I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Camilla Åkesson, en av endast sex IPMA A-certifierade projektledare i Sverige, sina omfattande erfarenheter av hybridprojekt. Hon förklarar hur man framgångsrikt kombinerar agila metoder med traditionell projektledning, vilka fallgropar man ska undvika och varför hybridprojekt kräver en omfattande förändringsprojekt för att lyckas. Hennes praktiska råd bygger på års erfarenhet av att leda komplexa projekt där IT-team arbetar agilt medan andra delar följer traditionella metoder.
Vad är hybridprojekt?
Definition och bakgrund
Hybridprojekt är väl egentligen nånting som på ett sätt alltid har finnes, men nu har det blivit ännu tydligare. Det betyder egentligen att vi tar det bästa ifrån flera olika världar och optimerar sättet att bedriva en projekt på.
— Camilla Åkesson
Hybridprojekt kombinerar:
- Traditionell projektledning: PPS, PRINCE2 och andra etablerade projektmodeller
- Agila metoder: Scrum, SAFe och andra iterativa arbetssätt
- Organisationsanpassning: Skräddarsys för specifika projekt och organisationer
Varför hybridprojekt är aktuellt idag
Det absolut vanligaste idag är att alla IT-avdelningar jobbar agit, vilket gör att så fort man ska ha någon IT-del med i sitt projekt så behöver man ta hänsyn till att de jobbar i agil team.
— Camilla Åkesson
Camillas observation:
Jag brukar säga att det inte finns verksamhetsprojekt eller IT-projekt längre… I princip, det är klart det finns en mottag. Men det gör ju att det absolut vanligaste är att vi landar i att det optimale är att antingen då verksamheten också ska börja jobba agilt.
— Camilla Åkesson
Ledarskap i hybridprojekt
Projektledarens dubbla roll
Som projektledare i hybridprojekt har du:
- Direkt ledarskap: Över delprojektledare i traditionella delar
- Indirekt samarbete: Med agila team som organisatoriskt tillhör någon annanstans
Jag som projektledare är ledare för de som är delprojektledare. Men de som är teamledare i de Agile-teamerna, de ägan, ja, som projektledare, utan de organisatoriskt tillhör någon annanstans.
— Camilla Åkesson
Praktisk hantering av agila team
Relationsskapande som grund:
- Delta på agila teams startmöten oavsett om de arbetar 5% eller 90% för projektet
- Ta med delprojektledare till dessa möten
- Skapa tydliga relationer och förväntningar på tidsåtgång
De vanligaste utmaningarna
1. Brist på förändringsarbete
Det som kanske är den fundamental utmaningen i både agilt och hybrid är att många företag har faktiskt inte riktigt tänkt på att det i si är en stor förändringsresa… alla hybrida projekt borde föregås av någon form av förändringsprojekt så att hela organisationen är redo.
— Camilla Åkesson
Konsekvensen: Mer tid läggs på förändring än på projektets faktiska mål.
2. Felaktiga rapporteringsförväntningar
Styrgrupper och beställare förväntar sig traditionella nyckeltal som inte är möjliga att få fram i agilt arbete.
Lösning: Tidigt klargöra vad som är viktigt att mäta och vad som är möjligt att leverera.
3. Kommunikationsutmaningar
Det är lätt att tro att ifall vi har Agile team och vi har en traditionell del med delprojekt som var lämda tidigare, så är det vanligt att folk utifrån ser det som två projekt.
— Camilla Åkesson
Detta leder till fragmenterad rapportering och förvirring hos intressenter.
När ska man välja vilken metod?
Traditionell projektledning passar när:
- Tydlig scope: “Vi vet redan nu vad vi ska göra”
- Baserat på upphandling: Mycket tydliga steg på vägen
- Långsiktigt: Stabila krav över tid
- Regeldriven: Stark regelefterfan krävs
Agilt passar när:
Ifall man har ett projekt där man vet att vi inte vet så mycket. Att vi vet att vi kommer ha många frågor, vi kommer behöva reda ut mindre saker och sen behöver vi fatta beslut, vi behöver ändra riktning, vi vet kanske inte ens överhuvudtaget var vi ska landa.
— Camilla Åkesson
Hybrid är optimalt när:
Vi behöver tänka långsiktigt och kortsiktigt. Vi vet saker och vi vet inte saker… Vi behöver både delarna.
