Johan Sältborg, författare och erfaren interimledare, delar sina 15 framgångsfaktorer och praktiska tips för att lyckas som tillfällig chef.
Vad kan projektledare lära sig av interimsledare som hoppar in i krissituationer och levererar resultat på kort tid? Johan Sältborg har samlat sina erfarenheter från interimuppdrag i en bok och visar hur många av principerna för tillfälligt ledarskap också gäller för projektledning. Hans 15 framgångsfaktorer och praktiska verktyg erbjuder värdefulla insikter för alla som leder tillfälliga organisationer.
Vad är interimsledarskap?
Interimsledarskap innebär att hyra in en tillfällig chef eller ledare på begränsad tid, oftast när akuta behov uppstår. Som Sältborg förklarar:
“Interimschef eller interimsledare betyder tillfällig ledare, tillfällig chef eller vänta på en permanent lösning.”
Behovet uppstår vanligtvis när:
- Chefer slutar hastigt och företaget behöver omedelbar ersättning
- Tillfällig kompetens krävs för specifika projekt (börsintroduktioner, systembyten)
- Funktioner inte fungerar och kräver specialistkompetens för att åtgärdas
Likheter med projektledning
Sältborg ser tydliga paralleller mellan interimsledarskap och projektledning:
“Jag tycker att delar av Interim-ledarskapet är jättedikt en projektledare.”
Gemensamma egenskaper:
- Tydligt start- och slutdatum
- Avgränsade uppdrag med specifika mål
- Behov av snabba resultat
- Beroende av andras resurser för att lyckas
Skillnaden ligger främst i personalansvaret – interimschefer har ofta personalansvar medan projektledare arbetar genom påverkan.
15 framgångsfaktorer för tillfälligt ledarskap
Sältborg har identifierat 15 kritiska framgångsfaktorer, där de viktigaste inkluderar:
1. Tillgänglighet
“Är du inte tillgänglig? Har du inte möjlighet att hoppa på ett uppdrag på en eller två veckors varsel? Då är du inte ens på marknaden.”
2. Tydlig uppdragsbeskrivning
Den viktigaste framgångsfaktoren enligt Sältborg:
“Om man ska välja ut en framgångsfaktor som jag tycker är viktigare än alla andra då är det en tydlig uppdragsbeskrivning. Har man inte det är det väldigt svårt att lyckas.”
Praktiska verktyg för effektivitet
Tidrapportering som konkurrensfördel
Sältborg använder detaljerad tidrapportering för att visa värde:
“Jag rapporterar, skriver upp i princip varje timme om inte varje timme så varje dag. […] Jag har blivit otroligt mycket mer effektiv sen jag blev intervjuschef.”
Hans enkla Excel-mall innehåller:
- Arbetade timmar
- Fokusområden för dagen
- Uppnådda resultat
- Planering för nästa period
Veckorapporter för kontinuerlig kommunikation
Strukturen för hans veckorapporter:
- Arbetstid: Antal timmar
- Fokus: Vad har prioriterats
- Resultat: Konkreta framsteg inom varje område
- Framåtblick: Planer för kommande vecka
Första veckorna – snabb analys och förtroendebyggande
Sältborgs strategi för snabb inkörning:
Intervjuprocessen
“Jag tycker man behöver intervjua de viktigaste personerna, i alla fall tre gånger var. Första gången, då får man reda på mest artighetsfraser […] Andra vändan så öppnar de upp sig lite mer. Och tredje vändan då kanske man börjar höra lite sanningar.”
Kombinerad analys:
- Människor: Intervjuer med alla intressenter
- Siffror: Genomgång av resultaträkningar och budgetar
- Tid: 2-3 veckor för att få klar bild av problemområden
Byggande av förtroende som extern
En av de största utmaningarna är att bygga förtroende som utomstående. Sältborgs framgångsrecept:
“I framtidens organisationsschema är inte jag med. För jag är här tillfälligt. Då can jag skapa en känsla av att jag inte är något hot utan snarare en coach som kan hjälpa dem att hitta rätt position och rätt jobb i framtiden.”
Strategier för förtroendebyggande:
- Fokusera på framtidens organisation, inte nuläget
- Positionera sig som coach snarare än hot
- Vara transparent med det tillfälliga uppdraget
- Regelbunden kommunikation om syftet
Hantering av motstånd och politik
Som extern kan interimledaren hålla sig utanför organisationspolitik:
“Det som är så skönt med att vara extern är att man kan hålla sig helt utanför politiken. […] Jag brukar se på mig själv som att mitt jobb är att göra alla andra till hjältar.”
Fördelar med extern position:
- Ingen karriärkonkurrens
- Kan vara objektiv i konflikter
- Lättare att fatta opupulära beslut
- Fokus på uppdragets mål, inte personlig vinning
Lärdomar från misstag
Sältborg delar öppet sina misstag för att andra ska lära sig:
Det klassiska misstaget – för bred fokus
“Mitt allra första uppdrag fick jag ett blankt papper som uppdragsbeskrivning. […] Jag gick in ganska brett på samma sätt som jag hade gjort tidigare.”
Problemet: Utan tydlig prioritering fokuserade han på för många områden istället för det som var kritiskt – försäljning och kundanskaffning.
Lärdomen: Avgränsning och fokus är avgörande för snabba resultat.
Ekonomiska aspekter och villkor
Prissättning:
- Betalt per timme eller dag (inte månad)
- Högre ersättning än fast anställning pga risker
- Ingen anställningstrygghet eller förmåner
Utmaningar:
- Osäkerhet mellan uppdrag
- Kontinuerligt säljarbete krävs
- Ensamhet och isolering
Vem passar som interimledare?
Lämplig profil:
- Nyfiken och otålig personlighet
- Gillar nya miljöer och utmaningar
- Bekväm med osäkerhet
- Självgående i säljprocesser
Mindre lämplig:
- Behov av trygghet och stabilitet
- Ogillar att sälja sig själv
- Svårt med ensamhet
- Vill ha långsiktiga kollegiala relationer
Nätverkande som överlevnadsstrategi
Sältborg betonar vikten av kontinuerligt nätverkande:
“Man behöver nätverka hela tiden. Det som är svårt är att orka med det här samtidigt som man är i uppdrag.”
Tips för effektivt nätverkande:
- Inte slarva med nätverksluncher även under pågående uppdrag
- Se investeringen: En lunch kan förkorta tid mellan uppdrag
- Balansera leverans med försäljning kontinuerligt
Tillämpning för projektledare
Projektledare kan använda flera av Sältborgs metoder:
Direkta tillämpningar:
- Detaljerad tidrapportering för att visa värde
- Tydliga uppdragsbeskrivningar från start
- Strukturerade veckorapporter till beställare
- Systematisk intressentanalys i början
- Fokus på konkreta resultat snarare än aktiviteter
Förtroendebyggande tekniker:
- Transparent kommunikation om projektets syfte
- Positionering som coach för teamet
- Hålla sig utanför organisationspolitik
- Fokusera på att göra andra framgångsrika
Lyssna på hela avsnittet här för att höra Johan Sältborgs fullständiga genomgång av alla 15 framgångsfaktorer, fler konkreta exempel från hans interimuppdrag och djupare diskussioner om hur man hanterar komplekta intressentrelationer i ägarledda företag samt hans praktiska tips för att undvika de vanligaste fallgroparna.