I detta avsnitt av Projektledarpodden berättar Joakim Åberg, årets projektledare 2020, om framgångsrik projektledning stora projekt. Hans projekt “Nya Vegas automater” hade en budget på mellan halv och en miljard kronor och löpte över fem år. Projektet innebar upphandling och utbyte av 4 500 spelautomater på 1 500 platser runtom i Sverige.
Optimera förutsättningar för teamet
Åbergs filosofi bygger på att projektmedarbetarna levererar resultatet, inte projektledaren själv.
“Mitt jobb är som projektledare att se till att de har rätt förutsättningar. Så det vi gjorde var att optimera förutsättningarna för varorna. Vi pratade om personens situation och medarbetarens situation som de befann sig i.”
Praktiska åtgärder:
- Säkerställ att medarbetarna har tydlig kännedom om vad som är godkänt eller inte
- Stärk deras självkänsla och kapacitet att fatta beslut
- Finns tillgänglig för kontinuerlig avstämning
- Anpassa förhållningssättet efter projektets olika faser
Skapa bästa mentala status genom feedback
För att hålla motivation och framstegskänsla hög under det långa projektet fokuserade Åberg på kontinuerlig feedback.
“Det handlar väldigt mycket om feedback. Se till att de får feedback och uppmärksamhet för det de gör. För de resultat som de faktiskt hela tiden presterar.”
Viktiga principer:
- Lyfta upp även små resultat dagligen
- Påminn teamet om att projektet går framåt
- Motverka känslan av att “stå och stampa”
WaterScrumFall – kombinera metoderna
Åberg utvecklade en hybrid-approach som kombinerar vattenfall, agile och kanban.
“Jag brukar prata om att vi jobbar av Water Scrum Fall. Det blir en liten kombination av alla de olika delarna.”
Så fungerade det:
- Huvudprojektet följde vattenfallsmodell med fasta milstolpar
- Delprojekt kunde välja egen metodik (agile, kanban, vattenfall)
- Flexibilitet att anpassa lösningar så länge milstolpar respekterades
Milstolpar och definition of done
Projektet strukturerades kring tydliga milstolpar med gemensam förståelse.
Huvudmilstolpar:
- Upphandling klar
- Utveckling klar
- Utrullning klar
- Gamla systemet hanterat
“Det handlar mycket om kommunikation här och att hitta en gemensam nämnare och en gemensam förståelse i det här.”
Utmaningar i projektledning stora projekt
Under projektets gång kom flera regulatoriska krav som dramatiskt påverkade omfattningen:
- GDPR
- Nytt penningtvättsdirektiv (HML4)
- Ny spellage
Åbergs approach:
- Utvecklingsfasen förlängdes från 9 till 26 månader
- Kommunicerade tydligt att det var “förlängning” inte “försening”
- Justerade projekttriangeln: ny omfattning krävde mer tid och resurser
“Jag brukar kalla det projektledarens aikido. Här är det viktigt att välja rätt ord ibland. Det är inte kul att höra att man hela tiden är försenad.”
Praktiska tips från projektet
Bollhavsbollar för resultatfokus
- Skriv upp varje levererat resultat på en lapp
- Lägg i korg vid projektmöten med applåder
- Fira när korgen är full genom att läsa upp alla framsteg
Extern coaching
- Anlitade kvalitetsrådgivare från KPMG med coaching-uppdrag
- Personlig utveckling för projektledare och delprojektledare
- Möjlighet att testa idéer utan att “göra bort sig”
Feedbackduschar på konferenser
- Varje medarbetare gav positiv feedback till alla andra
- Nedskrivet på lappar att ta med sig
- Skapade stark positiv stämning och motivation
Management by walking around på flera orter
Med personal spridd på flera kontor använde Åberg fysiska möten när möjligt.
“Jag föredrar att träffa personer fysiskt. Det är otroligt mycket lättare att prata med en människa fysiskt. Man uppfattar signaler betydligt mycket bättre.”
Metoder:
- Systematisk kontakt med alla projektmedarbetare
- Videokonferenser och telefon för distanspersonal
- Enkla frågor: “Hur går det?” med lyhörd uppföljning
Kritiska framgångsfaktorer istället för risker
Istället för traditionell riskanalys valde teamet att fokusera på kritiska framgångsfaktorer.
“En kritisk framgångsfaktor är vad som krävs för att vi ska nå framgång. Då fokuserar man ofta mer på det positiva och det som kan påverka än alla risker.”
Detta skapade också ett projektkontrakt där beteenden kopplades direkt till framgång.
Resultat som levererade
Projektet nådde alla sina effektmål:
- Nöjd kundindex ökade från 70% till 75%
- Speltillgänglighet på all-time-high nivå
- Minskad andel problemspelare genom proaktivt spelansvar
- 100% leverans utan kvarvarande restlista
Lyssna på hela avsnittet här för att få fler detaljer om Åbergs ledarskap, specifika utmaningar under utrullningen, och hans kommande bok om projektledning.
I det fullständiga avsnittet får du även höra mer om intressenthantering, rapporteringsstrukturer, och Åbergs reflektion kring spelautomaternas tekniska funktion.