Projektledar
Tomas Linhard
I det här avsnittet berättar Tomas Linhard om sin bok “Projektledarens dolda förmågor”. Efter 35–40 år med projektledning, bland annat med att ta fram projektmodellen PROPS på Ericsson, har han kommit fram till att det inte är metoderna utan människorna som avgör hur ett projekt går. Boken handlar inte om tekniker och processer, utan om projektledarens personliga egenskaper: självinsikt, att lyssna lagom, att göra det enkelt och att ta hand om sitt rykte och sitt nätverk.
Från Metod, Metod, Metod till Människan
Tomas har länge stått på barrikaderna för metod och process. Men något skavde:
Det var ju att metoderna inte tog upp det här med att det var människor som gjorde projekten och det är de egenskaper som de människorna har som egentligen avgör om projekten blir bra eller om den får problem.
Insikten bekräftades när han träffade ett par tusen projektledare runt om i världen. Han jämför med fotboll: alla lag har en taktik och strategi, men de lag som når ända fram har sina stjärnor. Metoder behövs, men de ska vara lättförståeliga och användas kreativt.
John i London – Underkänd men Mest Efterfrågad
Tomas var en av tre bedömare vid en certifiering av seniora projektledare i London. John hade inga planer, budgetar eller rapporter med sig. Han blev underkänd.
Samtidigt skapade han direkt gillande och respekt hos bedömarna, genom ögonkontakt, engagemang och närvaro i stunden. Det visade sig att John var stjärnan på företaget och alltid först på listan när projektledare skulle skickas till kunder.
När han fick beskedet svarade han lugnt att det var intressant, och att han nu visste vad han skulle förbättra till nästa gång.
Det John hade, menar Tomas, var egenskaper som inte står i något protokoll men som avgör hur en projektledare uppfattas och vad den kan åstadkomma.
Dolda – för Vem?
Många förmågor är otydliga för oss själva, även om de är tydliga för omgivningen. Därför innehåller boken självskattningar där man före varje kapitel bedömer sig själv som okej, inte okej eller “bryr mig inte”, och sedan skattar om efter läsningen.
Tomas poäng är att man inte behöver utveckla allt man är mindre bra på. Ibland är det bättre att komplettera sig med någon som har de styrkor man själv saknar.
Självbild och Självinsikt
När projektledarens självbild inte stämmer med teamets bild uppstår missförstånd, tröghet och ett sämre arbetsklimat. Målet är självinsikt, att veta hur man fungerar tillsammans med andra. Och den mäts av andra.
360-graders-utvärderingar, där chef, medarbetare och man själv bedömer samma egenskaper, är ett bra verktyg. De kan även visa positiva egenskaper man inte visste att man hade.
Enligt Tomas är det här den egenskap som ger störst effekt på sikt, även om den tar längst tid att utveckla.
Gör ett Bra Intryck – Men Det Handlar Inte om att Bli Omtyckt
Huvuduppdraget som projektledare är att leda människor mot ett mål. Då behöver man kunna påverka, och det kräver att man gör ett positivt intryck. Tomas minns hur den norske idrottspsykologen Willi Railo frågade en grupp chefer om deras medarbetare säger “wow” när de kliver ut ur hissen på morgonen.
Det betyder inte att projektledaren måste vara omtyckt. Svåra beslut måste fattas. Men resan blir lättare om människor tycker om en, och om man kan förklara varför ett beslut fattas och skilja på sak och person.
Lyssna Lagom
Att lyssna beskrivs ofta som den viktigaste delen av kommunikation. Tomas är medvetet provocerande:
Så måste ju lyssnandet kombineras med att man är drivande.
Hans förslag är att planera för ungefär 50/50:
- Hälften driva – vara aktiv, hjälpa, stödja och fatta beslut
- Hälften lyssna – låta människor prata till punkt, föra dialog och bygga vidare på det som sägs
Många projektledare har det motsatta problemet: de lyssnar för lite eftersom de tror att de redan vet vad som ska sägas.
Tävlingsmänniska eller Trygghetsmaximerare?
Kan man bli en bra projektledare om trygghet är ens starkaste drivkraft? Tomas svar är ja, men det kräver att man vågar ta små personliga risker: att visa mer av vem man är och öppna upp sig mot omgivningen.
Han berättar om fotbollsspelaren Torbjörn Nilsson, som i alla lägen sökte trygghet men lärde sig att spräcka ramarna lite. Annars hade han förmodligen slutat spela.
Beteende, Värderingar och Drivkrafter
Det andra ser är vårt beteende. Bakom det ligger värderingar vi fått med oss sedan vi var små, och drivkrafter som till stor del kommer ur dem. Tomas lyfter särskilt fram behoven av:
- Bekräftelse
- Status
- Trygghet
- Integritet
- Att göra ett bra intryck genom vårt yttre
Om en drivkraft påverkar projektet negativt, till exempel ett starkt behov av status i gruppen, behöver den lyftas med teamet eller personen. Utan att prata om det vet man inte om bilden stämmer.
