I detta avsnitt av Projektledarpodden pratar vi med Ami Hemviken, författare till “Nå in, nå fram, få igenom”, årets talare 2017 och en av Sveriges mest eftertraktade föreläsare inom kommunikation. Hon delar värdefulla insikter om varför kommunikation är projektledarens absolut viktigaste verktyg och ger konkreta tips för att bygga tillit, skapa engagemang och lösa konflikter.
Varför kommunikation är allt för projektledare
Ami slår fast en fundamental sanning: “Apropå det här att du inte har det formella chefsmandatet utan du ska leda, styra, nå uppsatta mål utifrån eller med hjälp av egentligen bara din kommunikation. Det är egentligen bara det du har.”
Detta gör projektledarrollen unik. Till skillnad från linjechefer måste projektledare förlita sig på sin kommunikativa förmåga för att få resultat. Som Ami uttrycker det: “Kunskap kanske inte är makt… Det räcker inte med att vara bäst på allt som har med det strukturella projektledningen att göra för att du ska nå bäst resultat.”
De fem F:n för framgångsrik kommunikation
Ami presenterar ett konkret ramverk för att “nå fram” i kommunikationen:
1. Förkorta
Prata inte för länge om saker. Vi har alla varit med om möten där presentatörer drunknar i detaljer och bakgrund.
2. Förenkla
“Jag möter fortfarande många ut i näringslivet som tror att antingen ju mer akademiskt språk jag använder eller ju mer business-term jag använder desto coolare verkar jag… Det är inte så. Kommunikationen är till för att skapa förståelse.”
3. Förklara
Förklara begrepp innan folk behöver fråga. I många jobbsammanhang vågar folk inte erkänna när de inte förstår.
4. Förstärk
“Mycket som händer på arbetsplatser när vi tappar intresset för varandra är för att vi blir för monotona i vårt sätt att kommunicera. Blö, blö, blö, blö, blö.”
Använd variation i röst, mimik och gester – särskilt viktigt vid digitala möten.
5. Fråga
Kontrollera alltid om ditt budskap har nått fram genom öppna frågor som “Hur har ni förstått det här?” istället för “Är alla med?”
Tillit som grund för projektframgång
Varför tillit är avgörande
“Det man vet är att grupper som upplever tillit presterar mycket bättre. Det gäller både projekt och linjeverksamhet.”
Så bygger du tillit i projektgruppen
Bjud på dig själv som människa:
- Våga erkänna misstag och säga när du inte vet
- Dela något personligt
- Visa din mänsklighet
Visa äkta intresse för andra:
- Ställ frågor på riktigt om hur folk mår
- Kom ihåg vad teammedlemmar berättat tidigare
- Ställ följdfrågor som visar att du lyssnat
Engagemang genom projektstruktur
Ami visar hur projektledning naturligt skapar förutsättningar för engagemang:
Fyra grundpelare för engagemang:
- Tydliga mål – “Vi har inget projekt om vi inte kan definiera ett tydligt mål”
- Meningsfullhet – Ställ regelbundet frågan: “Vad är det vi gör? Vilka hjälper vi när det här är klart?”
- Tacksamhet – Kör varvet runt på projektmöten: “Vad är vi tacksamma över?”
- Leta rätt, inte bara fel – När ni lyckas med delmål, fråga varför ni lyckades
Återkoppling som utvecklar teamet
Regeln om fem gånger mer positiv feedback
“Vi måste börja i berömdelen. Leta rätt. Boosta på med det… för att vi ska kunna ge den andra typen av återkoppling.”
Praktiska tips för återkoppling:
- Ge fem positiva återkopplingar innan en utvecklingsbar
- Avdramatisera feedback-situationer
- Ge återkoppling löpande, inte i stora doser vid projektslut
- Fokusera på beteenden, inte personer
Konflikthantering för projektledare
När ska du INTE ta konflikter?
“När du upplever dig själv i affekten, känner dig asförbannad, förnärmad, prostrerad, irriterad… Då är det sämsta tillfället att ta upp saker och ting.”
Ami’s konfliktguide:
- Skriv ett mejl till dig själv (skicka aldrig) för att få ur dig känslorna
- Ta en promenad för att aktivera frontalloben igen
- Vänta tills du är lugn innan du tar upp saken
- Använd neutrala parter vid svåra konflikter
- Skala löken – ofta finns djupare orsaker till återkommande konflikter
Praktiska startövningar för bättre kommunikation
För nybörjare:
- Träna närvaro – Lyssna på riktigt när folk pratar
- Ställ fler frågor – Visa äkta nyfikenhet för andra
- Skämta om dig själv – “Man kan alltid driva med någon person, precis hur mycket som helst. Det är helt ofarligt, nämligen sig själv”
- Anteckna personliga detaljer om teammedlemmar för att kunna ställa följdfrågor
För att se alla i projektet:
- Lär dig allas namn från start
- Anteckna några saker om varje persons privatliv
- Ställ följdfrågor som visar att du kommer ihåg
- Bekräfta både aktiviteter OCH personliga egenskaper
Balans mellan anpassning och äkthet
Ami ger en viktig distinktion:
“Du är den du är, så att du aldrig ska frångå din värdegrund… Däremot ditt sätt att paketera dina idéer, din kunskap, ditt ledarskap – det behöver du kunna anpassa utifrån vem du ska möta.”
Kommunikation är som en dans där båda parter måste anpassa sig, men utan att förlora sin kärna.
Lyssna på hela avsnittet här för att få ännu fler konkreta kommunikationsverktyg, djupare diskussion om nonviolent communication, och Ami’s personliga exempel på hur hon hanterar motstånd och kritik som föreläsare. I det fullständiga samtalet får du också höra mer om hennes bok där alla intäkter går till Plan International för flickors rättigheter.