— Camilla Åkesson
Praktisk implementering
Gemensam grund: Work Breakdown Structure (WBS)
Det som jag faktiskt fortfarande tycker är det absolut arbetssättet. Det är att göra en gammal klassisk VBS… Att börja med att definiera vad det är vi faktiskt ska göra.
— Camilla Åkesson
Process:
- Definiera scope: Vad vet vi/vad vet vi inte
- Involvera alla: Både agila team och traditionella roller
- Kategorisera: Traditionella aktiviteter → aktivitetslistor, Agila delar → Backlog
- Verktyg: Ofta Jira för både agila och traditionella delar
Tidplanering och milstolpar
Camillas approach:
- Roadmap: Övergripande milstolpeplan istället för detaljerad tidplan
- Matchning: Synkronisera agila iterationer med traditionella milstolpar
- Exempel: 8-veckors milstolpe = 2 × 4-veckors sprintar
Jag eftersträvar alltid att göra iterationerna relaterade milstolpar… så att vi liksom samtidigt som vi har iterationer klarat så är vi också klara i det icke-agil delen i projektet.
— Camilla Åkesson
Resurhantering och prioritering
Utmanungen med flexibilitet
När vi blandar agilt och traditionellt så får vi utmaningen att agile är, per definition, flexibelt. Väldigt flexibelt mellan iterationerna… Medan det traditionella är inte hela idén.
— Camilla Åkesson
Praktisk lösning:
- Plan B: Alltid ha alternativ om agila leveranser uteblir
- Resursflexibilitet: Planera för att skala upp/ner beroende på leveranser
- Kontinuitet: Se till att traditionella delprojekt inte stannar upp
Kontaktpunkter med agila team
Organisationsspecifika lösningar:
- Produktägare: För hela produkter med flera team
- Scrum Master/Teamledare: För specifika team
- Portföljhantering: Centraliserad fördelning av agila resurser
Viktigt att klargöra: Vem har mandat att besluta om sprint backlog.
Rapportering i hybridmiljö
Anpassa till beställarens behov
Jag skulle säga att det alltid egentligen är svårt… jag har alltid ställt frågan till beställare och synljupat. Vad är viktigt för er? Hur vill ni få det presenterat?
— Camilla Åkesson
Hantera agila teams kortare planeringshorisonter
Utmaningen: Agila team kan inte ge långsiktig planering Lösningen: Klargör med styrgrupp om du ska rapportera:
- Teamets planering som du känner till, ELLER
- Endast bekräftade leveranser från agila team
Kommunikation och teammbildning
Dagliga standup-möten som sammanhållande kraft
Där nyttjar det agila sättet med stort möten varje morgon… Jag bjuder alltid in till att alla ska vara med på stort möten vid timmarna.
— Camilla Åkesson
Implementation:
- Projektledare och delprojektledare deltar alltid i agila teams standups
- När projektet har majoriteten av teamets tid → alla projektmedlemmar deltar
- Månadsvis större möten med styrgrupp, beställare och produktägare
Begreppstydlighet som grund
Jag brukar… gå igenom begrappsfloran. Vad är… Vad är safe? Vad är agilt? Vad är traditionellt? Vad är vattenfall? Så att vi har en gemensam bild av vad faktiskt den som det orden betyder.
— Camilla Åkesson
Ändringshantering
Hybridapproach till ändringar
Agilt: Kontinuerliga ändringar som del av processen Traditionellt: Formell ändringshantering med protokoll
Camillas lösning:
Det vanligaste är att jag behåller den i den traditionella använtanden, beslutsprotokollet som jag har, löpande, och lägger in större ringar som påverkar även det som sker agit.
— Camilla Åkesson
Exempel: Om planerade resurser från agila team uteblir → dokumenteras som ändring i tid, resurser och budget
Test och acceptans
Löpande acceptanstestning
Scenario: Traditionell utredning → agil utveckling Lösning: Personal från traditionella delar arbetar nära agila team under acceptanstestning
Planering: Fundera över vilken förankring, införande och testning som behövs och vem som ska göra det.
