I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Camilla Åkesson sina erfarenheter från ett av Sveriges största omorganisationsprojekt – sammanslagningen av 11 kommuners räddningstjänst till Stockholms brandförsvar. Hon ger konkreta råd om hur man hanterar massivt motstånd, kommunicerar förändring och driver genomförandet av komplexa organisationsförändringar under extremt tidspress.
Projektets omfattning och utmaningar
Projektet innebar att slå samman 11 olika kommuners räddningstjänster till en gemensam organisation. Som Camilla beskriver: “Det var ett politiskt beslut där man fattade beslut om att man skulle slå ihop 11 kommunars räddningstjänst i Stockholmslen till en.”
Startläget
Organisatorisk komplexitet:
- 11 olika kommuner med olika arbetssätt
- Några kommuner organiserade som kommunalt förbund
- Stockholms stad med 12 brandstationer
- Blandning av kommunala bolag och direktorganisation
Tidspressen: Camilla kom in i maj och hela funktionen skulle vara klar första januari – mindre än åtta månader för total omorganisation.
Det största hindret: Totalt motstånd
Motståndets omfattning
“Det var i princip ingen av personalen, det vill säga brandmän i huvudsak, som ville det här. Så det var ett otroligt stort motstånd.”
Camilla identifierade omedelbart att detta var projektets kritiska utmaning. Att genomföra en så stor förändring med motstånd i princip hela organisationen krävde en helt egen strategi.
Strategi för att hantera motstånd
1. Förståelse före förmedling Camilla ägnade tid åt att själv förstå exakt vad som skulle hända, vilka effekter det skulle få för personalen och vilka fördelar de skulle få.
2. Positivt fokus
“Vi tog fram ett material där vi hade en lites. Vi gjorde den lite flashigare med presentation och filmar. Men vi pushade på att det här kommer att bli bra.”
3. Systematisk kommunikation
- Intranet och e-mail
- Möten på stora arenor (Globen)
- Material som rullades på skärmar i dagrum och gym
- Koordinerat budskap via brandchefer
Värdegrund som vändpunkt
Oväntat framgångsrecept
En av Camillas smartaste beslut var att starta ett värdegrundsarbete tidigare än planerat:
“Det var en av de smartaste sakerna jag gjorde i det här projektet. Det var väldigt bra.”
Genomförandet:
- 89% träffbild på all personal
- Halvdagar och heldagar
- Blandade grupper från alla organisationer
- Diskussion om framtidsvision och arbetssätt
- Strukturerat arbete med “sheets” och grupparbete
Resultatet:
“Efter det så minskte motståndet något och det blev en annan känsla skulle jag säga. I organisationerna och en annan attityd inför förändringen.”
Planering under osäkerhet
WBS som kartläggningsverktyg
Camilla använde Work Breakdown Structure systematiskt:
Process:
- Intervjuer på alla nivåer för övergripande förståelse
- WBS med delprojektledning i 3-4 nivåer
- Uppdelning i operativ och administrativ del
- Synkronisering av tidplaner mellan delarna
Avgränsning när allt ingår
“Faktum var att vi hade inga avgränsningar. Förutom de alldeles uppenbara att vi inte fick fattig beslut på hoxtonnivå. Men övrigt så var det allt.”
Lösning: Hård prioritering
- Måste-ha: Utlarmering och andra kritiska funktioner
- Temporära lösningar: IT-system som kunde vänta
- Efterprojekt: Saker som inte var kritiska för go-live
Resurshantering i skiftorganisation
Unik utmaning
Brandförsvaret består till största delen av operativ personal som arbetar i skift och ville fortsätta göra det.
Camillas lösning:
- Tidplan för både dag- och nattskift
- Vissa aktiviteter planerades specifikt för natt
- Andra för dag
- Accepterade längre ledtider för koordination
“Vi hade egentligen tidplan… I vår projekttidplan hade vi dagskifttidplan och nattskifttidplan.”
