Projektinitiering: Komplett guide från Projektledarpoddens värd

I detta specialavsnitt av Projektledarpodden delar värd Mattias Ejbe sina djupgående erfarenheter av projektinitiering – den kritiska fasen innan projektet officiellt startar. Istället för en intervju ger han en komplett genomgång av vad som verkligen händer i verkligheten kontra vad projektmodellerna säger, med praktiska råd för projektledare som vill undvika vanliga fallgropar redan från början.

Vad är projektinitiering?

Initiering är det som händer innan ett projekt startar – den fas som ofta förbises men som avgör projektets framgång eller misslyckande. Medan de flesta projektmodeller börjar med planering, börjar verkligheten mycket tidigare.

Som Mattias förklarar: “I de projektmodellerna så är det ju så att man har en del som jag känner till så börjar projekten med en planeringsfas. Den planeringsfasen börjar med att det kommer en beställare eller sponsor och ger en beställning till den projektledare som är utsedd.”

Verkligheten ser annorlunda ut: “Det varierar väldigt mycket. Från företag som är väldigt duktiga på det här till företag där det är väldigt otydligt ens om man har startat projektet eller att man inte gör någon beställning alls.”

Projektbeställningens essentiella komponenter

En komplett projektbeställning bör innehålla följande element:

Grundläggande projektinformation

  • Bakgrund och projektidé – Varför behövs detta projekt?
  • Projektmål och effektmål – Vad ska levereras och vilken effekt förväntas?
  • Omfattning och avgränsningar – Vad ingår och vad ingår INTE?
  • Risker – Identifierade risker från förstudien

Genomförande och organisation

  • Arbetssätt – Vilka projektmodeller, statusrapportering, ändringshantering?
  • Projektorganisation – Roller, ansvar och befogenheter
  • Tid och leveransplan – Övergripande tidplan med förväntade leveranser
  • Kvalitetskrav och acceptanskriterier – Hur vet vi att vi är klara?

Styrning och kommunikation

  • Budget – Inklusive vad som ingår och inte ingår
  • Prioriteringstriangel – Omfattning, kostnad eller tid – vad är viktigast?
  • Kommunikationsstrategi – Hur ska vi kommunicera?
  • Kriterier för projektgodkännande – När anses projektet slutfört?

Projektmål vs Effektmål: En kritisk skillnad

Mattias använder ett tydligt exempel för att illustrera skillnaden:

“Projektmålet kan vara att vi ska testa en medicin om den fungerar eller inte fungerar. Effektmålet är att vi vill kunna sälja den här medicinen. Projektet kanske konstaterar att medicinen inte fungerar. Alltså har projektet lyckats. För projektets mål var ju att kontrollera om den här medicinen skulle gå att använda eller inte. Medan effekten och effektmålet har då inte lyckats.”

SMART-mål med tillägg

För målformulering rekommenderar Mattias SMART-kriterierna:

  • Specifikt
  • Mätbart
  • Avgränsat
  • Realistiskt
  • Tidsbestämt

“Jag lägger ibland in också accepterat. Att både den kunden eller den interna beställaren har accepterat de här målen vi har.”

Prioriteringstriangeln: Avgörande för projektframgång

En av de viktigaste diskussionerna i initieringsfasen handlar om prioriteringstriangeln – förhållandet mellan omfattning, pengar och tid.

Praktiskt exempel från verkligheten: “Hanterar man till exempel Eurovision Song Contest i Sverige, då kan man nog konstatera att tid är det viktigaste. Vi har en dag då den här sändningen ska sändas. Pengar är troligtvis kraftigt begränsat om det är SVT som har det här och då är det oftast omfattningen som får stryka på foten om det inträffar någonting i projektet.”

Värdet av denna diskussion: “Det viktigaste är som sagt att man diskuterar det här så vi har en gemensam koll och då blir det lättare under projektet senare att komma fram till hur man ska hantera olika situationer.”

Omfattning och avgränsningar

Tydlighet är nyckeln

När det gäller projektomfattning betonar Mattias vikten av klarhet:

“Det jag tycker är bra, det är att den är så tydlig som möjligt. Vilket resultat förväntar sig beställaren? Vilka leveranser förväntar sig beställaren? Hur är det här när det är klart?”

Avgränsningar lika viktiga

“Lika viktigt är ju även avgränsningar. Vad ingår inte i projektet? Det här är ju någonting som projektledaren senare under planeringsfasen får fördjupa givetvis, men redan här är det ju bra att säga det att nej, ni ska sätta igång en skoaffär, men att sätta igång en webbshop till den skoaffären, det ingår inte i projektet.”

