Personlig effektivitet och effektiva möten – praktiska verktyg för projektledare

Michael Alphov, expert på personlig effektivitet och möteskultur, delar konkreta tekniker för att minska slöseri och skapa högpresterande team.

Varför känns det som att du arbetar mer men får mindre gjort? Mikael Alpov, föreläsare och expert inom personlig effektivitet, avslöjar varför de flesta projektledare bara använder 20-30% av sin tid till det som verkligen skapar värde. Hans fyrblockssystem och praktiska mötesverktyg hjälper projektledare att återta kontrollen över sin tid och skapa teams som presterar på toppnivå.

Vad är personlig effektivitet?

Effektivitet handlar inte om att arbeta hårdare eller längre timmar. Som Alpov förklarar:

“Effektivitet handlar ju inte om, det handlar inte så mycket om verktyg eller system eller processer och sånt. […] Men det handlar egentligen om vad man gör och vad man inte gör.”

Effektivitet = minska slöseri

Alpovs definition är enkel men kraftfull:

“Effektivitet handlar väl om att minska slöseri kan jag tycka ytterst om vi ska försöka koka ner det någonstans. Alltså göra saker på så bra sätt som möjligt med så bra output som möjligt.”

Slöseri kan vara:

• Tid – som i slutändan blir pengar
• Energi – man tappar energi när man får göra om och hoppar mellan uppgifter
• Förväntningar – när teamet inte levererar som planerat

Fyrblockssystemet – var tar tiden vägen?

Alpov delar upp en genomsnittlig arbetsdag i fyra block för att visa var tiden verkligen försvinner:

Block 1: Återkommande rutiner (1,5-2 timmar/dag)

• E-post hantering
• Administrativa uppgifter
• Uppdatering av system
• Uppföljning av tidigare arbete
• Inklusive raster och fika

Block 2: Möten (varierar kraftigt)

• Fysiska och digitala möten
• Interna, externa, projekt- och avstämningsmöten
• Problem: Många har ökat mötestid under pandemin

Block 3: Oförutsett/oplanerat (1,5 timmar/dag)

• Kollegor som ställer frågor
• Tekniska problem
• Telefonsamtal och meddelanden
• Viktigt: Ofta är vi själva orsaken till avbrotten

Block 4: Eget planerat arbete

“Om man ställer frågan till folk, ja men du beskriv vad du gör på ditt jobb. […] man kommer prata vitt och brett och med stolthet och glädje och entusiasm om alla de här roliga projekten man driver […] Aha, vad lägger man minst tid på om man har otryll? Ja, men det är ju det här blocket.”

Problemet: De flesta tillbringar 50-60% av tiden i rutiner och oförutsett, vilket lämnar minimal tid för det värdeskapande arbetet.

Planering är matematik

“Planering är ju väldigt mycket matte. Det är ju som projektledning. […] Man får ju räkna helt enkelt.”

Praktiska lösningar:

• Mötesfria dagar – kommuner och företag som infört mötesfria onsdagar ser stora förbättringar
• Skyddad tid – inga interna möten före 9:30 eller efter 15:30
• 80% regel – boka max 80% av tiden för att ha utrymme för oförutsett

E-posthantering som ger kontroll

Proaktiv istället för reaktiv hantering:

Konkreta steg:

1. Stäng av alla signaler – inga “bling och blink”
2. 2-4 gånger per dag – öppna e-post endast vid fastställda tider
3. Fyra beslut per e-post:
   • Kasta
   • Spara utan aktivitet
   • Göra själv (boka in NÄR, inte “senare”)
   • Någon annan ska göra (skicka direkt)

Outlook-tips för projektledare:

“Peka på mailet, håll nere höger musknapp, dra och släpp det på kalenderekonen eller uppgiftsikonen nere i vänsterhörnet så kommer ni få upp alternativ.”

Detta är enligt Alpov “en game changer” för produktivitet.

Veckoavstämning – det viktigaste verktyget

Alpov menar att veckoavstämning är det absolut bästa effektivitetstipset:

“Om jag får välja frågan Det är ett effektivitetstips. Vad är det absolut bästa tipset du kan ge? Jag väljer alltid veckovstämning.”

Genomförande (45 minuter fredagar):

1. Utvärdera veckan – vad har gjorts, vad återstår?
2. Planera framåt – kolla 1-2 veckor framåt
3. Reflektion – vad fungerade bra, vad ska ändras?
4. Fira framgångar – erkänn vad som gått bra

Varför det fungerar:

• Man börjar måndag utan backlog
• Problem upptäcks i förväg (dubbelbokningar etc.)
• Man kan släppa jobbet över helgen
• Proaktivitet istället för reaktivitet

Batching och Pomodoro-tekniken

Batching för liknande uppgifter:

Gruppera liknande aktiviteter (ekonomi, e-post, rapporter) och hantera dem i block istället för att hoppa mellan olika typer av arbete.

