I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Jenny Ogebrant, projektledare med över tio års erfarenhet från digitalisering och innovation i offentlig sektor, sina insikter om vad som är unikt med att driva projekt med skattemedel. Hon ger konkreta råd om kommunikation, agilt arbetssätt och vanliga fallgropar – samt varför projektledare måste vara “magiker”.
Offentlig vs privat sektor – mer lika än olika
Grundläggande likheter
“I grund och botten är det inte stora skillnader alls, tänker jag. Utifrån vårt jobb som projektledare så har vi likheter oavsett vilken sektor, privat eller offentlig, eller vilken bransch det än må vara.”
Två avgörande skillnader
1. Skattemedelsansvaret
“Vi använder oss av skattemedel… där ligger ett väldigt stort ansvar, känner jag personligen, att hantera det på allra bästa sätt.”
2. Deltidsresurser som standard
“I offentlig sektor och min erfarenhet är att jag får i stort sett alltid deltidsresurser i mitt arbete. För de projektmedlemmar jag har har alltid ett linjeuppdrag parallellt med det projektet.”
Agilt och traditionellt – ingen motsättning
Jenny’s definition av agilt
“Agilt arbetssätt för mig, det är ett förhållningssätt. Det är ett mindset. Agilt betyder lättrörlig… Du vill ha leveranser, värde i det du skapar. Löfande.”
Kombinationens styrka:
“Om vi kallar någonting traditionell projektledning och agilt går ihop. Absolut. Hur bra som helst… Kombinationen av de båda tycker jag är en perfect match verkligen.”
Kommunikation som framgångsfaktor
Grundläggande principer
“Människan är alltid viktigast skulle jag säga… Och sen är det samsyn om mål… Och sen kommunikation.”
Praktiskt exempel på kommunikationsutmaning
Jenny beskriver ett regionsprojekt där informationen inte nådde fram:
“När jag då som projektledare kommer ut med mitt projekt och börjar prata med berörda enheter så har informationen inte helt och fullt nåt ända ut… Då har det blivit så att jag som projektledare har varit budbärare för den här enheten att det här kommer att hända och det blir sällan bra.”
Lösningar för bättre kommunikation
1. Involvera kommunikationsavdelningen tidigt
“Jag har tidigt knackat på deras dörr och höra vilken kommunikatör som kan vara med i projektet… De blir oftast väldigt glada också att någon kontaktar dem innan projektet eller tidigt istället för att komma när det är kaos.”
2. Strukturerad informationsspridning
- Gå uppifrån och ner i hierarkin
- Ta fram informationsmaterial för linjecheferna
- Underlät informationsflödet aktivt
Projektinitiering i offentlig sektor
Vanliga utgångspunkter
Externt drivna:
- Statens regleringsbrev
- Lagändringar med specifika datum
- IT-system som måste anpassas
Internt drivna:
- Identifierade förbättringsbehov
- Effektiviseringsinitiativ
Praktiskt exempel: Stängning av centrala kassor och införande av självincheckning på 60-tal mottagningar – kräver IT-specialister, fastighetsförvaltning, jurister för dataskydd och många andra kompetenser.
Första veckan som projektledare
Jenny’s approach
“Det finns en anledning till att vi har två öron och en mun. Det handlar om att lyssna. Lyssna med stora öron.”
Konkreta aktiviteter:
- Träffa människor – berörda personer, sakkunniga, mottagarsidan
- Prioritera lyssnandet – för att förstå hela bilden
- Dokumentera direktivet – ofta saknas formella dokument
- Bjud in till uppstartsmöten – brainstorma tillsammans
Utmaning med tidspress
“Det är så lätt att dras in i görandet och kanske inte armbåga sig fram och skapa sig i den här tiden innan att ta det här helikopterperspektivet… Skapa sig mer tid till planeringen innan själva görandet, då vinner vi ändå tid.”
Projektledaren som “magiker”
Vad menas med magi?
“Att skapa… Nu skapar vi magi tillsammans… Att nu tar vi det här och gör någonting fantastiskt av det… Det handlar ytterst om att skapa rätt förutsättningar.”
Konkret betydelse:
- Skapa förutsättningar för sig själv som projektledare
- Möjliggöra för hela projektorganisationen
- “Skaka fram” det som behövs för leveranserna
Relationsskapande och teamledning
Individuell approach
Jenny’s metod för nya projekt:
“Innan projektstart prata. Jag ringde… Jag ringde upp dem och fick det individuella samtalet innan ens uppstarts mötet… och bara få morsa på varandra och få lyssna in den här personens super krafter och engagemang.”
Telefonens kraft
“Jag känner mig lite gammeldags måste jag säga. Jag tycker faktiskt om att prata i telefon… Det är så lätt att bara slänga vägen och fråga hur har du det?”
Klassiska misstag och lärdomar
Misstag 1: Ta på sig utförarroller
“Det är ju att jag som projektledare har tagit på mig utföra uppdrag… Det lärandet är att delegera, skapa, ta in resurser som håller i utförandet. Bara att leda.”
Misstag 2: Bristfällig riskhantering
“Säg inte bara att vi hanterar det löpande utan gör det verkligen också. Till varje styrgrupp ge en bild av vad man ser. Lyssna in styrgruppens bilder.”
Digitalisering i offentlig sektor
Huvudutmaning: Fokus på teknik istället för människor
“Ofta tänker jag när personer hör digitalisering så tänker man teknik… Men en digitalisering av verksamhet, det är ju först och främst människor som kommer att få nya arbetssätt.”
Undvika att digitalisera gamla arbetssätt
Jenny’s råd:
- Zooma ut och titta med helt nya ögon
- Ge tid till omvärldsspaning (nationellt och internationellt)
- “Steel with pride” – lär av andra som lyckats
- Öppna för samverkan mellan myndigheter
Projektavslut och kunskapstransfer
Utmaningen med överlappande projekt
“I regel, speciellt om du är anställd i en organisation eller projektledare, då vill du gärna din chef komma med nästa projekt… då får du en uppstart och avslut samtidigt.”
Strukturerad utvärdering
Process:
- Samla projektmedlemmar för utvärdering
- Fånga: Vad har varit bra, vad kan bli bättre, vad har varit intressant
- Dokumentera för framtida projekt
- Utmaning: Få organisationen att verkligen ta vara på lärdomarna
Framgångsfaktorer enligt Jenny
Vad hon gör bra
“En återkoppling som jag har fått är att projektmedlemmar som jag jobbar tillsammans med känner sig sedda. Jag ser dem och de känner sig motiverade och engagerade i projektet.”
Nyckelprinciper:
- Skapa trygghet för att dela problem
- Individuell uppmärksamhet för varje projektmedlem
- Regelbunden kontakt utan krav
- Fokus på människan först
Lyssna på hela avsnittet här för att få Jenny’s djupare reflektioner kring projektmodeller i offentlig sektor, hennes specifika tips för att hantera upphandlingsprocesser och mer detaljerade exempel på digitalisering av hälso- och sjukvård. I det fullständiga samtalet får du också höra hennes tankar om framtiden för offentlig sektor och varför hon tror på kombinationen av struktur och flexibilitet.