Budget och ekonomisk styrning

Tydlighet om vad som ingår

“Budget tycker jag är jätteviktigt att ha med redan här i beställningen. Ange vad som ska ingå i den här budgeten, var tydlig med om till exempel interna resurser ingår i budgeten eller om de är gratis.”

Praktiska fördelar:

  • Underlättar planering
  • Möjliggör anpassning av omfattning efter budget
  • Skapar realistiska förväntningar

Projektorganisation och befogenheter

Vanligt misstag: Ansvar utan befogenheter

“Allt för ofta så delas det ut ansvar, men inte befogenheter till projekt. Och det kan ge lite problem.”

Viktiga frågor att ställa:

  • Vad får projektet besluta om?
  • Vad får olika delprojektledare besluta om?
  • Hur fungerar beslutsprocessen i organisationen?

Kommunikation och intressenthantering

Ofta förbisett men kritiskt

“Kommunikation och hur det ska kommuniceras är en sak som ofta glöms bort i beställningar. Det är något man förhoppningsvis gör under planeringen.”

Värde av tidig intressentidentifiering: “Att redan ange det i beställningen till projektledaren kan hjälpa mycket framåt framförallt när vi ska ta reda på vilken omfattning och vilka krav vi har till vårt projekt.”

Riskhantering från start

“Riskhantering är någonting som jag sällan ser i en beställning, men som bör ingå redan där. Åtminstone ett par meningar om vilka risker man ser med det här projektet och hur de ska hanteras.”

Vad händer när projektbeställning saknas?

Projektledarens proaktiva roll

“Om det inte finns någon projektbeställning när projektledaren kommer in i projektet, då brukar jag rekommendera att projektledaren hjälper till att göra en projektbeställning. Det kan vara två-tre sidor, men väldigt viktigt att det görs och sammanställs.”

Viktigt att tydliggöra ansvar

“Att göra det här innebär inte att projektledaren tar över ansvaret, utan det tycker jag är viktigt att man tydliggör att beställaren har fortfarande ansvaret, men projektledaren hjälper beställaren.”

Praktisk rekommendation: “Därför kan man ju gärna se till att beställaren får skriva under en projektbeställning, även fast det bara är ett internt projekt.”

Från beställning till projektplan

Initieringsfasens slutprodukt är projektbeställningen som sedan blir grunden för projektplaneringen:

“När initieringsfasen är klar så har man sammanställt den här projektbeställningen. Man ger den till projektledaren som därefter kan göra sin planering av projektet. Och som svar på projektbeställningen så lämnar projektledaren över en projektspel. En projektspecifikation.”

Planeringens uppgift: “Att ni tänkte så här och nu har vi tittat och gått ett varv till och tittat igenom det och då har vi konstaterat att det kanske blir lite dyrare, det tar lite längre tid, men det blir mycket bättre. Eller någonting liknande.”

Praktiska takeaways för projektledare

Checklista för projektbeställning:

  1. Grundinformation: Bakgrund, mål (projekt och effekt), omfattning, avgränsningar
  2. Genomförande: Arbetssätt, organisation, tid, kvalitetskrav
  3. Styrning: Budget, prioriteringar, kommunikation, godkännandekrig

När beställning saknas:

  1. Ta initiativ att hjälpa beställaren skapa en
  2. Håll det kort (2-3 sidor) men komplett
  3. Säkerställ att beställaren behåller ansvaret
  4. Få beställningen undertecknad, även för interna projekt

Framgångsfaktorer:

  • Använd SMART-mål (+ Accepterat)
  • Diskutera prioriteringstriangeln explicit
  • Definiera tydliga avgränsningar
  • Specificera budget inklusive vad som ingår/inte ingår
  • Identifiera intressenter och risker tidigt
  • Etablera tydliga befogenheter, inte bara ansvar

Mattias Ejbes genomgång av projektinitiering visar hur kritisk denna fas är för projektframgång. Genom att investera tid i en gedigen projektbeställning skapas förutsättningar för framgångsrik planering och genomförande. Hans praktiska perspektiv från verkligheten kompletterar teoretiska projektmodeller med konkreta råd som varje projektledare kan tillämpa omedelbart.

Lyssna på hela avsnittet här för att höra Mattias fullständiga genomgång av initieringsfasen, inklusive fler praktiska exempel och detaljerade råd om hur man hanterar situationer där projektbeställning saknas helt.

Projektledarpodden
Privacy Overview

This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.