I detta avsnitt av Projektledarpodden pratar vi med Pernilla Pihl, Lean Six Sigma Master Black Belt, projektguides-författare och erfaren projektledare. Hon delar värdefulla insikter om hur Lean Six Sigma och projektledning kompletterar varandra, samt praktiska tips för både nya och erfarna projektledare.
Vad är Lean Six Sigma egentligen?
Många hör talas om Lean Six Sigma men förstår inte riktigt vad det innebär. Pernilla förklarar att det faktiskt är två olika metodiker:
Lean kommer ursprungligen från Toyota och handlar om:
- Att jaga tidsförluster i processer
- Optimera flöden
- Ständiga förbättringar på alla nivåer
- Se hela systemet istället för enskilda personer
Six Sigma kommer från Motorola och fokuserar på:
- Kvalitetsförbättring
- Reducera variation
- Faktabaserad problemlösning
- Statistiska analyser för att bevisa grundorsaker
Som Pernilla uttrycker det: “Tillsammans ger de oss ett komplett tankesätt, en komplett verktygslåda, en komplett metodik för att lösa de flesta problem i våra befintliga processer.”
Varför behöver Lean Six Sigma projektledning?
En avgörande insikt från samtalet är att Lean Six Sigma-projekt kräver riktig projektledningskompetens. Som Pernilla förklarar:
“Det är väldigt många som tror att jag lär mig metodiken Lean Six Sigma och då kan jag leda projekt. Men det kan du inte utan du kan tekniken men du behöver ha den här projektledarhatten på dig.”
Six Sigma:s fem steg kräver projektledning:
- Define – Definiera problemet och målsättningen
- Measure – Samla in all information som kan påverka processen
- Analyze – Bevisa grundorsaken med statistiska metoder
- Improve – Generera och implementera lösningar (som ett vanligt projekt)
- Control – Skapa styrplan för hållbara resultat
Det stora problemet: Vi misshandlar ordet “projekt”
Pernilla lyfter fram en kritisk observation om svenska organisationer:
“Min erfarenhet är att vi misshandlar ordet projekt. Allting är projekt. Om man ställer sig utanför ett större företag och frågar om de är projektledare så är säkert 95 procent projektledare. Om man sedan frågar vilken typ av projektledarkunskap de har… så kanske är 25 procent som har någon form av utbildning.”
Konsekvensen? Vi ger medarbetare projekt utan att ge dem kompetensen att driva dem framgångsrikt.
Praktiska tips för bättre projektledning
1. Våga ifrågasätta från början
Pernilla betonar vikten av en tydlig projektbeskrivning: “Projektbeskrivningen är kontraktet mellan beställaren och projektledaren. Det som står i kontraktet är det du ska leverera.”
2. Använd SMART-metodik för projektmål
- Specifikt
- Mätbart
- Accepterat
- Realistiskt
- Tidsatt
3. Jobba med människor, inte bara processer
När det kommer till förändringsledning råder Pernilla:
“Om man utgår från processen och fokuserar på den fakta man får fram om processen så behöver man sällan adressera att problemet är hos dig som person. För det ser man själv.”
Misstag att undvika – Pernillas lärdomar
Pernilla delar generöst med sig av sina egna misstag:
Misstag 1: Inte våga ifrågasätta från början
“Särskilt som junior eller nyutexaminerad så är man ju jätteglad att få ett uppdrag… och så jobbar man på det är typiskt ett sådant misstag som jag har gjort och det har renderat i att projekten tar lång tid och det blir liksom inget riktigt avslut.”
Misstag 2: Göra allting själv
“Om du har en projektgrupp som är lite, nej men jag hinner inte det – jag gör det själv. Då tar du över ansvaret för alla aktiviteter i projektet. Det blir övermänskligt.”
Lösningen: Delegera och involvera
- Ha en projektgrupp som förstår syfte och mål
- Låt teamet vara delaktiga i lösningarna
- Kommunicera tvåvägs, inte bara informera
- Gör en intressentanalys från början
Hantera motstånd och scope creep
Vid motstånd från andra organisationer:
“Då skulle jag genast börja förnöja på vad kommer det sig att de vill hindra det? Vad är den bakomliggande grundorsaken återigen? Och adressera den?”
Vid scope creep:
Håll fast vid projektbeskrivningen. Om något extra ska läggas till: “Ska det ingå så ska det vara ett beslutsmöte. Och enda sättet att kunna vara det är att ha en väl genomarbetad projektbeskrivning.”
Stora vs små förbättringar
Pernilla använder en smart metafor: “Jag ser det lite som en trappa… de här stora trappstegen, det är de större förändringarna… Under tiden så kan vi jobba med de här dagliga ständiga förbättringarna.”
Slutsatsen: Komplettera stora projekt med små, kontinuerliga förbättringar i processerna.
Tips för projektsponsorer
Som projektbeställare eller sponsor bör du:
- Ha tätare avstämningsmöten med junior-projektledare (som mentor, inte kontrollant)
- Fokusera på resultat, inte metod: “Hur tänker du att du ska komma dit?”
- Kräv riskbedömningar när aktiviteter glider
- Säkerställa tydlig projektbeskrivning från start
Lyssna på hela avsnittet här för att få ännu fler praktiska exempel, djupare förklaringar av Lean Six Sigma-verktygen, och Pernillas detaljerade tips om förändringsledning i processförbättringsprojekt. I det fullständiga samtalet får du också höra mer om hennes bok “Praktisk projektledning” och konkreta exempel på hur olika projekttyper kräver olika tillvägagångssätt.