Mötesfacilitering guide - SMARR-modellen för effektiva möten
Pia Villför Larsson mötesfacilitator och expert på SMARR-modellen för effektiv mötesledning
Pia Villför Larsson

Pia Villför Larsson, en av Sveriges mest erfarna mötesfacilitatorer, delar sina bästa metoder för att transformera ineffektiva möten till produktiva sessioner där alla känner sig inkluderade. I detta avsnitt av Projektledarpodden lär du dig konkreta verktyg och tekniker som kan förkorta projektledtider med upp till två tredjedelar – bara genom bättre mötesledning.

Vad är mötesfacilitering?

Facilitering handlar om att underlätta mötesprocesser, men skiljer sig från traditionell mötesledning genom fokus på inkludering och delaktighet.

“Skillnaden mellan vanlig mötesledning och facilitering är att i facilitering jobbar man mycket med att det skapar tydlighet. Men sen är det att involvera alla i mötet. Att alla ska känna sig inkluderade.”

SMARR-modellen för effektiv mötesplanering

Pia introducerar SMARR-modellen som grund för alla möten:

  • Syfte – Varför har vi mötet överhuvudtaget?
  • Mål – Konkreta leverabler som ska uppnås
  • Arbetsgång – Hur startar, genomför och avslutar vi mötet?
  • Roller – Vem gör vad under mötet?
  • Regler – Spelregler för ett bra samarbete

Skillnaden mellan syfte och mål

“Syftet är ju det stora varför. Varför har vi mötet överhuvudtaget? Målet är de konkreta leverablerna. Konkret leverabel kan också vara en känsla. Exempelvis vikänsla, att vi är överens på några saker.”

Dramatiska resultat genom bättre facilitering

Pias erfarenheter från början av 90-talet på Telia visar faciliterings potential:

“Då märkte jag att jag kunde kapa ledtider ner till en tredjedel. Bara genom att få de här huvudpersonerna, det vill säga, ägarna, sponsorerna, utvecklarna, förvaltarna var i samma rum.”

Från overhead-projektorer till modellering

Genom att ersätta passiva presentationer med interaktiv modellering – där deltagarna själva skapar lösningar med postit-lappar och visualisering – skapades engagemang och kreativitet som tidigare var omöjlig.

Praktiska faciliterings-verktyg

Kaffemetoden för storgruppsarbete

En populär storgruppsmetod där:

  • Deltagare arbetar i små grupper vid olika stationer
  • Varje station har en specifik fråga att bearbeta
  • Grupper roterar mellan stationer och bygger vidare på tidigare gruppers arbete
  • Skapar både engagemang och mångfald av idéer

In- och utcheckning

“Om man gör det så tidigt som fem till tio minuter in i mötet, då blir det sån skillnad. Det är en sån viktig signal och mental förändring du gör i gruppen.”

Incheckning: Låter deltagare mentalt kliva in i mötet genom att dela förväntningar eller nuläge.

Utcheckning: Säkerställer att alla förstår vad som ska göras efter mötet och hur resultaten ska användas.

Hantering av motstånd och tveksamhet

När deltagare säger “vi har gjort det här tio gånger tidigare”:

“Det kan vara förlösande att våga prata om de här sakerna. Jag brukar prata om att ta in spöket i rummet och försvinner det.”

Pia rekommenderar att ställa frågan direkt till uppdragsgivaren: “Vad tänker ni när ni hör det här?” för att skapa klarhet.

Digitala möten – särskilda utmaningar

Pre-incheckning för teknisk trygghet

“Ett tips som jag kan varmt rekommendera är att ha pre-inkeckning innan mötet. Man har en tid innan mötet sätter igång.”

Denna obligatoriska session 5-10 minuter före mötestart säkerställer att alla har fungerande teknik och kan fokusera på innehållet från start.

Visualisering i digital miljö

För digitala möten rekommenderar Pia:

  • Digitala whiteboards när möjligt
  • Delat arbete i PowerPoint-dokument via SharePoint
  • Variation mellan grupparbete och helgruppsaktiviteter

Att mäta framgång

“Framgången. Jag upplever nog att det är deltagare som ska säga om det är framgångsrik eller inte. Att de ska säga att vi har uppnått det vi har tänkt att vi skulle uppnå.”

Uppföljning sker på två nivåer:

  1. Omedelbar feedback: Uppnådde vi våra mål?
  2. Långsiktig effekt: Hur påverkade mötet organisationen?

Vanliga misstag att undvika

Bristande förberedelse

“Det är att tro att man bara kan gå dit utan att förbereda sig. Det ska man definitivt undvika. Varje möte är unikt.”

Tappa fokus under mötet

“En annan misstag tänker jag på är när man dras med i en stämning och tappar sikte på syfte och mål.”

Pia använder detaljerade körscheman med tidsbudget för att hålla fokus.

Anta att alla tycker det är roligt

“Det är inte alla som tycker att det är fantastiskt kul faktiskt. Men det är rent av att det är obehagligt.”

Respekt för olika personlighetstyper och komfortnivåer är avgörande för inkludering.

Anpassning till olika organisationer

Pia betonar vikten av att förstå organisationskulturen innan facilitering:

  • Läs organisationens hemsida och värderingar
  • Förstå språkbruk och terminologi
  • Identifiera vad som värderas högt i organisationen
  • Undvik konsultspråk och anpassa kommunikationen

Den perfekta feedbacken

“Min bästa feedback är när deltagare upplever att de själv har skapat resultatet. När deltagaren själv känner att de äger resultatet, att det är de som har kommit fram till, det tycker jag är fantastiskt.”

Detta visar på facilitatorns framgång – att bli “osynlig” medan deltagarna äger processen och resultatet.

Lyssna på hela avsnittet här för att få ännu fler konkreta exempel på faciliterings-tekniker, djupare diskussioner om hantering av konflikter i möten, och Pias personliga berättelser om både framgångar och misstag som format hennes expertis inom mötesfacilitering.

Projektledarpodden
Privacy Overview

This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.