Riskhantering som psykologiskt verktyg
Mer än teknisk risk
“Egentligen jobbade vi med riskanalys hela tiden, men det blev väldigt tydligt i början att vi psykologiskt behövde jobba med riskanalysen.”
Strategin:
- Låta alla få uttrycka sina oro och farhågor
- Visa att projektgruppen lyssnade
- Kategorisera mellan verkliga risker och “gnäll”
- Kommunicera tydligt vad som hanterades nu vs senare
Ekonomisk riskbedömning
Camilla utvecklade en modell för att presentera risker för styrgruppen:
Kostnadskalkyler för:
- Resurser och tid om risken inträffar
- Kostnader för förebyggande åtgärder
- “Prislappar” för att underlätta beslut
Detta ledde till medvetna beslut att acceptera vissa risker som billigare än åtgärderna.
Kommunikation som framgångsfaktor
Största lärdomen
“Det var faktiskt där det blev tydligast att vi började fundera på hur i jossernamn ska vi kommunicera det här. Så det är en av de lärdomar jag faktiskt tar med mig allra mest.”
Målgruppsanpassning
Misstaget: Anta att alla läser e-mail Verkligheten: Brandmän på stationer öppnade sällan e-post
Lösningen:
- Information på skärmar i dagrum och gym
- Korta, uppdaterade meddelanden
- Videofilmer för viktiga budskap
- Rätt person för rätt meddelande
“Men det är också viktigt att fundera på vilken utav oss de kommer ha mest förtrån för och vilken de kommer ha mest lyssnar på när man kommunicerar.”
Styrningsutmaningar
Politiskt spel påverkar beslut
Under hela projektet pågick rekrytering av ny brandchef, vilket påverkade beslutsprocessen:
“Det var ingen riktigt som vågade sticka ut och fatta beslut. Det var bekvemmare att kanske inte sticka ut ifall politen skulle ha ögonen på oss.”
Camillas motstånd:
- Tydliga rekommendationer med motivering
- Deadline för beslut
- Konsekvensanalys vid uteblivna beslut
- “Om jag inte får beslut innan det här datumet så kommer tidplanen ruckas på det här och det här sättet”
Symbolikens kraft
Loggan som känslomässig utmaning
“Det var den mest omstridde frågan. Jag förstod att det skulle bli en utmaning, men jag förstod inte att det skulle bli en så stor utmaning som det faktiskt blev.”
Räddningstjänstens logga representerar kamratskap och lojalitet – värden som personalen inte ville förlora. Lösningen blev att skapa något helt nytt istället för att låta någon befintlig organisation “ta över”.
Projektets resultat och lärdomar
Vad som fungerade
✅ Tekniskt framgångsrikt: Inga problem vid övergången, budget och tid hölls
✅ Kritiska funktioner: Utlarmering fungerade smärtfritt
✅ Långsiktig acceptans: Personal som arbetar där idag är nöjda
Vad som kunde varit bättre
Camillas egen reflektion:
“Jag skulle säga att det var lyckat ur perspektivet på pappret. Men… Tycker jag inte själva att det blev lyckat, för att jag tyckte inte att vi fick med oss personalen tillräckligt som jag skulle önska att vi hade fått.”
Råd för framtiden
Projektutbildning: Utbilda beställare och delprojektledare i projektmetodik Förväntningshantering: Tydliggör roller och ansvar från start Tidigare involvering: Mer tid för att verkligen få med personalen i planering och beslut
Lyssna på hela avsnittet här för att få Camillas kompletta genomgång av hur man strukturerar ett projekt med 250+ deltagare, detaljerade beskrivningar av WBS-processen och hennes tankar om när man ska använda Excel vs moderna projektverktyg. I det fullständiga samtalet får du också höra mer om den politiska dimensionen av stora förändringar och hennes specifika tips för kommunikation i olika typer av organisationer.