Gör Det Enkelt
Vi har en tendens att krångla till saker. Tomas har själv varit den som överinformerar, med alla hängslen och livremmar:
Vi litar inte på att andra människor är lika smarta som oss själva.
Den som kan förklara det komplexa med rätt antal ord blir ofta hjälten i sammanhanget, eftersom alla plötsligt förstår. Gränsen mot det ytliga går där diskussionen tar fart: väcker presentationen nyfikenhet och dialog istället för tystnad har den varit rätt.
Samma sak gäller sunt förnuft. Det kan lösa upp knutar när ett trött team fastnat, men det beror på hur det levereras. Börja inte med “lyssna nu” och avsluta inte med att det borde väl alla inse. Sunt förnuft ersätter inte heller analys.
Expertfällan
Projektledare rekryteras ofta utifrån sin sakkunskap. Under stress är det lätt att ta över och lösa allt själv med sin expertis, och då blir ledarskapet lidande. Vissa företag löser det genom att placera en mer junior, administrativ projektledare bredvid experten.
Rykte, Nätverk och Internpolitik
Ryktet anländer före dig. Alla har ett rykte, positivt eller negativt, och det påverkar klimatet i ett möte innan man ens kommit in i rummet. Det kan vara lätt att förstöra.
Nätverket är en tillgång att planera. När Tomas lämnade ett konsultjobb för att starta eget gjorde han ett spindeldiagram över sitt nätverk, med en plan för varje relation: förbättra, underhålla eller avsluta. Det hjälpte honom att komma på fötter i det egna bolaget.
Internpolitiken finns överallt. I forskning från Cranfield School of Management, som Tomas arbetat med, ansåg merparten av 250 brittiska chefer att politiskt beteende som nätverkande och relationer till nyckelpersoner är nödvändigt och etiskt. Att hålla sig för god för det slår snett, menar Tomas. Man är en del av spelet oavsett om man agerar eller inte.
Hans råd när det gäller chefen: prata aldrig illa om honom eller henne, och konkurrera inte. Visa respekt för rollen, utan att fjäska.
Metod eller Ingen Metod?
I metodkapitlet finns inga självskattningar. Istället får läsaren:
- Lista tre argument för att organisationens projekt behöver en gemensam metod
- Lista tre argument för att det är bättre att köra på sitt eget sätt
- Väga argumenten mot varandra
- Formulera en kort slutsats som stödjer den egna uppfattningen
Poängen är att projektledaren ska ha en genomtänkt uppfattning, även när metoden bestäms högre upp.
Tomas Misstag: Ett Krig på Två Fronter
Tomas ledde ett projekt med långvarig hög stress, många resor och kundrelationer på flera nivåer. Kombinerat med höga krav på sig själv blev det för mycket. Projektet gick som planerat, men när han fick signaler om att intäkterna borde ha varit ännu högre tog han det personligt. Han hamnade i konflikt med både kunder och chefer.
På väg från USA, med bara två dagar hemma innan nästa resa till Asien, kände han att han var på väg in i väggen. Han kunde inte sova och tog hjälp av en KBT-terapeut i tre till fyra månader.
Misstaget jag var, det var ju att ta det här kravet från mina chefer personligt.
Lärdomar för andra projektledare:
- Ta inte dig själv på för stort allvar. En hälsosam distans till sig själv, som John hade, gör det lättare att le åt sina misstag.
- Planera återhämtningen i kalendern. Tomas bokar in allt från längre luncher till hela lediga dagar, och låter inte andra möten ta den tiden.
- Arbetstempot måste hålla i längden. Silicon Valley-modellen “996” – från nio till nio, sex dagar i veckan – håller inte, menar Tomas.
Praktiska Råd
- Stäm av förväntningar i teamet – den snabbaste vinsten enligt Tomas. Prata igenom vad teamet förväntar sig av dig som projektledare, och vad du förväntar dig av dem
- Arbeta med självinsikt – be om återkoppling, till exempel genom en 360-graders-utvärdering
- Lyssna lagom – planera för ungefär hälften drivande och hälften lyssnande
- Spela på hemmaplan – utveckla det du redan är bra på och komplettera dig där du är svagare
- Förenkla – färre ord, färre bilder, mer dialog
- Kartlägg ditt nätverk – med en plan för varje viktig relation
- Boka in återhämtning – innan någon annan bokar den tiden
Lyssna på hela avsnittet här för att höra hela berättelsen om John i London, hur Tomas ser på personlighetstester vid rekrytering, hur han arbetade med Cranfield-forskarna om internpolitik, och varför han tycker att ordet lagom är ett alldeles utmärkt ord.