I det här avsnittet delar Ylva M. Andersson, författare till Årets Projektledarbok “Leda i ständig förändring”, sin modell för förändringsledning projektledare kan använda för att navigera förändringsarbete. Hon förklarar varför vi måste börja med rätt varför-frågor, hur en tusenårig modell från nordamerikanska ursprungsbefolkningar blev hennes operativsystem, och varför svensk corporate business behöver lära sig kollektiv intelligens.
Operativsystemet: En Tusenårig Modell för Modern Förändring
Ylva baserar sin modell på “Medicine Wheel Tool” – en mycket gammal modell från nordamerikansk ursprungsbefolkning. Men namnet ändrade hon:
Jag kände att det där är lite flummigt för svensk corporate business. Om jag ska in på de stora börsbolagen och säger att vi skulle jobba lite med medicinhjulet, då tänker jag att de kanske ryggar tillbaka lite.
Därför kallar hon den “Operativsystemet” – som i en dator där många program och appar måste fungera tillsammans.
Modellen är cirkulär med syfte i mitten och fem faser som vi går igenom varv efter varv:
- Syfte (mitten)
- Ledarskap (norr)
- Vision (öster)
- Samarbete (söder)
- Handling (väster)
Det cirkulära är poängen. Vi går runt, runt och samlar på oss förståelse och handlingskraft varv för varv. Vi kan inte köra allt på en gång.
Börja Med Syfte – Tre Kritiska Frågor
Många organisationer slarvar med att förklara syftet. Ylva menar att vi behöver kunna svara på tre frågor som om vi väcks mitt i natten:
1. Varför gör vi den här förändringen?
2. Varför gör vi den här förändringen NU? Inte igår, inte imorgon. Just nu.
3. Vad händer om vi INTE gör den här förändringen?
När det gäller att försöka förklara varför i en organisation så finns det tre frågor som jag alltid brukar hamra på mig och som man ska kunna svara på om man blir väckt mitt i natten.
Dessa frågor skapar större förståelse och mening kring förändringen – något vi måste ha för att människor ska engagera sig.
Genom Operativsystemet: Ledarskap → Vision → Samarbete → Handling
Efter syftet går vi norrut till Ledarskap: Vilket ledarskap krävs för att fullfölja syftet? Kompetens, kvalifikationer, kapacitet, mindset, attityder. Inte bara formella chefer – alla.
Sedan österut till Vision: Vad ska detta leda till? Vad blir annorlunda? Vilka mål sätter vi upp?
Därefter söderut till Samarbete: Vilka behöver vi? Hur ska vi samarbeta? Här kommer kollektiv intelligens in (mer om det nedan).
Slutligen västerut till Handling: Konkreta aktiviteter och genomförande.
Sen börjar vi om. Varv efter varv. Modellen kan användas för nulägesanalys, design av förändringsarbete, utvärdering eller diagnos när något kört fast.
208 Sekunder – Fatta Beslut Snabbt
Ylva använder Captain Sully som metafor. När hans flygplan tappade båda motorerna efter fågelkollision hade han 208 sekunder att landa på Hudson River. Alla överlevde.
Metaforen påminner oss hur snabbt vi kan gå från normal vardag till akut krishantering. Sully bröt även mot instruktionerna – han insåg att de inte passade situationen.
Detta är viktigt i förändring: ibland måste vi bryta mot etablerade regler när situationen kräver det.
Kollektiv Intelligens – Den Mest Underutnyttjade Förmågan
Ylva är tydlig:
Kollektiv intelligens är både den mest underskattade och mest underutnyttjade förmågan vi har i våra organisationer.
Vi lägger massor av tid på möten, workshops och sammanträden. Men resultatet blir ofta en liten tess. Varför?
Vi har aldrig lärt oss hur vi samarbetar.
Redan i skolan får vi grupparbeten där någon sitter med telefonen och några andra blir projektledare och ser till att något blir gjort. Men vi får aldrig lära oss HUR alla ska komma till sin rätt och bidra.
Googles Aristoteles-projekt visar svaret: Psykologisk trygghet är the magic one. Inte vilka du sätter i projektet, utan hur personerna samverkar.
Högpresterande grupper:
- Ställer väsentligt fler frågor till varandra
- Lyssnar mycket mer
- Bjuder på sina tankar
- Bygger på varandras idéer
- Skapar något bättre tillsammans än vad individer kunde åstadkomma
Fyrstegsmodellen för Feedback
Ylva använder Stefan Gunnarssons modell från “Professionell feedback”:
1. Beskriv vad du sett/hört Konkreta observationer, inte tolkningar.
2. Hur du uppfattat situationen Din upplevelse av händelsen.
3. Vilka känslor det väcker Ärligt om hur det påverkar dig.
4. Vad du behöver för att det ska bli bättre Framåtriktad lösning.
Exempel:
Jag har noterat Mattias att du väldigt ofta kommer några minuter för sent när vi ska ha våra arbetsmöten. Det gör att jag blir stressad. Jag känner att vi inte hinner med. Jag blir lite orolig, lite otålig. Så jag skulle önska att antingen hörsar du mig om du blir sen eller att du till och med försöker komma när vi ska börja.
Fokus ligger på beteenden, inte på att värdera personen. Vi förhandlar inte om någons värde.
Praktiska Tips för Projektledare
Använd Operativsystemet som bottenplatta Det ger stabilitet när allt runt omkring är kaos. Du kan fatta kloka beslut även när du inte vet vad som väntar runt hörnet.
Jobba igenom faserna i rätt ordning Börja med Syfte. Hoppa inte direkt till Handling. Gå varv för varv.
Svara på de tre varför-frågorna Varför nu? Varför inte imorgon? Vad händer om vi inte gör det?
Bygg psykologisk trygghet Utan den får du aldrig kollektiv intelligens. Ställ fler frågor. Lyssna mer. Bygg på varandras tankar.
Ge feedback på beteenden Inte på personens värde. Använd fyrstegsmodellen.
Varför Modellen Fungerar i Turbulenta Tider
Ylva gjorde bedömningen att modellen var “lite före sin tid” när den kom 2022. Den säljer fortfarande väldigt bra och hon har mycket uppdrag kopplade till den.
Anledningen? I en extremt snabb, turbulent värld behöver vi något som ger stadga och riktning. Operativsystemet gör just det – det säkerställer att människor, mål, handling och framgång fungerar tillsammans.
Det är inte flummigt. Det är ett superenkelt men strukturerat verktyg.
Lyssna på hela avsnittet här för att höra Ylvas genomgång av varje fas i operativsystemet, fler exempel på hur man diagnostiserar var en förändring kört fast, och hennes tankar om reflektion som hon skriver om i sin nästa bok som kommer i mars.