Pomodoro för fokus:

• 25 minuters fokusarbete
• 5 minuters paus
• Perfekt för personer som lätt blir avbrutna eller tycker vissa uppgifter är tråkiga

Varför multitasking inte fungerar:

“Det mesta här i livet som vi gör, hjärnan är ju som en muskel, det mesta vi gör utvecklar ju hjärnan. […] Det finns en sak dock som förstör hjärnan och det är multitasking.”

Effektiva möten genom struktur

Före mötet – tre kritiska frågor:

1. Varför ska vi ha mötet? (Syfte)
2. Vad vill vi uppnå? (Mål)
3. Vem behöver vara med? (Rätt laguppställning)

“I en perfekt värld har man ett beslutsmöte, ett diskussionsmöte och ett informationsmöte. Men den världen lever vi inte i, utan vi har ju alla de här tre i samma möte.”

Under mötet – träningspass-struktur:

1. Uppvärmning – gå genom syfte, mål och agenda
2. Tyngsta delen först – viktiga beslut när alla är pigga
3. Avvarvning – informationspunkter sist

Praktiska mötestips:

• Insäckningsvarv – alla får 20-30 sekunder att säga vad som behöver adresseras
• Parkering – skriv upp off-topic frågor för senare hantering
• Avsluta med utvärdering – 3-4 minuter reflektion

Outlook-inställningar för bättre möten:

• 1 timmes möten blir automatiskt 50 minuter
• 30 minuters möten blir 25 minuter
• Ger tid för förflyttning mellan möten

Högpresterande team från fotbollsplanen

Alpov använder sin erfarenhet som fotbollstränare för GAIS U21 för att förklara teambyggnad:

Fyra grundpelare:

1. Tydligt syfte – varför finns teamet?
2. Gemensamma mål – vad ska uppnås?
3. Tydliga roller – mandat, befogenheter, förväntningar
4. Kontinuerlig feedback – som i fotbollsträning, inte bara vid utvecklingssamtal

Hantering av teamförändringar:

När nya medlemmar kommer in:

• Gå inte tillbaka till “ruta ett” om teamet är moget
• Ha tydlig introduktion av roller och förväntningar
• Intensifiera ett-till-ett-samtal med nya medlemmar
• Skapa relationer och förståelse tidigt

Chefers största utmaning

“Jag hinner ju inte vara chef. […] För att vi är alldeles för operativa.”

Lösningen – strategisk tidsbokning:

1. Identifiera de 5-10 viktigaste chefssuppgifterna
2. Boka tid i kalendern för strategiarbete (ex. fredagar)
3. Skapa “drömveckan” – hur skulle veckan se ut idealt?
4. Implementera gradvis – börja 3-6 veckor framåt

Lärdomar från misstag

Alpov delar sitt största misstag som projektledare:

“Det som slarvas med då, eller som jag slarvade då ihop med den här gruppen då som drev det här projektet, var ju verkligen att förankra att alla hade samma uppfattning.”

Vad gick fel:

• Antog att alla var lika engagerade som han
• Höll för hög tempo utan att vänta in teamet
• Glömde att som chef har man alltid “informationsövertag”

Lärdomen:

• Ta tid för förankring
• Kontrollera att alla är med på resan
• Våga sakta ner när det behövs
• Lyssna på feedback från teamet

Konkreta verktyg att börja med idag

För personlig effektivitet:

1. Stäng av e-postnotiser och öppna e-post max 4 gånger/dag
2. Boka veckoavstämning varje fredag (45 min)
3. Gör en lista för veckoavstämningen
4. Testa Pomodoro för tråkiga eller svåra uppgifter

För bättre möten:

1. Kräv syfte i alla möteskallelser
2. Börja med insäckningsvarv (30 sek/person)
3. Ändra Outlook-inställningar för kortare möten
4. Ha parkeringsfunktion för off-topic frågor

För teamledarskap:

1. Boka ett-till-ett-möten varannan vecka
2. Definiera tydliga roller och förväntningar
3. Ge kontinuerlig feedback istället för att vänta på utvecklingssamtal
4. Blockera tid för strategiarbete i kalendern

Lyssna på hela avsnittet här för att höra Mikael Alpovs fullständiga genomgång av hans dokumentbank med gratis verktyg, fler exempel på företag som framgångsrikt implementerat mötesfria dagar och hans djupare reflektion över sambandet mellan personlig effektivitet och högpresterande team i projektsammanhang.