I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Frida Edman, generalsekreterare för Göteborgs bokmässa sedan 2017, sina erfarenheter från att leda en organisation genom multipla kriser. Från kontroverserna 2017 till corona-pandemins utmaningar, visar Edman hur transparent kommunikation, tydlig vision och flexibel projektledning kan navigera även de svåraste tiderna. Hennes berättelse ger värdefulla lärdomar för projektledare som ställs inför oväntat omställningsbehov.
Bokmässan: Ett komplext projekt i tre delar
Göteborgs bokmässa är Skandinaviens största kulturevenemang med 85 000 besökare och består av tre huvuddelar:
- Utställning – 700-800 utställare, öppna scener, debatter och signeringar
- Seminarieprogram – 300+ seminarier som djupdyker i aktuell litteratur
- Rättighetscenter – Internationell förhandling om bokrättigheter
Projektstruktur och planering
Bokmässan kräver två års förberedelse med ett team på 15 personer som dubbleras månader före evenemanget:
“Det tar ungefär två år att förbereda sig inför en bokmässa. Det sista året är som mest intensivt, men parallellt med att vi nu planerar bokmässan 2023 så arbetar vi även med 2024 och i vissa delar även med 2025 faktiskt.”
Planeringsprocess:
- År 3 innan: Omvärldsspaning och trendanalys
- År 2 innan: Tema och samarbetspartner identifiering
- 1,5 år innan: Konkreta projektplaner och kalkyler
- 6 månader innan: Intensiv genomföranderiod
Trendspaning och beslutfattande
Strategisk omvärldsspaning
Edman beskriver hur de använder strukturerad omvärldsspaning för att forma framtida bokmässor:
“Vi gör ganska mycket omvärldsspanningar. Vi följer trender i världen. Vi har kontakt med olika internationella organisationer inom kulturvärlden men också kulturdepartement eller vi tittar på de ekonomiska trenderna, politiska trender och så vidare.”
Balanserad temasatsning
För att nå bred målgrupp arbetar de med tre parallella teman:
- Internationellt tema (ett land eller region)
- Skol- och biblioteksfokus (kompetensutveckling)
- Bredare kommersiellt tema (feel good, crime, aktuella samhällsfrågor)
Krisledarskap 2017: Återvinna organisationens DNA
Situationen
2017 stod bokmässan inför en djup kris när en liten utställare (9 kvm av 800 totalt) tog all organisationens energi och splittrade samhället:
“En utställare av ungefär 800 tog egentligen allt vårt engagemang, all vår tid. Och det var ohållbart. För att då lyckades vi inte balansera just det här vad en bokmässa ska vara.”
Förändringsprocessen
Steg 1: Lyssna internt
“Det första jag gjorde var egentligen att samla teamet och höra och lyssna in vart vi var någonstans.”
Steg 2: Återgå till organisationens DNA
“Det andra jag gjorde det var att jag gick tillbaka till bokmässans DNA och vår historia. Vi gick igenom vår historik, varför startades bokmässan, vad fanns initiativkraften någonstans.”
Steg 3: Förankra externt
“Vi pratade en hel del med våra förlag och fick förtroende i frågan. Sedan rullade vi ut beslutet medialt till våra besökare och övriga utställare.”
Corona-pandemin: Digital omställning på sex månader
Från fysisk till digital på rekordtid
När pandemin slog till stod bokmässan inför sitt största omställningsprojekt:
“Vi ska inte ställa in, vi ska ställa om… Vi skulle göra på sex månaders tid ska vi utveckla en helt ny digital och vi ska nå ut med samtal om litteratur och läsning.”
Projektledning under extrem tidspress
Avgränsningar som överlevnadsstrategi:
- Fokus endast på seminariedelen (inte utställning eller rättighetscenter)
- Utveckling av “Bokmässan Play” – digital plattform
- Tydlig kommunikation om vad som INTE skulle göras
“Nu behövde vi hålla i taktpinnen och bli extremt avgränsande och tydlig i vad består den här boxen av. När kan vi gå ut den för och när ska vi hållas i den här boxen.”
Personalhantering i kris
Samtidigt som organisationen skulle innovera tvingades de varsla personal:
“Samtidigt som vi sa det så satt vi också i samtal med där vi olyckligtvis och sorgligt nog behövde varsla våra medarbetare, en del av våra medarbetare.”
Praktiska verktyg för krisledarskap
Köksbordsmetoden
Edman använder en konkret metod för svåra beslut:
“Vi har ett köksbord här på Bokmässan som vi såklart äter lunch vid, men det är också en samlingsplats. När något är svårt eller beslut är tuffa att ta osv. Så samlas vi runt köksbordet och så resonerar vi och alla får säga sitt.”
