet kan vara allokerad på papper. Person kan vara anledd på ditt projekt 50 procent. Men i verkligheten kan det ju se ganska annorlunda ut.
Två dimensioner att hantera:
- Kunna jobba – Ha faktisk tid och kapacitet
- Vilja jobba – Vara motiverad att prioritera projektet
Skapa värde för experterna
Jesper använder en “what’s in it for me”-approach:
Motivationsfaktorer:
- Tidsbesparingar – Lösa praktiska problem som stjäl tid
- Kompetensutveckling – Jobba med relevant, het teknologi
- CV-värde – Erfarenheter som stärker deras profil
- Meningsfullhet – Förstå hur deras bidrag påverkar helheten
Konkret exempel: IoT-projektet
I ett mobilt IoT-projekt identifierade Jesper att utvecklarna lade för mycket tid på att navigera laborantorganisationen:
I min roll, det var egentligen inte del av mitt scope, men jag såg en där, jag är duktig på att sätta strukturer in, så jag grävde lite i det där. Vi hittade ett sätt att samarbeta bättre med laboranten. Resultatet var en checklista.
Resultat:
- Utvecklarna sparade tid
- Ökad motivation att jobba med projektet
- Jesper sågs som någon som gjorde verklig skillnad
Management-engagemang och kommunikation
Aktiv sponsorhantering
Jesper betonar vikten av att göra det personligt för ledningen:
Jag kan också tänka vilka intressenter har jag eller borde jag ha? Gör det personligt för dem? Varför är de ännu med i min styrgrupp?
Praktisk approach:
- Föreslå mötesstruktur och fokusområden
- Fråga: “Jag tror att du bryr dig om detta. Kan du hjälpa mig i rätt riktning?”
- Regelbunden avstämning: “Är det värt er tid? Pratar vi om rätt saker?”
Transparens i rapportering
En mentor i Danmark gav Jesper ett avgörande råd:
Det enda sättet att gå säker på att fejla som projektledare är att du inte flaggar med något på verkocknösen.
Strategi för transparent kommunikation:
- Skilj mellan projektledarens skicklighet och projektets status
- Var proaktiv med att flagga potentiella problem
- Kommunicera tydligt att rollen är att hjälpa projektet lyckas, inte att hålla god status
- Förbered stakeholders på att rapportering kan visa gul/röd status
Misstag och lärdomar från karriären
Misstag: Att vara en leveransmaskin
Tidigt i karriären så var jag på ett stort konsultbolag. Jag var väldigt fokuserad på leverans, projektmål. Ärligt talat var jag väldigt rädd att inte nå upp till kunders förväntningar.
Konsekvenserna:
- Inte personlig på jobbet
- Gick inte utanför några ramar
- Dålig på att bygga relationer
- Förstod inte verkliga behov eller större sammanhang
Lärdom: Betydelsen av relationer
Genom att jobba med “otroligt intygande människor” i USA insåg Jesper:
Samgången inte bara handlar om att leverera. Utan det handlar om att skapa förtroende och såklart bygga relationer. Man bygger tillit för det man gör.
Konkret exempel: Charlotte-caset
Jesper upptäckte att en nyckelmedarbetare var underutnyttjad organisatoriskt:
Hon var ju toppen, men också jätteviktig för bolaget. Men hon hade rapporterat några nivåer ner än hur hon använde sig. Det såg jag dels som en situation men också som en risk.
Jespers åtgärd:
- Lyfte situationen till VD och styrgrupp
- Argumenterade för hennes potential
- Resultatet: Hon fick befordran och större påverkansmöjlighet
Lärdom: Att hjälpa andra kan också stärka projektets chanser att lyckas.
Metodikanpassning och kultur
Flexibilitet inom struktur
Jesper poängterar vikten av att anpassa metodik till organisationens behov:
Jag tycker att det är viktigt att man som projektledare är den som agerar buffert mellan fyrkantiga metoder, fyrkantiga processer, ganska fluffiga organisationer, får dem att samverka.
Praktiskt exempel: Scrum-anpassning
I ett detaljhandelsprojekt körde teamet tvåveckors sprintar trots att leveranscyklerna var längre:
Lösning:
- Förlängde till tre-fyra veckor
- Behöll alignment vid mid-sprint och slutet
- Teamet kände sig “jättebevigade” av den enkla anpassningen
Konkreta tips för projektledare
One-on-one struktur
Jesper rekommenderar en enkel struktur för regelbundna avstämningar:
Modell:
- Ta med lista på prioriteringar
- Fråga: “Är de rätt?”
- Fokusera på att validera riktning, inte detaljer
- Säkerställ att tid avsätts för både uppåt (sponsor) och nedåt (team)
Tidiga signaler
Som tidigare målvakt applicerar Jesper samma principer:
Som projektledare, även om vi pratar inte fysisk position. Så sätt dig i position och lyckas. Det är upp till dig att förbättra dina chanser.
Praktiska tekniker:
- Häng vid kaffemaskinen för informal information
- Anpassa till organisationens kommunikationsstil
- Ta extra rundor för att fånga upp svaga signaler
- Våga vara strategisk rådgivare inom ramarna
Lyssna på hela avsnittet här för att höra mer om Jespers detaljerade berättelser om kulturskillnader mellan svensk och amerikansk projektledning, konkreta tekniker för att bygga förtroende med tekniska experter, specifika strategier för att hantera motstånd från styrgrupper, och hans personliga utvecklingsresa från rädd leveransmaskin till självsäker strategisk rådgivare.