Verktyg för hybridprojekt
Camillas rekommendationer
För agila delar:
- Jira: “Väldigt bra, det är väldigt utbrett”
- Används av de flesta agila team
För traditionella delar:
- MS Project: Finns men ofta “vill lite för mycket”
- Teams: Utvecklas men inte helt smidigt ännu
- Project Playstation: Nämnt som fungerande för hybridmiljöer
Utmaning med projektverktyg
Jag skulle säga att det är svårt att hitta bra projektverktyg överhuvudtaget… de här projektverktygen ur ett traditionellt perspektiv vill lite för mycket. Vilket gör att de kan vända klit.
— Camilla Åkesson
Överlämning och avslut
IT-perspektivet: Minimal överlämning
Ifall vi är i en sån organisation där man har IT som är uppbyggd av endast Agile-team så gör ju de Agile-teamerna vanligtvis både utveckling… och att de underhåller eller driftar… Vilket gör att ur ett IT-perspektiv så är ju alltid ambitionen att det är samma människor som ska drifta det.
— Camilla Åkesson
Praktisk konsekvens: Ingen teknisk överlämning behövs, men formellt ansvar övergår från projekt till drift.
Verksamhetsperspektivet: Traditionell överlämning
Nycklar till framgång:
- Involvera mottagare så tidigt som möjligt
- Klargör vilka agila team som kommer att supporta verksamhetsdelarna
- Planera för att verksamhetspersonal kan bli del av agila team periodvis
Vanliga misstag och lärdomar
Misstag 1: Överskattat agil tillgänglighet
Det klassiska misstaget är att ta för givet att man får den tiden man har önskat i ett agilt team. För att det är ju bestämt då. Och sen kommer något annat då att gå förbi.
— Camilla Åkesson
Konsekvens: Projektet kunde nästan pausas när agila resurser omprioriserades. Lärdom: Planera så att projektet inte stannar helt vid resursbrist.
Misstag 2: Rapporteringsglapp
Inledningsvis när Gilo och Sobari kom in så fick jag Aran att gå in i projekter där man tyckte att inte projektet hade gjort det de skulle. När vi började titta på det så var det egentligen endast rapporteringen som hade glapp.
— Camilla Åkesson
Lärdom: Lägg mycket vikt vid rapporteringsstrukturer tidigt för att skapa trygghet hos styrgrupp.
Misstag 3: Kommunikationsförvirring
Agila team rapporterar från sitt perspektiv på informationsmöten utan att projektledaren känner till det, vilket skapar förvirring om projektstatus.
Lärdom: Säkerställ tydlig kommunikationsstruktur och samordning av extern kommunikation.
Framtiden för hybridprojekt
Metoderna växer samman
Absolut. Det görs ju redan idag, egentligen. Mer eller mindre i olika organisationer och i olika typer av projekt. Vi snår idéer och tankar, vilket jag tycker är det absolut bästa.
— Camilla Åkesson
Utmaning med kunskapslitteratur
Det finns huvuddrag i hur ett hybridprojekt skulle kunna se ut, men det finns inget fasit. Det är ju bra och dåligt… många än så länge tycker att det är lättare att köra det, antingen agilt eller traditionellt.
— Camilla Åkesson
Avgörande framgångsfaktorer
1. Organisatorisk förberedelse
Hybridprojekt kräver förändringsprojekt först för att lyckas.
2. Flexibilitet som projektledare
Ifall man som projektledare har väldigt stor kontroll behov och vill detalj i styret så kommer det bli jobbigt. En sådan är en sådan typ av projekt.
— Camilla Åkesson
3. Beroendhantering
Intensiv intressentanalys och tydliga kontaktytor är avgörande när man inte äger alla resurser.
4. Kommunikationsstruktur
Kombinera agila standup-möten med traditionell rapportering för att hålla ihop “två världar”.
Camillas slutsats är att hybridprojekt representerar framtiden där organisationer tar det bästa från båda världar och skapar mer effektiva projekt – men bara om man förstår komplexiteten och förbereder organisationen ordentligt.
Lyssna på hela avsnittet här för att få Camillas kompletta genomgång av hybridprojekt, inklusive djupare diskussioner om portföljhantering, specifika verktyg för olika organisationer, och hennes personliga reflektion över hur metoderna kommer att utvecklas framöver.
Det fullständiga avsnittet innehåller också Camillas beskrivning av IPMA A-certifiering, detaljerade exempel på testplaner i hybridmiljöer, och praktiska tips för hur man hanterar styrgrupper som inte förstår komplexiteten i hybridprojekt.