I det här avsnittet av Projektledarpodden får vi träffa Marina Maric, projektledare och managementkonsult som kombinerar sin profession med engagemang i PMI Sweden Chapter. Hon delar med sig av praktiska tips från både kommersiella förändringsprojekt och volontärsarbetet med att organisera Passion for Projects – PMI:s stora årliga kongress.
Vad är PMI och vem passar det för?
PMI (Project Management Institute) är en global organisation för projektledning med en omfattande kunskapsbank för projektledare, portföljägare och PMO-chefer. Marina förklarar:
Det krävs ingen certifiering. Det passar egentligen alla vart man än är i sin karriär. Både som student är det jättebra. Jag själv blev medlem i PMI som student, men också som seniorprojektledare och pensionärer till och med.
PMI Sweden Chapter fungerar som den svenska delen av organisationen, där alla arbetar ideellt som volontärer. Organisationen är framför allt känd för:
- Standarder och certifieringar – som kvalitetsstämpel för projektledare
- PMP-certifiering – den mest välkända certifieringen
- Kunskapsdelning – mycket content är tillgängligt även för icke-medlemmar
Passion for Projects – ett projekt lett av projektledare
Passion for Projects är PMI:s årliga tvådagars kongress som samlar 400-500 projektledare. Evenemanget roterar mellan svenska städer – i år hålls det i Göteborg, nästa år Stockholm, sedan Skåne.
Årets tema: “Sustainable Project Management in the AI Lens” – fokus på AI:s utmaningar och möjligheter samt hållbarhet inom projektledning.
Struktur bakom kulisserna
Marina avslöjer hur de organiserar sig:
Vi har en projektledare med 50 volontärer som driver det här under året. Det är en projektledare som har 50 andra projektledare i sitt team. Det är häftigt att se.
Nyckelfaktorer för framgång:
- PMO-funktion som säkerställer lessons learned mellan åren
- Enkelhet framför överadministrering – “good enough”-nivå
- Tydlig vision och motivation för volontärerna
- Speakers Dinner och Mini Leadership Meeting helgen före eventet
Praktiska tips för komplexa förändringsprojekt
Marina specialiserar sig på “stökiga” förändringsprojekt och delar flera användbara strategier:
Visionsbaserat ledarskap
Marina berättar:
Jag fokuserar på varför vi gör det här. Vi måste tänka längre och måla upp bilden varför vi driver det här projektet och varför vi är viktiga till organisationen.
Konkreta exempel:
- Vid negativ feedback – boka extern UX-workshop för teamet mitt i projektet
- Ge teamet både självförtroende, kunskap och energi genom kompetensutveckling
- Håll energin löpande under projektet, inte bara vid kickoff
Förenkla kommunikationen
Marina förklarar sin strategi:
Istället för att introducera att vi ska jobba agilt och i sprinter och ha stand-ups så tappar man hälften av publiken. Så vill jag istället prata väldigt vardagligt. Jag tänkte att vi ska höras varje dag 15 minuter och gå igenom det här.
Tips för att undvika buzzwords:
- Säg “15 minuters dagliga avstämningar” istället för “daily stand-ups”
- Använd “tavla med uppgifter” istället för “sprint board”
- Våga utmana processer som belastar teamet i onödan
Nätverkande som problemlösning
Marina berättar om ett kreativt sätt att komma i kontakt med svåråtkomliga chefer:
Då börjar jag gå i korridoren. Jag tänker att jag kan hämta dem på våning fem. Då kan jag ta kaffe på våning fem. Då hängde jag där i några minuter. Säg 20-30 minuter. Till slut kom en och en in där.
I en digital värld: Boka 15 minuter i folks kalender och förbered dig väl.
Misstag och lärdomar
Marina är öppen med sina misstag och vad hon lärt sig:
Misstag 1: Vänta för länge med att agera
Marina reflekterar över sitt misstag:
Jag tror framför allt att våga stå på sig är ett sånt klassiskt exempel. När man sitter i möten eller nån workshop som man återkommer i varje månad – Man känner att det här inte är riktigt bra. Men man agerar inte.
Lärdom: Våga äga mötet och styra på ett schysst sätt, även när höga chefer är närvarande.
Misstag 2: För mycket operativt arbete
Marina berättar om delegering:
Det här med att min roll i styrelsen är att ha volontärer runt om sig – kan det bli att man inte delegerar tillräckligt mycket. Att jag agerar för supportive och kanske operativ.
Lärdom: Delegera tydligt och var klar med ansvarsfördelningen.
Kulturfrågor i internationella projekt
Marina har arbetat med team från Sverige, Finland och Indien. Hon lyfter fram hur Passion for Projects seminarium om nordisk kultur hjälpte henne förstå skillnader:
Marina delar sin erfarenhet av kulturskillnader:
Det var så pass stor skillnad. Det vet jag själv när jag hade en dansk kollega och kund som skriker i telefonen att den här funktionen inte funkar. Vi kan inte jobba så här. Jag blev så chockad.
Lösning: Skapa egen projektkultur som överbrygger både kulturella och företagskultursskillnader.
Work-life balance som engagerad projektledare
Marina förklarar sin approach:
Det som funkar för mig är att jag inte ser att jag jobbar 8-5. Utan att det får vara lite rörligt. Det är roligt och det gäller att känna in sina gränser.
Marinas strategi är att reflektera över vad som ger energi och låta det roliga arbetet vara flexibelt i tid.
Lyssna på hela avsnittet här för att höra mer om Marinas detaljerade berättelser om kulturfrågor i internationella projekt, riskhantering under covid-pandemin när Passion for Projects nästan blev inställt, praktiska exempel från systemimplementationer, och hennes personliga tips för att hantera work-life balance som engagerad projektledare.