
Pia Villför Larsson, en av Sveriges mest erfarna mötesfacilitatorer, delar sina bästa metoder för att transformera ineffektiva möten till produktiva sessioner där alla känner sig inkluderade. I detta avsnitt av Projektledarpodden lär du dig konkreta verktyg och tekniker som kan förkorta projektledtider med upp till två tredjedelar – bara genom bättre mötesledning.
Vad är mötesfacilitering?
Facilitering handlar om att underlätta mötesprocesser, men skiljer sig från traditionell mötesledning genom fokus på inkludering och delaktighet.
“Skillnaden mellan vanlig mötesledning och facilitering är att i facilitering jobbar man mycket med att det skapar tydlighet. Men sen är det att involvera alla i mötet. Att alla ska känna sig inkluderade.”
SMARR-modellen för effektiv mötesplanering
Pia introducerar SMARR-modellen som grund för alla möten:
- Syfte – Varför har vi mötet överhuvudtaget?
- Mål – Konkreta leverabler som ska uppnås
- Arbetsgång – Hur startar, genomför och avslutar vi mötet?
- Roller – Vem gör vad under mötet?
- Regler – Spelregler för ett bra samarbete
Skillnaden mellan syfte och mål
“Syftet är ju det stora varför. Varför har vi mötet överhuvudtaget? Målet är de konkreta leverablerna. Konkret leverabel kan också vara en känsla. Exempelvis vikänsla, att vi är överens på några saker.”
Dramatiska resultat genom bättre facilitering
Pias erfarenheter från början av 90-talet på Telia visar faciliterings potential:
“Då märkte jag att jag kunde kapa ledtider ner till en tredjedel. Bara genom att få de här huvudpersonerna, det vill säga, ägarna, sponsorerna, utvecklarna, förvaltarna var i samma rum.”
Från overhead-projektorer till modellering
Genom att ersätta passiva presentationer med interaktiv modellering – där deltagarna själva skapar lösningar med postit-lappar och visualisering – skapades engagemang och kreativitet som tidigare var omöjlig.
Praktiska faciliterings-verktyg
Kaffemetoden för storgruppsarbete
En populär storgruppsmetod där:
- Deltagare arbetar i små grupper vid olika stationer
- Varje station har en specifik fråga att bearbeta
- Grupper roterar mellan stationer och bygger vidare på tidigare gruppers arbete
- Skapar både engagemang och mångfald av idéer
In- och utcheckning
“Om man gör det så tidigt som fem till tio minuter in i mötet, då blir det sån skillnad. Det är en sån viktig signal och mental förändring du gör i gruppen.”
Incheckning: Låter deltagare mentalt kliva in i mötet genom att dela förväntningar eller nuläge.
Utcheckning: Säkerställer att alla förstår vad som ska göras efter mötet och hur resultaten ska användas.
Hantering av motstånd och tveksamhet
När deltagare säger “vi har gjort det här tio gånger tidigare”:
“Det kan vara förlösande att våga prata om de här sakerna. Jag brukar prata om att ta in spöket i rummet och försvinner det.”
Pia rekommenderar att ställa frågan direkt till uppdragsgivaren: “Vad tänker ni när ni hör det här?” för att skapa klarhet.
Digitala möten – särskilda utmaningar
Pre-incheckning för teknisk trygghet
“Ett tips som jag kan varmt rekommendera är att ha pre-inkeckning innan mötet. Man har en tid innan mötet sätter igång.”
Denna obligatoriska session 5-10 minuter före mötestart säkerställer att alla har fungerande teknik och kan fokusera på innehållet från start.
Visualisering i digital miljö
För digitala möten rekommenderar Pia:
- Digitala whiteboards när möjligt
- Delat arbete i PowerPoint-dokument via SharePoint
- Variation mellan grupparbete och helgruppsaktiviteter
Att mäta framgång
“Framgången. Jag upplever nog att det är deltagare som ska säga om det är framgångsrik eller inte. Att de ska säga att vi har uppnått det vi har tänkt att vi skulle uppnå.”
Uppföljning sker på två nivåer:
- Omedelbar feedback: Uppnådde vi våra mål?
- Långsiktig effekt: Hur påverkade mötet organisationen?
Vanliga misstag att undvika
Bristande förberedelse
“Det är att tro att man bara kan gå dit utan att förbereda sig. Det ska man definitivt undvika. Varje möte är unikt.”
Tappa fokus under mötet
“En annan misstag tänker jag på är när man dras med i en stämning och tappar sikte på syfte och mål.”
Pia använder detaljerade körscheman med tidsbudget för att hålla fokus.
Anta att alla tycker det är roligt
“Det är inte alla som tycker att det är fantastiskt kul faktiskt. Men det är rent av att det är obehagligt.”
Respekt för olika personlighetstyper och komfortnivåer är avgörande för inkludering.
Anpassning till olika organisationer
Pia betonar vikten av att förstå organisationskulturen innan facilitering:
- Läs organisationens hemsida och värderingar
- Förstå språkbruk och terminologi
- Identifiera vad som värderas högt i organisationen
- Undvik konsultspråk och anpassa kommunikationen
Den perfekta feedbacken
“Min bästa feedback är när deltagare upplever att de själv har skapat resultatet. När deltagaren själv känner att de äger resultatet, att det är de som har kommit fram till, det tycker jag är fantastiskt.”
Detta visar på facilitatorns framgång – att bli “osynlig” medan deltagarna äger processen och resultatet.
Lyssna på hela avsnittet här för att få ännu fler konkreta exempel på faciliterings-tekniker, djupare diskussioner om hantering av konflikter i möten, och Pias personliga berättelser om både framgångar och misstag som format hennes expertis inom mötesfacilitering.