Digitala arbetssätt under pandemin
Daglig struktur:
- Morgonmöten med hela teamet
- Check-in om pandemisituation
- Operativ genomgång av ansvar och framsteg
- Teams och SharePoint för dokumentation
Transparent kommunikation
“Mitt tips är nog dialog, dialog, dialog och försöka vara så transparent som möjligt… Information är att möta teamet, stanna upp, lyssna in och berätta allt man kan berätta.”
Ledarskap i förändring
Individanpassning i kristider
“I en tid av kris så är det nog viktigt att utgå från individen snarare än gruppen. Att anpassa arbetsuppgifter och uppdrag utifrån individen än mer än vad man normalt sett gör.”
Bevara informella processer
Edman insåg vikten av informella samtal som försvann under distansarbete:
“Det informella samtalet, den informella processen, den existerade ju inte under pandemin för att vi alla satt framför en skärm och vi bokade tid med varandra när vi behövde prata om någonting.”
Lösningar:
- Digitala fikor
- Digitala promenader
- Regelbundna telefonsamtal för check-in
Misstag och lärdomar
Misstag 1: För hög takt
“Jag är snabb i mitt tänk och i tider av kris så ligger jag som ledare och ansvarig hel. Det är ett konstant steget före. Det är inte alltid bra för att ska vi springa iväg och ha ganska hög utvecklingstakt så behöver alla vara med.”
Lärdom: Säkerställ att hela teamet hänger med i förändringstakten.
Misstag 2: Bristande informationssäkerhet
“En gång skickade jag vår projektplan och vårt interna dokument till en extern person… Men det var ett misstag jag gjorde som jag också berättade för mina medarbetare.”
Lärdom: Vid hög takt öka fokus på informationssäkerhet och transparens om misstag.
Misstag 3: Otillräcklig förankring
“Sen tror jag nog att jag har gjort en del misstag i just det här… i att just gå för fort fram då där man inte kanske har förankrat alla beslut eller tankar.”
Lärdom: Även i kris behövs förankring av beslut för att undvika att behöva backa.
Framgångsfaktorer för krisledarskap
1. Stark vision som navigationshjälp
“I och med att vi bottnade så starkt i vår vision och vårt åtagande, vad bokmässan ska vara, så krävdes det inte så lång tid utan det gick väldigt snabbt till att vi landade i Det viktigaste för oss är att bokmässan är en motor för litteraturen.”
2. Pedagogisk kompetens som styrka
Med bakgrund som lärare ser Edman fördelar:
“Jag tror att den pedagogiska kompetensen är en styrka. Att varje år utveckla bokmässan är i stort sett en enda stor läroprocess.”
3. Tydlig avgränsning under press
“Vi valde att fokusera på en del av frågorna som ändå behövde bearbetas. Vi valde frågor som behövde bearbetas. Vi kunde inte bearbeta alla delar.”
4. Accelerera istället för kopiera
“Ska man utveckla en produkt eller tjänst till en digital produkt eller tjänst så kan vi inte bara ta det vi gör och sätta det i ett nytt format. Utan ska det vara värt sin investering så måste vi accelerera produkten och tjänsten.”
Kulturorganisationer vs. teknikorganisationer
På frågan om det finns skillnader i att driva förändring i kultursektorn jämfört med tekniksektorn, reflekterar Edman:
“Vi behövde vara ganska sakliga i våra beslut. Inte så utsvävande kanske. Vi valde att fokusera på en del av frågorna som ändå behövde bearbetas… Det var väldigt viktigt i begränsning för bokmässans team.”
Hennes erfarenhet visar att även kreativa organisationer kan arbeta strukturerat och målinriktat under press.
Slutsats
Frida Edmans ledarskap genom multipla kriser visar att framgångsrik projektledning i turbulenta tider kräver:
- Tydlig vision som kompass genom osäkerhet
- Transparent kommunikation även när all information inte kan delas
- Flexibel avgränsning för att fokusera energi på det viktigaste
- Individanpassning för att ta vara på hela teamets kapacitet
- Mod att fatta snabba beslut och ärlighet om misstag
Hennes approach att “inte ställa in utan ställa om” blev en framgångsmodell som möjliggjorde både överlevnad och innovation under extrema omständigheter.
Lyssna på hela avsnittet här för djupare diskussioner om bokmässans treåriga planeringsprocess, internationella nätverksbyggande, detaljerad beskrivning av den digitala transformationen, samt Edmans bokpråk och personliga utvecklingsinsikter.
Avsnittet innehåller också specifika exempel på hur kultursektorn hanterar politiska kontroverser, praktiska tips för fjärrarbete i kreativa team och Edmans reflektion över skillnader mellan att leda i kultur- respektive teknikbranschen.